Você já ouviu falar sobre os Grupos do Microsoft 365 e como usá-los Outlook, mas talvez não saiba como começar. Neste artigo, vamos passar por algumas etapas básicas sobre como você e sua equipe podem começar a usar os Grupos do Microsoft 365 no Outlook. Também vamos lhe dar alguns links para conteúdo mais aprofundado para quando você estiver pronto para fazer mais.

Se você não tiver certeza de quais grupos são, talvez você queira visitar Saiba mais sobre Microsoft 365 grupos primeiro.

Para obter o máximo dos Grupos do Microsoft 365 no Outlook, você precisa ter um plano do Microsoft 365 que oferece suporte Exchange online e SharePoint online, como Business Premium, E3 ou E5.

Observação: Para usar os Grupos do Microsoft 365 no Outlook no Windows você precisa estar usando Outlook no Modo Exchange Cache. Para obter mais informações sobre isso, consulte Ativar o modo Exchange Cache.

Selecione uma guia abaixo para encontrar mais informações sobre como começar com esse recurso.

A primeira coisa que você precisa fazer é criar seu grupo. Criar um grupo no Outlook é um processo muito simples. A versão curta da história é:

  1. Clique em Novo Grupo na seção grupos da Faixa de Opções. Se você estiver usando Outlook na Web em vez da versão da área de trabalho, poderá iniciar esse processo clicando na seta de soltar ao lado de Novo e selecionando Grupo.

    Página de informações do novo grupo no Outlook
  2. Dê um nome ao seu grupo.

  3. De definir a configuração de privacidade. Os grupos são Privados por padrão. Isso significa que eles só podem ser exibidos por membros do grupo e exigir a permissão de um proprietário do grupo para ingressar. Os grupos públicos podem ser exibidos e ingressados por qualquer pessoa em sua organização. Nenhuma configuração expõe seus grupos a pessoas de fora da organização, a menos que você os convide especificamente como convidados.

    Dica: Os grupos são Privados por padrão quando estão criando usando Outlook na Web. Nos próximos meses, eles serão Private por padrão quando criados usando qualquer um dos Outlook aplicativos.

  4. Decida se deseja que novos membros sigam o grupo (Opções avançadas). Os membros que seguem o grupo receberão cópias de cada mensagem de grupo em sua caixa de entrada pessoal. Os membros que estão apenas ingressadas terão que ir para a caixa de entrada compartilhada do grupo para participar de conversas em grupo.

Faça mais:

  • Para obter mais informações sobre como criar um grupo, consulte Create a group in Outlook.

  • Para obter mais informações sobre como ingressar em um grupo criado por outra pessoa, consulte Join a group in Outlook.

  • Para obter mais informações sobre como parar de receber mensagens de grupo em sua Caixa de Entrada ou para sair de um grupo completamente, consulte Deixar um grupo emOutlook .

Depois que seu grupo for criado, você poderá adicionar membros ao grupo. Para adicionar novos membros:

  1. Vá para seu grupo em Outlook encontrando-o no painel de navegação à esquerda. Ele deve estar abaixo de sua caixa de correio na seção Grupos.

  2. Depois de entrar no grupo, clique em Adicionar Membros na Faixa de Opções. Se você estiver usando Outlook na Web clique onde diz quantos membros seu grupo tem, perto da parte superior direita da janela, clique em Adicionar membros.

    Digite os nomes ou endereços de email das pessoas que você deseja adicionar ao grupo e clique em OK.
  3. Digite o nome ou o endereço de email de cada pessoa que você deseja adicionar no campo fornecido. Quando terminar, clique em OK e eles serão adicionados. Cada um deles receberá uma mensagem de email acolhendo-os ao grupo e dando a eles links convenientes para acessar o conteúdo do grupo.

    Dica: Se você quiser adicionar todos os membros de uma lista de distribuição existente, digite o nome da lista de distribuição e todos eles serão adicionados em uma etapa.

Faça mais:

  • Para obter mais informações sobre como convidar convidados de fora da sua empresa para seu grupo, consulte Acesso de convidados Microsoft 365 grupos.

  • Para obter mais informações sobre como adicionar ou remover membros do seu grupo, consulte Adicionar e remover membros do grupo Outlook.

As conversas nos grupos do Microsoft 365 Outlook ocorrem na caixa de entrada compartilhada do grupo. Os usuários podem ler e responder a mensagens, e os membros podem pesquisar ou rolar de volta facilmente pelo histórico de mensagens para obter informações sobre o que foi discutido anteriormente. A caixa de entrada compartilhada se parece muito com a caixa de entrada pessoal Outlook os usuários estão familiarizados. Cada conversa aparece separadamente na lista de mensagens à esquerda e clicar em uma a abrirá no painel de leitura. Se um usuário marcar uma mensagem ou uma conversa, como leitura, ela não afetará como as mensagens aparecem para outros membros do grupo, para que você não tenha que se preocupar que outros membros possam perder uma mensagem importante.

A caixa de entrada compartilhada para seu grupo Office 365 é onde as conversas ocorrem.

