|
Aqui estão algumas tarefas básicas de banco de dados que você pode fazer para ajudá-lo a aprender a usar o Microsoft Access 2010.
|
Neste artigo
O que é o Access?
O Access 2010 é uma ferramenta de design e implantação de aplicativo de banco de dados que você pode usar para acompanhar informações importantes. Você pode manter seus dados no computador ou publicar na Web para que outras pessoas possam usar seu banco de dados com um navegador da Web.
Muitas pessoas começam a usar o Access quando o programa que estão usando para controlar algo gradualmente se torna menos adequado para a tarefa. Por exemplo, suponha que você seja um planejador de eventos e queira acompanhar todos os detalhes necessários para tornar seus eventos bem-sucedidos. Se você usar um processador de palavras ou um programa de planilha para fazer isso, poderá facilmente ter problemas com dados duplicados e inconsistentes. Você pode usar o software de calendário, mas o acompanhamento de informações financeiras em um calendário não é um bom ajuste.
Bancos de dados relacionais no Access
Às vezes, você precisa de um banco de dados relacional para rastrear essas informações — um repositório de dados que foi separado em coleções menores de dados (chamadas tabelas) para eliminar a redundância e, em seguida, relacionados juntos com base em bits comuns de informações (chamados campos). Por exemplo, um banco de dados relacional de planejamento de eventos pode conter uma tabela com informações do cliente, uma tabela com informações do fornecedor e uma tabela com informações de evento. A tabela com informações de evento pode ter um campo para relacioná-la à tabela do cliente e um campo para relacioná-la à tabela do fornecedor. Dessa forma, por exemplo, se o número de telefone de um fornecedor for alterado, as informações poderão ser alteradas uma vez na tabela do fornecedor, em vez de em todos os eventos que envolveram o fornecedor.
O Acesso é uma ferramenta que você pode usar para desenvolver rapidamente e facilmente aplicativos de banco de dados relacionais que ajudam você a gerenciar informações. Você pode criar um banco de dados para ajudá-lo a controlar praticamente qualquer tipo de informação, como inventário, contatos profissionais ou processos comerciais. Na verdade, o Access vem com modelos que você pode usar imediatamente para acompanhar uma variedade de informações, facilitando as coisas até mesmo para um iniciante.
Quando você abre o Access
Quando você inicia Access 2010, você vê o modo de exibição de bastidores do Microsoft Office, onde você pode obter informações sobre o banco de dados atual, criar um novo banco de dados, abrir um banco de dados existente e exibir conteúdo em destaque do Office.com.
O modo de exibição de bastidores também contém muitos outros comandos que você pode usar para ajustar, manter ou compartilhar seus bancos de dados. Os comandos no modo de exibição backstage geralmente se aplicam a bancos de dados inteiros, não a objetos dentro de um banco de dados.
Observação: Você pode acessar a exibição de Bastidores a qualquer momento clicando na guia Arquivo .
Encontrar e aplicar um modelo
O Access fornece uma grande variedade de modelos que você pode usar para acelerar o processo de criação do banco de dados. Um modelo é um banco de dados pronto para uso que contém todas as tabelas, consultas, formulários e relatórios necessários para executar uma tarefa específica. Por exemplo, há modelos que podem ser usados para controlar problemas, gerenciar contatos ou manter um registro de despesas. Alguns modelos contêm alguns registros de exemplo para ajudar a demonstrar seu uso. Os bancos de dados de modelo podem ser usados como está ou você pode personalizá-los para melhor atender às suas necessidades.
Para localizar e aplicar um modelo ao banco de dados, faça o seguinte:
-
Na guia Arquivo, clique em Novo.
-
Em Modelos Disponíveis, siga um destes procedimentos:
-
Para reutilizar um modelo que você usou recentemente, clique em Modelos Recentes e selecione o modelo desejado.
-
Para usar um modelo que você já instalou, clique em Meus Modelos e selecione o modelo desejado.
-
Para encontrar um modelo no Office.com, em modelos de Office.com, clique em uma categoria de modelo, selecione o modelo desejado e clique em Baixar para baixar o modelo do Office .com para seu computador.
Você também pode pesquisar modelos no Office.com de dentro do Access. Na caixa Pesquisar modelos no Office.com, digite um ou mais termos de pesquisa e, em seguida, clique no botão de seta para pesquisar.
-
-
Opcionalmente, clique no ícone de pasta ao lado da caixa Nome do Arquivo para navegar até um local em que você deseja criar o banco de dados. Se você não indicar um local específico, o Access criará o banco de dados no local padrão exibido abaixo da caixa Nome do Arquivo .
-
Clique em Criar.
O Access cria o banco de dados e o abre para uso.
