Arquivo: filtrar uma vista de lista no SharePoint

Os filtros reduzem a quantidade de dados devolvidos ao selecionar os itens com base em operações (como maior ou menor que) e dados correspondentes. Quando cria uma vista filtrada, a sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir o maior conjunto de dados. Por exemplo, filtrar num campo de data ou estado pode muitas vezes reduzir consideravelmente um conjunto de dados. Se tiver 15 000 itens, é revolutor o primeiro índice com menos de 5000 itens. Se o seu conjunto de dados não tiver mais de 5 000 itens, continua a ser uma boa prática.

SharePoint a primeira coluna indexada numa consulta e, em seguida, utiliza as restantes colunas para selecionar os seus dados. As outras colunas que especificar no filtro de vista podem ou não ser indexadas. A vista não utiliza esses índices, mesmo que o resultado da vista filtrada devolva um número inferior ao Limiar da Vista de Lista.

Por exemplo, tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Desde que haja menos de 5 000 itens "vermelhos" na lista, a consulta é bem-sucedida numa lista grande. No entanto, se tiver um tamanho de consulta = grande OU cor = vermelho, embora a base de dados possa encontrar todos os itens vermelhos, tem de analisar a lista completa para encontrar todos os itens grandes. Se foram devolvidos mais de 5 000 itens, a consulta é reestaurada.

Se utilizar duas ou mais colunas na expressão do filtro, o índice ou índices determinantes deverão utilizar um operador E. Por exemplo, se quiser devolver Cães de uma lista grande de animais. Tem uma coluna nãondexada denominada Espécie, onde tem o Cão como valor. Se apenas consulta para Espécie = Cão, a sua consulta será limite. No entanto, se tiver uma coluna indexada denominada Turma, a sua consulta torna-se Classe = Mamíferos E Espécie = Cão. Também pode procurar gatos e cães com a consulta Class = Mammals AND (Espécie = CÃO OU Espécie = Gatos). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra para Cães e Gatos.

Se as colunas que irá utilizar para filtrar não têm índices, é relemável que comece por criar índices. Para mais informações, consulte Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Depois de indexar uma coluna, pode adicioná-la quando criar ou modificar uma vista e, em seguida, usá-la para filtrar a vista. Antes de criar uma vista, poderá querer adicionar mais colunas à lista para permitir maior flexibilidade para ordenar, agrupar e filtrar. Para ordenar e filtrar, pode escolher colunas que estão no conjunto de dados, mas não apresentadas.

Criar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

Dependendo da sua versão, eis um dos seguintes procedimentos:

• EmSharePoint, faça o seguinte:

1. Clique no título da coluna pela onde pretende filtrar e selecionar Filtrar nas opções do menu.
   
   

2. No painel de filtros que é aberto no lado direito da página, escolha os valores das colunas pelos quais pretende filtrar a lista. Quando terminar, clique no botão Aplicar.
   
   
   
   Agora deve reparar que o cabeçalho da coluna tem um ícone de filtro junto ao mesmo para indicar que a lista está a ser filtrada por valores na coluna.
   
   
   
   Se quiser saber mais sobre o painel filtros e como filtrar por valores armazenados em várias colunas diferentes, leia O que é o painel de filtros de lista e de biblioteca?

3. Veja o menu de vistas no canto superior direito da sua lista ou biblioteca. Deverá reparar no nome da vista atual, com um asterisco (*) junto à mesma. Isto indica que a vista não está a ser vista. Para criar uma nova vista, selecione o nome da vista atual e, em seguida, selecione Guardar vista como a partir das opções do menu.
   
   

4. Na caixa "Guardar Como" que é exibida, escreva um novo nome para a sua vista. (Se quiser que todos consigam ver a sua vista, deixe a caixa de verificação "Tornar isto numa vista pública" marcada. Se quiser tornar esta vista privada, de modo a ser a única pessoa a poder vê-la, desloque a caixa de verificação.) Clique no botão Guardar para criar a nova vista.
   
   
   
   Agora deverá ver uma vista filtrada da sua lista ou biblioteca.

   Nota: É possível filtrar a sua lista ou biblioteca sem a guardar como uma vista. 

• No SharePoint 2016, 2013, 2010 ou SharePoint Clássica, faça o seguinte.

