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RESUMO O objetivo deste artigo é fornecer dicas sobre como reconciliar contas a receber
com o General Ledger.
MAIS INFORMAÇÕES Reconciliando contas a receber com o Ledger Geral Reconciliar os saldos no módulo Accounts
Receivable com contas AR no General Ledger é uma etapa importante e deve ser feita como parte do processo de fechamento de fim de
mês. Se uma reconciliação mensal for feita, a documentação adequada estará disponível se uma auditoria for realizada, e quaisquer diferenças existentes entre os dois módulos poderão ser capturadas e corrigidas antes do período ser fechado.
Quais contas devem ser reconciliadas?
Todas as informações inseridas em Contas A receber atualiza uma conta de Ledger Geral. A conta mais importante a ser reconciliada é a conta Contas a receber. Outras contas que você pode querer reconciliar entre os dois módulos seriam a conta ar holding (se você estiver usando o Gerenciador de Caixa), contas de renda, conta de caixa, descontos, encargos financeiros etc.
Reconciliar a conta AR em GL significa que o total de Contas a receber do módulo AR é igual ao saldo da conta AR em Ledger Geral.
Quais relatórios devem ser examinados para reconciliação?
Saldo de Avaliação do Cliente (08.620) – Formato Abrir Somente Documentos ou o formato AR de idade (08.610) – formato Resumo de Saldos do Cliente.
Balanceamento geral de Avaliação de Ledger (01.610) em ambos os formatos – Execute isso apenas para a conta que está sendo equilibrada. Isso é feito inserindo uma instrução Select para sua conta de contas a receber da seguinte maneira: Campo: account.acct, Operator: Equal, Value: (the AR account).
O total da conta no relatório de Saldo de Avaliação GL deve ser balanceado com o total no relatório contas a receber. Se os totais desses dois relatórios se equilibrarem, nenhuma reconciliação será necessária.
OBSERVAÇÃO: se você tiver várias contas a receber e ou várias subcontas com uma conta de Contas a receber, será necessário fazer uma de duas coisas:
1. Imprima o relatório ar com uma instrução select para incluir apenas uma das contas AR e, em seguida, use a mesma instrução select no Saldo de Avaliação GL e compare cada conta AR uma por uma.
OU
2. Adicione todas as contas AR no Saldo de Avaliação GL e compare-as com o total do relatório AR.
Saldo de avaliação de período do cliente (08.621) e AR de idade sensível a período (08.611) - Para reconciliar períodos anteriores, o Dynamics SL fornece esses relatórios que mostram os saldos do documento a partir desse período e podem ser usados para reconciliar com o General Ledger para esse período anterior.
Reconciliando diferenças entre o relatório AR e o saldo de avaliação GL Se uma diferença for encontrada comparando os totais do AR envelhecido ou do Balanceamento de Avaliação do Cliente com o Saldo de Avaliação GL, há muitos relatórios detalhados disponíveis no Dynamics SL para ajudar a encontrar as
diferenças.
Detail General Ledger (01.620) – Imprima este relatório para as contas a receber contas. Isso mostrará todas as entradas postadas nas contas do período.
Para verificar o módulo de origem de uma entrada para AR, use o campo Tipo Jrnl. Ele terá o módulo designado como AR (Contas a receber), GJ (General Ledger) ou AP (Contas a pagar). É possível que, ao inserir um lote GL, o Tipo de Diário possa ser alterado para AR, nesse caso, usar o Tipo jrnl sozinho para encontrar discrepâncias pode não ser suficiente. Se isso ocorrer, use Tran Type, além do Tipo Jrnl, para identificar as transações necessárias. Os possíveis Tipos de Tran são GL (Ledger Geral), CE (Consolidação), LS (Fonte de Alocação) e LD (Destino de Alocação). O Tipo de Tran é equivalente ao tipo de documento do documento original.
Se houver um Tipo Jrnl diferente de AR, isso indicaria que uma entrada foi feita na conta contas a receber por meio de um módulo diferente de Contas a receber, o que criaria uma diferença entre o Livro-Razão Geral e contas a receber. Uma maneira simples de encontrar a entrada original da transação é fazer o seguinte:
1. Observe o número em lotes da transação no campo Bat Nbr e a entrada no campo Tipo jrnl no relatório Det.
2. Abra o Relatório de Edição do módulo notado no campo Tipo Jrnl (ou seja, se o campo Tipo jrnl for GJ, abra o relatório Edição GL (01.810). Insira uma instrução select para que o relatório inclua apenas o número de lote mencionado acima. Pesquise a transação em questão no Relatório de Edição e decida quais ajustes são necessários para equilibrar as contas entre as contas de Ledger Geral e as Contas a receber.
As entradas postadas em períodos anteriores não serão impressas no relatório Geral de Detalhes atual. Para determinar se as entradas foram postadas em períodos anteriores, compare o saldo inicial do relatório de Razão Geral de Detalhes do mês atual com o saldo final do relatório do mês anterior para contas a receber e subcontas. Se o saldo inicial do mês atual e o saldo final do mês anterior não são os mesmos, é uma indicação de que uma transação foi postada no período anterior. Imprima um Ledger Geral de Detalhes para o período anterior e pesquise as transações que foram postadas nesse período. As transações publicadas em um período diferente serão marcadas com um asterisco (*) e a explicação "Indica que o período inserido é diferente da postagem de ponto" será impressa na parte inferior da página, facilitando o olhar para uma página para ver quais transações foram postadas em um período diferente.