Criar um banco de dados a partir do zero
Se você quiser uma introdução mais completa aos conceitos por trás do uso do Access para criar um banco de dados, consulte o artigo Conceitos básicos de design de banco de dados.
Se nenhum dos modelos se ajustar às suas necessidades ou se você tiver dados em outro programa que deseja usar no Access, você poderá decidir que é melhor criar um banco de dados do zero. No Access 2010, você tem uma opção: um banco de dados de área de trabalho padrão ou um banco de dados Web.
Para obter mais informações sobre bancos de dados Web, consulte o artigo Criar um banco de dados para compartilhar na Web.
Para criar um novo banco de dados, faça o seguinte:
-
Iniciar o Acesso.
-
Na guia Novo na exibição Bastidores, clique em Banco de Dados em Branco ou Banco de Dados Web em Branco.
Importante: A escolha que você faz aqui determinará quais recursos estão disponíveis no banco de dados. Os bancos de dados de área de trabalho não podem ser publicados na Web e os bancos de dados Web não dão suporte a alguns recursos da área de trabalho, como consultas totais.
-
À direita, digite um nome para seu banco de dados na caixa Nome do Arquivo .
Para alterar o local em que você cria o arquivo, clique em Procurar
-
Clique em Criar.
O Access cria o banco de dados e abre uma tabela vazia (chamada Table1) no modo Folha de Dados.
-
O access coloca o cursor na primeira célula vazia na coluna Clique para Adicionar da nova tabela.
Para adicionar dados, comece a digitar ou você pode colar dados de outra fonte, conforme descrito na seção Colar dados de outra fonte em uma tabela access, posteriormente neste artigo.
Observações:
-
Inserir dados no modo de exibição Datasheet foi projetado para ser muito semelhante à inserção de dados em uma planilha do Excel. A principal restrição é que os dados devem ser inseridos em linhas e colunas contíguas, começando no canto superior esquerdo da folha de dados. Você não deve tentar formatar seus dados incluindo linhas ou colunas em branco, como pode fazer em uma planilha do Excel, pois isso desperdiçará espaço em sua tabela. A tabela contém apenas seus dados. Toda a apresentação visual desses dados será feita nos formulários e nos relatórios que você projeta mais tarde.
-
A estrutura da tabela é criada enquanto você insere dados. Sempre que você adiciona uma nova coluna à folha de dados, um novo campo é definido na tabela. O Access define o tipo de dados do campo com base no tipo de dados inseridos. Por exemplo, se você tiver uma coluna na qual você inseriu apenas valores de data, o Access definirá o tipo de dados desse campo como Data/Hora. Se mais tarde você tentar inserir um valor não atualizado (como um nome ou um número de telefone) nesse campo, o Access exibirá uma mensagem informando que o valor não corresponde ao tipo de dados da coluna. Quando possível, você deve planejar sua tabela para que cada coluna contenha o mesmo tipo de dados, seja texto, datas, números ou algum outro tipo. Isso torna muito mais fácil criar consultas, formulários e relatórios que selecionem apenas os dados desejados.
-
Se você ainda não quiser inserir dados, clique em Fechar
Observação: O Access excluirá Table1 se você fechá-la sem salvar.
Abrir um banco de dados de acesso existente
Dica: Para abrir rapidamente um dos últimos vários bancos de dados abertos, na guia Arquivo , clique em Recente e clique no nome do arquivo.
-
Na guia Arquivo, clique em Abrir.
-
Clique em um atalho na caixa de diálogo Abrir ou, na caixa Pesquisar, clique na unidade ou pasta que contém o banco de dados desejado.
-
Na lista de pastas, clique duas vezes em pastas até abrir a pasta que contém o banco de dados.
-
Quando encontrar a base de dados, efetue um dos seguintes procedimentos:
-
Para abrir a base de dados no modo de abertura predefinido, faça duplo clique na mesma.
-
Para abrir a base de dados para acesso partilhado num ambiente multiutilizador, para que o utilizador e outros utilizadores possam ler e escrever na base de dados ao mesmo tempo, clique em Abrir.
-
Para abrir a base de dados para acesso só de leitura, para que a possa ver, mas não a possa editar, clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Só de Leitura.
-
Para abrir a base de dados para acesso exclusivo, para que mais ninguém a possa abrir enquanto a tiver aberta, clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Exclusivo.
-
Para abrir a base de dados para acesso só de leitura, clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Exclusivo Só de Leitura Outros utilizadores ainda podem abrir a base de dados, mas apenas têm acesso só de leitura.
-
Se não conseguir encontrar a base de dados que pretende abrir
-
Na caixa de diálogo Abrir , clique no atalho O Meu Computador ou, na caixa Procurar em , clique em O Meu Computador.
