Planejamento de projetos no Microsoft Whiteboard

O quadro de dados fornece um espaço para as equipes pensarem juntas, experimentarem ideias diferentes e fazerem o melhor plano.  O whiteboard é totalmente integrado às equipes da Microsoft, o que facilita o planejamento de projetos antes, durante e depois de uma reunião do Teams.

Confira estas dicas para aproveitar ao máximo o Quadro de Informações durante a próxima sessão de planejamento.

Preparar seu quadro de brancos com antecedência

Aqui estão algumas sugestões para preparar seu quadro de perguntas antes da reunião:

• Crie um novo quadro de texto na tela do seletor de quadros.
• No painel Criar, selecione Modelos De planejamento>de projeto.
• Escolha um modelo que melhor atenda às suas necessidades. Por exemplo, escolha o modelo de Stand-up Diário para acompanhar a carga de trabalho e as tarefas diárias. Ou escolha o pontapé inicial do projeto se você precisar definir as metas de longo prazo da sua equipe.
• Personalize o modelo para atender às suas necessidades. Por exemplo, você pode adicionar notas adicionais, alterar cores ou adicionar setas de destaque.
• Carregue imagens ou documentos relevantes como PDFs.
• Para saber mais, confira Recursos e funcionalidades do Whiteboard

Depois que seu quadro estiver pronto, você poderá enviar um link para sua equipe.

Assumir o controle da reunião

Depois que a reunião for iniciada, siga estas etapas para compartilhar seu conselho:

• Selecione o ícone Compartilhar na bandeja de compartilhamento da reunião.
• Na seçãoWhiteboard, selecione Microsoft Whiteboard.

A exibição do seletor de quadros será aberta. Você pode selecionar o quadro que você já preparou na lista ou iniciar um novo quadro.

Aqui estão alguns recursos adicionais do Whiteboard que você pode usar ao liderar a reunião:

• Direcione a atenção de sua equipe com a ferramenta de ponteiro laser.
• Use a ferramenta de realce ou formas de seta para chamar conceitos de chave.
• Adicione novas anotações pegajosas para acompanhar a discussão.

Manter sua equipe engajada

Lembre sua equipe de que eles podem usar as seguintes ferramentas para colaborar em tempo real:

• Adicione notas pegajosas para acompanhar novas ideias.
• Use reações de observação pegajosas, como marcas de seleção ou rostos sorridentes para votar em ideias.
• Desenhe no quadro ou anotações de manuscrito com a ferramenta de incrustação.
• Carregar imagens, incluindo imagens de estoque do Bing.

Cursores colaborativos facilitam o acompanhamento de quais participantes da reunião estão fazendo as alterações.

Coloque seu plano em ação

Aqui estão algumas sugestões para acompanhar após a reunião mantendo sua equipe informada:

• Envie uma mensagem aos participantes com o resultado e os acompanhamentos. Você também pode incluir um link para o quadro de caracteres.
• Lembre os participantes da reunião de que eles podem encontrar o quadro em seu seletor de conselho.
• Envie um snapshot do quadro de perguntas concluídos para qualquer um que tenha perdido a reunião. Selecione Exportar imagem no menu Configurações.
• Para saber mais, confira Continuar trabalhando em um quadro após uma reunião.

Executar sessões de planejamento regulares

Se você quiser configurar reuniões de planejamento regulares, faça o seguinte:

Criar um canal de planejamento no Teams e adicionar um quadro de dados

• Navegue até sua equipe no Teams, selecione o menu . . e adicione um canal. Seu nome deve ser o período que você está planejando (por exemplo, "Primeiro trimestre"). 
• No mesmo canal, selecione o botão + na parte superior, pesquise quadro de dados e selecione Salvar.
• O quadro de comunicações está anexado ao canal e você pode começar a planejar.
• Certifique-se de que sua equipe saiba sobre o canal e o quadro mencionando-os no Teams.

Concluir o processo de planejamento

• Exponha a estrutura do quadro com um modelo de planejamento de projeto ou crie a sua própria.
• Escreva instruções em um local claro no quadro para que os membros da equipe saibam como usá-lo.
• Algumas instruções podem incluir a especificação de certas cores para indicar em quais áreas certos recursos se enquadram ou quais reações representam a aceitação do recurso e assim por diante.
• Instrua os membros da equipe a preencher os itens da lista de pendências no quadro em notas adesivas codificadas por cores. 
• Durante as reuniões relacionadas ao planejamento, use o quadro para mover itens na lista de pendências e facilitar as conversas relacionadas.
• Depois que um plano for definido, migre-o para o sistema de gerenciamento de projetos.