========NOTAS DE EM FORMAÇÃO PARA SELF=======

Este artigo, no formulário representado abaixo destas notas, melhor na Web (51%) do que no Visualista de Ajuda (37%). No entanto, de uma forma geral, não estava a ter um bom desempenho. 

Um comentário de utilizador sobre o artigo indica que "O painel de filtro e a filtragem de vistas são funções muito diferentes, que neste site de suporte são constantemente confundidas e baralhadas, desperdiçando muito tempo com os utilizadores". Acho que este comentário está correto e o primeiro procedimento neste artigo, abaixo do subcabeço "Criar uma vista", é o que está a ser feito. Descreve a filtragem de uma coluna no SPO e não a criação de uma vista filtrada. Vou alterar este assíncrono como um teste A/B assíncrono para ver se melhora as coisas. Estou a manter estes conteúdos originais (abaixo destas notas) para o caso de estar errado, para que possa restaurar alguns ou todos estes conteúdos originais conforme necessário. 

Também estou a introduzir conteúdo condicional porque mais de 40% dos PVs deste artigo vêm no Visualizador de Ajuda e os conteúdos longos neste artigo não são muito adequados para ler no HV, daí a razão pela qual a classificação é inferior nesse contexto. 

======FIM DE NOTAS========

A filtragem reduz o número de itens apresentados numa vista para ver apenas os dados que pretende. Um filtro seleciona itens que correspondam a critérios específicos, como localização, tipo de item ou intervalo de preços. A utilização de índices e filtros também pode ajudá-lo a regressar aos seus dados ou impedir que ultrapasse o Limiar de Vista de Lista. Um filtro pode devolver dados por si só ou ser agrupado ou ordenado para uma melhor formatação.

Os índices funcionam com os filtros para aumentar o seu desempenho. Se o número de itens na sua lista ou biblioteca exceder o Limiar de Vista de Lista,pode adicionar índices a colunas existentes. Em seguida, pode aplicar filtros para obter os dados apresentados abaixo do Limiar da Vista de Lista de 5000 itens.

Os filtros reduzem a quantidade de dados devolvidos ao selecionar os itens com base em operações (como maior ou menor que) e dados correspondentes. Quando cria uma vista filtrada, a sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir o maior conjunto de dados. Por exemplo, filtrar num campo de data ou estado pode muitas vezes reduzir consideravelmente um conjunto de dados. Se tiver 15 000 itens, é revolutor o primeiro índice com menos de 5000 itens. Se o seu conjunto de dados não tiver mais de 5 000 itens, continua a ser uma boa prática.

SharePoint a primeira coluna indexada numa consulta e, em seguida, utiliza as restantes colunas para selecionar os seus dados. As outras colunas que especificar no filtro de vista podem ou não ser indexadas. A vista não utiliza esses índices, mesmo que o resultado da vista filtrada devolva um número inferior ao Limiar da Vista de Lista.

Por exemplo, tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Desde que haja menos de 5 000 itens "vermelhos" na lista, a consulta é bem-sucedida numa lista grande. No entanto, se tiver um tamanho de consulta = grande OU cor = vermelho, embora a base de dados possa encontrar todos os itens vermelhos, tem de analisar a lista completa para encontrar todos os itens grandes. Se foram devolvidos mais de 5 000 itens, a consulta é reestaurada.

Se utilizar duas ou mais colunas na expressão do filtro, o índice ou índices determinantes deverão utilizar um operador E. Por exemplo, se quiser devolver Cães de uma lista grande de animais. Tem uma coluna nãondexada denominada Espécie, onde tem o Cão como valor. Se apenas consulta para Espécie = Cão, a sua consulta será limite. No entanto, se tiver uma coluna indexada denominada Turma, a sua consulta torna-se Classe = Mamíferos E Espécie = Cão. Também pode procurar gatos e cães com a consulta Class = Mammals AND (Espécie = CÃO OU Espécie = Gatos). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra para Cães e Gatos.

Nota: Se mover itens para a Reciclagem, esses itens continuarão a ser contabilizadas ao determinar se a expressão do filtro excede o Limiar de Vista de Lista. Se esvaziar a reciclagem, deixarão de ser contados. Para mais informações, consulte Esvaziar a reciclagem ou restaurar os ficheiros.

Se as colunas que irá utilizar para filtrar não têm índices, é relemável que comece por criar índices. Para mais informações, consulte Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Depois de indexar uma coluna, pode adicioná-la quando criar ou modificar uma vista e, em seguida, usá-la para filtrar a vista. Antes de criar uma vista, poderá querer adicionar mais colunas à lista para permitir maior flexibilidade para ordenar, agrupar e filtrar. Para ordenar e filtrar, pode escolher colunas que estão no conjunto de dados, mas não apresentadas.