Transação GL (01.680) – Este relatório também é usado ao tentar reconciliar as diferenças entre o Livro Geral e contas a receber. Gere esse relatório com um formato não postado. Todas as transações inseridas por meio de módulos subsidiárias, como Contas a receber, bem como as inseridas por meio do Livro Razão Geral estão listadas neste relatório. Ele garantirá que não haja transações não postadas que possam afetar os saldos do cliente ou do General Ledger.
Distribuição de Conta (08.630) - Para garantir que as contas a receber de contas sejam debitadas corretamente para faturas e memorandos de débito e creditadas para pagamentos e memorandos de crédito, uma revisão deste relatório deve ser feita. O saldo neste relatório deve ser igual ao saldo das contas a receber no relatório Det. Uma revisão do campo Tipo de Transação (TnTp) ajudará a identificar transações. Os tipos de transação no módulo Contas A receber são IN (fatura), PA (pagamento), CM (memorando de crédito), DM (memorando de débito) e FI (cobrança financeira). O número de lote de cada transação também está listado neste relatório. Se uma transação questionável for encontrada, anote o número do lote no campo Lote e revise o lote executando o relatório de Edição de AR (08.810) por número de lote.
Transações AR (08.640) – Este relatório é muito útil se transações questionáveis aparecerem em qualquer um dos relatórios acima. Este relatório lista cada transação inserida para o período atual em Fatura e Memorando (08.010), Aplicativos de Pagamento (08.030) e Entrada de Pagamento (08.050). Ele mostra cada conta de contas a receber e a conta de despesas de compensação à qual as transações são postadas. Para classificar o relatório por tipo de transação, selecione ARTRAN. TranType no campo Classificar/Selecionar e no campo valor selecione o tipo TnTp da transação em questão.
Verificação de integridade de contas a receber (08.990) - Se após a revisão dos relatórios acima o problema não for resolvido, essa será a próxima opção a ser considerada. A Verificação de Integridade verifica se os dados no módulo Accounts Receivable estão completos e precisos.
As opções usadas apenas para verificar dados e não alterar dados no módulo Contas A receber são: Verificar Lotes AR Postados - Selecione para revisar todos os lotes de Contas A receber liberados para garantir que eles foram transferidos corretamente para o
Ledger Geral (ou seja, eles estão completos e precisos no
Livro-Razão Geral). O processo analisa cada lote e garante que haja documentos para o lote e que os valores do documento sejam acumulados para o total de controle em lotes. Se houver diferenças, uma entrada de log de eventos será criada.
Verificar saldos de clientes - Selecione para revisar todos os registros de clientes para verificar se o saldo de documento aberto de cada cliente é igual ao(s) saldo(s) atual(s) do cliente associado(s). Se houver diferenças, uma entrada de log de eventos será criada.
Verificar Aplicativos de Pagamento - Selecione para revisar o processo de aplicativo para todos os pagamentos e memorandos de crédito para garantir que os registros de documentos ajustados e de ajuste foram atualizados (aplicados corretamente ao banco de dados). Se houver diferenças, uma entrada de log de eventos será criada.
Verificar Períodos de Fechamento Você sempre deve executar as opções de verificação primeiro antes de executar as
opções para corrigir ou recriar os dados. As opções corretas e de recomposição na Verificação de Integridade de Contas a Receber precisam ser executados com cautela, pois essas opções alterarão os dados nos registros relacionados. Os processos de reconstrução não devem ser executados sem a aprovação de um supervisor de contabilidade. Um backup do banco de dados sempre deve ser concluído antes de executar qualquer um desses processos. As opções são: Corrigir saldos de clientes para Saldo Total de Documentos – Selecione para revisar todos os registros de clientes e atualizar (re computar) os registros conforme necessário para concordar com seus saldos de documentos abertos de
suporte. Antes de executar essa função, você deve garantir que todos os documentos no banco de dados estão completos e corretos. Execute Verificar Lotes DE AR Postados, Verificar Saldos de Clientes e Verificar Aplicativos de Pagamento antes de executar essa função. Essa opção estará disponível somente se Verificar Saldos do Cliente tiver sido selecionado.
Reconstruir o Histórico de AR de Documentos – Selecione para atualizar os registros de histórico do cliente resumindo os documentos de contas a receber para cada cliente por período. Execute Verificar Lotes DE AR Postados, Verificar Saldos de Clientes e Verificar Aplicativos de Pagamento antes de executar essa função.
Períodos corretos de fechamento Se erros foram encontrados e corrigidos, o Saldo de Avaliação GL e o Saldo de Avaliação do Cliente AR ou o relatório ar envelhecido devem ser reimpressos e revisados para verificar se os
saldos concordam.
Depois que a reconciliação mensal for feita e for verificada que contas a receber e o Livro Razão Geral concordarem, o fechamento do mês poderá ser realizado.
Este artigo foi TechKnowledge Document ID:136078
