Quando utilizar a família de produtos do Office, deve utilizar o Excel ou o Access para gerir os seus dados de tabela? Um artigo complementar, Utilizar o Access ou o Excel para gerir os seus dados, aborda as vantagens de cada produto e o que trazem em tabela. Mas porquê escolher entre um ou outro? Se armazenar os seus dados no Access e ligar aos mesmos a partir do Excel, obtém as vantagens de ambas. Eis dez razões pelas quais a utilização conjunta do Excel e do Access faz muito sentido.
Razão 1: o Access foi concebido para todos os tipos de utilizadores
Apesar de o Excel não ser uma base de dados, é muito utilizado para armazenar dados e é frequentemente utilizado para resolver problemas simples de bases de dados. No entanto, o Excel é uma base de dados de ficheiros simples e não uma base de dados relacional. Quando as tabelas simples precisam de evoluir para múltiplas tabelas de dados relacionados, o Access é a primeira escolha para os técnicos de informação criarem rapidamente uma aplicação de base de dados. O Access sempre foi um excelente "ponto de chegada de dados" para recolher e consolidar dados dispersos em toda a empresa, muitos dos quais se encontram dentro de livros do Excel. Assim que os seus dados estiverem no Access, pode adicionar mais tabelas e associá-las, criar consultas (ou vistas dos seus dados), estruturar os dados e definir tipos de dados para ajudar a garantir a integridade dos dados, partilhar e atualizar dados entre muitos utilizadores e criar relatórios e formulários eficientes.
Ao contrário do esquema de folha de cálculo simples do Excel, o Access está organizado de forma diferente, com vários objetos interligados que podem parecer assustadores à primeira vista. No entanto, não tem de ser um especialista para utilizar o Access. O Access foi concebido para todos os tipos de utilizadores e pode levá-lo apenas até onde precisar.
Descascar Acesse uma camada de cada vez.
1. Utilize o Access de três formas: como utilizador ocasional, utilizador avançado ou programador.
2. As tabelas, consultas, formulários e relatórios baseiam-se uns nos outros e constituem o coração de uma aplicação de base de dados.
3. Usuários ocasionais têm assistentes, construtores de propriedades, a interface de usuário Office Fluent e recursos semelhantes ao Excel para fazer um trabalho rapidamente.
4. Os utilizadores avançados têm macros, o painel de propriedades, expressões e ferramentas de estrutura de bases de dados para se aprofundarem e serem mais produtivos.
5. Os programadores podem trabalhar com módulos e desenvolver código VBA para criar soluções de base de dados personalizadas e implementar aplicações de tempo de execução.
Razão 2: copiar uma folha de cálculo do Excel para uma folha de dados do Access
Uma boa forma de começar é copiar os dados do Excel para o Access. Pode criar uma tabela do Access e apresentá-la na vista de folha de dados, que é muito semelhante a uma folha de cálculo do Excel. Pode executar tarefas comuns de criação de tabelas, tais como definir um tipo de dados, um nome de campo ou um novo campo, diretamente na vista de folha de dados. Por exemplo, se introduzir uma data num campo em branco, o Access define o tipo de dados Data/Hora para esse campo. Se introduzir texto, como um nome, o Access irá aplicar o tipo de dados Texto ao campo. Se quiser mover um campo, basta clicar e arrastá-lo.
Quando copia dados do Excel e os cola no Access, nem precisa de criar primeiro uma tabela ou de abrir uma tabela na vista de folha de dados. O Access pergunta-lhe automaticamente se os seus dados têm cabeçalhos, dá sugestões sobre como utilizar o tipo de dados correto e cria uma tabela do Access. Não poderia ser mais simples.
Para obter mais informações, consulte Abrir uma folha de dados em branco.
Razão 3: partilhar dados através da ligação a uma folha de cálculo do Excel a partir do Access
Uma das formas mais fáceis de obter as vantagens do Excel e do Access é ligar uma folha de cálculo do Excel a uma tabela do Access. Utilize uma ligação do Access quando planear manter os dados no Excel, mas também tire partido regularmente de algumas das muitas funcionalidades do Access, como relatórios e consultas. Os dados são ligados a partir do Access e não do Excel.