-
Na lista de unidades, clique com o botão direito do rato na unidade que pensa que pode conter a base de dados e, em seguida, clique em Procurar.
-
Introduza os critérios de pesquisa e, em seguida, prima ENTER para procurar a base de dados.
-
Se a base de dados for encontrada, abra-a ao fazer duplo clique na mesma na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa .
Uma vez que a pesquisa foi iniciada a partir da caixa de diálogo Abrir , tem de clicar em Cancelar nessa caixa de diálogo antes de a base de dados abrir.
Pode abrir diretamente um ficheiro de dados num formato de ficheiro externo (como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel). Também pode abrir diretamente qualquer fonte de dados ODBC, como o Microsoft SQL Server ou o Microsoft FoxPro. O Access cria automaticamente uma nova base de dados do Access na mesma pasta que o ficheiro de dados e adiciona ligações a cada tabela na base de dados externa.
Começar a utilizar a nova base de dados
Consoante o modelo que utilizou, poderá ter de efetuar um ou mais dos seguintes procedimentos para começar a utilizar a nova base de dados:
-
Se o Access apresentar uma caixa de diálogo Início de Sessão com uma lista vazia de utilizadores, utilize o seguinte procedimento para começar:
-
Clique em Novo Utilizador.
-
Preencha o formulário Detalhes do Utilizador .
-
Clique em Salvar e Fechar.
-
Selecione o nome de utilizador que acabou de introduzir e, em seguida, clique em Iniciar sessão.
-
-
Se o Access apresentar uma folha de dados vazia, pode começar a escrever dados diretamente nessa folha de dados ou clicar noutros botões e separadores para explorar a base de dados.
-
Se o Access apresentar uma página Introdução, pode clicar em ligações nessa página para saber mais sobre a base de dados ou clicar noutros botões e separadores para explorar a base de dados.
-
Se o Access apresentar uma mensagem de Aviso de Segurança na barra de mensagens e confiar na origem do modelo, clique em Ativar Conteúdo. Se a base de dados precisar de um início de sessão, terá de iniciar sessão novamente.
Para bases de dados web e de ambiente de trabalho, também quer começar com um destes passos:
-
Adicione uma tabela e, em seguida, introduza dados na tabela.
-
Importe dados de outras origens, criando novas tabelas no processo.
Adicionar uma tabela
Pode adicionar uma nova tabela a uma base de dados existente com as ferramentas no grupo Tabelas no separador Criar .
Observação: Numa base de dados Web, apenas o comando Tabela está disponível no grupo Tabelas .
Independentemente da vista em que começar, pode sempre mudar para a outra vista utilizando os botões de vista na barra de status da janela do Access.
Criar uma tabela em branco na vista Folha de Dados Na vista Folha de Dados, pode introduzir dados imediatamente e permitir que o Access crie a estrutura da tabela em segundo plano. Os nomes dos campos são atribuídos numericamente (Campo1, Campo2, etc.) e o Access define o tipo de dados do campo, com base no tipo de dados que introduzir.
-
No separador Criar , no grupo Tabelas , clique em Tabela
-
O Access cria a tabela e, em seguida, coloca o cursor na primeira célula vazia na coluna Clique para Adicionar .
-
Para adicionar dados, comece a escrever na primeira célula vazia ou pode colar dados de outra origem, conforme descrito mais à frente neste artigo.
-
Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.
Dica: Atribua um nome significativo a cada campo, para que possa saber o que contém sem ter de analisar os dados.
-
Para mover uma coluna, selecione-a ao clicar no respetivo cabeçalho de coluna e, em seguida, arraste-a para onde pretender. Também pode selecionar várias colunas contíguas e arrastá-las todas para uma nova localização em conjunto.
Para adicionar mais campos à sua tabela, pode começar a escrever na coluna Clique para Adicionar na vista Folha de Dados ou pode adicionar novos campos com os comandos no grupo Adicionar & Eliminar no separador Campos .
-
Criar uma tabela a partir da vista Estrutura Na vista Estrutura, primeiro cria a estrutura da nova tabela. Em seguida, pode mudar para a vista Folha de Dados para introduzir dados ou introduzir os seus dados através de outro método, como com um formulário.
A vista estrutura não está disponível para tabelas numa base de dados Web.
-
No separador Criar , no grupo Tabelas , clique em Estrutura da Tabela.
-
Para cada campo na tabela, escreva um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, selecione um tipo de dados na lista Tipo de Dados .
-
Pode introduzir informações adicionais para cada campo na coluna Descrição . A descrição que introduzir é apresentada na barra de status quando o ponto de inserção está nesse campo e é utilizada como o texto da barra de status para quaisquer controlos que criar ao arrastar o campo do painel Lista de Campos para um formulário ou relatório e para quaisquer controlos criados para esse campo pelo Assistente de Formulários ou Assistente de Relatórios.
