O Microsoft Office InfoPath permite-lhe criar modelos de formulário para a introdução e a coleta de dados. Microsoft Office Excel 2007 permite aos utilizadores calcular, criar gráficos e analisar dados. Ao utilizar ambos os programas e XML, pode criar facilmente uma solução empresarial simples, mas eficaz, sem código para controlar os recursos numa empresa.
Neste artigo
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Introdução à criação de uma solução de controlador de ativos
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Passo 1: personalizar o modelo de formulário do rastreador de recursos
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Passo 2: mapear o ficheiro de esquema e personalizar o esquema de tabela no Excel
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Passo 3: criar um relatório de Resumo de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico
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Pensamentos finais: Considere utilizar uma lista do SharePoint ou uma base de dados do Access
Introdução à criação de uma solução de controlador de ativos
Pode trocar dados XML entre o InfoPath e o Excel. Apesar de o comando Exportar do InfoPath ser uma forma simples e simples de enviar dados do formulário para o Excel, existe outra abordagem que pode utilizar, o que lhe dá muita flexibilidade. Ao mapear explicitamente o ficheiro de esquema XML (. xsd) do InfoPath no Excel e, em seguida, importar ficheiros de formulário do InfoPath (. xml) para o Excel, pode personalizar o esquema dos seus dados e aproveitar melhor as funcionalidades do Excel para o ajudar a gerir e analisar os seus dados de forma mais eficiente.
Neste artigo, iremos utilizar o modelo de formulário de exemplo do rastreador de recursos do InfoPath para ilustrar como pode fazer com que o InfoPath, o XML e o Excel funcionem em conjunto. Imagine que cada ano, a sua organização faz o seu levantamento de recursos no escritório de cada funcionário. Em seguida, é executado um relatório do Excel para ajudá-lo a decidir como atribuir o orçamento do equipamento para o próximo ano. O seguinte diagrama é uma descrição geral de como pode reunir, controlar e denunciar dados de recursos no seu departamento.
1. o modelo de formulário do rastreador de recursos é criado.
2. o ficheiro de esquema está mapeado para uma tabela do Excel e o esquema da tabela é personalizado.
3. é criado um relatório de Resumo de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico em branco.
4. o formulário do rastreador de recursos é utilizado para recolher dados de utilizadores.
5. todos os dados de formulário são exportados para a tabela do Excel e os relatórios de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico são atualizados.
Esta solução envolve as seguintes funções de utilizador e produtos:
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Requisitos de software |
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Funções |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
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Estruturador de soluções |
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Tomador de decisões |
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Funcionários |
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Passo 1: personalizar o modelo de formulário do rastreador de recursos
O modelo de formulário do rastreador de recursos, incluído no InfoPath, permite-lhe reunir informações sobre cada um dos ativos do escritório de um funcionário, o departamento ao qual o funcionário pertence, categorias de ativos e detalhes sobre cada ativo. Nesta solução, um estruturador de formulários submete o modelo de formulário à conta de e-mail do fabricante de decisões através de Office Outlook 2007.
Tarefa 1: abrir e personalizar o modelo de formulário do rastreador de recursos
Uma vez que não pode publicar um modelo de formulário numa lista de destinatários de e-mail se tiver um controlo de caixa de texto formatado com imagens ligadas, tem de efetuar uma pequena alteração no formulário de modelo de exemplo do rastreador de ativos.
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No menu ficheiro , clique em estruturar um modelo de formulário.
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Na caixa de diálogo estruturar um modelo de formulário , em abrir um modelo de formulário, clique em Personalizar um exemplo.
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Na caixa de diálogo de introdução , clique em exemplo-controlador de recursose, em seguida, em tarefas do formulário, clique em estruturar este formulário.
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Clique com o botão direito do rato no controlo assetNotes , aponte para propriedades da caixa de Rich Text , clique no separador apresentar e, em seguida, em formatação disponível, desmarque a caixa de verificação imagens ligadas .
Tarefa 2: definir as opções de envio
A tarefa seguinte é definir as opções de envio para que os empregados possam submeter um ficheiro de formulário com nome exclusivo (. xml) à conta de e-mail do fabricante de decisões como um ficheiro anexado.
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No menu ferramentas , clique em Opções de submissão.
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Na caixa de diálogo Opções de envio , selecione a caixa de verificação permitir que os utilizadores enviem este formulário .
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Clique em enviar dados do formulário para um único destinoe, em seguida, na lista, clique em E-mail.
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Clique em Adicionar.
É apresentado o Assistente de ligação de dados .
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Na caixa para , escreva o alias do fabricante de decisões que irá receber todos os formulários enviados.
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Para especificar uma linha de assunto exclusiva, na caixa assunto :
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Clique em inserir
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Escreva a seguinte fórmula:
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concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
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Clique em verificar fórmulae, em seguida, clique duas vezes em OK .