Criar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

Dependendo da sua versão, eis um dos seguintes procedimentos:

  • EmSharePoint, faça o seguinte:

  1. Clique no título da coluna pela onde pretende filtrar e selecionar Filtrar nas opções do menu.

    Opção do menu Filtrar de Título de Coluna do SharePoint por

  2. No painel de filtros que é aberto no lado direito da página, escolha os valores das colunas pelos quais pretende filtrar a lista. Quando terminar, clique no botão Aplicar.


    Painel Filtro de Lista do SharePoint Online
    Agora deve reparar que o cabeçalho da coluna tem um ícone de filtro junto ao mesmo para indicar que a lista está a ser filtrada por valores na coluna.


    Cabeçalho da coluna do SharePoint com o ícone Filtrar
    Se quiser saber mais sobre o painel filtros e como filtrar por valores armazenados em várias colunas diferentes, leia O que é o painel de filtros de lista e de biblioteca?

  3. Veja o menu de vistas no canto superior direito da sua lista ou biblioteca. Deverá reparar no nome da vista atual, com um asterisco (*) junto à mesma. Isto indica que a vista não está a ser vista. Para criar uma nova vista, selecione o nome da vista atual e, em seguida, selecione Guardar vista como a partir das opções do menu.

    Opção Guardar Como no menu de Vista de Lista do SharePoint Online

  4. Na caixa "Guardar Como" que é exibida, escreva um novo nome para a sua vista. (Se quiser que todos consigam ver a sua vista, deixe a caixa de verificação "Tornar isto numa vista pública" marcada. Se quiser tornar esta vista privada, de modo a ser a única pessoa a poder vê-la, desloque a caixa de verificação.) Clique no botão Guardar para criar a nova vista.


    Caixa de diálogo Guardar Vista de Lista do SharePoint Online
    Agora deverá ver uma vista filtrada da sua lista ou biblioteca.

    Nota: É possível filtrar a sua lista ou biblioteca sem a guardar como uma vista. 

  • No SharePoint 2016, 2013, 2010 ou SharePoint Clássica, faça o seguinte.

  1. Clique no separador Lista ou Biblioteca e, em seguida, clique em Criar Vista.

    O botão Criar Vista da Biblioteca do SharePoint no ribbon.

  2. Na página Tipo de Vista, clique na vista que pretende utilizar. Se não tiver a certeza, selecionar Vista Padrão.

    Página Tipos de Vista
  3. Escreva um Nome da Vista.

    Definir um nome e opcionalmente um nome de ficheiro para a vista
  4. Edite o endereço Web da vista ou aceite a predefinição. Pode voltar e alterar isto mais tarde.

  5. Na secção Filtro, clique em Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro e, em seguida, escolha como pretende filtrar os itens com base numa das colunas indexadas.

    Por exemplo, para criar uma vista que mostra apenas os itens alterados hoje, selecionar a coluna Modificado (Indexado) e a condição é igual a e, em seguida, escreva [Hoje].

    No SharePoint Online, escolha um campo indexado

    Nota: Se não vir quaisquer colunas que incedam (Indexado) após o nome, não tem quaisquer colunas indexadas disponíveis para essa lista ou biblioteca. Primeiro tem de Criar um índice simples ou composto.

  6. Para limitar o número de itens apresentados em cada página, desloco até Limite de Itens e defina o valor de Número de itens a apresentar. Quando cria uma vista, o número predefinido de itens a apresentar é 30.

    Definir o número de itens a apresentar na página Definições Vista
  7. Pode escolher duas opções ao definir um limite de item numa página:

    • Apresentar itens em lotes do tamanho especificado, o que cria uma apresentação dos dados por página que é útil quando procura itens de uma forma não interativa.

      Quando houver mais itens do que a definição de limite, a apresentação será apresentada por páginas.

      Imagem de funcionalidade

    • Limitar o número total de itens devolvidos à quantidade especificada cria um limite restrito que poderá ou não devolver todos os resultados da operação de filtragem. Isto pode ser útil ao testar a vista, ao criar um protótipo ou apenas pretende obter os valores mais altos numa vista.

  8. Em Estilo, pode selecionar Painel de Pré-visualização para ver todas as informações dos itens na sua lista num formato de painel vertical. O painel de pré-visualização é um dos Estilos de Vista que pode selecionar em Estilo ao editar ou criar uma vista.