-
Depois de adicionar todos os campos, guarde a tabela:
-
Na guia Arquivo, clique em Salvar.
-
-
Pode começar a introduzir dados na tabela em qualquer altura ao mudar para a vista Folha de Dados, clicar na primeira célula vazia e escrever. Também pode colar dados de outra origem, conforme descrito na secção seguinte.
Criar uma tabela com base numa lista do SharePoint Com uma lista do SharePoint, os seus dados podem ser utilizados por pessoas que não têm Acesso. Além disso, os dados de lista são armazenados num servidor, o que geralmente oferece uma melhor proteção contra a perda de dados do que os ficheiros armazenados num computador de secretária. Pode começar com uma nova lista ou pode ligar a uma lista existente. Tem de ter permissões suficientes no site do SharePoint onde pretende criar a lista; isto pode variar consoante o site, por isso contacte o administrador do SharePoint para obter detalhes sobre as suas opções.
Esta funcionalidade não está disponível numa base de dados Web.
-
Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.
-
Pode utilizar um dos modelos de lista para criar uma lista padrão do SharePoint, como Contactos ou Eventos.
Também pode optar por criar uma lista personalizada ou ligar ou importar uma lista existente. Clique na opção desejada.
-
Se escolher um dos modelos de lista ou para criar uma lista personalizada, a caixa de diálogo Criar Nova Lista é aberta para guiá-lo ao longo do processo. Se optar por utilizar uma lista existente, a caixa de diálogo Obter Dados Externos é aberta para o ajudar.
Para mais informações sobre tabelas, confira Introdução às tabelas.
Colar dados de outra origem numa tabela do Access
Se os seus dados estiverem atualmente armazenados noutro programa, como o Excel, pode copiar e colar os seus dados numa tabela do Access. Em geral, isto funciona melhor se os seus dados já estiverem separados em colunas, tal como numa folha de cálculo do Excel. Se os seus dados estiverem num programa de processamento de palavras, primeiro deve separar as colunas dos dados através de separadores ou converter os dados numa tabela no programa de processamento de palavras e, em seguida, copiar os dados. Se os seus dados precisarem de alguma edição ou manipulação (por exemplo, separar nomes completos em nomes próprios e apelidos), poderá querer fazê-lo antes de copiar os dados, especialmente se não estiver familiarizado com o Access.
Quando cola dados numa tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo de acordo com o tipo de dados aí encontrados. Por exemplo, se um campo colado não contiver apenas valores de data, o Access aplica o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado contiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access aplica o tipo de dados Sim/Não ao campo.
O Access atribui nomes aos campos consoante o que encontrar na primeira linha de dados colados. Se a primeira linha de dados colados for semelhante ao tipo das linhas que se seguem, o Access determina que a primeira linha faz parte dos dados e atribui os nomes genéricos dos campos (Campo1, Campo2, etc.). Se a primeira linha de dados colados não for semelhante às linhas que se seguem, o Access utiliza a primeira linha como nomes de campo e exclui a primeira linha nos dados reais.
Se o Access atribuir nomes de campo genéricos, deve mudar o nome dos campos o mais rapidamente possível para evitar confusões. Use o seguinte procedimento:
-
No separador Ficheiro , clique em Guardar para guardar a tabela.
-
Na vista Folha de Dados, faça duplo clique em cada cabeçalho de coluna e, em seguida, escreva um nome para a coluna.
-
Guarde a tabela novamente.
Importar ou ligar a dados de outra origem
Poderá ter dados que tenha recolhido noutro programa que gostaria de utilizar no Access. Talvez trabalhe com pessoas que armazenam os respetivos dados noutros programas e queira trabalhar com os respetivos dados no Access. Ou talvez tenha múltiplas origens de dados diferentes e precise de um "ponto de destino" onde possa juntá-los todos para uma análise mais aprofundada.
O Access facilita a importação ou ligação de dados de outros programas. Pode trazer dados de uma folha de cálculo do Excel, de uma tabela noutra base de dados do Access, de uma lista do SharePoint ou de uma variedade de outras origens. O processo difere ligeiramente consoante a origem de dados, mas estas instruções irão fazer com que comece:
-
No separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique no comando do tipo de ficheiro do qual está a importar.
Por exemplo, se estiver a importar dados de uma folha de cálculo do Excel, clique em Excel. Se não vir o tipo de programa correto, clique em Mais.
Observação: Se não conseguir encontrar o tipo de formato correto no grupo Importar & Ligação , poderá ter de iniciar o programa no qual criou originalmente os dados e, em seguida, utilizar esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro suportado pelo Access (como um arquivo de texto delimitado ) e, em seguida, importar ou ligar aos dados.
