Usar Microsoft Viva Insights no Outlook

As reuniões são vitais para uma colaboração saudável. Melhores práticas de reunião podem melhorar a produtividade, o compartilhamento de informações, a inovação, a tomada de decisões e as conexões entre os membros da equipe.

O insight Preparar para suas reuniões mostra uma lista de reuniões futuras que você organizou ou que você foi convidado para os próximos sete dias calendários (incluindo o dia atual). Esse insight ajuda você a decidir se cada reunião está pronta para ir. Selecione Preparar para suas reuniões para ver uma visão de cada uma de suas próximas reuniões. Selecione filtrar por Todas, Organizadas ou Reuniões Convidadas.

Veja o que você pode fazer com este insight:

• Exibir participantes: Descubra a porcentagem de convidados que aceitaram a reunião e o número de convidados. Selecione a seta para baixo para ver mais informações sobre esses participantes.

• Exibir conflitos: Obtenha uma lista de todas as outras reuniões que tenham um conflito com esta reunião.

• Responda (se você for um convidado): Responda Sim ou Não ao convite. Se você já respondeu, sua resposta será mostrada aqui. Se uma reunião for agendada fora do horário típico da reunião (quando você normalmente organiza e participa de reuniões durante e fora do dia de trabalho), ela será realçada com a opção de responder de acordo.

• Exibir anexos: Exiba o número de anexos relacionados a essa reunião, juntamente com seus títulos e local de armazenamento (online ou local). Se um anexo for armazenado online, exiba mais detalhes sobre ele ou abra-o.

• Exibir documentos relacionados: Exiba documentos que possam ajudá-lo a se preparar para a reunião.

• Determine se a reunião tem um link online (se você é o organizador): Se a reunião tiver um link online, você notará um Sim aqui. Se isso não o fizer, você notará um Não.

• Tempo de preparação do livro: Reserve 15 minutos ou 30 minutos de tempo de preparação antes da reunião. O tempo reservado aparece em seu calendário e faz referência à reunião, como "Tempo de preparação para [título da reunião]". Você também pode cancelar o tempo de preparação da reunião ou excluí-lo diretamente do calendário.

Aplica-se a: pessoas inscritas em um plano de serviço aplicável

Com o track email e as taxas de abertura de documentos, Viva Insights informa:

• Quantas pessoas abriram seu email.

• O tempo médio que as pessoas passavam lendo seu email.

• Quantos destinatários de email abriram um documento que você compartilhou no email como um link ou como anexo.

Obtenha informações de leitura sobre seus emails enviados:

1. Se o painel Viva Insights ainda não estiver aberto, selecione o ícone Viva Insights na faixa de opções do Outlook Home para abri-lo. Se você receber uma mensagem "Bem-vindo!", selecione Introdução.

2. Selecione uma destas opções:

   1. Taxa de abertura de email no contexto – mostra estatísticas de leitura para o email enviado que você abriu no Outlook no momento. Ele também fornece taxas abertas para documentos vinculados ou anexados armazenados em OneDrive for Business ou no SharePoint.

      Observação: Em casos raros, a taxa de abertura do documento pode ser maior do que a taxa de abertura de email. Isso pode acontecer quando os destinatários abrem o documento por meio de fontes diferentes do email em que ele foi compartilhado.

   2. Acompanhar as taxas de abertura de email – mostra estatísticas de leitura para todos os emails enviados.

Ambas as opções mostram a linha de assunto de email e um resumo da taxa aberta, a taxa aberta (às vezes expressa como percentual) e o número de encaminhamentos.

Pode ser fácil perder o controle das solicitações feitas por seus colegas. Ao extrair automaticamente seus acompanhamentos pendentes dos últimos 14 dias de comunicação por email, o acompanhamento do insight de solicitações pode ajudá-lo a marcar em solicitações feitas aos seus colegas, por exemplo:

• "Você pode me enviar o último relatório para este ano?"