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Na caixa introdução , escreva uma mensagem apropriada ou adicione instruções importantes para esta solução.
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Clique em Seguinte.
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Na página seguinte do assistente, clique em enviar os dados do formulário como um anexoe, em seguida, selecione a caixa de verificação anexar o modelo de formulário para garantir que os utilizadores podem abrir o formulário .
Isto ajuda a garantir que os funcionários têm acesso ao ficheiro de modelo de formulário (. xsn) caso não possam aceder ao mesmo a partir da localização da rede.
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Para especificar um nome de ficheiro exclusivo para cada ficheiro de formulário (. xml) na caixa nome do anexo :
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Clique em inserir
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Escreva a mesma fórmula que a da linha de assunto :
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concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
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Clique em verificar fórmulae, em seguida, clique duas vezes em OK .
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Clique em Seguinte.
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Na página seguinte do assistente, na caixa Introduza um nome para esta ligação de dados , escreva um nome descritivo para esta ligação de dados de envio.
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Verifique se as informações estão corretas na secção Resumo e, em seguida, clique em concluir.
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Guarde a forma como uma pasta de rede pública acessível para o fabricante de decisões e para todos os funcionários.
Passo 2: mapear o ficheiro de esquema e personalizar o esquema de tabela no Excel
A configuração da ligação entre o InfoPath e o Excel necessita de três tarefas: extrair o ficheiro de esquema do modelo de formulário do rastreador de recursos, mapear este ficheiro de esquema no Excel e personalizar o esquema predefinido da tabela do Excel que irá conter todos os XML importados ficheiros de dados de formulário.
Tarefa 1: extrair o ficheiro de esquema do InfoPath
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No InfoPath, abra o ficheiro de modelo de formulário do rastreador de recursos.
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No menu ferramentas , clique em estruturar este formulário.
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No menu ficheiro , clique em guardar como ficheiros de origem.
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Na caixa de diálogo Procurar pasta , selecione uma pasta ou crie uma nova pasta onde pretende armazenar o ficheiro de esquema.
Tenha em atenção a localização da pasta onde todos os ficheiros de origem são guardados e o nome do ficheiro de esquema, neste caso, MySchema. xsd, que contém a definição de esquema dos dados XML do formulário.
Tarefa 2: mapear o ficheiro de esquema do InfoPath no Excel
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Crie um novo ficheiro do Excel e, em seguida, guarde-o numa localização acessível para o tomador de decisões.
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No Excel, se o separador programador não estiver visível, faça o seguinte:
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Clique no Botão do Microsoft Office
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Na categoria popular , em opções principais para trabalhar com o Excel, selecione a caixa de verificação Mostrar separador programador na faixa de opções e, em seguida, clique em OK.
Nota: O Friso é um componente da interface de utilizador Microsoft Office Fluent.
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No separador Programador, no grupo XML, clique em Origem.
É apresentado o painel de tarefas origem XML .
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Clique em mapas XMLe, em seguida, na caixa de diálogo mapas XML , clique em Adicionar.
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Num computador com o Windows Vista
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Na barra de endereço, clique na unidade ou pasta que contém o ficheiro MySchema. xsd que criou no passo 2 da secção, tarefa 1: extrair o ficheiro de esquema do InfoPath.
Num computador que esteja a executar o Microsoft Windows XP
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Na lista procurar em , clique na unidade ou pasta que contém o ficheiro MySchema. xsd que criou no passo 2 da secção, tarefa 1: extrair o ficheiro de esquema do InfoPath.
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Clique no ficheiro e, em seguida, clique em Abrir.
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Quando a caixa de diálogo várias raízes for apresentada, clique no nó raiz do assetTracking que está definido no ficheiro MySchema. xsd e, em seguida, clique em OK.
O mapa XML é apresentado no painel de tarefas origem XML .
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Arraste o ns1: elemento de nó de ativo, que é um elemento XML repetido, para a localização da folha de cálculo onde pretende que a tabela do Excel apareça.
Tarefa 3: personalizar o esquema da tabela do Excel
Por predefinição, o Excel utiliza os nomes dos elementos XML como cabeçalhos de coluna para a tabela. No entanto, pode alterar os cabeçalhos das colunas editando as células do cabeçalho da coluna.
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Para modificar os cabeçalhos de coluna predefinidos, mantenha a tabela do Excel selecionada, localize o seguinte prefixo de cadeia de caracteres, ns1: ativoe remova-o. Por exemplo, pode alterar o ns1: AssetID para ID.
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Para ajustar a largura da coluna, clique no botão selecionar tudo e, em seguida, faça duplo clique em qualquer limite do cabeçalho da coluna.