-
Na caixa de diálogo Obter Dados Externos , clique em Procurar para navegar até o arquivo de dados de origem ou digite o caminho completo do arquivo de dados de origem na caixa Nome do arquivo .
-
Clique na opção desejada em Especificar como e onde deseja armazenar os dados no banco de dados atual. Você pode criar uma nova tabela usando os dados importados ou criar uma tabela vinculada que mantenha um link para a fonte de dados.
-
Clique em OK.
Dependendo de sua escolha, a caixa de diálogo Objetos de Link ou a caixa de diálogo Importar Objetos é aberta.
-
Use a caixa de diálogo para concluir o processo. O procedimento exato que você segue depende da opção de importação ou link escolhida.
-
Na última página do assistente, clique em Concluir.
Se você optar por importar, o Access perguntará se deseja salvar os detalhes da operação de importação que você concluiu.
-
Se você achar que executará essa mesma operação de importação novamente, clique em Salvar etapas de importação e insira os detalhes.
Em seguida, você pode reproduzir facilmente a operação de importação clicando em Importações Salvas no grupo Importar na guia Dados Externos , clicando na especificação de importação e, em seguida, clicando em Executar.
-
Se você não quiser salvar os detalhes da operação, clique em Fechar.
O Access importa os dados para uma nova tabela e exibe a tabela em Tabelas no Painel de Navegação.
Para saber mais sobre como importar dados para o Access, siga os links na seção Veja Também deste artigo.
Próximas etapas
O restante do processo de design varia de acordo com suas metas, mas você provavelmente deseja considerar a criação de consultas, formulários, relatórios e macros. Este artigo não fornece informações sobre como criar objetos de banco de dados adicionais.
Para obter mais informações, consulte estes artigos:
Importar dados de uma planilha ou de outro programa
Se você estiver familiarizado com outros programas de banco de dados ou planilha, provavelmente conhecerá os conceitos básicos de como esses aplicativos funcionam e para quais bancos de dados são usados. O acesso difere de muitos outros aplicativos de banco de dados, permitindo que você crie bancos de dados relacionais e difere ainda mais da maioria dos programas de planilha, oferecendo ferramentas para desenvolver consultas, formulários e relatórios sofisticados. O Access também fornece muitas opções para trabalhar com outros programas de banco de dados, como SQL Server.
Importar uma planilha do Excel para o Access
Muitas pessoas começam a explorar o Access depois de criar uma lista no Excel. O Excel é um ótimo lugar para iniciar uma lista, mas à medida que a lista cresce, torna-se mais difícil organizar e manter-se atualizado. Mover a lista para o Access geralmente é a próxima etapa lógica.
Uma tabela de banco de dados é semelhante na estrutura a uma planilha, na medida em que os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, geralmente é fácil importar uma planilha para uma tabela de banco de dados. A principal diferença entre armazenar seus dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados está na forma como os dados são organizados. Simplesmente importar toda a planilha como uma nova tabela em um banco de dados não resolverá os problemas associados à organização e atualização de seus dados, especialmente se sua planilha contiver dados redundantes. Para resolver esses problemas, você deve dividir os dados da planilha em tabelas separadas, cada uma contendo dados relacionados. Para obter mais informações sobre como organizar os dados em suas tabelas, consulte o artigo Conceitos básicos de design do banco de dados.
O Access apresenta o Assistente do Analisador de Tabelas, que pode ajudá-lo a concluir esse processo. Depois de importar seus dados para uma tabela, o assistente ajuda você a dividir a tabela em tabelas separadas, cada uma das quais contém dados que não são duplicados em nenhuma das outras tabelas. O assistente também cria as relações necessárias entre as tabelas.
Importar uma planilha do Excel como uma tabela em um novo banco de dados
-
Na guia Arquivo , clique em Novo e clique em Banco de Dados em Branco.
-
Digite um nome para o novo banco de dados na caixa Nome do Arquivo e clique em Criar.
O novo banco de dados é aberto e o Access cria uma nova tabela vazia, Table1.
-
Fechar Tabela1.
Quando perguntado se deseja salvar alterações no design da Tabela1, clique em Não.
-
Na guia Dados Externos , no grupo Importar & Link , clique em Excel.
-
Na caixa de diálogo Obter Dados Externos , clique em Procurar.
-
Use a caixa de diálogo Abrir Arquivo para localizar seu arquivo.
-
Selecione o arquivo e clique em Abrir.
-
Na caixa de diálogo Obter Dados Externos , verifique se a opção Importar os dados de origem para uma nova tabela na opção de banco de dados atual está selecionada.
-
Clique em OK.
O Assistente de Importação de Planilha é iniciado e faz algumas perguntas sobre seus dados.
