Somar dados usando uma consulta

Inserir os exemplos de dados manualmente

1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

   O Access adiciona uma tabela nova, em branco, ao seu banco de dados.

   Observação: Você não precisará executar esta etapa se abrir um novo banco de dados em branco, mas precisará executá-la sempre que adicionar uma tabela ao banco de dados.

2. Clique duas vezes na primeira célula na linha de cabeçalho e insira o nome do campo na tabela de exemplo.

   Por padrão, o Access denota campos em branco na linha de cabeçalho com o texto Adicionar Novo Campo, assim:

   

3. Use as teclas de seta para mover para a próxima célula de cabeçalho em branco e digite o segundo nome do campo (você também pode pressionar TAB ou clicar duas vezes na nova célula). Repita esta etapa até inserir todos os nomes de campo.

4. Insira os dados no exemplo de tabela.

   Enquanto você digita os dados, o Access deduz um tipo de dados para cada campo. Se você for novo em bancos de dados relacionais, deverá definir um tipo de dados específico, como Número, Texto ou Data/Hora, para cada um dos campos em suas tabelas. Definir o tipo de dados ajuda a garantir a entrada precisa de dados e também ajuda a evitar erros, como usar um número de telefone em um cálculo. Para essas tabelas de exemplo, você deve permitir que o Access infera o tipo de dados.

5. Ao concluir a inserção dos dados, clique em Salvar.

   Atalho de teclado Pressione CTRL+S.

   A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

6. Na caixa Nome da Tabela , insira o nome da tabela de exemplo e clique em OK.

   Você usa o nome de cada tabela de exemplo porque as consultas nas seções de instruções usam esses nomes.

7. Repita estas etapas até criar cada uma das tabelas de exemplo listadas no início desta seção.

Se você não quiser inserir os dados manualmente, siga as próximas etapas para copiar os dados para um arquivo de planilha e importe os dados do arquivo de planilha para o Access.

Criar as planilhas de exemplo

1. Inicie seu programa de planilha e crie um novo arquivo em branco. Se você usar o Excel, ele criará uma pasta de trabalho em branco por padrão.

2. Copie a primeira tabela de exemplo fornecida acima e cole-a na primeira planilha, começando na primeira célula.

3. Usando a técnica fornecida pelo programa de planilha, renomeie a planilha. Dê à planilha o mesmo nome da tabela de exemplo. Por exemplo, se a tabela de exemplo for chamada Categorias, dê a sua planilha o mesmo nome.

4. Repita as etapas 2 e 3, copiando cada tabela de exemplo para uma planilha em branco e renomeando a planilha.

   Observação: Talvez seja necessário adicionar planilhas ao arquivo de planilha. Para obter informações sobre como fazer essa tarefa, consulte a ajuda para seu programa de planilha.

5. Salve a pasta de trabalho em um local conveniente no computador ou na rede e vá para o próximo conjunto de etapas.

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

1. Na guia Dados Externos , no grupo Importar & Link , clique em Nova Fonte de Dados > Do Arquivo > Excel.

   A caixa de diálogo Obter Dados Externos – Planilha do Excel é exibida.

2. Clique em Procurar, abra o arquivo de planilha que você criou nas etapas anteriores e clique em OK.

   O Assistente de Importação de Planilha é iniciado.

3. Por padrão, o assistente seleciona a primeira planilha na pasta de trabalho (a planilha Clientes , se você seguiu as etapas na seção anterior) e os dados da planilha são exibidos na seção inferior da página do assistente. Clique em Avançar.

4. Na próxima página do assistente, clique em Primeira linha contém títulos de coluna e clique em Avançar.

5. Opcionalmente, na próxima página, use as caixas de texto e as listas em Opções de Campo para alterar nomes de campo e tipos de dados ou omitir campos da operação de importação. Caso contrário, clique em Avançar.

