Editar ou publicar bases de dados Web no SharePoint 2010

Neste artigo / O que quer fazer? Quero

• Descrição geral

  • Como funciona

    • Os formulários e relatórios são executados no browser

    • Os dados são armazenados em listas do SharePoint

    • As consultas e as macros de dados são executadas no servidor

    • Intranet ou Internet

• Editar uma base de dados web

Descrição geral

Os Serviços de Acesso (um componente opcional do SharePoint) fornecem uma plataforma para criar bases de dados que pode utilizar na Web. Você concebe e publica uma base de dados web usando Access and SharePoint, e as pessoas que têm contas SharePoint usam a base de dados web em um navegador web.

Editar uma base de dados web

Esta secção fornece passos para as tarefas básicas de design que pode fazer numa base de dados web.

Nesta secção

• Antes de começar

  • Diferenças de estrutura entre bases de dados de ambiente de trabalho e Web

  • Funcionalidades apenas para desktop sem contraparte de base de dados web

• Abrir uma base de dados web no Access

• Criar uma tabela web

• Adicionar um campo

• Alterar propriedades de campo

• Adicionar um campo calculado

• Configurar regras de validação de dados

  • Configurar uma mensagem e regra de validação de campo

  • Configurar uma mensagem e regra de validação de registo

• Criar uma relação entre duas tabelas Web

  • Criar um campo de pesquisa na vista Folha de Dados

• Modificar um campo de pesquisa na vista Folha de Dados

• Manter a integridade dos dados utilizando macros de dados

• Criar uma consulta na Web

• Criar um formulário Web

• Criar um relatório Web

• Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário predefinido para ser apresentado ao iniciar

  • Definir o formulário de navegação como o formulário de apresentação na Web predefinido

• Publicar uma base de dados Web

• Sincronizar uma base de dados Web

Antes de começar

Existem algumas tarefas que deverá efetuar antes de começar a estruturar a base de dados Web. Além disso, existem diferenças de estrutura entre bases de dados Web e bases de dados de ambiente de trabalho que deve conhecer, especialmente se for um programador experiente do Access.

• Determinar o objetivo da base de dados    Tenha um plano claro, de modo a poder tomar boas decisões quando estiver a planear detalhes de estrutura.

• Localizar e organizar as informações necessárias    Não pode utilizar tabelas ligadas numa base de dados Web. Quaisquer dados que pretenda utilizar que não tenham origem na base de dados terão de ser importados antes da publicação. Se organizar os dados antes de começar a estruturá-los, pode evitar ter de reajustar a estrutura para acomodar desafios de dados inesperados.

• Identificar o site SharePoint que irá utilizar para publicar    Não pode publicar sem o SharePoint. Se pretender testar a estrutura num browser enquanto a concebe (o que é aconselhável), tem de publicá-la primeiro.

• Planear a segurança    Pode tirar partido da segurança do SharePoint para controlar o acesso à base de dados Web. Planeie a segurança antecipadamente para poder incorporá-la na sua estrutura.

Abrir uma base de dados web no Access

Há duas formas de abrir uma base de dados web: a partir de um browser ou do Access.

Para abrir a partir de um navegador    Navegue no site da base de dados web e no canto superior esquerdo do formulário de navegação principal (logo abaixo da área da barra de ferramentas do navegador) clique em Opções, e, em seguida, clique em Abrir no Acesso.

Para abrir a partir do Acesso    Abra o ficheiro como se abrisse qualquer ficheiro de base de dados – prima Ctrl + O e utilize a caixa de diálogo Open.

Criar uma tabela web

Com a base de dados web aberta no Access, na fita, clique em Criare, em seguida, no grupo Tabela Tabela.

Quando cria uma tabela pela primeira vez, esta tem um só campo: um campo de ID de Numeração Automática. Pode adicionar novos campos para armazenar os itens de informação necessários ao assunto da tabela. Por exemplo, é aconselhável adicionar um campo que armazene a data em que começa a controlar algo.