-
Siga as instruções, clicando em Avançar ou Voltar para navegar pelas páginas. Na última página do assistente, clique em Concluir.
Observação: O Access pergunta se você deseja salvar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir. Se você achar que executará essa mesma operação de importação novamente, clique em Sim e insira os detalhes. Em seguida, você pode reproduzir facilmente a operação no futuro clicando em Importações Salvas no grupo Importar na guia Dados Externos . Se você não quiser salvar os detalhes da operação, clique em Fechar.
O Access importa os dados para uma nova tabela e os exibe em Todas as Tabelas no Painel de Navegação.
Usar o Assistente do Analisador de Tabelas para organizar seus dados
Depois que seus dados forem importados para uma tabela access, você pode usar o Assistente do Analisador de Tabelas para identificar rapidamente dados redundantes. Em seguida, o assistente fornece uma maneira simples de organizar os dados em tabelas separadas para que sejam armazenados da maneira mais eficiente. O Access preserva a tabela original como um backup e cria novas tabelas que você pode usar como base para seu aplicativo de banco de dados.
-
Abra o banco de dados Access que contém a tabela que você deseja analisar.
-
Na guia Ferramentas de Banco de Dados , no grupo Analisar , clique em Analisar Tabela.
O Assistente do Analisador de Tabelas é iniciado.
As duas primeiras páginas do assistente contêm um tutorial curto, completo com botões que você pode clicar para ver exemplos. Se você não vir as páginas introdutórias, mas vir uma caixa marcar rotulada Mostrar páginas introdutórias?, selecione a caixa marcar e clique em Voltar duas vezes para ver a introdução. Se você não quiser ver as páginas introdutórias novamente após ler a introdução, poderá limpar a caixa Mostrar páginas introdutórias? marcar.
-
Na página Qual tabela contém campos com valores repetidos em muitos registros? página, selecione a tabela que você deseja analisar e clique em Avançar.
-
Você pode permitir que o assistente decida quais campos vão em quais tabelas ou você pode tomar essa decisão por conta própria. Se você seguir as sugestões do assistente, ainda poderá fazer alterações no layout da tabela na próxima página do assistente.
Observação: Se você permitir que o assistente decida com quais campos colocar em quais tabelas, suas escolhas podem nem sempre ser apropriadas para seus dados, especialmente se não houver muitos dados para trabalhar. Você deve marcar os resultados do assistente cuidadosamente. Por outro lado, o assistente pode sugerir uma organização mais eficiente do que a que você está pensando, portanto, é uma boa ideia pelo menos tentar as decisões do assistente uma vez. Se você não gostar das sugestões, ainda poderá reorganizar os campos manualmente e sempre poderá clicar em Voltar e organizar todos os campos por conta própria.
-
Clique em Avançar. Nesta página, você especifica quais tabelas contêm quais campos. Se você optar por permitir que o assistente decida, você deverá ver várias tabelas conectadas por linhas de relacionamento. Caso contrário, o Access cria apenas uma tabela que contém todos os campos. Em ambos os casos, você pode fazer alterações nesta página.
-
Você pode arrastar campos de uma tabela para uma área em branco da página para criar uma nova tabela que contenha esses campos. O acesso solicita um nome de tabela.
-
Você pode arrastar campos de uma tabela para outra se achar que eles serão armazenados com mais eficiência lá.
-
A maioria das tabelas receberá uma ID ou um campo ID Exclusivo Gerado . Para saber mais sobre os campos de ID, clique em Dicas no canto superior direito do assistente.
-
Para desfazer uma alteração, clique no botão Desfazer .
-
Para renomear uma tabela, clique duas vezes na barra de título, digite o novo nome e clique em OK.
-
-
Depois que você tiver os campos organizados da maneira desejada, clique em Avançar.
-
Se o assistente encontrar registros com valores muito semelhantes, ele identificará esses valores como possíveis erros tipográficos e apresentará uma tela em que você poderá confirmar o que fazer sobre eles. Role a lista para localizar qualquer um que tenha valores na coluna Correção e clique no item apropriado na lista suspensa. Selecione (Sair como está) para impedir que o assistente altere o valor. Quando terminar, clique em Avançar.
-
O assistente pergunta se você deseja criar uma consulta que se assemelhe à tabela original. Se você já criou formulários e relatórios baseados na tabela original, criar essa consulta é uma boa ideia. Se você escolher Sim, crie a consulta, o assistente renomeará a tabela original acrescentando "_OLD" ao nome da tabela e nomeará a nova consulta usando o nome da tabela original. Os formulários e relatórios baseados na tabela agora usam a consulta para seus dados e continuam funcionando como antes.
-
Clique em Concluir.
O assistente cria as novas tabelas conforme especificado e, em seguida, abre-as. Feche-os quando terminar de inspecionar os resultados.
