Resumo: Saiba como integrar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho na sua solução de gestão de documentos SharePoint 2013.
Este artigo descreve tipos de conteúdo e fluxos de trabalho e fornece orientações sobre como planeá-los na sua solução de gestão de documentos SharePoint Server 2016. Um tipo de conteúdo é uma recolha reutilizável de metadados (colunas), fluxo de trabalho, comportamento e outras definições para uma categoria de itens ou documentos numa lista de SharePoint Server 2016 ou biblioteca de documentos. Os tipos de conteúdo permitem-lhe gerir as definições de uma categoria de informação de forma centralizada e reutilizável. Um fluxo de trabalho permite anexar um processo de negócio a itens em SharePoint Server 2016.
Neste artigo:
Antes de utilizar a folha de planeamento do tipo de conteúdo e do fluxo de trabalho (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluída neste artigo para planear os seus tipos de conteúdo e fluxos de trabalho, certifique-se de que leu Identificar os utilizadores e analisar o uso do documento no SharePoint 2013 e completou a "Análise da utilização do documento" e as folhas de cálculo "Participantes do Documento" associadas a esse artigo.
Visão geral do tipo de conteúdo
Um tipo de conteúdo define os atributos de um item de lista, um documento ou uma pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar o seguinte:
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Propriedades para associar a itens do seu tipo.
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Metadados para associar a itens do seu tipo.
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Fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir de itens do seu tipo.
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Políticas de gestão de informação para associar a itens do seu tipo.
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Modelos de documento (para tipos de conteúdo de documento).
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Características personalizadas.
Pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Quando o fizer, está a especificar que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o novo comando dessa lista ou biblioteca permitirá aos utilizadores criar novos itens desse tipo.
Nota: Também pode associar propriedades, fluxos de trabalho, políticas e modelos diretamente com uma lista ou biblioteca. No entanto, fazê-lo pode limitar estas associações à lista ou biblioteca e não é reutilizável em toda a sua solução. Em SharePoint Server 2016, os fluxos de trabalho ao nível do site podem ser associados a várias listas ou bibliotecas.
Bibliotecas e listas de documentos podem conter vários tipos de conteúdo. Por exemplo, uma biblioteca pode conter tanto os documentos como os gráficos relacionados com um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém vários tipos de conteúdo, aplicam-se os seguintes:
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Por predefinição, o novo comando dessa lista ou biblioteca permite que os utilizadores selecionem todos os tipos de conteúdo disponíveis quando criam um novo item. Os proprietários do tipo de conteúdo podem configurar o Novo comando para exibir apenas certos tipos de conteúdo.
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São apresentadas as colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis.
Pode definir tipos de conteúdo personalizados na galeria de tipos de conteúdo de um site. Um tipo de conteúdo personalizado deve ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo principal, como Documento ou Item. Depois de definido num site, um tipo de conteúdo personalizado está disponível nesse site e em todos os sites abaixo desse site. Para tornar um tipo de conteúdo mais amplamente disponível em toda uma coleção de site, defina-o na galeria do tipo de conteúdo do site de nível superior. Em SharePoint Server 2016, também pode criar um tipo de conteúdo personalizado dentro de um hub de tipo de conteúdo que é definido numa instância de serviço de metadados gerida. Quando for criado num hub de tipo de conteúdo, o tipo de conteúdo estará disponível para outras coleções de sites que fazem parte de aplicações web associadas a essa instância de serviço de metadados gerida.
Nota: O serviço de metadados gerido e o hub do tipo de conteúdo não estão disponíveis em SharePoint Foundation 2013.
Por exemplo, se a sua organização utilizar um modelo de contrato específico, na galeria de tipo de conteúdo do site de nível superior numa recolha de site, pode criar um tipo de conteúdo que defina os metadados para esse contrato, o modelo do contrato e os fluxos de trabalho necessários para rever e completar o contrato. Em seguida, qualquer biblioteca de documentos na sua coleção de site à qual associa o tipo de conteúdo Contract incluirá todas estas funcionalidades e permitirá que os autores criem novos contratos com base no modelo.
Nos sites que se baseiam em SharePoint Server 2016, cada item de lista predefinido ou item da biblioteca, como Contacto, Tarefa ou Documento, tem um tipo de conteúdo central correspondente na galeria do tipo de conteúdo do site. Quando planeia tipos de conteúdo, pode utilizar estas definições de tipo de conteúdo principal como pontos de partida e basear novos tipos de conteúdo nos existentes, conforme necessário.
Os tipos de conteúdo são organizados numa hierarquia que permite que um tipo de conteúdo herda as suas características de outro tipo de conteúdo. Esta herança permite que classes de documentos partilhem características em toda uma organização, e permite que as equipas personalizem essas características para sites ou listas particulares.