6. Deixe a opção Permitir Acesso adicionar chave primária selecionada e clique em Avançar.

7. Por padrão, o Access aplica o nome da planilha à sua nova tabela. Aceite o nome ou insira outro nome e clique em Concluir.

8. Repete as etapas 1 a 7 até que você tenha criado uma tabela de cada planilha na pasta de trabalho.

Renomear os campos de chave primária

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em cada uma das tabelas criadas nas etapas anteriores e clique em Exibição de Design.

2. Para cada tabela, localize o campo de chave primária. Por padrão, o Access nomeia cada ID de campo.

3. Na coluna Nome do Campo para cada campo de chave primária, adicione o nome da tabela.

   Por exemplo, você renomearia o campo ID da tabela Categorias como "ID de Categoria" e o campo da tabela Orders como "ID de pedido". Para a tabela Detalhes do Pedido, renomeie o campo como "ID de Detalhes". Para a tabela Produtos, renomeie o campo como "ID do produto".

4. Salve as alterações.

Sempre que as tabelas de exemplo aparecem neste artigo, elas incluem o campo chave primária e o campo é renomeado conforme descrito usando as etapas anteriores.

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Criar uma consulta de seleção básica

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela ou nas tabelas que você deseja usar em sua consulta.

   A tabela ou tabelas selecionadas aparecem como janelas na seção superior do designer de consulta.

3. Clique duas vezes nos campos de tabela que você deseja usar em sua consulta.

   Você pode incluir campos que contêm dados descritivos, como nomes e descrições, mas deve incluir um campo que contenha dados numéricos ou de moeda.

   Cada campo aparece em uma célula na grade de design.

4. Clique em Executar para executar a consulta.

   O conjunto de resultados da consulta é exibido na exibição Datasheet.

5. Opcionalmente, alterne para Modo de exibição Design e ajuste sua consulta. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia documento para a consulta e clique em Exibição de Design. Em seguida, você pode ajustar a consulta, conforme necessário, adicionando ou removendo campos de tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.

6. Salve sua consulta.

Adicionar uma linha Total

1. Verifique se a consulta está aberta no modo de exibição Datasheet. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia documento para a consulta e clique em Modo de Exibição de Folha de Dados.

   –ou–

   No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta. Isso executa a consulta e carrega os resultados em uma planilha de dados.

2. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

   Uma nova linha Total aparece em sua folha de dados.

3. Na linha Total , clique na célula no campo que você deseja resumir e selecione Soma na lista.

Ocultar uma linha Total

• Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

Para obter mais informações sobre como usar uma linha Total, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma planilha de dados.

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Calcular um total simples

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela que você deseja usar em sua consulta.

   Se você usar os dados de exemplo, clique duas vezes na tabela Pedidos.

   A tabela é exibida em uma janela na seção superior do designer de consulta.

3. Clique duas vezes no campo que você deseja resumir. Verifique se o campo está definido como o tipo de dados Número ou Conversor de Moedas. Se você tentar somar valores em campos não numéricos, como um campo Texto, o Access exibirá a incompatibilidade de tipo de dados na mensagem de erro de expressão de critérios ao tentar executar a consulta.

   Se você usar os dados de exemplo, clique duas vezes na coluna Taxa de Envio.

   Você pode adicionar campos numéricos adicionais à grade se quiser calcular grandes totais para esses campos. Uma consulta total pode calcular totais grandes para mais de uma coluna.

4. Na guia Design de Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

   A linha Total aparece na grade de design e Grupo Por aparece na célula na coluna Taxa de Envio.

5. Altere o valor na célula na linha Total para Soma.

6. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados na exibição Datasheet.

   Dica: Observe que o Access acrescenta "SumOf" ao início do nome do campo que você soma. Para alterar o título da coluna para algo mais significativo, como Envio Total, alterne para a exibição Design e clique na linha Campo da coluna Taxa de Envio na grade de design. Coloque o cursor ao lado de Taxa de Envio e digite as palavras Envio Total, seguido por um ponto, assim: Envio Total: Taxa de Envio.

