Criar e partilhar um Dashboard com o Excel e o Microsoft Groups

Obter os seus dados

1. Pode copiar e colar dados diretamente no Excel ou pode configurar uma consulta a partir de uma origem de dados. Para este tópico, utilizámos a consulta Análise de Vendas do modelo Da Northwind Traders para o Microsoft Access. Se pretender utilizá-lo, pode abrir o Access e aceder a Ficheiro > Nova > Procurar "Northwind" e criar a base de dados de modelos. Depois de o fazer, poderá aceder a qualquer uma das consultas incluídas no modelo. Já colocámos estes dados no livro do Excel por si, pelo que não precisa de se preocupar se não tiver o Access.

2. Verifique se os dados estão estruturados corretamente, sem linhas ou colunas em falta. Cada linha deve representar um registo ou item individual. Para obter ajuda com a configuração de uma consulta ou se os seus dados precisarem de ser manipulados, consulte Obter & Transformar no Excel.

   

3. Se ainda não estiver, formate os seus dados como uma Tabela do Excel. Ao importar do Access, os dados serão automaticamente importados para uma tabela.

Criar tabelas dinâmicas

1. Selecione uma célula dentro do intervalo de dados e aceda a Inserir > Tabela Dinâmica > Nova Folha de Cálculo. Consulte Criar uma Tabela Dinâmica para analisar os dados da folha de cálculo para obter mais detalhes.

2. Adicione os campos da Tabela Dinâmica que pretende e, em seguida, formate conforme pretendido. Esta Tabela Dinâmica será a base para outras pessoas, pelo que deve passar algum tempo a fazer os ajustes necessários ao estilo, ao esquema do relatório e à formatação geral, para que não tenha de o fazer várias vezes. Para obter mais detalhes, consulte: Estruturar o esquema e o formato de uma tabela dinâmica.

   Neste caso, criámos um resumo de nível superior de vendas por categoria de produto e ordenados pelo campo Vendas por ordem descendente.

   

   Consulte Ordenar dados numa Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico para obter mais detalhes.

3. Depois de criar a tabela dinâmica principal, selecione-a e, em seguida, copie-a e cole-a quantas vezes for necessário para esvaziar áreas na folha de cálculo. Para o nosso exemplo, estas tabelas dinâmicas podem alterar linhas, mas não colunas, pelo que as colocamos na mesma linha com uma coluna em branco entre cada uma delas. No entanto, poderá ter de colocar as tabelas dinâmicas abaixo umas das outras se estas conseguirem expandir colunas.

   Importante: As tabelas dinâmicas não se podem sobrepor umas às outras, por isso certifique-se de que a sua estrutura permitirá espaço suficiente entre elas para permitir que se expandam e contraam à medida que os valores são filtrados, adicionados ou removidos.

   Neste momento, poderá querer dar nomes significativos às tabelas dinâmicas, para que saiba o que fazem. Caso contrário, o Excel irá atribuir-lhes o nome Tabela Dinâmica1, Tabela Dinâmica2 e assim sucessivamente. Pode selecionar cada uma delas e, em seguida, aceder a Ferramentas de Tabela Dinâmica > Analisar > introduzir um novo nome na caixa Nome da Tabela Dinâmica . Isto será importante quando chegar a altura de ligar as tabelas dinâmicas aos controlos de Segmentação de Dados e Linha Cronológica.

   

Criar gráficos dinâmicos

1. Clique em qualquer parte da primeira tabela dinâmica e aceda a Ferramentas de Tabela Dinâmica > Analisar > gráfico dinâmico > selecionar um tipo de gráfico. Escolhemos um Gráfico de combinação com Vendas como um gráfico de Colunas Agrupadas e % Total como um Gráfico de linhas desenhado no eixo Secundário.

   

2. Selecione o gráfico e, em seguida, dimensione e formate conforme pretendido no separador Ferramentas de Gráfico Dinâmico. Para obter mais detalhes, veja a nossa série em Gráficos de formatação.