Por exemplo, todos os documentos entregues pelo utilizador numa empresa podem necessitar de um conjunto de metadados, tais como número de conta, número de projeto e gestor de projetos. Ao criar um tipo de conteúdo deliverable de topo do cliente a partir do qual todos os outros tipos de documentos entregues pelo cliente herdam, certifique-se de que as informações necessárias, tais como números de conta e números de projeto, serão associadas a todas as variantes de documentos entregues pelo cliente na sua organização. Note que se o proprietário do tipo de conteúdo adicionar outra coluna necessária ao tipo de conteúdo deliverable de topo, o proprietário do tipo de conteúdo pode propagar as alterações a todos os tipos de conteúdo que herdam dele, o que adicionará a nova coluna a todos os documentos entregues pelo cliente.
Integração de imóveis com Office 2016
Em Microsoft Office system, quando um utilizador edita um documento a partir de um servidor de gestão de documentos SharePoint Server 2016, é apresentado um Painel de Informação de Documentos no topo do documento. O Painel de Informação do Documento apresenta uma forma editável das propriedades do documento no servidor.
SharePoint Server 2016 facilita a personalização do formulário de propriedade para um tipo de conteúdo. Ao configurar um tipo de conteúdo, pode iniciar InfoPath 2016, que gera um formulário de propriedade padrão que se baseia nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário predefinido inclui os mesmos controlos, layout e esquema que InfoPath 2016 usaria se não fosse definida nenhuma forma personalizada. Em seguida, pode personalizar e implementar o formulário como faria com qualquer outro formulário InfoPath 2016. Por exemplo, pode adicionar o logótipo da sua empresa, fontes e esquema de cores a um formulário; conectá-lo a uma fonte de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e funcionalidades de formato de design que estão disponíveis para os utilizadores com base nas suas funções.
Juntamente com as propriedades de edição no Painel de Informação de Documentos, os autores que utilizam Word 2016 podem inserir propriedades que são definidas no servidor nos seus documentos. Por exemplo, se as propriedades do documento incluim um nome de gestor de projeto, este nome pode ser inserido na página do título, no rodapé ou em qualquer outro lugar o nome é usado no documento. Se um novo gestor de projeto for atribuído a um projeto, a propriedade do Project Manager pode ser atualizada no servidor de gestão de documentos. Este nome de gestor de projeto atualizado será refletido em todos os casos deste imóvel que foi inserido num documento.
Utilização de metadados com tipos de conteúdo
Metadados são informações sobre um documento que é usado para categorizar e classificar o seu conteúdo. Os metadados estão associados a um tipo de conteúdo como coluna. Os metadados podem fornecer informações contextuais sobre o seu documento associando-o a um autor, sujeito, público, linguagem, e assim por diante. Ao contrário das propriedades, os metadados são armazenados como colunas e podem ser indexados e pesquisados pelo motor de pesquisa SharePoint.
Os metadados adicionados ao nível de recolha do site podem ser associados com tipos de conteúdo. Ao utilizar metadados com tipos de conteúdo, todos os tipos de conteúdo posteriores podem herdar alguns ou todos os metadados do tipo de conteúdo dos pais ao nível de recolha do site. Os metadados adicionais podem então ser adicionados a um nível mais baixo, como um único documento.
Modelos de coluna
Cada item de metadados que está associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é uma localização numa lista para armazenar informações. As listas ou bibliotecas são frequentemente exibidas graficamente como colunas de informação. No entanto, dependendo da vista associada à lista, as colunas podem aparecer noutras formas, como dias num visor de calendário. Em formas associadas a uma lista ou biblioteca, as colunas são exibidas como campos.
Pode definir colunas para utilização em vários tipos de conteúdo. Para isso, crie-os numa galeria de modelos de coluna. Há uma galeria de modelos de coluna em cada site em uma coleção de site. Tal como acontece com os tipos de conteúdo, as colunas definidas na galeria de modelos de coluna de um site estão disponíveis nesse site e em todos os sites abaixo do mesmo.
Tipos de conteúdo de pasta
Os tipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta numa lista ou biblioteca. Quando aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o novo comando dessa lista ou biblioteca incluirá o tipo de conteúdo de pasta, o que permite aos utilizadores criarem pastas desse tipo.
Pode definir vistas numa lista ou biblioteca que só estão disponíveis em pastas de um determinado tipo de conteúdo. Isto é útil quando pretende que uma pasta contenha um determinado tipo de documento e deseja visualizações nessa pasta apenas para visualizar colunas relevantes para o tipo de documento que está contido nessa pasta.
Ao utilizar o modelo Produtos SharePoint de objetos, pode personalizar o novo comando para um tipo de conteúdo de pasta para que, quando um utilizador cria uma nova pasta desse tipo, a pasta seja pré-preparada com vários ficheiros e documentos com base em modelos armazenados no servidor. Isto é útil, por exemplo, para a implementação de um tipo composto de documento que requer vários ficheiros para contribuir para um único documento exequível.