1. Clique no separador Lista ou Biblioteca e, em seguida, clique em Criar Vista.
   
   

2. Na página Tipo de Vista, clique na vista que pretende utilizar. Se não tiver a certeza, selecionar Vista Padrão.

   

3. Escreva um Nome da Vista.

   

4. Edite o endereço Web da vista ou aceite a predefinição. Pode voltar e alterar isto mais tarde.

5. Na secção Filtro, clique em Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro e, em seguida, escolha como pretende filtrar os itens com base numa das colunas indexadas.

   Por exemplo, para criar uma vista que mostra apenas os itens alterados hoje, selecionar a coluna Modificado (Indexado) e a condição é igual a e, em seguida, escreva [Hoje].

   

   Nota: Se não vir quaisquer colunas que incedam (Indexado) após o nome, não tem quaisquer colunas indexadas disponíveis para essa lista ou biblioteca. Primeiro tem de Criar um índice simples ou composto.

6. Para limitar o número de itens apresentados em cada página, desloco até Limite de Itens e defina o valor de Número de itens a apresentar. Quando cria uma vista, o número predefinido de itens a apresentar é 30.

   

7. Pode escolher duas opções ao definir um limite de item numa página:

   • Apresentar itens em lotes do tamanho especificado, o que cria uma apresentação dos dados por página que é útil quando procura itens de uma forma não interativa.

     Quando houver mais itens do que a definição de limite, a apresentação será apresentada por páginas.

     

   • Limitar o número total de itens devolvidos à quantidade especificada cria um limite restrito que poderá ou não devolver todos os resultados da operação de filtragem. Isto pode ser útil ao testar a vista, ao criar um protótipo ou apenas pretende obter os valores mais altos numa vista.

8. Em Estilo, pode selecionar Painel de Pré-visualização para ver todas as informações dos itens na sua lista num formato de painel vertical. O painel de pré-visualização é um dos Estilos de Vista que pode selecionar em Estilo ao editar ou criar uma vista.

   

   Pode navegar mais rapidamente pelos dados ao pairar sobre o título do item numa região de deslocamento no lado esquerdo da página, para ver todos os valores da coluna do item atual listados verticalmente no lado direito da página. São apresentados menos dados iniciais e isto ajuda a apresentar a vista mais rapidamente. Este estilo também é muito útil quando a lista é larga ou tem muitas colunas e é necessário o deslocamento horizontal para ver os dados.

   

9. Clique em OK.

Pode fazer mais com uma vista, mas isto é o suficiente para ver os dados que excederam o Limiar da Vista de Lista se estiver bloqueado. Também pode ordenar ou agrupar por, definir totais, expandir pastas e otimizar a visualização da vista com um dispositivo móvel.

Modificar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

EmSharePoint, faça o seguinte:

1. Faça uma alteração adicional à sua vista, como ordenar, agrupar ou adicionar filtros adicionais.

2. Seguindo as instruções nos passos 3 e 4 acima, mas, desta vez, não altere o nome da vista. Clique no botão Guardar. Esta ação irá sobrescrever a vista existente.
   
   Se quiser ter um maior controlo sobre a sua vista, pode fazê-lo ao modificar a sua vista através do editor de vista clássica. Para o fazer, selecione o nome da sua vista atual no menu Ver e selecione Editar vista atual a partir das opções do menu e, em seguida, siga as instruções listadas acima para a experiência do SharePoint Clássico.
   
   

No SharePoint 2016, 2013, 2010 ou SharePoint Clássica, faça o seguinte:

1. Clique no separador Listaou Biblioteca, selecione a vista em Vista Atual e,em seguida, clique em Modificar Vista.
   
   

2. Desloco-se para baixo até à secção Vistas e, em seguida, clique numa vista.

3. Em seguida, pode alterar as definições conforme indicado nos passos 5 a 9 no procedimento Criar uma vista acima.

4. Clique em OK.

Para uma vista filtrar rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro tem de estar indexada. As outras colunas que especificar no filtro da vista podem ou não estar indexadas, mas a vista não utiliza esses índices. A primeira coluna do filtro deverá devolver menos itens do que o Limiar de Vista de Lista.

Se a primeira coluna do filtro devolver mais itens do que o Limiar de Vista de Lista, pode utilizar um filtro com duas ou mais colunas. Quando definir uma vista filtrada que utilize duas ou mais colunas, utilize um operador E para limitar o número total de itens devolvidos. No entanto, mesmo neste caso, ainda tem de especificar como a primeira coluna no filtro, a coluna que provavelmente devolverá a menor quantidade de dados. Utilizar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens devolvidos e não será eficaz nestas circunstâncias.