Dica: Uma alteração recente na maneira como as mensagens são exibidas e contadas,Outlook pode ter redefinido o número que você vê ao lado do nome do grupo no painel de navegação Outlook de navegação. Se você quiser redefinir esse número para zero, clique com o botão direito do mouse no grupo e selecione Marcar tudo como leitura.

Agora que você criou seu grupo, vamos iniciar uma nova conversa. Você pode postar uma nova mensagem abrindo a caixa de entrada compartilhada para o grupo e clicando em Nova Conversa na Faixa de Opções. Ou você pode simplesmente enviar um email para o alias do grupo. Todos os membros do grupo poderão ler a nova mensagem que você postou e todos os membros que seguirem o grupo receberão uma cópia da sua mensagem em sua caixa de entrada pessoal.

Faça mais:

Cada Grupo do Microsoft 365 obtém uma biblioteca de arquivos compartilhados onde você pode armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações ou qualquer tipo de arquivo.

Acesse a biblioteca de arquivos acessando seu grupo no Outlook (no painel de navegação esquerdo) e clique em Arquivos na Faixa de Opções. A biblioteca de arquivos será aberta em um navegador e a partir daqui você pode criar novos arquivos, carregar arquivos do seu computador e fazer qualquer outra coisa que uma biblioteca de documentos SharePoint pode fazer. Pense em que tipo de arquivos seria útil compartilhar com seu grupo e não se sinta limitado a Microsoft Office arquivos. Você também pode compartilhar PDFs, fotos ou qualquer outro tipo de arquivo que seu grupo ache útil.

Clique em Arquivos em seu grupo Office 365 para ver a lista de arquivos e pastas armazenadas em seu grupo

Para baixar ou excluir um arquivo, basta selecioná-lo e essas opções aparecerão na barra de ferramentas na parte superior.

Faça mais:

Cada Grupo do Microsoft 365 obtém seu próprio bloco de anotações compartilhado OneNote onde eles podem coletar ideias, colaborar e armazenar pesquisas.

Vá para seu grupo em Outlook encontrando-o no painel de navegação esquerdo ou noOutlook na Web indo para o painel Pessoas. Depois de chegar, clique em Bloco de Anotações na Faixa de Opções para abrir o bloco de anotações compartilhado do grupo.

Coletar e colaborar em anotações e ideias em seu bloco de anotações OneNote bloco de anotações compartilhado

A primeira vez que você abrir o bloco de anotações compartilhado do grupo, ele será aberto no navegador em OneNote para a Web. Você pode fazer edições lá, ou se tiver OneNote 2016 e preferir usar isso basta clicar em Editar no OneNote da Faixa de Opções. Depois de abri-lo OneNote o bloco de anotações será sincronizado com sua lista de blocos de anotações abertos e poderá acessá-lo diretamente de dentro OneNote sem precisar ir para o grupo primeiro.

Tente ir ao bloco de anotações OneNote grupo e pense no que pode ser útil para o grupo coletar ideias e colaborar. Por exemplo, você pode ter uma seção que você usa para coletar e comentar sobre o conteúdo da Web relevante para sua equipe.

Observação: Seu bloco de anotações de grupo também está disponível para você em seu smartphone ou tablet usando OneNote para iOS ou Android.

Faça mais:

As chances são boas de que seu grupo tenha eventos, reuniões, marcos ou outros itens que se beneficiariam de um calendário compartilhado. Cada Grupo do Microsoft 365 tem um calendário compartilhado no que todos os membros podem ver e contribuir.

Um calendário de grupo exibido na área Outlook área de trabalho

Trabalhar com o calendário do seu grupo não é diferente de trabalhar com seu calendário pessoal. Se você selecionar o botão calendário no painel de navegação, verá seu calendário pessoal, além dos calendários compartilhados de todos os grupos de que você é membro. Você pode verificar as caixas ao lado de cada calendário que deseja ver e exibi-las lado a lado ou sobrecarlorada.

Adicionar um item ao calendário compartilhado funciona da mesma forma que no calendário pessoal. Qualquer reunião que você adicionar ao calendário compartilhado também convidará os outros membros do grupo para esse evento, para que eles possam ter isso em seus próprios calendários. Os compromissos adicionados ao calendário de Grupo compartilhado não aparecem nos calendários pessoais de outros membros.

Agora que você já tem seu calendário compartilhado, tente adicionar quaisquer reuniões ou eventos futuros que seu grupo possa estar participando.

Faça mais:

  • Para obter mais informações sobre como usar o calendário compartilhado do seu grupo, consulte Agendar umareunião em um calendário de grupo em Outlook .

Então, agora que você tem seu grupo em execução, para onde você vai de lá?

Veja também

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Estamos ouvindo

Ben atualizou este artigo pela última vez em 25 de junho de 2021 como resultado de seus comentários. Se você achou útil e, especialmente se não o fez, clique nos controles de comentários abaixo e deixe alguns comentários construtivos para que possamos continuar a melhorá-lo. Obrigada!

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