Gerir listas e bibliotecas de grandes dimensões

Pode fazer alterações ao computador de secretária ou ao computador portátil e ao colocar os dados novamente online, pode sincronizar alterações e resolver conflitos de uma forma simples e eficiente. Trabalhar com listas grandes através da sincronização offline para "limpar", analisar ou comunicar dados ajuda a descarregar a atividade da base de dados e minimizar a utilização de recursos SharePoint.

Pode colocar os dados de lista offline e sincronizar as alterações quando voltar a estar online utilizando vários produtos do Microsoft 365. Para exportar para estas aplicações, tem de ter as aplicações instaladas, quer Microsoft 365 quer para ambiente de trabalho do Office.

Microsoft Access        O Access consegue processar mais linhas de dados do que o SharePoint, além de lhe oferecer várias ferramentas avançadas para manipular esses dados. Trabalhar com os seus dados no Access e sincronizá-los no SharePoint permite-lhe trabalhar com conjuntos de dados maiores.

Pode ler e escrever a maioria das listas nativas a partir de Access ao ligar-se às mesmas e Access funciona bem com praticamente todos os tipos de dados SharePoint. A ligação permite-lhe ligar a dados numa lista de SharePoint, para que crie uma ligação bidirecional para ver e editar os dados mais recentes, tanto na lista de SharePoint como na base de dados Access. Access cria uma cópia (ou replica) a lista de SharePoint numa tabela Access. Após a criação da tabela de Access, pode trabalhar com dados de lista no Access até ao limite de Access de dois gigabytes (excluindo quaisquer anexos que não estejam armazenados localmente). Além disso, Access coloca os dados da lista em cache no cliente, utiliza uma cache na memória, escrita através de escrita eficiente e transfere apenas itens de lista alterados. Tudo isto faz com que as consultas e as atualizações funcionem muito mais rapidamente. Uma caixa de diálogo de resolução de conflitos também ajuda a gerir as atualizações em conflito de uma forma suave.

Se a funcionalidade Serviços do Access estiver ativada, pode trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista, até 50 000 itens por predefinição. O Access processa automaticamente dados de lista ou de biblioteca em pequenos lotes e, em seguida, volta a montar os dados, uma técnica que permite trabalhar com substancialmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista sem ter um impacto adverso sobre os outros utilizadores no site do SharePoint. Para obter mais informações, consulte Utilizar os Serviços do Access.

Microsoft Excel         Pode exportar SharePoint listas para uma tabela de Excel que cria uma ligação de dados unidirecional entre a tabela Excel e a lista de SharePoint.

O Excel também lhe permite trabalhar com listas grandes sem bloquear. Além disso, pode sincronizar o Excel com o SharePoint e o Access para tirar partido das vantagens de cada plataforma.

Quando atualiza os seus dados a partir da lista do SharePoint e atualiza a tabela do Excel, o Microsoft Excel substitui os dados do Excel pelos dados mais recentes da lista do SharePoint, substituindo as alterações que fez nessa tabela do Excel.

Quando os dados estiverem na tabela Excel, pode tirar partido das muitas funcionalidades de análise de dados do Microsoft Excel, como folhas de cálculo avançadas e flexíveis, relatórios de tabela dinâmica, gráficos de aspeto profissional e linhas spark, formatação condicional com ícones, barras de dados e escalas de cores e operações sofisticadas de análise de hipóteses.

Se a funcionalidade Serviços do Access estiver ativada, poderá trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista, até 50 000 itens por predefinição. Para obter mais informações, consulte Utilizar os Serviços do Access.

Microsoft Outlook         A partir de Microsoft Outlook, pode ler e escrever contacto, tarefa, calendário e Listas de debate, bem como sincronizar bibliotecas de documentos. Por exemplo, pode trabalhar com listas de tarefas padrão e listas de tarefas de projeto, colocando listas de tarefas offline, visualizando, atualizando e atribuindo novas tarefas, colocando-as novamente online e sincronizando-as sem sair Outlook; também pode armazenar, partilhar e gerir SharePoint contactos de forma mais eficiente no Outlook.

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No Access, cria uma base de dados Web baseada em Serviços do Access ao criar tabelas baseadas em listas ligadas, juntamente com consultas, formulários, relatórios e macros, que publicou num site SharePoint. Estas bases de dados Web são atualizadas, ainda pode utilizá-las e modificá-las e pode criar novas a partir de um modelo, mas não a partir de Access 2013.