    Opções de estilos na página Definições de vista

    Pode navegar mais rapidamente pelos dados ao pairar sobre o título do item numa região de deslocamento no lado esquerdo da página, para ver todos os valores da coluna do item atual listados verticalmente no lado direito da página. São apresentados menos dados iniciais e isto ajuda a apresentar a vista mais rapidamente. Este estilo também é muito útil quando a lista é larga ou tem muitas colunas e é necessário o deslocamento horizontal para ver os dados.

    Imagem de funcionalidade

  9. Clique em OK.

Pode fazer mais com uma vista, mas isto é o suficiente para ver os dados que excederam o Limiar da Vista de Lista se estiver bloqueado. Também pode ordenar ou agrupar por, definir totais, expandir pastas e otimizar a visualização da vista com um dispositivo móvel.

Modificar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

EmSharePoint, faça o seguinte:

  1. Faça uma alteração adicional à sua vista, como ordenar, agrupar ou adicionar filtros adicionais.

  2. Seguindo as instruções nos passos 3 e 4 acima, mas, desta vez, não altere o nome da vista. Clique no botão Guardar. Esta ação irá sobrescrever a vista existente.

    Se quiser ter um maior controlo sobre a sua vista, pode fazê-lo ao modificar a sua vista através do editor de vista clássica. Para o fazer, selecione o nome da sua vista atual no menu Ver e selecione Editar vista atual a partir das opções do menu e, em seguida, siga as instruções listadas acima para a experiência do SharePoint Clássico.

    Opção do menu Editar Vista Atual do SharePoint Online

No SharePoint 2016, 2013, 2010 ou SharePoint Clássica, faça o seguinte:

  1. Clique no separador Listaou Biblioteca, selecione a vista em Vista Atual e,em seguida, clique em Modificar Vista.

    Separador Biblioteca com Modificar Vista realçada

  2. Desloco-se para baixo até à secção Vistas e, em seguida, clique numa vista.

  3. Em seguida, pode alterar as definições conforme indicado nos passos 5 a 9 no procedimento Criar uma vista acima.

  4. Clique em OK.

Para uma vista filtrar rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro tem de estar indexada. As outras colunas que especificar no filtro da vista podem ou não estar indexadas, mas a vista não utiliza esses índices. A primeira coluna do filtro deverá devolver menos itens do que o Limiar de Vista de Lista.

Se a primeira coluna do filtro devolver mais itens do que o Limiar de Vista de Lista, pode utilizar um filtro com duas ou mais colunas. Quando definir uma vista filtrada que utilize duas ou mais colunas, utilize um operador E para limitar o número total de itens devolvidos. No entanto, mesmo neste caso, ainda tem de especificar como a primeira coluna no filtro, a coluna que provavelmente devolverá a menor quantidade de dados. Utilizar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens devolvidos e não será eficaz nestas circunstâncias.

Para mais informações sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Importante: Apesar de poder indexar uma única coluna de procura para melhorar o desempenho, a utilização de uma coluna de procura indexada para impedir a ultrapassagem do Limiar de Vista de Lista não funciona. Utilize outro tipo de coluna como índice primário ou secundário.

Importante: Se estiver a filtrar uma lista por um campo indexado, verifique se há itens eliminados na reciclagem da lista ou biblioteca. Os itens na reciclagem contam para o Limiar de Vista de Lista e não são eliminados da base de dados back-end até que sejam removidos da reciclagem. Se o número total de itens filtrados na lista e na reciclagem for maior que o limite do Limiar de Lista, poderá obter um conjunto de resultados incompleto ou ser bloqueado. Para mais informações, consulte Esvaziar a reciclagem ou restaurar os ficheiros.

Existem duas palavras-chave que pode utilizar para filtrar com base no dia atual [Hoje] ou o utilizador atual [Eu]. Estas são dinâmicas, uma vez que são alteradas com o utilizador ou com a data.

Nota: Não é possível utilizar os filtros [Hoje] ou [Eu] ao filtrar com um cabeçalho de coluna. Tem de utilizar o editor de vistas clássicos para filtrar as colunas com estas palavras-chave.

Utilizar [Eu] pode ser útil quando apenas quer ver os seus documentos numa biblioteca grande. [Eu] opera em colunas baseadas em pessoas, como Criado por ou Modificado por. Por exemplo, para ver todos os documentos que criou, defina um filtro com a coluna Criado por igual a [Eu]. Se for um editor e quiser ver os últimos ficheiros em que estava a trabalhar, defina um filtro na coluna Modificado por igual a [Eu]. Para ver ambos, crie dois filtros ligados por Ou.