Para mais informações sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Existem duas palavras-chave que pode utilizar para filtrar com base no dia atual [Hoje] ou o utilizador atual [Eu]. Estas são dinâmicas, uma vez que são alteradas com o utilizador ou com a data.

Utilizar [Eu] pode ser útil quando apenas quer ver os seus documentos numa biblioteca grande. [Eu] opera em colunas baseadas em pessoas, como Criado por ou Modificado por. Por exemplo, para ver todos os documentos que criou, defina um filtro com a coluna Criado por igual a [Eu]. Se for um editor e quiser ver os últimos ficheiros em que estava a trabalhar, defina um filtro na coluna Modificado por igual a [Eu]. Para ver ambos, crie dois filtros ligados por Ou.

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas baseadas em datas. Pode utilizar matemática para obter intervalos que mudam com a data atual. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, pode criar um filtro na coluna Data que seja maior ou igual a [Hoje] - 30. Para não conta o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor do que [Hoje] e ligue-os com E.

Pode filtrar uma lista do SharePoint que tenha uma coluna de metadados. 

Adicionar uma coluna de metadados à sua lista

Vá para a sua lista e selecione +Adicionar coluna.

Selecione Mais... o botão de opção Metadados Geridos e, em seguida, selecione OK.

Em alternativa, após criar uma coluna Metadados Geridos e adicionar itens à sua lista, pode aplicar etiquetas de metadados ao clicar no ícone etiqueta no painel editar item de lista.

Aplicar etiquetas de metadados no painel de vista de árvore.

Filtrar por etiquetas de Metadados Geridos

1. Selecione o ícone de para aceder ao painel de filtros.

   

   Nota: Pode selecionar a opção Vista de Árvore a partir da lista de listas listas na parte superior do painel, que fornece uma vista hierárquica dos termos associados à coluna selecionada.

2. Selecione as etiquetas de metadados que pretende filtrar.

   

3. Em alternativa, se tiver pelo menos 5 valores definidos na coluna Metadados Geridos, selecione a ligação Ver Tudo para ver o painel de filtro.

   

4. Verifique as etiquetas de metadados que pretende filtrar e selecione Aplicar.

Seguem-se algumas sugestões para vistas típicas que funcionam bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:	Indexe o:	Por exemplo:
Itens alterados recentemente	Coluna Modificado	Para ver apenas os itens que foram alterados na semana passada, aplique o filtro Modificadoé maiorque[Hoje]-7.
Novos itens	Coluna Criado	Para criar uma vista com apenas os itens que foram adicionados na semana passada, aplique o filtro Criado é maior que[Hoje]-7.
Os meus itens	Coluna Criado Por	Para criar uma vista que resida apenas os itens que adicionou, aplique o filtro Criado Por é igual a [Eu].
Itens com data de vencimento para hoje	Coluna Data de Vencimento (criada pelo Adriana numa lista ou biblioteca)	Para criar uma vista que inscreva apenas os itens com uma data de vencimento de hoje, aplique o filtro Datapara Fiméiguala [Hoje].
Atualizações da placa de debate	Coluna Última Atualização	Para criar uma vista que recorre apenas aos debates atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior do que [Hoje]-30.
Arquive ficheiros numa biblioteca de documentos	Data de Modificação	Para criar uma vista de documentos que não foram alterados desde o ano de 2016 (que pretende arquivar), aplique o filtro Data de Modificação é menor que 31 de dezembro de 2016.
Encontrar um subconjunto de dados financeiros	Região, Ano (como dois índices simples)	Para criar uma vista de dados financeiros para a região Nordeste em 2015, aplique o filtro Região é igual a "NE" E Ano é igual a 2015 porque é provável que a coluna Região tenha menos valores do que a coluna Ano.
Metadados	Coluna Metadados Geridos	Para criar uma vista de metadados geridos, aplique um filtro com base nas etiquetas de metadados definidas no painel de filtrosde lista e biblioteca. Para obter informações, consulte O que é o painel de filtros de lista e biblioteca?

Tipos de Coluna Suportados Uma linha de texto Escolha (valor único) Número Moeda Data e Hora Pessoa ou Grupo (valor único) Metadados Geridos Sim/Não Procurar

Tipos de Coluna Não Suportados Várias linhas de texto Escolha (múltiplos valores) Calculado Hiperligações ou Imagem Colunas Personalizadas Pessoa ou Grupo (múltiplos valores) Dados externos