O Access suporta duas formas fundamentalmente diferentes de criar tabelas de base de dados. Os utilizadores podem criar novas tabelas nativas para armazenar os dados numa base de dados do Access ou podem criar ligações para dados existentes fora da base de dados do Access. Os dados nas tabelas ligadas aparecem e comportam-se de várias formas, tal como as tabelas nativas. O Assistente do Gestor de Tabelas Ligadas ajuda-o a controlar, localizar e atualizar a folha de cálculo do Excel ou outra origem de dados caso esta seja movida e a ligação se rompa.
Quando liga a uma folha de cálculo do Excel ou a um intervalo com nome, o Access cria uma nova tabela ligada aos dados do Excel. Se pretender adicionar, editar ou eliminar dados, efetue as alterações no Excel e atualize (ou volte a consultar) os dados na tabela do Access. Contudo, não poderá editar o conteúdo da tabela no Access. Com os seus dados ligados ao Excel, pode criar relatórios, consultas e formulários só de leitura no Access.
Para obter mais informações, consulte Importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.
Razão 4: mover dados importando dados do Excel para o Access
Se decidir cortar o cabo de dados, pode mover os dados para o Excel ao importá-los para o Access. Tenha em atenção que a palavra importar tem dois significados diferentes entre Excel e Access. No Excel, ao importar (ou ligar), estabelece uma ligação permanente a dados que podem ser atualizados. No Access, ao importar, levará os dados para o Access uma vez, mas sem uma ligação de dados permanente. Quando importa dados, o Access armazena os dados numa tabela nova ou existente sem alterar os dados no Excel. No Access, pode importar uma ou todas as folhas de cálculo de um livro do Excel numa única operação.
O Assistente de Importação orienta-o pelos passos de importação e ajuda-o a tomar decisões importantes sobre se pretende alterar os tipos de dados e adicionar cabeçalhos. Se ocorrerem erros ao importar os dados, o Access alerta-o e guarda os erros numa tabela para que possa localizá-los e corrigi-los rapidamente. Por exemplo, pode existir um código postal alfanumérico enterrado no fundo de uma coluna que pensava ser toda numérica ou ter sido detetado um ID duplicado num campo de chave primária. Pode fazer as alterações no livro do Excel e importar novamente os dados ou fazer as alterações na nova tabela do Access. Quando concluir a operação, pode guardar os passos que utilizou e até criar uma tarefa do Outlook para o lembrar quando deve efetuar a operação de importação regularmente.
Assim que os dados são importados, estes passam a ser nativos do Access e pode utilizar folhas de dados e formulários para adicionar, editar e eliminar os dados. Depois de importar os dados, pode decidir se pretende eliminar os dados do Excel. Normalmente, convém ter apenas uma localização para atualizar os dados.
Nota
Importar dados do Excel para o Access não importa fórmulas, apenas os resultados dessas fórmulas.
Para obter mais informações, consulte:
- Importar ou ligar a dados num livro do Excel
- Guardar os detalhes de uma operação de importação ou de exportação como uma especificação
- Agendar uma operação de importação ou exportação
- Executar uma operação de importação ou de exportação guardada
- Gerir tarefas de dados
Razão 5: ligar a dados do Access a partir do Excel
Também pode voltar a ligar os dados do Access ao Excel. Para o fazer, crie uma ligação no Excel, geralmente armazenada num ficheiro de Ligação de Dados do Office (.odc), à base de dados do Access e obtenha todos os dados de uma tabela ou consulta. Depois de se ligar aos dados, também pode atualizar automaticamente os seus livros do Excel a partir da base de dados do Access original sempre que a base de dados for atualizada com novas informações.
Para obter mais informações, consulte:
Razão 6: utilizar relatórios do Access com dados do Excel
Assim que os seus dados estiverem no Access, pode tirar partido da fantástica variedade de ferramentas de personalização e criação de relatórios. Quer criar um relatório com apenas alguns cliques? Utilizar o Assistente de Relatórios. Quer estruturar e modificar o esquema do relatório em tempo real com dados dinâmicos, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações à medida que o cria? Utilize a Vista de Esquema. Quer interagir com o relatório para pesquisar, filtrar e ordenar dados dinâmicos? Utilizar a Vista de Relatório. Quer adicionar botões de comando, números de página, imagens, hiperligações e estilos de aspeto profissional? Utilize as várias galerias e assistentes de controlo nos grupos Controlos e Esquema no separador Estrutura do Friso. Ao utilizar o Access, pode criar facilmente relatórios simples, relatórios de grupo e de resumo, etiquetas de correio, relatórios gráficos e sub-relatórios.