Filtros a utilizar [Eu]

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas baseadas em datas. Pode utilizar matemática para obter intervalos que mudam com a data atual. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, pode criar um filtro na coluna Data que seja maior ou igual a [Hoje] - 30. Para não conta o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor do que [Hoje] e ligue-os com E.

Filtrar utilizando [Hoje]

Pode filtrar uma lista do SharePoint que tenha uma coluna de metadados. 

Adicionar uma coluna de metadados à sua lista

Vá para a sua lista e selecione +Adicionar coluna.

Adicionar coluna de metadados

Selecione Mais... Mais o botão de opção Metadados Geridos e, em seguida, selecione OK.

Criar uma coluna de lista

Em alternativa, após criar uma coluna Metadados Geridos e adicionar itens à sua lista, pode aplicar etiquetas de metadados ao clicar no ícone etiqueta Ícone de etiqueta no painel editar item de lista.

Painel de etiquetas de metadados

Aplicar etiquetas de metadados no painel de vista de árvore.

Vista de árvore

Filtrar por etiquetas de Metadados Geridos

  1. Selecione o ícone de Ícone filtrar para aceder ao painel de filtros.

    Painel Filtro

    Nota: Pode selecionar a opção Vista de Árvore a partir da lista de listas listas na parte superior do painel, que fornece uma vista hierárquica dos termos associados à coluna selecionada.

  2. Selecione as etiquetas de metadados que pretende filtrar.

    Filtrar metadados
  3. Em alternativa, se tiver pelo menos 5 valores definidos na coluna Metadados Geridos, selecione a ligação Ver Tudo para ver o painel de filtro.

    Painel filtro de metadados

  4. Verifique as etiquetas de metadados que pretende filtrar e selecione Aplicar.

Seguem-se algumas sugestões para vistas típicas que funcionam bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:

Indexe o:

Por exemplo:

Itens alterados recentemente

Coluna Modificado

Para ver apenas os itens que foram alterados na semana passada, aplique o filtro Modificadoé maiorque[Hoje]-7. 

Novos itens

Coluna Criado

Para criar uma vista com apenas os itens que foram adicionados na semana passada, aplique o filtro Criado é maior que[Hoje]-7.  

Os meus itens

Coluna Criado Por

Para criar uma vista que resida apenas os itens que adicionou, aplique o filtro Criado Por é igual a [Eu].

Itens com data de vencimento para hoje

Coluna Data de Vencimento (criada pelo Adriana numa lista ou biblioteca)

Para criar uma vista que inscreva apenas os itens com uma data de vencimento de hoje, aplique o filtro Datapara Fiméiguala [Hoje].  

Atualizações da placa de debate

Coluna Última Atualização

Para criar uma vista que recorre apenas aos debates atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior do que [Hoje]-30.  

Arquive ficheiros numa biblioteca de documentos

Data de Modificação

Para criar uma vista de documentos que não foram alterados desde o ano de 2016 (que pretende arquivar), aplique o filtro Data de Modificação é menor que 31 de dezembro de 2016.

Encontrar um subconjunto de dados financeiros

Região, Ano (como dois índices simples)

Para criar uma vista de dados financeiros para a região Nordeste em 2015, aplique o filtro Região é igual a "NE" E Ano é igual a 2015 porque é provável que a coluna Região tenha menos valores do que a coluna Ano.

Metadados

Coluna Metadados Geridos

Para criar uma vista de metadados geridos, aplique um filtro com base nas etiquetas de metadados definidas no painel de filtrosde lista e biblioteca. Para obter informações, consulte O que é o painel de filtros de lista e biblioteca?

Nota: Mesmo quando cria uma vista filtrada baseada em índices de coluna, se estiver acima do Limiar de Vista de Lista, determinadas operações adicionais poderão continuar bloqueadas porque necessitam de aceder a toda a lista ou biblioteca. Estas operações incluem o seguinte: adicionar ou eliminar um índice, criar uma ordenação na definição de vista; apresentar um total de colunas; e adicionar, atualizar ou eliminar campos calculados. Se isto acontecer, tente executar a operação durante a Janela de Tempo Diária,quando os limites são removidos.

Tipos de Coluna Suportados

  • Uma linha de texto

  • Escolha (valor único)

  • Número

  • Moeda

  • Data e Hora

  • Pessoa ou Grupo (valor único)

  • Metadados Geridos

  • Sim/Não

  • Procurar

Tipos de Coluna Não Suportados

  • Várias linhas de texto

  • Escolha (múltiplos valores)

  • Calculado

  • Hiperligações ou Imagem

  • Colunas Personalizadas

  • Pessoa ou Grupo (múltiplos valores)

  • Dados externos

Estamos atentos ao seu ouvir

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