7. Opcionalmente, salve a consulta e feche-a.

Calcular um total grandioso que exclui alguns registros

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela Pedido e na tabela Detalhes do Pedido.

3. Adicione o campo Data do Pedido da tabela Pedidos à primeira coluna na grade de design da consulta.

4. Na linha Critérios da primeira coluna, digite Date() -1. Essa expressão exclui os registros do dia atual do total calculado.

5. Em seguida, crie a coluna que calcula o valor de vendas de cada transação. Digite a seguinte expressão na linha Campo da segunda coluna na grade:

   Valor total de vendas: (1-[Detalhes do pedido].[ Desconto]/100)*([Detalhes do pedido].[ Preço unitário]*[Detalhes da ordem]. [Quantidade])

   Verifique se os campos de referência de expressão são definidos como tipos de dados Número ou Conversor de Moedas. Se sua expressão se referir a campos definidos como outros tipos de dados, o Access exibirá a incompatibilidade de tipo de dados da mensagem na expressão de critérios ao tentar executar a consulta.

6. Na guia Design de Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

   A linha Total aparece na grade de design e Grupo Por aparece na primeira e segunda colunas.

7. Na segunda coluna, altere o valor na célula da linha Total para Soma. A função Soma adiciona os números de vendas individuais.

8. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados na exibição Datasheet.

9. Salve a consulta como Vendas Diárias.

   Observação: Na próxima vez que você abrir a consulta no modo Design, você poderá notar uma pequena alteração nos valores especificados nas linhas Campo e Total da coluna Valor total de vendas. A expressão aparece fechada dentro da função Soma e a linha Total exibe a ssionExpre em vez de Sum.

   Por exemplo, se você usar os dados de exemplo e criar a consulta (conforme mostrado nas etapas anteriores), verá:

   Valor total de vendas: Soma((1-[Detalhes da ordem]. Desconto/100)*([Detalhes do pedido]. Unitprice*[Detalhes da ordem]. Quantidade))

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Criar a consulta de totais

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Selecione as tabelas com as quais você deseja trabalhar e clique em Adicionar.

   Cada tabela aparece como uma janela na seção superior do criador de consulta.

   Se você usar as tabelas de exemplo listadas anteriormente, adicione as tabelas Produtos e Detalhes do Pedido.

3. Clique duas vezes nos campos de tabela que você deseja usar em sua consulta.

   Como regra geral, você adiciona apenas o campo de grupo e o campo de valor à consulta. No entanto, você pode usar um cálculo em vez de um campo de valor – as próximas etapas explicam como fazer isso.

   1. Adicione o campo Categoria da tabela Produtos à grade de design.

   2. Crie a coluna que calcula o valor de vendas de cada transação digitando a seguinte expressão na segunda coluna na grade:

      Valor total de vendas: (1-[Detalhes do pedido].[ Desconto]/100)*([Detalhes do pedido].[ Preço unitário]*[Detalhes da ordem]. [Quantidade])

      Verifique se os campos referenciados na expressão são dos tipos de dados Número ou Conversor de Moedas. Se você referenciar campos de outros tipos de dados, o Access exibirá a incompatibilidade de tipo de dados de erro na expressão de critérios ao tentar alternar para o modo de exibição Datasheet.

   3. Na guia Design de Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

      A linha Total aparece na grade de design e, nessa linha, Group By aparece na primeira e segunda colunas.

   4. Na segunda coluna, altere o valor na linha Total para Soma. A função Soma adiciona os números de vendas individuais.

   5. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados na exibição Datasheet.

   6. Mantenha a consulta aberta para uso na próxima seção.

      Usar critérios com uma consulta de totais

      A consulta criada na seção anterior inclui todos os registros nas tabelas subjacentes. Ele não exclui nenhuma ordem ao calcular os totais e exibe os totais de todas as categorias.