Pode criar uma Aplicação do Access no SharePoint sem utilizar código. Em geral, uma Aplicação do SharePoint é uma solução concentrada, distribuída facilmente e disponibilizada num mercado. Pense uma aplicação como uma forma útil e alternativa de embalar, distribuir, executar, monitorizar e extinguir uma solução. Para obter mais informações, consulte Criar uma aplicação do Access.

Ao contrário de uma aplicação da base de dados Web do Access que guarda dados nas listas do SharePoint, uma aplicação do Access utiliza uma base de dados do SQL Server separada dos Produtos do SharePoint para armazenar dados e, por isso, não está sujeita ao Limiar de Vista de Lista do SharePoint. Isto melhora significativamente a escalabilidade das soluções do Access e permite um processamento eficiente de potencialmente milhões de registos. Para utilizadores do SharePoint Server, a base de dados do SQL Server pode ser configurada para estar por trás da firewall da sua organização. Para utilizadores online, a base de dados é uma base de dados SQL Server do Azure ativada com uma conta gratuita e um armazenamento gratuito. Para obter mais informações sobre o Azure, veja Home page do Microsoft Azure.

Por último, ainda pode sincronizar dados entre uma lista de SharePoint e uma tabela do Access e manter ambos os conjuntos de dados atualizados. Esta sincronização é bidirecional ou bidirecional. As alterações feitas no Access aos dados de lista são carregadas para a lista do SharePoint, ao passo que as alterações feitas à lista do SharePoint são transferidas para uma base de dados do Access no seu computador. Para obter mais informações, consulte Importar de ou ligar dados a uma lista do SharePoint.

Normalmente, existem duas caixas de pesquisa numa página do SharePoint, a pesquisa de sites na parte superior da página e a caixa de pesquisa específica da lista ou biblioteca. Quando utilizar a caixa Procurar da lista ou biblioteca, pode expandir progressivamente o âmbito da operação de pesquisa:

• Por predefinição, o âmbito de pesquisa baseia-se inicialmente em todos os itens na vista atual e em subpastas. Verá os resultados como colunas que pode continuar a filtrar e ordenar. Se o Limiar da Vista de Lista for atualmente excedido, nem todos os resultados serão apresentados.

• Se não encontrar aquilo que procura, pode ampliar o seu âmbito de pesquisa para incluir toda a lista, incluindo todas as subpastas, independentemente da vista atual ou do Limiar de Vista de Lista.

• Por fim, pode expandir o âmbito para procurar em todo o site. Neste caso, pode ver todos os resultados na página do site Pesquisa padrão. Pode reduzir os resultados utilizando o Painel de Refinamento para filtrar, por exemplo, por autor de um documento ou a data de criação de um item da lista. Também pode utilizar operadores Booleanos de sintaxe e lógicos para formular consultas mais elaboradas.

Pode utilizar um site do Centro de Documentos quando quiser criar, gerir e armazenar uma grande quantidade de documentos. Um Centro de Documentos baseia-se num modelo de site e foi concebido para servir como um repositório centralizado para gerir muitos documentos. Funcionalidades, tais como os metadados e a navegação na vista de árvore, tipos de conteúdo e peças Web, ajudam a organizar e obter documentos de uma forma eficiente e significativa para os utilizadores. Para obter mais informações sobre como utilizar modelos de site, consulte Create e utilizar modelos de site.

Os Responsáveis pelo Conteúdo podem configurar rapidamente a navegação orientada pelos metadados para um bom funcionamento com a maioria das bibliotecas sem criar explicitamente índices, mas também podem obter ajuda durante a criação de índices adicionais para melhorar o desempenho num vasto leque de filtros e vistas. Para obter mais informações, consulte Utilizar um site do Centro de Documentos.

É possível utilizar um site do Centro de Documentos como um ambiente de criação ou um arquivo de conteúdo:

• Num ambiente de criação, os utilizadores dão entrada e saída dos ficheiros ativamente e criam estruturas de pastas para esses ficheiros. O controlo de versões está ativado e podem existir 10 ou mais versões anteriores de cada documento. Os utilizadores dão entrada e saída de documentos frequentemente e os fluxos de trabalho podem ajudar a automatizar ações nos documentos.

• Por oposição, num arquivo de conteúdo ou base de dados de conhecimento, ocorre muito pouca criação. Os utilizadores só podem visualizar ou carregar documentos. Normalmente, os arquivos de conteúdo contêm versões únicas de documentos e um site pode ajustar-se a milhões de ficheiros. Num cenário típico, como um centro de suporte técnico de uma grande organização, 10 000 utilizadores podem aceder ao conteúdo, principalmente para o ler. Um subconjunto de 3 000 a 4 000 utilizadores pode carregar conteúdos novos para o site.