Os conjuntos de documentos são uma funcionalidade em SharePoint Server 2016 que permite utilizar Office 2016 para gerir entregas que abrangem vários documentos. Os conjuntos de documentos são tipos especiais de pastas que são usadas para gerir um único produto de trabalho,que pode incluir vários documentos em vários locais. Cria conjuntos de documentos utilizando modelos extensíveis fornecidos com SharePoint Server 2016. Também pode personalizar modelos de conjunto de documentos para representar os produtos de trabalho que são relevantes para a sua organização. Os conjuntos de documentos também incluem o controlo de versão, que permite capturar o estado do documento completo definido em vários pontos do seu ciclo de vida. Para obter mais informações sobre conjuntos de documentos, consulte o planeamento dos conjuntos de documentos (SharePoint Server 2010).
Plan document tipos de conteúdo
A primeira fase do planeamento dos tipos de conteúdos documentais é rever cada tipo de documento que está listado na sua folha de cálculo de utilização do documento de Análise (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar se um tipo de conteúdo existente funcionará para esse tipo de documento. Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar as suas definições diretamente do tipo de conteúdo do documento principal ou de um tipo de conteúdo descendente do tipo de conteúdo do Documento. Isto garante que as colunas básicas para os seus tipos de documentos, tais como Title e Created By, estão presentes e que pode associar um modelo ao tipo de conteúdo. Se um tipo de conteúdo de base (tal como documento) for suficiente, insira o nome do tipo de conteúdo na coluna do Tipo de Conteúdo da folha de cálculo "Analisar a utilização do documento".
Nota: Os tipos de conteúdo sonoro suportado não incluem ficheiros PDF.
Para obter informações sobre a alteração dos tipos de conteúdo principal, descarregue o livro branco "Orientação para a edição de tipos de conteúdo pré-definido e colunas de sites" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Tipos de conteúdo de lista de planos
Os elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas de metadados que estão associadas ao tipo de conteúdo e fluxos de trabalho que podem ser executados em itens desse tipo de conteúdo. Utilize um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista que seja exclusivo da sua solução. Por exemplo, numa solução de call center para clientes, na qual os profissionais de suporte investigam e resolvem os problemas técnicos dos clientes, um tipo de conteúdo de lista poderia ser usado para normalizar os dados para cada incidente de suporte e para acompanhar o incidente utilizando um fluxo de trabalho.
Planflows de trabalho
Fluxos de trabalho implementam processos de negócio em documentos, páginas web, formulários e itens de lista em SharePoint Server 2016. Podem ser associados a bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.
Na gestão de documentos, utilize fluxos de trabalho para encaminhar documentos de pessoa para pessoa para que cada um possa completar as suas tarefas de gestão documental, tais como rever documentos, aprovar a sua publicação ou gerir a sua disposição. Além disso, utilize fluxos de trabalho personalizados para mover documentos de um site ou biblioteca para outro. Por exemplo, pode desenhar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site para outro quando o documento está agendado para ser arquivado.
SharePoint Server 2016 inclui o fluxo de trabalho de três estados, que pode utilizar para gerir processos de negócio que acompanham o estado de um item através de três estados ou fases. SharePoint Server 2016 inclui também os seguintes fluxos de trabalho que abordam as necessidades de gestão de documentos:
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Recolher Comentários Envia um documento para revisão.
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Aprovação Envia um documento para aprovação, muitas vezes como um pré-requisito para publicá-lo.
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Disposição Gere a expiração e disposição do documento.
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Recolher Assinaturas Encaminha um documento para assinaturas.
Associe um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando pretender disponibilizar esse fluxo de trabalho quando esse tipo de conteúdo estiver a ser utilizado. Por exemplo, um tipo de conteúdo de pedido de compra pode exigir a aprovação de um gestor antes de a transação poder ser concluída. Para garantir que o fluxo de trabalho de aprovação está sempre disponível quando uma encomenda de compra é iniciada, crie um tipo de conteúdo de Ordem de Compra e associe o fluxo de trabalho de Aprovação com ele. Em seguida, adicione o tipo de conteúdo da Ordem de Compra a quaisquer bibliotecas documentais em que as encomendas de compra sejam armazenadas.
Para planear fluxos de trabalho para a sua solução de gestão de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que planeia implementar e identificar os processos de negócio que têm de estar disponíveis para executar conteúdos desse tipo. Em seguida, identifique os fluxos de trabalho que terá de disponibilizar para esse conteúdo.
Segue-se uma tabela de amostras que analisa fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo contratual.
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Processo contratual |
Fluxo de trabalho contratual |
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Rever esboços. |
Recolher feedback |
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Obtenha a aprovação do gerente e do advogado. |
Aprovação |
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Resolva questões abertas. |
Rastreio de problemas |
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Arranja assinaturas. |
Recolher assinaturas |
Para mais informações, consulte workflow no SharePoint 2013.
Folha de cálculo
Utilize a seguinte folha de cálculo para registar as informações discutidas neste artigo:
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Tipo de conteúdo e folha de planeamento de fluxos de trabalho (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