Passo 3: criar um relatório de Resumo de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico
Os responsáveis pelas decisões utilizam relatórios de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico para analisar, explorar e Visualizar dados de resumo. Ao configurar os relatórios de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico que pretende utilizar neste cenário com antecedência, esta será uma operação simples para um tomador de decisão de executar o relatório com os dados concluídos mais tarde.
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Selecione uma célula na tabela do Excel.
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No separador Inserir , no grupo tabelas , clique em tabela dinâmicae, em seguida, clique em tabela dinâmica.
O Excel apresenta a caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica.
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Para colocar o relatório de tabela dinâmica numa nova folha de cálculo a partir da célula a1, clique em nova folha de cálculoe, em seguida, clique em OK.
O Excel adiciona um relatório de tabela dinâmica vazio à localização especificada e apresenta a lista de campos da tabela dinâmica para que possa adicionar campos, criar um esquema e personalizar o relatório de tabela dinâmica.
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Para criar um relatório de tabela cruzada dos dados, arraste o campo ID para a área valores, o campo Departamento para a área etiquetas de coluna, o campo categoria para a área etiquetas de linha e o campo atribuídoa para a área filtro do relatório.
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Clique no relatório de tabela dinâmica.
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No separador Inserir , no grupo gráficos , clique no tipo de gráfico de barras .
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Em barra2D, selecione barra agrupada.
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Ajuste o tamanho e a localização do relatório de gráfico dinâmico para a sua preferência.
Passo 4: recolher informações de bens de utilizadores
Agora que o modelo de formulário está pronto para ser preenchido por todos os funcionários, tem de publicar o formulário e enviá-lo para cada funcionário. Quando cada funcionário submete o formulário concluído, este é enviado como um ficheiro de dados XML (. xml) associado a uma mensagem de e-mail à conta de e-mail do fabricante de decisões. O tomador de decisões pode, em seguida, mover todas as mensagens para uma pasta dedicada do InfoPath no Outlook. Neste cenário, recomendamos que atribua um período de tempo específico a todos os utilizadores para preencher os formulários, para que o tomador de decisões possa executar o relatório com todos os formulários concluídos quando o prazo de coleta de dados tiver sido atingido.
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No InfoPath, abra o modelo de formulário (. xsn) que guardou no passo 1: estruturar o modelo de formulário de exemplo do rastreador de ativos
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No menu ferramentas , clique em estruturar este formulário.
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No menu ficheiro , clique em publicar.
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No assistente de publicação, clique numa lista de destinatários de e-maile, em seguida, clique em seguinte.
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Na página seguinte do assistente, na caixa nome do modelo de formulário , escreva um nome para o modelo de formulário e, em seguida, clique em seguinte. O nome do modelo de formulário será apresentado no cabeçalho do assunto da mensagem que é enviada para os destinatários da mensagem de correio electrónico.
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Em alternativa, na página seguinte do assistente, pode criar colunas que serão apresentadas nas suas pastas do Outlook para ajudar a organizar as suas mensagens de e-mail.
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Clique em Seguinte.
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Clique em Publicar.
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Depois de o assistente de publicação terminar de publicar o modelo de formulário, será aberta uma mensagem de e-mail com o formulário.
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Preencha a mensagem, escreva os nomes dos funcionários ou utilize uma lista de distribuição e, em seguida, envie a mensagem.
No Outlook, o tomador de decisões pode organizar todos os formulários XML enviados de uma de duas formas:
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Se a caixa de mensagem pastas de formulário do InfoPath for apresentada na primeira vez que a mensagem for aberta, clique em criar pasta de formulário.
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Crie uma regra no Outlook para mover todos os formulários do InfoPath relacionados para uma pasta do InfoPath.
Para obter mais informações, consulte o artigo gerir mensagens através de regras.
Passo 5: importar formulários para o Excel
Como já criou os passos 2 e 3 do livro do Excel, é uma simples questão para o responsável pela decisão de exportar e rever os dados do formulário. O responsável pela decisão apenas precisa de exportar os ficheiros XML (. xml) do Outlook, importar todos os ficheiros de formulário (. xml) para o livro do Excel e, em seguida, atualizar os dados.
Tarefa 1: exportar os formulários do Outlook para uma pasta do Windows
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No Outlook, selecione a pasta que contém todos os formulários que recebeu do funcionário e, em seguida, prima CTRL + t para selecionar todas as mensagens de correio electrónico do formulário.
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Clique com o botão direito do rato na seleção, aponte para ações do InfoPathe, em seguida, clique em exportar formulários.
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Na caixa de diálogo exportar formulários , selecione uma pasta e, em seguida, prima OK.
Tarefa 2: importar os formulários para o Excel
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No livro do Excel que criou no passo 2: mapear o ficheiro de esquema e personalizar o esquema da tabela no Excel, selecione uma das células mapeadas na tabela do Excel.
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No separador programador , no grupo XML , clique em importar.