      Se você precisar excluir alguns registros, poderá adicionar critérios à consulta. Por exemplo, você pode ignorar transações que são inferiores a US$ 100 ou calcular totais para apenas algumas de suas categorias de produto. As etapas desta seção explicam como usar três tipos de critérios:

   7. Critérios que ignoram determinados grupos ao calcular totais.    Por exemplo, você calculará totais apenas para as categorias Jogos de Vídeo, Arte e Enquadramento e Esportes.

   8. Critérios que ocultam determinados totais após calculá-los.    Por exemplo, você pode exibir apenas os totais superiores a US$ 150.000.

   9. Critérios que excluem registros individuais de serem incluídos no total.    Por exemplo, você pode excluir transações de vendas individuais quando o valor (Preço Unitário * Quantidade) cair abaixo de US$ 100.

      As etapas a seguir explicam como adicionar os critérios um a um e ver o impacto no resultado da consulta.

      Adicionar critérios à consulta

   10. Abra a consulta da seção anterior no modo Design. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia documento para a consulta e clique em Exibição de Design.

       –ou–

       No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em Exibição de Design.

   11. Na linha Critérios da coluna ID de categoria, digite =Dolls Ou Esportes ou Arte e Enquadramento.

   12. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados na exibição Datasheet.

   13. Volte para a exibição Design e, na linha Critérios da coluna Valor total de vendas, digite >100.

   14. Execute a consulta para ver os resultados e, em seguida, volte para a exibição Design.

   15. Agora adicione os critérios para excluir transações de vendas individuais que sejam inferiores a US$ 100. Para fazer isso, você precisa adicionar outra coluna.

       Observação: Não é possível especificar os terceiros critérios na coluna Valor total de vendas. Todos os critérios especificados nesta coluna se aplicam ao valor total, não aos valores individuais.

   16. Copie a expressão da segunda coluna para a terceira coluna.

   17. Na linha Total da nova coluna, selecione Onde e, na linha Critérios , digite >20.

   18. Execute a consulta para ver os resultados e salve a consulta.

       Observação: Na próxima vez que você abrir a consulta no modo design, você poderá notar pequenas alterações na grade de design. Na segunda coluna, a expressão na linha Campo aparecerá fechada dentro da função Soma e o valor na linha Total exibe Expressão em vez de Soma.

       Valor total de vendas: Soma((1-[Detalhes da ordem]. Desconto/100)*([Detalhes do pedido]. Unitprice*[Orde r Details]. Quantidade))

       Você também verá uma quarta coluna. Esta coluna é uma cópia da segunda coluna, mas os critérios especificados na segunda coluna aparecem como parte da nova coluna.

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Criar uma consulta de tabela de referência cruzada

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes nas tabelas que você deseja usar em sua consulta.

   Cada tabela aparece como uma janela na seção superior do criador de consulta.

   Se você usar as tabelas de exemplo, clique duas vezes na tabela Pedidos e na tabela Detalhes do Pedido.

3. Clique duas vezes nos campos que você deseja usar em sua consulta.

   Cada nome de campo aparece na célula em branco na linha Campo da grade de design.

   Se você usar as tabelas de exemplo, adicione os campos Ship City e Ship Date da tabela Pedidos.

4. Na próxima célula em branco na linha Campo , copie e cole ou digite a seguinte expressão: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[ Preço unitário]*[Quantidade]*(1-[Desconto])/100)*100)

5. Na guia Design de Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Crosstab.

   A linha Total e a linha Crosstab aparecem na grade de design.

6. Clique na célula na linha Total no campo Cidade e selecione Grupo Por. Faça o mesmo para o campo Data do Navio. Altere o valor na célula Total do campo Vendas Totais para Expressão.

7. Na linha Crosstab , defina a célula no campo Cidade como Título de Linha, defina o campo Data do Navio como Título de Coluna e defina o campo Vendas Totais como Valor.

8. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

   Os resultados da consulta aparecem na exibição Datasheet.

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