A Janela de Tempo Diária é uma forma de os administradores especificarem um período de tempo dedicado para todos os utilizadores efetuarem operações ilimitadas. Normalmente, é agendada fora das horas de ponta.

Apesar de as vistas serem a forma principal de obter itens de uma lista ou biblioteca, existem também outros comandos e operações do SharePoint que são realizados melhor durante a Janela de Tempo Diária.

Estes comandos e operações podem falhar se excederem os limites e limiares de site ao obter dados de lista durante o horário normal. Executá-los sem limites durante a Janela de Tempo Diária pode evitar falhas e impacto para outros utilizadores.

A configuração da Janela de Tempo Diária necessita que defina uma hora e uma duração. Ao definir a hora e a duração, compreenda que, se alguém iniciar uma consulta ou operação de execução prolongada durante a janela, esta continuará até ser concluída, independentemente de estar dentro da janela.

1. Como administrador, inicie sessão no Administração Central.

2. Aceda a Gestão de Aplicações > Gerir Aplicações Web.

   

3. Selecione a aplicação para definir ou alterar a definição de Janela de Tempo Diária.

4. No friso, em Definições Gerais para aceder ao menu, selecione a seta para baixo e, em seguida, selecione Limitação de Recursos.

   

5. Altere a Janela de Tempo Diária e, em seguida, defina a hora e a duração que pretende utilizar.

   

6. Quando terminar, selecione OK.

Se não for um programador ou não tiver acesso conveniente aos recursos para programador para efetuar estas operações, pode adiar estes tipos de operação para a Janela de Tempo Diária. Para ver quando a Janela de Tempo Diária está agendada, contacte o administrador.

O Limiar de Vista de Lista (LVT) está implementado para proporcionar desempenho entre os utilizadores e proteger o servidor contra sobrecarga não intencional durante as consultas. O LVT só pode ser alterado em Versões de servidor do SharePoint por um administrador na aplicação central Administração; não recomendamos que a altere para evitar a degradação do desempenho. SharePoint não permite que os administradores alterem o LVT para proteger os utilizadores de outros inquilinos contra problemas de desempenho quando são obtidos grandes conjuntos de dados. Utilize índices, filtros e pastas para gerir consultas.

Se tiver apenas algumas consultas que exijam o aumento do LVT, considere utilizar a Janela de Tempo Diária durante as horas de folga.

Se realmente quiser alterar o LVT, siga estes passos. São o padrão para o SharePoint 2010 ao SharePoint 2016, mas a IU pode ter ligeiras diferenças. A aplicação Administração Central é separada do site do seu site do SharePoint e requer direitos de administrador de farm para aceder à mesma. Só pode alterar o LVT em Versões de servidor do SharePoint.

1. Como administrador, inicie sessão no Administração Central.

2. Aceda a Gestão de Aplicações > Gerir Aplicações Web.

   

3. Selecione a aplicação para alterar o Limiar de Vista de Lista.

4. no friso, em Definições Gerais para aceder ao menu, selecione a seta para baixo e, em seguida, selecione Limitação de Recursos.

   

5. Altere o valor do Limiar de Vista de Lista (o primeiro na lista) para um valor razoável.

6. Selecione OK.

Existem definições adicionais na página de limitação de recursos que, como administrador, deverá compreender.

• Limiar de Vista de Lista para Auditores e Administradores:    Por predefinição, trata-se de um "limite mais elevado". As consultas que são executadas por um auditor ou administrador que, especificamente (através de programação), solicitam a substituição do LVT, em vez disso, estarão sujeitas a este limite. Por predefinição, são 20 000 em vez de 5000 para o LVT. Aumentar este limite tem as mesmas ramificações que aumentar o LVT. Ao alterar este valor, existem alterações associadas que podem ter de ser efetuadas.

• Substituição do Modelo de Objeto:    Se utiliza frequentemente código personalizado na sua implementação e tem a necessidade de substituir o LVT para um limite superior, poderá ser boa ideia permitir a substituição do modelo de objeto e conceder permissões de auditor ou administrador à aplicação que irá executar as consultas. Esta definição está ativada por predefinição, mas poderá desativá-la se não precisar dela. Um bom exemplo de quando poderá querer utilizá-lo é se tiver implementado algum código que irá efetuar a colocação em cache de um conjunto maior de resultados que são acedidos frequentemente durante, por exemplo, vários minutos. Se não estiver a planear colocar o conteúdo em cache e estiver a planear executar estas consultas com frequência, não recomendamos que utilize este método para contornar o LVT, uma vez que afetará negativamente o desempenho do servidor. Em suma: "pisar levemente.".