Adicionar um campo

Pode escolher entre uma variedade de campos prontos para adicionar à sua mesa. Há duas maneiras igualmente fáceis:

• Na fita, clique em Campos, e, em seguida, no grupo Add & Delete clique no tipo de campo que deseja;

• Ou, na ficha de dados da tabela, clique em Click para Adicionare, em seguida, selecione um tipo de campo.

Alterar propriedades de campo

A formatação e as propriedades determinam o comportamento de um campo, tal como o tipo de dados que pode armazenar. Pode alterar estas definições de modo a que o campo se comporte da forma pretendida.

1. Selecione o campo que tem a formatação e as propriedades que pretende alterar.

2. No friso, clique no separador Campos.

3. Utilize os comandos dos grupos Formatação e Propriedades para alterar as definições.

Adicionar um campo calculado

Pode adicionar um campo que apresenta um valor que é calculado a partir de outros dados da mesma tabela. Os dados de outras tabelas não podem ser utilizados como a origem para os dados calculados. Algumas expressões não são suportadas pelos campos calculados.

1. Com a tabela aberta, clique em Clique para Adicionar.

2. Aponte para Campo Calculado e, em seguida, clique no tipo de dados pretendido para o campo.

   É apresentado o Construtor de Expressões.

3. Utilize o Construtor de Expressões para criar o cálculo do campo. Lembre-se de que só pode utilizar outros campos da mesma tabela como origens de dados para o cálculo. Para obter ajuda utilizando o Expression Builder, consulte o artigo Construa uma expressão.

Configurar regras de validação de dados

Pode utilizar uma expressão para validar dados introduzidos na maioria dos campos. Também pode utilizar uma expressão para validar dados introduzidos numa tabela, o que pode ser útil se pretender validar dados introduzidos num campo que não suporte a validação ou se pretender validar dados introduzidos em campos baseados no valor de outros campos da tabela. Para uma explicação mais completa sobre a validação, consulte o artigo Restringir a introdução de dados utilizando uma regra de validação.

Também pode especificar a mensagem que é apresentada quando uma regra de validação, conhecida como mensagem de validação, impede a introdução de dados.

Criar uma relação entre duas tabelas Web

As relações de tabela são a forma como indicam que duas tabelas têm dados em comum – que uma delas utiliza dados do outro, e talvez também vice-versa. Digamos, por exemplo, que cada Tarefa tem um Funcionário responsável, e este facto está representado na tabela Tarefas pelo campo StaffID – a chave primária da tabela do Colaborador. Quando olha para os dados sobre uma tarefa, pode incluir dados sobre o funcionário responsável, procurando-os na tabela Dos Colaboradores utilizando o EmployeeID – ou melhor, o Access faz-os por si.

Para criar uma relação numa base de dados web, utiliza o Assistente de Procuração para criar um campo de procuração. O campo de pesquisa é incluído na tabela que se encontra no lado "muitos" da relação e aponta para a tabela que se encontra no lado "um" da relação.

Modificar um campo de pesquisa na vista Folha de Dados

1. Abra a tabela que contém o campo de pesquisa que pretende modificar.

2. Siga um dos seguintes procedimentos:

   • No separador Campos, no grupo Propriedades, clique em Modificar Pesquisas.

   • Clique com o botão direito do rato no campo de pesquisa e, em seguida, clique em Modificar Pesquisas.

3. Siga os passos do Assistente de Pesquisas.

Manter a integridade dos dados utilizando macros de dados

Pode implementar atualizações e eliminações em cascata através de macros de dados. Pode utilizar os comandos existentes no separador Tabela para criar macros incorporadas que modificam dados.

Criar uma consulta na Web

Pode utilizar uma consulta como a origem de dados para formulários e relatórios. As consultas são executadas no servidor, ajudando a reduzir o tráfego na rede.

Por exemplo, suponha que utiliza uma base de dados Web para controlar contribuições de caridade. Pretende ver quem doou dinheiro durante um evento. Pode utilizar uma consulta para selecionar os dados e prepará-los para serem utilizados nos formulários e relatórios.

Este procedimento utiliza o modelo de contribuições de caridade como exemplo. Pode segui-lo se criar uma nova base de dados utilizando o modelo de base de dados de contribuições de caridade.

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Consulta.

