Como criar um inquérito FindTime

FindTime é um suplemento do Outlook para agendar reuniões. O organizador pode enviar várias opções de tempo através do FindTime e minimizar os e-mails para trás e para a frente no agendamento.

Para agendar uma reunião no Outlook com o FindTime:

1. Crie um novo e-mail ou selecione um e-mail a que responder.

2. Liste as pessoas necessárias para a reunião em Para e os participantes opcionais em Cc. 

3. No separador Base , selecione Responder com o inquérito de reunião.
   
   

4. Selecione as definições da reunião:
   
   

   • Duração: selecione uma duração na lista.

     • Selecione 8 horas para uma reunião de um dia inteiro.

     • Selecione Personalizar no menu pendente de tempo para definir o seu próprio tempo. A duração máxima é de 23 horas e 59 minutos.

   • Horário de Trabalho: verifique para limitar os horários de reunião sugeridos apenas para dias de trabalho e horas.

     Nota: As horas de trabalho utilizadas por predefinição são obtidas a partir das definições do organizador e falham nestas definições do Exchange. A predefinição é das 08:00 às 17:00, se não forem encontradas definições.

   • Fuso horário: selecione o menu pendente de fuso horário para alterar o fuso horário da reunião.

     Notas: 

     • O fuso horário utilizado é obtido a partir das definições do organizador, mas pode selecionar um novo na lista.

     • O horário de verão é tido em conta e as reuniões após o comutador anual mostram a hora correta

5. O FindTime analisa as agendas dos participantes (se disponíveis) e sugere horários de reunião adequados.

   Nota: O FindTime utiliza a sua conta empresarialMicrosoft 365 para aceder ao seu calendário e aos calendários dos participantes na sua organização para determinar a disponibilidade. Os calendários que não estão associados a uma conta Microsoft 365 não são suportados.

   Utilize as ligações para ordenar as opções de reunião.

   

   • Disponibilidade: apresenta primeiro as melhores opções (horas em que todos os participantes necessários à reunião são gratuitos). Os fatores utilizados para determinar as melhores opções incluem quantos participantes são gratuitos, quantos participantes obrigatórios vs. opcionais são gratuitos, se os participantes em conflito têm compromissos de tentativa ou ocupado no calendário.

   • Hora: lista as opções cronologicamente.
     
     Nota: pode percorrer os dias e meses com as setas. Os dias disponíveis estão sublinhados a verde. Verde mais escuro indica dias com mais opções e verde mais claro e vermelho indica a maioria dos conflitos. Os dias de fim de semana são marcados como disponíveis se o Horário de Trabalho não estiver selecionado.

   • Os ícones de pessoas mostram se os participantes da reunião são necessários e a respetiva disponibilidade.

     

     • Sublinhado: Necessário

     • Verde: Disponível

     • Amarelo: Pode estar ocupado

     • Vermelho: Ocupado

     • Cinzento: Desconhecido

   • Pode utilizar os ícones para aceder a mais informações.

     • Selecione para abrir o tabuleiro de estado do participante.

     • Paire o cursor sobre cada ícone de pessoa ou para ver as respetivas informações de disponibilidade.

     • Selecione para ver o seu calendário.

6. Selecione algumas horas de reunião adequadas.

   • A caixa de tempo muda para azul quando selecionada.
     
     

     Nota: As sondagens que têm 20 sugestões ou menos têm mais probabilidades de chegar a um consenso. 

7. Selecione Seguinte.

8. Introduza a localização da reunião.

   • As reuniões online estão ativadas por predefinição. Selecione a caixa de verificação Reunião Online para a desativar. 
     
     
     
     Quando a Reunião Online estiver selecionada, o FindTime agendará umSkype para Empresas ouMicrosoft Teams reunião. O FindTime utilizará o que tiver sido definido pela sua organização como o canal de reunião online predefinido. 

     Nota: Se guardou uma definição deSkype para Empresas no dashboard, o FindTime irá utilizá-lo em vez de Microsoft Teams. Se quiser utilizarMicrosoft Teams, elimine a definição deSkype para Empresas no dashboard.

9. Selecione Definições do inquérito e ative /desative as opções.

   Nota: Ainda pode eliminar as horas de reunião selecionadas neste momento ao selecionar X na lista Horas selecionadas .

   • Notificar-me sobre atualizações de inquéritos: receberá um e-mail sempre que um participante votar. A mensagem inclui o estado atual do inquérito e uma opção para agendar.

   • Agendar quando os participantes chegarem a um consenso: um evento de calendário é agendado automaticamente se todos os participantes necessários tiverem votado a favor de uma opção de hora específica. Se estiverem disponíveis várias opções, a opção mais antiga será agendada.

   • Manter as horas selecionadas no meu calendário: é colocado um evento em modo de tentativa no seu calendário para cada opção de hora que propor. Todas as suspensões são removidas quando a reunião está agendada ou o inquérito é cancelado.

   • Bloquear o inquérito para os participantes: os participantes não poderão sugerir novas horas nem editar outros participantes.

   • Exigir que os participantes verifiquem a respetiva identidade: para ajudar a impedir a votação anónima, os participantes terão de se autenticar antes de votar.

   • Email notificações no idioma FindTime: o idioma no qual utiliza o FindTime será utilizado para enviar notificações por e-mail relacionadas. Caso contrário, estas notificações serão enviadas em inglês.

10. Selecione Inserir no e-mail.

11. FindTime insere as horas de reunião sugeridas no seu e-mail. Selecione Editar Opções para alterar as definições da reunião, se necessário.

    Nota: Se fizer alterações e reinserir as horas da reunião, terá de eliminar manualmente o convite original.

12. Selecione Enviar para enviar os convites para a reunião e inicie o processo de votação.

13. Receberá uma ligação direta para a página de voto da sua reunião.