• Limiar de Pesquisa da Vista de Lista:    Esta funcionalidade limita o número de associações que uma consulta pode efetuar. Isto equivale ao número de campos Pesquisa, Pessoa/Grupo ou Estado do Fluxo de Trabalho incluídos na consulta. Por exemplo, uma vista que apresenta 6 colunas de pesquisa e filtros noutras 3 colunas de pesquisa distintas utiliza 9 pesquisas. Se o Limiar de Pesquisa da Vista de Lista estiver definido como 8, isso causará um erro. Não é recomendado aumentar o número para mais de 8.

  Testes rigorosos efetuados pela Microsoft demonstram que existe uma grave degradação de desempenho não gradual nos casos com mais de 8 associações. Não só o débito do servidor cai significativamente nessa altura, como a consulta acaba por utilizar uma quantidade desproporcionalmente grande dos recursos SQL Server, o que afeta negativamente todos os outros utilizadores que utilizam essa mesma base de dados. Para obter mais informações, consulte a secção Colunas de pesquisa e vistas de lista de resultados e recomendações de testes de capacidade e desempenho.

• Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes:    Esta funcionalidade permite-lhe definir uma hora todos os dias em que os utilizadores podem utilizar consultas maiores sem atingir limites. Existem algumas coisas que deve ponderar cuidadosamente antes de decidir a que horas definir isto:

  • Para afetar o menor número de utilizadores possível, deve definir um horário fora das horas de ponta, ou em que seja esperada uma carga menor. Se escolher uma hora a meio do dia de trabalho para a maioria dos seus utilizadores, mesmo aqueles que não estão a utilizar a lista grande podem ser afetados negativamente.

  • Tente manter um horário razoável, de forma a que as pessoas possam utilizá-lo para corrigir as respetivas listas, em vez de contactarem o administrador.

  • As operações iniciadas durante a janela de tempo não são abortadas quando a janela termina. Tenha em consideração o tempo necessário, para o caso de um utilizador tentar eliminar uma lista grande imediatamente antes da hora de fim.

  • Tenha em consideração os diferentes fusos horários. Isto é especialmente importante se a sua organização ou os seus clientes estiverem distribuídos por diferentes zonas geográficas e partilharem um servidor do SharePoint centralmente alojado. Defini-lo para as 18:00 pode funcionar para a sua própria localização, mas não seria benéfico, por exemplo, Sydney, Austrália.

• Listar Limiar de Permissões Exclusivas:    Este é o número de permissões exclusivas permitidas por lista. Se tiver uma pasta na qual interrompe a herança para obter permissões e definir algumas permissões para a mesma (e todos os itens dentro da mesma), isso conta como 1 em relação ao Limiar de Permissões Exclusivas da Lista. Ao contrário do LVT e de outras definições, este limiar não é acionado através da visualização do conteúdo ou da execução de outra operação no mesmo, mas explicitamente ao alterar as permissões.

  Se puder, recomendamos que reduza este número. A predefinição é 50 000, que é um grande número de permissões exclusivas. É muito provável que a sua lista encontre problemas com permissões antes de atingir este número, pelo que a alteração antecipada para um valor adaptado ao seu ambiente é uma boa ideia.

Para minimizar o SQL Server de contenção da base de dados, a base de dados de back-end do SharePoint costuma utilizar a proteção por linhas como uma estratégia para garantir atualizações precisas sem afetar negativamente outros utilizadores que estejam a aceder a outras linhas. No entanto, se uma operação de leitura ou escrita, como uma consulta, fizer com que mais de 5 000 linhas sejam bloqueadas ao mesmo tempo, é mais eficiente para o SQL Server bloquear temporariamente toda a tabela até que seja concluída a utilização da base de dados.

Quando toda a tabela estiver bloqueada, os outros utilizadores não poderão aceder à tabela. Se isto acontecer com demasiada frequência, os utilizadores irão deparar-se com uma degradação do desempenho do sistema. Por conseguinte, os limiares e limites são essenciais para ajudar a minimizar o impacto de operações de bases de dados que consomem muitos recursos e equilibrar as necessidades de todos os utilizadores.

O seguinte diagrama resume os pontos chave sobre o que acontece em segundo plano quando acede a muitos itens numa lista ou biblioteca.

1. Os dados da lista ou biblioteca numa coleção de sites são armazenados numa tabela de base de dados do SQL Server, que utiliza consultas, índices e proteções para manter o desempenho, partilha e precisão globais.