É apresentada a caixa de diálogo importar XML .
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Num computador com o Windows Vista
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Na barra de endereços, clique na pasta que contém os ficheiros de dados XML (. xml) criados na tarefa 1: exportar os formulários a partir do Outlook para uma pasta do Windows.
Num computador que esteja a executar o Microsoft Windows XP
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Na lista procurar em , clique em pasta que contém os ficheiros de dados XML (. xml) criados na tarefa 1: exportar os formulários do Outlook para uma pasta do Windows.
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Siga um dos seguintes procedimentos:
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Se os ficheiros forem contíguos, prima SHIFT e, em seguida, clique no primeiro e no último ficheiro na lista.
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Se os ficheiros não forem contíguos, prima CTRL e, em seguida, clique em cada ficheiro que pretende importar na lista.
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Clique em Importar.
Por predefinição, o Excel substitui quaisquer dados existentes nas células mapeadas, que é o resultado final pretendido para esta solução empresarial. No entanto, um tomador de decisões poderia, por exemplo, importar os dados várias vezes para avaliar o progresso antes do prazo agendado.
Nota: No Excel, também pode acrescentar os dados ao utilizar a opção acrescentar novos dados a tabelas XML existentes (no separador programador , no grupo XML , clique em Propriedades do mapa), que pode ser adequado para outras soluções.
Para obter mais informações, consulte o artigo ligar a um ficheiro XML.
Tarefa 3: atualizar os relatórios de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico
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Clique numa célula no relatório de tabela dinâmica.
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No separador Opções , no grupo dados , clique na seta ao lado de atualizar tudoe, em seguida, clique em Atualizar.
O livro do Excel agora contém todos os relatórios de dados e Resumo de que precisa para o ajudar a atribuir o orçamento do equipamento para o próximo ano. Claro que pode fazer uma análise mais aprofundada no seu livro do Excel, se for necessário, como ordenar, filtrar ou formatar condicionalmente os dados.
Pensamentos finais: Considere utilizar uma lista do SharePoint ou uma base de dados do Access
Como alternativa, considere utilizar uma lista do SharePoint ou uma base de dados do Access, em vez de XML, para transferir dados entre o InfoPath e o Excel.
Utilizar uma lista do SharePoint
A partir do InfoPath, pode utilizar facilmente uma lista do SharePoint como uma origem de dados só de leitura. Pode efetuar um dos seguintes procedimentos:
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A partir da lista do SharePoint, exporte os dados para o Excel, que cria automaticamente uma ligação de dados no Excel.
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A partir do Excel, crie explicitamente uma ligação de dados para a lista do SharePoint.
Depois de criar uma ligação de dados, pode atualizar os dados no Excel para obter dados atualizados.
Pode utilizar uma lista do SharePoint para adicionar e atualizar os dados, utilizar um formulário do InfoPath para apresentar um item da lista (por exemplo, um item complexo ou longo mais apresentado na vertical) e, em seguida, utilizar o Excel para analisar os dados.
1. apresentar um único item para uma revisão fácil no InfoPath.
2. adicionar e atualizar dados numa lista do SharePoint.
3. atualize e comunique-se com o Excel.
Para obter mais informações, consulte o artigo Adicionar uma ligação de dados a uma biblioteca de documentos ou lista do SharePoint
Utilizar uma base de dados do Access
A partir do InfoPath, pode criar uma ligação de leitura/escrita para uma base de dados do Access. A partir do Excel, pode criar explicitamente uma ligação de dados para a base de dados do Access que pode atualizar para obter dados atualizados. Até pode definir a ligação para atualizar automaticamente quando o livro é aberto ou atualizado periodicamente, como a cada 5 minutos.
Pode utilizar uma base de dados do Access como uma multimédia entre o InfoPath e o Excel. Ao enviar um formulário do InfoPath para o Access, pode atualizar a base de dados do Access. Quando atualiza a ligação de dados no Excel, pode recuperar dados atualizados a partir do Access. Em vigor, está a enviar dados indiretamente do InfoPath para um livro do Excel.
1. apresentar e submeter um formulário a uma base de dados do Access.
2. armazene dados numa base de dados do Access.
3. atualize e comunique-se com o Excel.
Para obter mais informações, consulte o artigo criar um modelo de formulário baseado numa base de dados do Microsoft Access.
Sugestão: Sabia que pode criar um formulário do InfoPath diretamente a partir do Access? Se os seus utilizadores tiverem o Outlook 2007 ou o 2010 e o InfoPath 2007 ou 2010 instalados nos seus computadores, pode recolher dados de vários utilizadores diretamente a partir do Access ao utilizar o assistente recolher dados de mensagens de correio electrónico . Para obter mais informações, consulte o tópico de ajuda do Access, adicionar os dados recolhidos pelos e-mails à sua base de dados do Access.