Trabalhar com dados de outros programas
O Access 2010 fornece funcionalidades para trabalhar com dados armazenados noutros programas.
Criar uma nova base de dados do Access que liga a dados noutro formato de ficheiro Pode utilizar o Access para abrir um ficheiro noutro formato de ficheiro, como texto, dBASE ou uma folha de cálculo. O Access cria automaticamente uma base de dados do Access e liga o ficheiro automaticamente.
-
Inicie o Access.
-
Na guia Arquivo, clique em Abrir.
-
Na caixa de diálogo Abrir , clique no tipo de ficheiro que pretende abrir na lista. Se não tiver a certeza do tipo de ficheiro, clique em Todos os Ficheiros (*.*).
-
Se necessário, navegue para a pasta que contém o ficheiro que pretende abrir. Quando encontrar o ficheiro, faça duplo clique no mesmo para o abrir.
-
Siga as instruções do assistente. Na última página do assistente, clique em Concluir.
Importar ou ligar dados a uma base de dados do Access existente Pode importar dados de outras origens e programas para tabelas do Access para que os dados estejam contidos no ficheiro do Access ou pode ligar aos dados do Access para que os dados permaneçam no ficheiro original (fora do ficheiro do Access).
-
No separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique no formato no qual os dados são armazenados.
Pode importar ou ligar a dados das seguintes origens:
-
Excel Pode trazer dados de uma folha de cálculo ou de um intervalo com nome num livro do Excel. Cada folha de cálculo ou intervalo com nome tem de ser importado ou ligado separadamente.
-
Access Isto é muito útil para separar o seu processo dos seus dados, criando uma base de dados dividida. Ou seja, pode utilizar uma base de dados para conter todos os seus formulários, relatórios e macros e manter os seus dados noutra base de dados. Em seguida, pode desenvolver melhoramentos sem interromper o trabalho de qualquer pessoa. Também pode combinar dados de várias bases de dados diferentes do Access numa só, facilitando o resumo dos dados entre departamentos ou entre parceiros empresariais.
-
banco de dados ODBC Muitos programas suportam este formato, incluindo muitos produtos de servidor de bases de dados. Isto ajuda-o a criar bases de dados "landing pad", onde combina dados de sistemas diferentes.
-
Arquivo de texto Pode ligar a um ficheiro de texto simples e até pode utilizar o Access para alterar o conteúdo desse ficheiro. Isto pode ajudar a tornar os dados do Access mais fáceis de consumir através de uma vasta gama de programas.
-
Arquivo XML Este formato também oferece compatibilidade com uma variedade de outros programas, incluindo alguns servidores Web.
-
Lista do SharePoint Isto torna os seus dados utilizáveis com um browser, a forma padrão de utilizar uma lista do SharePoint.
-
Serviços de Dados Pode ligar-se a serviços de dados Web dentro da sua empresa.
-
Documento HTML
-
Pasta do Outlook Pode ligar-se a pastas do Outlook, para que possa integrar mais facilmente as suas informações de contacto com os restantes dados.
-
dBase file dBase is a popular alternative database system that is supported by Access (O dBase é um sistema de base de dados alternativo popular suportado pelo Access)
É apresentada a caixa de diálogo Obter Dados Externos .
-
-
Siga as instruções na caixa de diálogo.
O Access irá importar ou ligar os dados à base de dados. Para a maioria dos formatos, tem de especificar a localização dos dados e, em seguida, escolher como pretende que os dados sejam armazenados na sua base de dados.
Utilizar uma base de dados de versão anterior em várias versões do Access
Se a sua base de dados do Access ou projeto do Access tiver sido criado no Access 2000 ou posterior, pode utilizar a base de dados ou o projeto na versão do Access na qual foi criado ou em qualquer versão posterior, mesmo que o ficheiro esteja ativado para segurança. Por exemplo, os ficheiros do Access 2000 podem ser utilizados no Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 e Access 2010.
Pode ter uma situação em que pretende manter os seus dados numa versão anterior do Access, mas tem utilizadores com uma versão posterior do Access que pretendem ligar a esses dados, mas ainda tiram partido de algumas das funcionalidades da versão posterior. A solução consiste em criar uma nova base de dados "front-end" na versão posterior (que contém formulários, relatórios, consultas, macros, mas sem tabelas) e ligá-la às tabelas no ficheiro de versão anterior. Utilize um dos seguintes procedimentos, consoante a base de dados esteja contida num ficheiro ou já esteja dividida num aplicativo front-end/back-end.