2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, faça duplo clique em cada tabela que pretender incluir e, em seguida, clique em Fechar.

   Neste exemplo, faça duplo clique em Constituintes, Donativos, Eventos e ParticipantesEvento.

3. Crie todas as associações necessárias arrastando campos de um objeto para outro na janela de estrutura da consulta.

   Neste exemplo, arraste o campo ID a partir de Constituintes para o campo IDConstituinteDoador em Donativos e, em seguida, arraste o campo IDConstituinteDoador a partir de Donativos para o campo IDConstituinte em ParticipantesEvento.

4. Adicione os campos que pretende utilizar. Pode arrastar os campos para a grelha, ou pode fazer duplo clique num campo para o adicionar.

   Neste exemplo, adicione Evento a partir da tabela Eventos, DataDonativo a partir da tabela Donativos e Saudação, NomePróprio e Apelido a partir da tabela Constituintes.

5. Adicione todos os critérios que pretender aplicar.

   Neste exemplo, pretende limitar DataDonativo para se situar entre a DataInício e a DataFim do evento. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critérios em DataDonativo, escreva >=[DataInício] E <=[DataFim].

Criar um formulário Web

Os formulários são a principal forma de introduzir e editar dados na base de dados Web e também são úteis para rever dados. Os formulários são executados no browser, ajudando a otimizar o desempenho. Quando abre um formulário, o browser obtém os dados necessários a partir do servidor do SharePoint. Pode filtrar e ordenar os dados no formulário sem ter de obter novamente os dados a partir do servidor.

1. Selecione uma tabela ou consulta para utilizar como origem de dados.

   Nota: Se pretender criar um formulário não vinculado, ignore este passo.

2. No separador Criar, no grupo Formulários, clique num dos seguintes botões:

   • Forma    Crie um formulário simples que mostre um registo de cada vez, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

     Nota: Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

   • Múltiplos itens    Crie um formulário que mostre vários registos de cada vez, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

     Nota: Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

   • Formulário em branco    Crie um formulário sem nada.

   • Folha de Dados    Crie um formulário com um aspeto e um comportamento semelhantes a uma folha de dados, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

     Nota: Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

Criar um relatório Web

Os relatórios são a principal forma de rever ou imprimir dados a partir da base de dados Web. Os relatórios são executados no browser, ajudando a otimizar o desempenho. Quando abre um relatório, o browser obtém os dados necessários a partir do servidor do SharePoint. Pode filtrar e ordenar os dados no relatório sem ter de obter novamente os dados a partir do servidor.

1. Selecione uma tabela ou consulta para utilizar como origem de dados.

2. No separador Criar, no grupo Relatórios, clique num dos seguintes botões:

   • Relatório    Crie um relatório básico utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

   • Relatório Em Branco    Crie um relatório sem nada.

Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário predefinido para ser apresentado ao iniciar

As pessoas necessitam de uma forma de navegar na aplicação. Lembre-se de que o Painel de Navegação não está disponível num browser. Para as pessoas utilizarem objetos da sua base de dados, tem de lhes proporcionar uma forma de o fazer. Pode criar um formulário de Navegação e especificar que seja apresentado sempre que alguém abrir a sua aplicação num browser. Além disso, se não especificar a apresentação de um formulário quando a aplicação for iniciada, não será apresentado nenhum formulário, tornando difícil a utilização da aplicação por parte das outras pessoas.

Poderá pretender aguardar até ao fim para criar o formulário de Navegação, de modo a poder adicionar todos os objetos ao formulário quando o criar.

1. No friso, clique no separador Criar.

2. No grupo Formulários, clique em Navegação e, em seguida, selecione um esquema de navegação a partir da lista.

3. Para adicionar um item, arraste-o a partir do Painel de Navegação para o controlo de Navegação.

   Nota: Só pode adicionar formulários e relatórios a um controlo de Navegação.

4. Adicione quaisquer outros controlos pretendidos ao corpo do formulário de Navegação. Por exemplo, poderá pretender fornecer a funcionalidade de pesquisa em todos os formulários adicionando alguns controlos ao formulário de Navegação.

Publicar e sincronizar alterações à aplicação