• "Todos, conclua suas avaliações de desempenho até o final da semana."

• "Cancele meu RSVP para o almoço do Carrin Patman agendado para o início da próxima semana."

1. No painel Viva Insights suplemento, selecione Acompanhar suas solicitações.

2. Selecione uma destas opções:

• Acompanhamento, que abre uma nova mensagem no thread de email existente.

• Marque como feito, que se a tarefa já estiver concluída.

• Reticências (...) > Este não é um acompanhamento para remover isso da sua lista de acompanhamento. Marcar como Este não é um acompanhamento ajuda Viva Insights determinar o que é um acompanhamento no futuro.

O tempo de reserva para se concentrar pode ajudá-lo a proteger o tempo para o trabalho focado e também minimizar as notificações (e, portanto, distração) por chats e chamadas do Teams durante seu tempo de foco.

1. No painel de suplementos Viva Insights, selecione Tempo de reserva para se concentrar. Esse insight será exibido se o calendário tiver tempo disponível durante o horário de trabalho que não é bloqueado por reuniões ou compromissos.

2. Selecione:

   • O ícone de adição (+) ao lado de um bloco de foco que você deseja adicionar ao seu calendário.

   • O ícone de lápis para alterar o que seu bloco de foco mostra como em seu calendário. Digamos que você queira se concentrar em "Lançamento de vendas" por duas horas. Você alteraria o rótulo "Tempo de foco" para "Lançamento de vendas" e, em seguida, selecionaria o ícone de adição (+). Esta ação registra um compromisso de duas horas em seu calendário chamado "Lançamento de vendas".

   • Reserve tudo para agendar todo o tempo de foco disponível ao mesmo tempo, configurando-o com tempo protegido ao longo da semana. Use o insight Definir horas de almoço para definir suas preferências de hora de almoço. Viva Insights respeitará suas preferências quando agendar a hora de foco.

O catch-up de documentos mostra uma lista dos documentos compartilhados do OneDrive e do SharePoint no email que você ainda não abriu. Esta lista contém documentos dos últimos 14 dias.

1. No painel suplemento Viva Insights, selecione Atualizar documentos.

2. Selecione:

   • Abra email ou Abra uma reunião para abrir o email ou a reunião em que documentos não lidos foram compartilhados.

   • Reserve tempo para agendar a hora em seu calendário para examinar documentos não lidos.

Com base em seus padrões de colaboração, Adicionar pessoas importantes pode sugerir que você marque alguns de seus contatos como importantes. Depois de marcar esses contatos como importantes, Viva Insights lembre-o de concluir tarefas para eles e abrir emails não lidos deles.

1. No painel Viva Insights suplemento, selecione Adicionar pessoas importantes.

2. Selecione Marcar como importante para cada contato que você deseja priorizar.

Use Definir horários de almoço para proteger sua hora de almoço e personalizar seu Viva Insights para levar em conta seus horários de almoço preferidos.

Você pode definir o horário de almoço de duas maneiras: em Configurações ou usando o cartão definir horários de almoço:

Definir horários de almoço em Configurações 

1. No painel Viva Insights suplemento, Configurações (o ícone de engrenagem).

2. Em Definir horário de almoço, selecione a opção editar (lápis).

3. Altere os valores nos campos Iniciar hora de almoço e Fim da hora do almoço.

4. Selecione Atualizar.

Definir horários de almoço durante o horário de almoço definido cartão

1. No painel Viva Insights suplemento, selecione Definir horários de almoço.

2. Você notará o horário padrão do almoço. Selecione Confirmar para manter o que está aqui ou Alterar para editá-los.

3. Se você quiser bloquear o almoço em seu calendário todos os dias, selecione Adicionar um evento de calendário recorrentepara proteger desta vez.

