Configurar o Organizador de Conteúdo para encaminhar documentos

O que pode fazer o Organizador de Conteúdo?

O Organizador de Conteúdo pode fazer as seguintes tarefas automaticamente:

• Encaminhar documentos para pastas e bibliotecas diferentes    Com efeito, o Organizador de Conteúdo age como um controlador de documentos. Sempre que um documento for carregado, o Organizador de Conteúdo utiliza regras que o utilizador criou para determinar para onde deve mover o documento. Em seguida, encaminha o documento para a biblioteca ou pasta correta, que poderá estar localizada noutra coleção de sites. As regras podem ser baseadas numa combinação de tipos de conteúdo e metadados.

• Carregar todos os documentos para uma Biblioteca de Re entrega    Pode configurar o Organizador de Conteúdo para que coloque todos os documentos carregados numa Biblioteca de Remessa, onde os metadados podem ser introduzidos e um processo de submissão concluído.

• Gerir o tamanho das pastas    Pode configurar o Organizador de Conteúdo para que monitorize o número de itens nas pastas e assegure que nenhuma pasta contém mais de um determinado número de itens. Por predefinição, este limite é 2500 itens e, quando chegar o item 2501, o Organizador de Conteúdo cria automaticamente uma nova pasta e coloca o documento nessa mesma pasta. Pode especificar o número de itens que o Organizador de Conteúdo permite colocar numa única pasta.

• Gerir submissões duplicadas    Quando é carregado um documento que já existe na biblioteca, o Organizador de Conteúdo pode utilizar versões do SharePoint ou alterar o nome do ficheiro ao adicionar carateres exclusivos. Esta ação serve para assegurar que tanto o documento existente como o duplicado são preservados.

• Manter registos de auditoria    O Organizador de Conteúdo pode manter os registos de auditoria de um documento armazenados com o documento depois de este ser encaminhado.

Ativar a funcionalidade Organizador de Conteúdo num site

Tem de ter, pelo menos, permissões de Proprietário do Site e as funcionalidades de publicação têm de estar ativadas.

Para ativar a funcionalidade Organizador de Conteúdo para um site

1. Navegue até ao site que quer configurar.

2. Clique Definições , em seguida, selecionar Definições do site a partir do menu drop down.

   Para SharePoint, clique em Definições , clique em Conteúdo do sitee, em seguida, clique em Definições do site.

3. Na página Site Definições, no grupo Ações do Site, clique em Gerir funcionalidades do site.

4. Junto ao nome da funcionalidade Organizador de Conteúdo, clique em Ativar. Quando a funcionalidade for ativada, aparece a palavra Ativa na coluna Estado.

   

Configurar o Organizador de Conteúdo para encaminhar documentos

1. Navegue até ao site para o qual pretende configurar o Organizador de Conteúdo para encaminhar automaticamente documentos para localizações especificadas.

2. Clique Definições , em seguida, selecionar Definições do site a partir do menu drop down.

   Para SharePoint, clique em Definições , clique em Conteúdo do sitee, em seguida, clique em Definições do site.

3. No grupo Administração de Sites, selecione Definições do Organizador de Conteúdo.

   Nota: A ligação das definições do Organizador de Conteúdo só aparece se a funcionalidade estiver ativada para este site.

4. Na secção Redirecionar Utilizadores para a Biblioteca de Remessa, selecione a caixa de verificação para impor o Organizador de Conteúdo. Esta ação redireciona automaticamente os utilizadores para a Biblioteca de Remessa quando estes tentam carregar um documento.

5. Na secção A Enviar para Outro Site, selecione a caixa de verificação se pretender permitir regras para o encaminhamento de documentos para um site diferente.

6. Na secção Criação de Partições da Pasta, selecione a caixa de verificação Criar subpastas quando uma localização de destino tiver demasiados itens para criar automaticamente subpastas depois de uma localização ter excedido um número especificado de itens.

   • Na caixa Número de itens numa única pasta, introduza o número de documentos que podem ser armazenados numa pasta antes de ser criada uma nova.

   • Na caixa Formato do nome da pasta, especifique a convenção de nomenclatura para todas as novas pastas criadas.

7. Na secção Submissões Duplicadas, selecione se quiser que os duplicados utilizem a funcionalidade de controlo de versões ou se os duplicados devem ter sempre carateres exclusivos acrescentados ao nome de ficheiro do item.

8. Na secção Preservação de Contexto, selecione a caixa de verificação se quiser guardar registos de auditoria ou metadados como uma entrada de auditoria no item ou documento submetido.

9. Na secção Gestores de Regras, introduza os nomes de utilizador que são gestores de regras na sua organização. Os gestores de regras têm de ter permissões Gerir Web Site para aceder à página de definições das regras do Organizador de Conteúdo. Para mais informações, consulte Criar regras do Organizador de Conteúdo para encamistar documentos.

10. Selecione as caixas de verificação apropriadas para as mensagens de correio eletrónico serem automaticamente enviadas aos gestores de regras. O Organizador de Conteúdo pode enviar uma mensagem de correio eletrónico quando uma submissão não corresponder a uma regra ou quando qualquer conteúdo for submetido ao Organizador de Conteúdo.

    Nota: O e-mail tem de ser configurado pelo seu administrador de rede ou do SharePoint para que o servidor ou serviço destas caixas de verificação sejam ativados.

11. Na secção Pontos de Submissão, introduza as informações sobre outros sites ou software de mensagens de correio eletrónico que possa enviar conteúdo ao site atual.

    Sugestão:  Esta secção fornece-lhe o URL do serviço Web para submeter conteúdo ao site caso pretenda criar um fluxo de trabalho ou solução personalizada para submeter documentos de um sistema de correio eletrónico.