Conjuntos de documentos de plano no Servidor SharePoint

Sobre conjuntos de documentos

Os Conjuntos de Documentos são uma funcionalidade em SharePoint Server 2016 que permite a uma organização gerir um único produto de entrega ou trabalho, que pode incluir vários documentos ou ficheiros. Um Conjunto de Documentos é um tipo especial de pasta que combina atributos exclusivos do Conjunto de Documentos, os atributos e o comportamento de pastas e documentos, e fornece uma interface de utilizador (UI), metadados e elementos de modelo de objetos para ajudar a gerir todos os aspetos do produto de trabalho.

Para equipas e utilizadores em muitas organizações, um conjunto de documentos, ou um produto de trabalho, é necessário para gerir melhor um projeto ou entregar. Por exemplo, uma equipa legal pode precisar de recolher, criar e gerir vários documentos, fotos e ficheiros áudio relacionados com um caso particular. Ou, uma equipa de vendas pode precisar de compilar documentos de várias fontes para criar e gerir um pedido de proposta (RFP) para um potencial cliente. Os conjuntos de documentos fornecem a essas equipas e utilizadores a capacidade de gerir esses conjuntos de documentos como uma única recolha, entrega ou produto de trabalho. Os proprietários do Conjunto de Documentos podem então criar uma Página de Boas-Vindas personalizada que pode exibir os itens incluídos e informações importantes sobre o produto de trabalho.

Em SharePoint Server 2016, as organizações que pretendem criar e gerir conjuntos de documentos de forma consistente podem configurar um tipo de conteúdo conjunto de documentos para cada produto de trabalho que normalmente criam. Um tipo de conteúdo conjunto de documentos pode então definir tipos de conteúdo, atributos, itens predefinidos, colunas, fluxos de trabalho e políticas. Os tipos de conteúdo personalizados adicionais podem então ser criados a partir do tipo de conteúdo dos pais, cada propriedades herdadas e configurações do tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos dos pais. Após a adição do tipo de conteúdo a uma biblioteca, os utilizadores podem então criar um Conjunto de Documentos que herda os atributos do tipo de conteúdo Conjunto de Documentos utilizando o Novo comando. Um tipo de conteúdo conjunto de documentos fornece configurações adicionais que lhe permitem especificar tipos de conteúdo permitidos, conteúdo predefinido, colunas partilhadas, colunas welcome page e visualização de página de boas-vindas padrão.

Para obter mais informações sobre os tipos de conteúdo, consulte tipos de conteúdo e fluxos de trabalho do Plano (SharePoint Server 2010).

Para obter mais informações sobre como criar e gerir conjuntos de documentos em SharePoint Server 2016, consulte Criar e configurar um novo tipo de conteúdo definido por documento em SharePoint Server 2016 Ajuda.

Conjuntos de documentos de administração

Os conjuntos de documentos em SharePoint Server 2016 partilham muitos dos mesmos atributos e propriedades que as pastas. No entanto, existem algumas considerações importantes que deve ter em conta ao planear uma solução de Conjunto de Documentos.

• Não há limite para o número de documentos que podem existir num Conjunto de Documentos. No entanto, os tempos de carga do visor podem ser limitados pelo limiar de visualização da lista que, por padrão, é fixado em 5.000 itens. As pastas são permitidas em conjuntos de documentos, mas a navegação de metadados não pode ser utilizada num Conjunto de Documentos. Por isso, é importante considerar a possibilidade de ultrapassar os limiares de visualização da lista e as preocupações com o design de navegação quando se determina quantos itens devem existir num Conjunto de Documentos. Além disso, quando utiliza o Envio para apresentar com um Conjunto de Documentos, a soma de todos os documentos num Conjunto de Documentos não pode ser superior a 50MB. Para um produto de recolha ou trabalho com um número muito grande de itens, uma estrutura de pasta numa biblioteca de documentos pode ser uma solução melhor.

• Não há limite para o número de conjuntos de documentos que podem existir numa biblioteca de documentos. No entanto, o número de conjuntos de documentos que podem aparecer nas listas será limitado pelo limiar de visualização da lista.

• Ao utilizar metadados partilhados, se existirem mais de 10 itens que estão a utilizar metadados partilhados num Conjunto de Documentos, as atualizações de metadados serão executadas por um trabalho de temporizador a cada 15 minutos. Por exemplo, se tiver 10 documentos no nível superior da biblioteca e um único documento num Conjunto de Documentos com metadados partilhados, o trabalho de tempo não será executado. Mas se adicionar outro Conjunto de Documentos com mais 9 documentos, o trabalho de temporizador será executado.

• Ao utilizar o roteamento do Conjunto de Documentos, os conjuntos de documentos que são enviados para um organizador de conteúdos permanecerão na biblioteca de entrega e serão transferidos para o local apropriado pelo trabalho de temporizador de processamento do organizador de conteúdos, que por padrão funciona diariamente.

Para utilizar conjuntos de documentos numa coleção de site, a função Conjuntos de Documentos deve ser ativada.

Para ativar a funcionalidade conjuntos de documentos para uma coleção de sites

1. Na página 'Definições do Site', na Administração da Recolha do Site,clique nas funcionalidades de recolha do Site.

2. Na página 'Funcionalidades', para conjuntos de documentos,clique em Ativar.

Depois de ativar a função Conjuntos de Documentos, pode criar tipos de conteúdo conjunto de documentos.