3. Repita para cada uma das tabelas dinâmicas restantes.

4. Agora é uma boa altura para mudar o nome dos gráficos dinâmicos também. Aceda a Ferramentas de Gráfico Dinâmico > Analisar > introduza um novo nome na caixa Nome do Gráfico .

Adicionar Segmentação de Dados e uma Linha Cronológica

As Segmentações de Dados e As Linhas Cronológicas permitem-lhe filtrar rapidamente as tabelas dinâmicas e os gráficos dinâmicos, para que possa ver apenas as informações que lhe são relevantes.

1. Selecione qualquer Tabela Dinâmica e aceda a Ferramentas de Tabela Dinâmica > Analisar > Filtrar > Inserir Segmentação de Dados e, em seguida, verifique cada item que pretende utilizar para uma segmentação de dados. Para este dashboard, selecionámos Categoria, Nome do Produto, Funcionário e Nome do Cliente. Quando clica em OK, as segmentações de dados serão adicionadas ao meio do ecrã, empilhadas em cima umas das outras, pelo que terá de as organizar e redimensionar conforme necessário.

   

2. Opções de Segmentação de Dados – se clicar em qualquer segmentação de dados, pode aceder a Ferramentas de Segmentação de Dados > Opções e selecionar várias opções, como Estilo e quantas colunas são apresentadas. Pode alinhar várias segmentações de dados ao selecioná-las com Ctrl+Clique com o botão esquerdo do rato e, em seguida, utilizar as ferramentas Alinhar no separador Ferramentas de Segmentação de Dados.

3. Ligações de Segmentação de Dados – as Segmentações de Dados só serão ligadas à Tabela Dinâmica que utilizou para as criar, pelo que tem de selecionar cada Segmentação de Dados e, em seguida, aceder a Ferramentas de Segmentação de Dados > Opções > Ligações de Relatório e verificar que Tabelas Dinâmicas pretende ligar a cada uma. As Segmentações de Dados e as Linhas Cronológicas podem controlar tabelas dinâmicas em qualquer folha de cálculo, mesmo que a folha de cálculo esteja oculta.

   

4. Adicionar uma Linha Cronológica – selecione qualquer Tabela Dinâmica e aceda a Ferramentas de Tabela Dinâmica > Analisar > Filtrar > Inserir Linha Cronológica e, em seguida, verifique cada item que pretende utilizar. Para este dashboard, selecionámos Data da Encomenda.

5. Opções da Linha Cronológica – clique na Linha Cronológica e aceda a Ferramentas de Linha Cronológica > Opções e selecione opções como Estilo, Cabeçalho e Legenda. Selecione a opção Ligações de Relatório para ligar a linha cronológica às Tabelas Dinâmicas da sua preferência.

Saiba mais sobre os controlos Segmentação de Dados e Linha Cronológica .

Próximos passos

O dashboard está agora funcionalmente concluído, mas provavelmente ainda precisa de o organizar da forma que pretende e fazer os ajustes finais. Por exemplo, poderá querer adicionar um título de relatório ou um fundo. Para o nosso dashboard, adicionámos formas em torno das Tabelas Dinâmicas e desativamos Cabeçalhos e Linhas de Grelha no separador Ver.

Certifique-se de que testa cada uma das suas segmentações de dados e linhas cronológicas para se certificar de que as tabelas dinâmicas e os gráficos dinâmicos se comportam adequadamente. Poderá encontrar situações em que determinadas seleções causam problemas se uma tabela dinâmica quiser ajustar e sobrepor-se a outra, o que não pode fazer e irá apresentar uma mensagem de erro. Estes problemas devem ser corrigidos antes de distribuir o dashboard.

Quando terminar de configurar o dashboard, pode clicar no separador "Partilhar um Dashboard" na parte superior deste tópico para saber como o distribuir.