Opções de Correio Eletrónico de Recolha de Dados

Processar respostas automaticamente e adicionar dados à base de dados

Esta opção permite que Access processem respostas assim que chegam ao seu Microsoft Office Outlook 2007 ou Microsoft Outlook 2010 Caixa de Entrada. O Access 2007/2010 e o Outlook 2007/2010 trabalham em conjunto para exportar o conteúdo do formulário de cada uma das respostas para as tabelas de destino no Access. Se esta caixa de marcar não estiver selecionada, tem de processar manualmente as respostas.

Saiba mais sobre o processamento automático e manual de respostas

As respostas são automaticamente exportadas do Outlook para o Access se forem cumpridas as seguintes condições no momento em que as respostas chegam à sua caixa de correio do Outlook:

• Outlook 2007 ou Outlook 2010     O Outlook 2007 ou o Outlook 2010 tem de estar instalado no seu computador. Se o programa não estiver em execução quando chegar uma resposta, o processamento começará da próxima vez que iniciar o Outlook.

• Access 2007 ou Access 2010     O Access 2007 ou o Access 2010 têm de estar instalados no seu computador.

• Base de dados     A base de dados não pode estar protegida por palavra-passe e não deve estar aberta em modo exclusivo. O nome ou a localização da base de dados não devem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.

• Tabela e consultas     Os nomes das tabelas ou consultas que especificou e as propriedades dos campos subjacentes não podem ter sido alteradas desde que enviou a mensagem de e-mail. Por exemplo, se alterar o tipo de dados de um campo de Número para Numeração Automática depois de enviar a mensagem, a exportação falhará.

• Permissões    Tem de ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos das tabelas e consultas subjacentes.

Se uma ou mais condições não forem cumpridas, o processamento automático falhará. Corrija os problemas e, em seguida, exporte manualmente as respostas que falharam. Todas as respostas que chegarem à sua caixa de correio depois de resolve os problemas continuarão a ser processados automaticamente.

Processamento manual     Se quiser controlar as respostas que são processadas e quando são processadas, selecione processamento manual. Neste caso, as respostas chegarão à sua Caixa de Entrada do Outlook, mas não serão exportadas para a base de dados até selecionar manualmente e clicar com o botão direito do rato em cada resposta no Outlook e, em seguida, clicar em Exportar dados para o Microsoft Office Access para cada uma.

Também poderá ter de processar manualmente quaisquer respostas que não sejam processadas automaticamente. Depois de resolve o problema que causou a falha, tem de exportar manualmente cada uma das respostas.

Antes de iniciar uma operação de exportação, lembre-se das seguintes considerações:

• Access 2007 ou Access 2010     O Access 2007 ou o Access 2010 têm de estar instalados no seu computador.

• Base de dados     Se a base de dados estiver protegida por palavra-passe, ser-lhe-á pedido que introduza a palavra-passe quando iniciar a operação de exportação. Além disso, a base de dados não deve estar aberta no modo exclusivo e nem o nome nem a localização da base de dados podem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.

• Tabelas e consultas    Nem os nomes das tabelas e consultas que especificou nem as propriedades dos campos subjacentes podem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.

• Permissões    Tem de ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos das tabelas e consultas subjacentes.

Rejeitar respostas das pessoas a quem não enviou a mensagem

Esta opção permite que apenas as respostas enviadas pelos destinatários originais da sua mensagem sejam automaticamente processadas. As respostas de quaisquer outros destinatários serão armazenadas na pasta de destino no Outlook, mas não serão processadas automaticamente. Se quiser, pode processar estas respostas manualmente.

Aceitar várias respostas de cada destinatário

Esta opção permite que os destinatários enviem várias respostas para a mesma mensagem de e-mail. Se selecionar esta opção, cada destinatário pode responder à mensagem várias vezes e cada resposta é processada automaticamente. Se não selecionar esta opção, cada destinatário ainda pode enviar várias respostas, mas apenas a primeira resposta de cada destinatário é processada automaticamente. Todas as respostas subsequentes desse destinatário serão armazenadas na pasta de destino no Outlook e, em seguida, pode processá-las manualmente ou eliminá-las.

Permitir várias linhas por resposta

Quando estiver a utilizar um formulário do InfoPath para enviar dados, um destinatário pode adicionar mais registos ao clicar em Inserir uma linha na parte inferior da mensagem de e-mail. Se quiser processar apenas um registo por resposta, desmarque esta caixa de marcar.

Permitir apenas atualizações a dados existentes

Quando estiver a utilizar um formulário do InfoPath para atualizar dados, um destinatário pode enviar-lhe novos registos, para além das atualizações aos registos existentes. Para impedir que o destinatário adicione novos registos utilizando o formulário do InfoPath, selecione esta caixa de marcar.

Número de respostas a processar

Escreva o número total de respostas (de todos os destinatários) que pretende que sejam processadas automaticamente. Se quiser que todas as respostas sejam processadas automaticamente, introduza um valor grande na caixa de texto. As respostas recebidas após o valor especificado ser atingido serão armazenadas na pasta de destino, mas não serão processadas automaticamente.

Data e hora de paragem

Especifique uma data e hora em que o processamento automático de respostas deve parar para esta mensagem de e-mail. As respostas recebidas após esta data e hora serão armazenadas na pasta de destino no Outlook, mas não serão processadas automaticamente.

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