2. As vistas filtradas com índices de colunas (e outras operações) criam consultas de base de dados que identificam um subconjunto de colunas e linhas e devolvem este subconjunto ao computador.

3. Os limiares e limites ajudam a limitar operações e a equilibrar os recursos de muitos utilizadores em simultâneo.

4. Os programadores privilegiados podem utilizar a substituição de modelos de objeto para aumentar temporariamente os limiares e os limites de aplicações personalizadas com versões do SharePoint Server.

5. Os administradores podem especificar janelas de tempo dedicadas para que todos os utilizadores possam executar operações ilimitadas fora das horas de ponta com versões do SharePoint Server.

6. Os técnicos de informação podem utilizar vistas, estilos e limites de página adequados para acelerar a apresentação de dados na página.

As listas e bibliotecas têm limites máximos específicos, conforme apresentado nesta tabela.

Funcionalidade	Limite Máximo
Número de itens numa lista ou biblioteca	30 milhões
Tamanho de um item de ficheiro individual ou anexo de item	10 Gigabytes

A tabela seguinte resume as informações sobre as limitações e limites de recursos de que deverá ter conhecimento. Estas limitações e limites são definidos na página Limitação de Recursos na Administração Central com versões do SharePoint Server. Para obter limites e pedidos específicos para o seu site, contacte o administrador .

Limiar ou Limite	Valor predefinido	Descrição
Limiar da Vista de Lista	5 000	Especifica o número máximo de itens de lista ou biblioteca que uma operação de base de dados, tal como uma consulta, pode processar em simultâneo. As operações que excedem este limite são bloqueadas. Para que possa ter tempo para elaborar planos alternativos, pode receber um aviso na página Definições da Lista quando a sua lista exceder os 3 000 itens. O aviso contém uma ligação de ajuda para este tópico.
Limite de permissões exclusivas	50 000	Especifica o número máximo de permissões exclusivas permitidas para uma lista ou biblioteca. Sempre que interromper a herança de permissões de um item ou pasta, conta como 1 permissão exclusiva relativamente a este limite. Se tentar adicionar um item que fará com que o limite seja excedido, será impedido de o fazer.
Limite de tamanho de linhas	6	Especifica o número máximo de linhas de tabela internas para a base de dados utilizada para um item de lista ou biblioteca. Para acomodar listagens em largura com muitas colunas, cada item é moldado em várias linhas de tabela internas, até 6 linhas e até um total de 8000 bytes (excluindo anexos). Por exemplo, se tiver uma lista com muitas colunas pequenas, uma com centenas de colunas de Sim/Não, poderá exceder este limite, mas não poderá adicionar mais colunas de Sim/Não à lista, embora possa adicionar colunas de um tipo diferente. Os administradores só podem definir este limite utilizando o modelo de objeto e não através da interface de utilizador.
Limiar de Pesquisa da Vista de Lista	12	Especifica o número máximo de operações de associação, tais como as baseadas em pesquisas, Pessoas/Grupos, ou colunas de estado do fluxo de trabalho. Se a consulta utilizar mais de oito colunas, a operação é bloqueada. No entanto, é possível selecionar programaticamente as colunas que pretende utilizar através da vista máxima, a qual pode ser definida através do modelo de objeto.
Tamanho do Limiar da Vista de Lista para auditores e administradores	20 000	Especifica o número máximo de itens de lista ou biblioteca que uma operação de base de dados, tal como uma consulta, pode processar em simultâneo quando efetuada por um auditor ou administrador com as permissões adequadas. Esta definição funciona em conjunto com Permitir Substituição de Modelo de Objeto.
Permitir Substituição de Modelo de Objeto	Y	Especifica se os programadores podem efetuar operações de base de dados, como consultas, que necessitem de uma substituição do Limiar de Vista de Lista para um limite mais elevado especificado pelo Limiar de Vista de Lista para auditores e administradores. Um administrador tem de ativar a substituição de modelo de objeto e, em seguida, os programadores com permissões adequadas podem pedir programaticamente que a consulta utilize o Limiar de Vista de Lista mais elevado para que possam tirar partido do mesmo.
Janela de tempo diária	Nenhum	Especifica um período de tempo durante o qual os limiares e os limites de recursos são ignorados. Um administrador pode configurar uma janela de tempo fora das horas de ponta em incrementos de 15 minutos e até 24 horas como, por exemplo, desde as 18:00 até às 22:00 ou desde a 1:30 até às 5:15. Uma operação de base de dados ou consulta iniciada dentro da janela de tempo diária é efetuada até ao fim (ou até ocorrer uma falha), mesmo que não seja terminada dentro da janela de tempo especificada.