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As caixas de correio de sites foram usadas por muitas organizações como sua ferramenta de colaboração de preferência. Ele vem com uma caixa de correio comum para ajudar você a coordenar e armazenar emails relacionados a equipes ou projetos em um só lugar e um site do SharePoint para armazenar todos os seus arquivos comuns. No entanto, como a maneira como as pessoas colaboraram mudou ao longo dos anos, os clientes solicitaram uma solução que promova uma forma mais ativa de colaboração. Portanto, preterimos as caixas de correio de sites e incentivamos você a migrar para grupos do Office 365 que fornecem uma experiência de colaboração muito mais rica.
Para obter mais informações sobre essa decisão, consulte substituição de caixas de correio do site.
Com os grupos do Office 365, você pode escolher um conjunto de pessoas com as quais deseja colaborar, além de configurar facilmente uma coleção de recursos para compartilhar com essas pessoas. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos, porque a adição de membros ao grupo dá, automaticamente, a eles as permissões de que precisam para as ferramentas que seu grupo oferece.
Os grupos do Office 365 vão além dos sites de correio da equipe oferecidos e incluem:
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Acesso de convidado – com as caixas de correio de sites, você não pode fornecer pessoas de fora do seu acesso à organização. Com os grupos, você pode oferecer aos convidados acesso a conversas por email, arquivos e até mesmo ao bloco de anotações compartilhado do OneNote.
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Caixa de entrada compartilhada – em que as conversas que você tem tradicional na caixa de correio ocorrem. Essa caixa de entrada compartilhada é totalmente pesquisável para que ele crie um arquivamento vivo das mensagens do grupo. O Newcomers para o grupo pode pesquisar ou rolar de volta pelo histórico para se familiarizar rapidamente com o que foi comunicado ao grupo anteriormente.
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Biblioteca de arquivos compartilhados: seu grupo tem uma biblioteca de arquivos do SharePoint, onde os usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo em que precisem trabalhar.
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Calendário compartilhado: seu grupo Obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que tenha se inscrito no grupo será automaticamente convidado para eventos postados no calendário para que esses eventos também possam aparecer em seus calendários do Office 365, se quiserem.
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Bloco de anotações do OneNote compartilhado-o grupo tem automaticamente um bloco de anotações compartilhado do OneNote onde os membros do grupo podem coletar e colaborar em informações. Muitos grupos usam o bloco de anotações para criar um wiki vivo com perguntas frequentes e outros recursos.
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O conteúdo é detectável-os grupos no Outlook são públicos dentro da sua organização por padrão, o que significa que é fácil para outras pessoas em sua organização descobrirem e ingressarem ou revisar os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo for mais confidencial, você poderá alternar o grupo para particular, que oculta o conteúdo de não membros e requer que o proprietário do grupo aprove todas as solicitações para ingressar.
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Criação de autoatendimento – os administradores não precisam ser travadodos por meio de solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar seus próprios grupos, conforme necessário. Se você quiser controlar quais usuários da sua organização podem criar grupos, consulte controlar quem pode criar grupos do Office 365.
Gerenciamento de diretório
Manter o diretório sob controle é uma preocupação de todos os administradores. Aqui estão algumas das ferramentas que os grupos do Office 365 oferecem para ajudar a facilitar isso:
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Políticas de nomenclatura – as políticas de nomenclatura permitem que você defina quais são e não são nomes aceitáveis para seus grupos. Isso impede que os usuários forneçam nomes obscenas ou proibidos a grupos. Além disso, você pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes dos grupos.
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Associação dinâmica – associação dinâmica permite que você defina a associação de grupo por regra, que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou função) no seu Active Directory.
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Associação de grupo oculto-se você tiver um motivo para que a lista de membros do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem alunos, você poderá ocultar a lista de membros de partes externas.
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Permissões de criação: pode haver algumas pessoas em sua organização que você não deseja que sejam capazes de criar novos grupos. Há várias técnicas para gerenciar permissões de criação em seu diretório.
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Logs de auditoria-você pode ter mais confiança para permitir que os usuários criem grupos e gerenciem associações a grupos, pois os logs de auditoria de grupos do Office 365 permitem rastrear quem criou ou excluiu um determinado grupo ou fez alterações na associação do grupo.
Gerenciamento de entrega
O gerenciamento de entregas oferece alguns métodos para manipular como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, há ferramentas para monitorar o fluxo dessas mensagens.
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Enviar como ou enviar em nome de-essas configurações permitem que os usuários especificados enviem emails como se estivessem de ou estão em nome do grupo.
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Restrições do remetente-essas configurações permitem que você controle quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir o envio de emails de terceiros, mas talvez você queira restringir isso somente a pessoas de fora específicas.