Quando o relatório estiver criado, utilize o Access para distribuí-lo eletronicamente. Por exemplo, pode enviar um relatório através de uma mensagem de e-mail ou guardar o relatório em diferentes formatos, como um instantâneo do Access ou um ficheiro PDF, para adicioná-lo a uma página Web ou site do SharePoint.
Para obter mais informações, consulte:
- Guia para a criação de relatórios
- Criar um relatório simples
- Modificar um relatório
- Criar um relatório agrupado ou de resumo
Razão 7: utilizar formulários do Access com dados do Excel
Assim que os seus dados estiverem no Access, pode tirar partido de várias ferramentas de personalização e criação de formulários. Quer criar um formulário com apenas alguns cliques? Utilizar o Assistente de Formulários. Pretende estruturar e modificar o esquema do formulário em tempo real com dados dinâmicos, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações à medida que o cria? Utilize a Vista de Esquema. Quer adicionar botões de comando, caixas de listagem, caixas de combinação, grupos de opções, imagens, máscaras de introdução, gráficos, hiperligações e estilos de aspeto profissional? Utilize as várias galerias e assistentes de controlo nos grupos Controlos e Esquema no separador Estrutura do Friso. Com o Access, pode criar facilmente formulários simples, formulários com separadores, formulários contínuos, formulários pop-up, caixas de diálogo modais e subformulários.
No Access, pode criar facilmente um formulário dividido, que apresenta uma vista de folha de dados e de formulário sincronizadas, para que possa tirar o melhor de ambas. Depois de criar um formulário profissional, é fácil deslocar, filtrar e até procurar os dados atrás do formulário ao utilizar os botões de navegação padrão e a caixa de pesquisa na parte inferior do formulário.
Para obter mais informações, consulte:
- Criar um formulário com a ferramenta Formulário
- Criar um formulário dividido
- Criar uma lista de escolhas através de uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação
- Permitir que os utilizadores localizem registos através da selecção de um valor na lista
- Obter informações sobre como localizar registos
Razão 8: filtrar, ordenar e consultar no Access é como no Excel
Seja qual for o produto utilizado, filtra dados para trabalhar com um subconjunto de dados e ordena os dados da forma que pretende. No Access, os utilizadores do Excel podem filtrar e ordenar dados numa vista de folha de dados sem terem de reaprender uma interface de utilizador completamente nova. Os ícones, menus de comandos, comandos, critérios e caixas de diálogo são muito semelhantes, quer esteja a trabalhar com texto, números, datas ou espaços em branco. Pode, inclusivamente, guardar os filtros e ordenações juntamente com a vista Folha de Dados.
Pode criar uma consulta no Access e nem sequer sabe o que significa SQL. Quatro assistentes de consultas ajudam-no a criar consultas simples, localizar duplicados, localizar registos sem correspondência e criar consultas cruzadas. Nem sequer tem de criar uma consulta; Basta filtrar e ordenar os dados do modo que pretende e são guardados com uma folha de dados.
Para obter mais informações, consulte:
- Ordenar registos em valores de texto, numéricos ou datas
- Aplicar um filtro para ver registos selecionados numa base de dados do Access
- Introdução às consultas
Razão 9: Fazer uma Impressão em Série ou criar etiquetas
Agora que sua família cresceu, sua lista de cartões de férias de repente ficou maior e você precisa acompanhar muito mais aniversários e aniversários. Não há problema. Pode utilizar uma tabela ou consulta do Access como uma origem de dados de impressão em série e criar uma operação de impressão em série com o Assistente de Impressão em Série do Word para cartas, cartões, mensagens de e-mail e envelopes. Se apenas precisar de criar etiquetas de correio, utilize o Assistente de Etiquetas no Access para criar e imprimir as etiquetas a partir de um relatório que criar. Pode até adicionar automaticamente um código de barras correspondente ao endereço de cada cliente.