Utilizar um ficheiro de base de dados do Access em várias versões do Access
Se todas as tabelas, formulários e outros objetos da sua base de dados do Access de versão anterior estiverem contidos num ficheiro e quiser utilizar a base de dados em várias versões do Access, pode criar uma nova base de dados de front-end numa versão posterior e ligá-la ao ficheiro original. Os utilizadores com a versão anterior do Access continuam a poder utilizar a base de dados original. Os utilizadores com a versão posterior podem utilizar a nova base de dados de front-end para ligar aos mesmos dados. Pode criar várias versões de front-end se precisar de acomodar várias versões do Access.
Passo 1: criar uma cópia da base de dados existente e guardá-la num novo formato
Utilize o seguinte procedimento para converter a base de dados em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando preserva a base de dados original no formato original e cria uma cópia no formato que especificar.
-
Feche o ficheiro do Access. Se o ficheiro for uma base de dados do Access multiutilizador localizada num servidor ou numa pasta partilhada, certifique-se de que mais ninguém o tem aberto.
-
Inicie o Access 2010.
-
Na guia Arquivo, clique em Abrir.
-
Navegue para a localização do ficheiro que pretende converter e, em seguida, faça duplo clique no mesmo para o abrir.
Se for apresentada a caixa de diálogo Melhoria da Base de Dados, perguntando se pretende melhorar a base de dados, clique em Não.
-
Se for aberto um formulário quando iniciar a base de dados, feche o formulário.
-
No separador Ficheiro , clique em Guardar Base de Dados Como.
-
Na caixa de diálogo Guardar Como , escreva um nome para a nova base de dados.
Observação: A menos que guarde a nova base de dados numa localização diferente, o respetivo nome tem de ser diferente do da base de dados original. Em ambos os casos, normalmente é melhor utilizar um nome diferente, para que possa distinguir facilmente entre a base de dados de front-end e a base de dados de back-end. No entanto, se estiver a converter para o formato do Access 2007, a extensão de nome de ficheiro muda de .mdb para .accdb, para que possa utilizar o mesmo nome de ficheiro.
-
Clique em Salvar.
Passo 2: dividir a base de dados de cópia e utilizar o ficheiro original como base de dados de back-end
Divida a base de dados convertida com o seguinte procedimento:
-
No separador Ferramentas de Base de Dados , no grupo Mover Dados , clique em Base de Dados do Access.
-
Na caixa de diálogo Divisor de Base de Dados, clique em Dividir Base de Dados.
Se quiser, pode fazer uma cópia de segurança, mas também pode recriar a cópia com a base de dados original.
-
Escreva um nome para a base de dados de back-end e, em seguida, clique em Dividir.
Passo 3: ligar o novo front-end à base de dados original
-
Elimine a base de dados de back-end que a ferramenta Divisor de Base de Dados criou, tendo o cuidado de não eliminar a base de dados original.
-
Ligar a nova base de dados de front-end às tabelas na base de dados original: no separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique em Gestor de Tabelas Ligadas.
-
Clique em Selecionar Tudo e, em seguida, selecione a caixa Pedir sempre nova localização marcar.
-
Clique em OK, navegue para a base de dados de versão anterior e, em seguida, faça duplo clique na mesma.
Se tudo correr bem, o Access apresenta uma mensagem a indicar que todas as tabelas ligadas selecionadas foram atualizadas com êxito.
Agora, pode melhorar a nova base de dados de front-end para suportar novas funcionalidades para utilizadores com versões mais recentes do Access. Os utilizadores com versões anteriores podem continuar a utilizar a base de dados de versões anteriores.
Utilizar uma aplicação de front-end/back-end em várias versões do Access
Se a base de dados do Access já for uma aplicativo front-end/back-end, pode converter o front-end para o novo formato de ficheiro. Não são necessárias alterações para a base de dados de back-end.
O procedimento seguinte mostra como utilizar o comando Guardar Base de Dados Como para converter a base de dados de front-end em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando preserva a base de dados original no formato original e cria uma cópia no formato que especificar.
-
Feche o banco de dados front-end. Se o arquivo for um banco de dados de acesso multiuser localizado em um servidor ou em uma pasta compartilhada, certifique-se de que ninguém mais o tenha aberto.
-
Iniciar o Access 2010.
-
Na guia Arquivo, clique em Abrir.
-
Navegue até o local do banco de dados front-end e clique duas vezes nele para abri-lo.
Se a caixa de diálogo Aprimoramento de Banco de Dados for exibida, perguntando se você deseja aprimorar o banco de dados, clique em Não.
-
Se um formulário for exibido quando você abrir o banco de dados, feche o formulário.
-
Na guia Arquivo , clique em Salvar Banco de Dados Como.
-
Na caixa de diálogo Salvar como , digite um nome para o novo banco de dados.
-
Clique em Salvar.
Agora você pode aprimorar o novo banco de dados front-end para dar suporte a novos recursos.