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Suporte a usuários externos – ao convidar convidados para seu grupo, você pode optar por incluí-los nas conversas de email do grupo.
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Regras de transporte-regras de transporte funcionam para grupos da mesma forma que no Exchange. As regras podem procurar por mensagens que atendam a condições específicas e podem então atuar nessas mensagens.
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Dicas de email – as mensagens de email são mensagens informativas exibidas para os usuários enquanto estão compondo uma mensagem. Elas podem ajudar a reduzir os NDRs avisando um usuário se a mensagem tiver probabilidade de acessar partes externas ou ultrapassar as cotas de mensagens.
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Vários endereços proxy-um grupo pode ter aliases como uma caixa de correio de usuário. Endereços de proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas a esses outros aliases ou para facilitar o contato com um grupo que tenha um nome longo ou difícil de ser digitado.
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Tamanho máximo de envio/recebimento-essas cotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo que recebe (ou enviando) mensagens extremamente grandes para melhor gerenciar o armazenamento e os requisitos de largura de banda.
Políticas de conteúdo
O Office 365 também oferece algumas ferramentas para gerenciar o tipo de conteúdo que é compartilhado em seu grupo.
Diretrizes de uso : você poderá definir diretrizes de uso para grupos do Office 365 – para informar seus usuários sobre as práticas recomendadas que ajudam a manter seus grupos efetivos e a instruí-los em políticas internas de conteúdo.
Classificação de dados : você poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos do Office 365 que permitem a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial corporativo" ou "segredo" superior "). Dessa forma, seus grupos podem apresentar as políticas de outros conteúdos em sua organização. A política extensível permite que sua organização configure um ponto de extremidade que é chamado sempre que um grupo é criado ou alterado, e você pode implementar suas próprias políticas para criação ou alteração de grupo.
Por que estamos realizando essa alteração?
As caixas de correio de sites encorajavam uma forma passiva de colaboração. Com a colaboração se tornando mais crítica para as equipes modernas, nossos clientes estão cada vez mais pedindo soluções que ofereçam uma experiência de colaboração mais ativa. Portanto, decidimos desativar as caixas de correio do site e promover o uso de grupos.
É fácil começar a usar os grupos e você pode estar em dia, em minutos.
Crie um site de equipe do SharePoint Online que vem com um grupo do Office 365 seguindo estas etapas:
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Vá para o SharePoint Online. Você pode acessar o portal do Office 365 em https://www.Office.com , clicando no inicializador de aplicativos no canto superior direito do seu navegador.
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Clique em + criar site na home page do SharePoint e escolha site de equipe
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Digite o novo nome do site de equipe e a descrição no painel que aparece. Preencha todos os outros campos necessários para sua organização e clique em Avançar.
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Adicione proprietários e membros ao site no painel a seguir e clique em concluir. Você pode optar por adicionar os mesmos membros que pertenciam ao site da equipe da experiência clássica.
O site de equipe do SharePoint Online recém-criado agora está pronto para ser usado. Consulte criar um site de equipe no SharePoint Online para obter mais detalhes.
Para acessar seus grupos, clique no inicializador de aplicativos e vá para o email. Você encontrará uma guia grupos em pastas e um grupo será criado para você com o mesmo nome que o nome do site no SharePoint. Esse grupo aloja a caixa de correio compartilhada na forma de espaço de conversa, a guia arquivos, que fornece uma visualização rápida da página documentos do site do SharePoint, um calendário de grupo e um bloco de anotações que também pode ser visualizado no site do SharePoint.
Agora você está pronto para usar o grupo.
E quanto às minhas caixas de correio de sites existentes?
Entendemos que alguns de vocês podem ter dados críticos em suas caixas de correio do site, que você precisará para a continuidade das suas operações. Suas caixas de correio de sites existentes continuarão a funcionar como antes do tempo.
E se eu estiver usando o Project online?
Se você for um cliente do Project online , não poderá se conectar ao site de equipe do SharePoint Online. No entanto, você pode continuar a usar o site da equipe de projeto da experiência clássica que continuará a funcionar, menos a capacidade de criar um novo site de correio da equipe. Se precisar de uma solução de endereçamento juntamente com o site, recomendamos que você crie um novo grupo do Office 365 e use-o para email. Consulte criar um grupo no Outlook para obter mais detalhes.
Estamos trabalhando em uma solução de longo prazo para notificá-lo quando houver uma solução.
O que vem a seguir?
Começamos a implantar ferramentas de administração de locatários para conectar sites de equipe do SharePoint existentes a novos grupos do Office 365. Para obter mais informações, consulte esta postagem.
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Este artigo foi atualizado pela última vez em 10 de julho de 2018 como resultado de seus comentários. Se você encontrar essas informações úteis e, especialmente se não tiver, use os controles de comentários abaixo para nos informar como podemos melhorar.