Conjunto de conteúdos de documentos de planeamento

Pode planear os tipos de conteúdo documental para a sua solução utilizando a folha de utilização do documento Analisar, que pode completar utilizando o artigo Identificar os utilizadores e analisar a utilização do documento no SharePoint 2013. Em seguida, pode utilizar a folha de cálculo do tipo Conteúdo (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) para registar as suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos que utilizará na sua solução.

Para planear os tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos utilizando a folha de cálculo do tipo conteúdo

1. Introduza o conjunto de documentos no campo do tipo de conteúdo    da folha de cálculo do tipo conteúdo.

2. Introduza o URL do site no qual será definido o novo tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos. Note que os tipos de conteúdo estão disponíveis no site em que estão definidos e em todos os sites abaixo desse site.

3. Determinar o tipo de conteúdo dos pais    Introduza o tipo de conteúdo do conjunto de documentos-mãe no campo 'Tipo de Conteúdo dos Pais'    da folha de cálculo do tipo conteúdo. Este será um tipo de conteúdo core Document set ou um tipo de conteúdo personalizado conjunto de documentos que já planeou.

4. Determinar definições de conjunto de documentos    Determine e, em seguida, especifique as seguintes definições de conjunto de documentos na folha de cálculo do tipo de conteúdo:

   1. Determinar tipos de conteúdo permitidos    Especifique os tipos de conteúdo predefinidos que serão permitidos neste tipo de conteúdo conjunto de documentos.

   2. Determinar o conteúdo predefinido    Se o tipo de conteúdo conjunto de documentos que está a criar será configurado para criar automaticamente conteúdo predefinido quando criar uma nova instância de um Conjunto de Documentos, pode adicionar ficheiros ao Conjunto de Documentos manualmente. Apenas podem ser adicionados ficheiros dos tipos de conteúdo permitidos para o Conjunto de Documentos.

   3. Determinar colunas partilhadas    Especificar se os valores da coluna para o Conjunto de Documentos devem ser automaticamente sincronizados a todos os documentos que estejam contidos no conjunto.

   4. Determine colunas de página de boas-vindas    Especifique quais as colunas que devem ser mostradas na página de boas-vindas para cada Conjunto de Documentos.

   5. Determine a vista página de boas-vindas    Especifique a vista para exibir o conteúdo do Conjunto de Documentos na Página de Boas-Vindas.

5. Determinar as colunas e a ordem da coluna    Na tabela De Colunas    de Plano da folha de cálculo do tipo conteúdo:

   1. Introduza cada coluna que seja herdada do tipo de conteúdo dos pais. Na coluna New?   No

   2. Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que irá criar. Introduza os nomes das colunas adicionais, os seus tipos, e indique se são novas.

6. Na secção modelo de plano    da folha de cálculo, escreva Nenhuma.

7. Determinar os fluxos de trabalho    Se houver um fluxo de trabalho disponível que seja relevante para o tipo de conteúdo Conjunto de Documentos, pode associar opcionalmente ao tipo de conteúdo. O fluxo de trabalho pode então ser iniciado em qualquer item de lista desse tipo de conteúdo. Para uma discussão completa sobre o planeamento do fluxo de trabalho, consulte os fluxos de trabalho do Plano. Depois de rever os fluxos de trabalho e determinar quais os fluxos de trabalho disponíveis, insira cada fluxo de trabalho para associar-se ao tipo de conteúdo na tabela de fluxos    de trabalho do plano de trabalho da folha de cálculo do tipo conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo dos pais, insira essa informação na coluna New?   

8. Determinar a política    Uma política é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo; as características da política fornecem os detalhes de cada regra, tais como se os itens do tipo de conteúdo podem ser impressos ou quais as ações no artigo que devem ser auditadas. Para obter mais informações sobre o planeamento de políticas, consulte Plano de política de gestão de informação no SharePoint Server 2013. Depois de rever as políticas e determinar quais as características políticas e modelos de política disponíveis, na secção Plano a Política    da folha de cálculo do tipo conteúdo, faça o seguinte:

   1. Se o tipo de conteúdo dos pais tiver definições de política, aplicar-se-ão inalterados no novo tipo de conteúdo. Isto garante que as políticas, após a sua fixação, sejam aplicadas em todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual herdar as suas definições de política a partir do seu tipo de pai, na secção Plano a Política    da folha de cálculo do tipo conteúdo, responda Sim à pergunta: "A política está definida no tipo de conteúdo dos pais?".

   2. Se o tipo de conteúdo atual herdar uma política baseada no tipo de conteúdo dos pais, no campo 'Nomear a Política'    da secção Plano a Política,    digite o nome do modelo de política. Da mesma forma, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e pretender aplicar um modelo de política, no campo 'Nomear a Política'    da secção Plano a Política,    digite o nome do modelo de política.

   3. Se o tipo de conteúdo atual herdar uma ou mais características de política individuais do tipo de conteúdo dos pais, insira cada função de política na tabela 'Recurso'    na secção Plano a Política    da folha de cálculo. Inversamente, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma apólice e pretender associar as funcionalidades de política com o tipo de conteúdo atual, insira essas funcionalidades de política na tabela 'Recurso'.    Note que não é possível associar tanto as características de política individuais como uma política por nome a um tipo de conteúdo.

Folhas de cálculo

Utilize as seguintes folhas de cálculo para registar as informações que são discutidas neste artigo:

• Folha de cálculo do tipo de conteúdo (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409)

• Analisar a folha de utilização do documento (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&clcid=0x409)