4. Se você fez alterações, selecione Atualizar.

Use a visão Planejar seu tempo afastado para reduzir o estresse do planejamento para o próximo tempo longe do trabalho. Esta ferramenta de lista de verificação ajuda você:

• Resolva todas as suas reuniões em um só lugar com uma mensagem personalizada sobre sua folga agendada.

• Compõe sua autoria e notifique sua equipe sobre sua folga planejada.

• Agende o tempo de foco para encerrar tarefas antes de ir e para acompanhar o trabalho quando você voltar.

Planeje sua agenda com essas opções de uma só vez ou individualmente à medida que você se aproxima da data. Você também pode voltar a qualquer momento e alterar detalhes antes de ir. Viva Insights acompanhará seu progresso e atualizará quais ações são feitas.

1. No painel Viva Insights suplemento, vá para o Planejar seu tempo de distância cartão. 

2. Selecione Ajudar-me a planejar para obter uma lista de verificação que contenha as seguintes opções de planejamento:

   1. Selecione datas – configure um compromisso "Fora do Office" em seu calendário para as datas selecionadas:

      1. Selecione Datas de início e término para quando você estiver fora do escritório.

      2. Selecione Agendar.

   2. Defina respostas automáticas – componha e salve uma mensagem de resposta fora do escritório para as datas selecionadas:

      1. Em Compor ou editar mensagem, mantenha com o padrão ou edite sua resposta fora do escritório.

         Observação: Se você compôs uma mensagem para um período anterior fora do escritório, você observará a mensagem mais recente que usou como padrão no campo Compose ou editar mensagem.

      2. Selecione Enviar fora da minha organização para enviar a mesma mensagem para pessoas dentro e fora de sua organização.

         Dica: Se você quiser enviar uma mensagem de resposta automática diferente para pessoas fora de sua organização, poderá fazer isso por meio do Outlook: Configurações> Email> respostas automáticas.

      3. Selecione Salvar.

   3. Notificar colaboradores – notifique as pessoas com quem você trabalhou nas últimas quatro semanas sobre seu próximo tempo fora.  

      1. Se você quiser notificar os colaboradores por meio de um email, selecione Abrir novo rascunho de email, fazer alterações e Enviar.

      2. Se você quiser notificar os colaboradores por meio de um convite de reunião, selecione Abrir novo convite de reunião, fazer alterações e Enviar.

   4. Resolver reuniões – recusar ou cancelar reuniões que você organizou ou aceitou enquanto estiver fora.

      1. Recusar e cancelar reuniões com essa mensagem – Edite a mensagem que Viva Insights enviará para recusar ou cancelar convites de reunião.

      2. Selecione reuniões para recusar e cancelar – Selecione quais reuniões você deseja recusar ou cancelar ou use Selecionar todas para recusar ou cancelar todas as reuniões listadas. Quando terminar, selecione Confirmar. Você também pode selecionar Abrir ao lado de uma reunião para ver mais detalhes sobre ele.

   5. Tempo de reserva para se concentrar – Agende tempo para se concentrar em encerrar o trabalho antes de ir e, em seguida, em recuperar o atraso depois de voltar.

      1. Expanda Revisar slots abertos.

      2. Selecione o sinal de adição (+) ao lado dos slots de tempo de foco disponíveis que você deseja reservar.

      3. Selecione Concluído para adicioná-los ao seu calendário.

Como gerente, você pode usar o Catch up com seu insight de equipe para:

• Atue em tarefas que você prometeu fazer ou que os membros da equipe pediram que você concluísse.

• Examine emails e documentos importantes de membros da equipe que você ainda não leu.

Esse recurso só está disponível para usuários Viva Insights que têm relatórios diretos listados no Azure Active Directory. Se você for um gerente, mas não vir esse recurso, entre em contato com seu administrador do Microsoft 365.

No painel Viva Insights suplemento, selecione Atualizar com sua equipe para ver os membros da equipe que você precisa reconectar e ações que você pode tomar para fazê-lo.