Para obter mais informações, consulte:
- Utilizar uma tabela ou consulta como uma origem de dados de impressão em série
- Criar etiquetas de correio no Access
Razão 10: combinar o Excel e o Access com tecnologias do SharePoint
Tanto o Access como o Excel fornecem comandos para ligar a dados em listas do SharePoint. O Excel fornece uma ligação só de leitura (unidirecional) para listas do SharePoint ligadas; enquanto o Access lhe permite ler e escrever dados (bidirecionais) em listas do SharePoint ligadas. As listas do Access e do SharePoint funcionam muito bem em conjunto. Os tipos de dados do Access e do SharePoint, como rich text, anexo apenas (para suportar o controlo do histórico de revisões num campo de memorando), anexos, Numeração Automática, pesquisas e campos de valores múltiplos, permitem uma integração simples e poucas ou nenhumas inconsistências de dados.
Depois de ligar os seus dados da lista do SharePoint a uma base de dados do Access, pode mesmo colocar os dados da lista do SharePoint offline numa base de dados local do Access, trabalhar com os dados localmente e, em seguida, voltar a ligar ao site do SharePoint para carregar as alterações. Quaisquer alterações de dados conflitantes feitas por outros usuários serão tratadas por um assistente de resolução de conflitos. Os formulários e relatórios que criou no Access são baseados nos mesmos dados, mas ligados a listas do SharePoint.
O Excel fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.
1. Importar uma vez dados da folha de cálculo do Excel para uma lista do SharePoint ou exportar dados da folha de cálculo do Excel para uma lista do SharePoint para criar uma ligação de dados unidirecional e permanente.
2. Utilize a ligação de dados unidirecional permanente para atualizar os dados numa folha de cálculo do Excel a partir da lista do SharePoint.
3. Publicar livros do Excel no Serviços do Excel e apresentar e interagir com dados ao utilizar a Peça Web Excel Web Access numa Página de Peças Web.
4. Importe (ligue) dados para um livro do Excel a partir de servidores OLAP, bases de dados SQL Server e Access e ficheiros simples.
O Access fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.
1. Efetue uma importação ou exportação única de dados entre vistas do Access e uma lista do SharePoint.
2. Ligue dados entre tabelas do Access e uma lista do SharePoint ao criar uma ligação bidirecional permanente. (Os dados de lista atualizados podem ser vistos numa tabela do Access; os dados atualizados da tabela do Access podem ser vistos numa lista.)
3. Coloque os dados da lista offline, atualize no Access, coloque novamente online, sincronize as atualizações e resolva conflitos.
4. Apresentar e editar dados de lista nas vistas de folha de dados, formulário e relatório do Access.
Para obter mais informações, consulte:
- Importar ou ligar a dados numa lista do SharePoint
- Exportar uma tabela do Excel para uma lista do SharePoint
Passos seguintes: tornar-se um utilizador avançado do Access
Pode criar aplicações de bases de dados de ambiente de trabalho bastante sofisticadas sem nunca ter escrito uma linha de código VBA. Cada objeto do Access tem um extenso conjunto de propriedades e eventos, facilmente acessíveis a partir de uma folha de propriedades para o ajudar a personalizar a sua solução. Cada objeto tem designers detalhados que revelam todos os recursos disponíveis para você. Estão disponíveis modelos de base de dados adicionais no Office Online. Os modelos de campo e de tabela ajudam-no a criar e personalizar novas tabelas rapidamente. Pode estruturar uma nova base de dados de raiz com as ferramentas incorporadas de estrutura de bases de dados.
As macros do Access utilizam um ambiente declarativo que não necessita de escrever qualquer código VBA, pelo que não precisa de ser programador. Cada ação de macro executa uma tarefa, como abrir um formulário, executar uma consulta, localizar registos ou apresentar uma mensagem. Pode incorporar macros em qualquer eventualidade de um relatório, formulário ou controlo. A maioria das macros tem argumentos e pode adicionar lógica condicional às mesmas para que façam com que façam o que pretende. Pode até definir variáveis e verificar erros novamente sem escrever código VBA.
Crie um protótipo e execute-o pelo departamento de TI. Crie uma solução para sua equipe quando eles precisarem o mais rápido possível, e faça isso em um cordão de sapatos com uma equipe básica. Controle os ingressos vendidos para uma festa da empresa, acompanhe a vida útil dos materiais de fabricação ou imprima etiquetas de aceitação de peças. Controle tarefas, problemas e materiais a entregar em projetos de equipa. Crie uma base de dados de vendas em curso para monitorizar as vendas potenciais num pequeno grupo de profissionais de vendas.