Exportar o seu projeto para o Excel

Ao gerir um projeto em Project for the web, pode exportar o seu projeto para o Excel. Ter os seus dados do projeto num ficheiro Excel permite-lhe:

  • Enviar um ficheiro contendo detalhes do projeto para partes interessadas externas

  • Criar relatórios e visuais

  • Arquivar cópias dos dados do seu projeto para auditoria e conformidade

  • Imprima cópias do seu projeto

Eis como exportar o seu projeto:

  1. Vá a project.microsoft.com e abra o projeto que pretende exportar para o Excel.

  2. No canto superior direito, selecione os três pontos(...), e depois selecione Export to Excel.

    Screenshot do menu em Projeto para a web mostrando a opção Exportação para Excel

  3. Quando vires a mensagem tudofeito! Exportamos [o nome do seu projeto]." na parte inferior do ecrã, pode procurar o seu novo ficheiro Excel onde armazena as suas transferências.

Quando abrir o ficheiro Excel que contém o seu projeto, verá um separador chamado "Tarefas do Projeto" que contém um resumo de informação em todo o projeto no topo, incluindo o seu nome, gestor de projetos, e as datas de início e de conclusão, duração e por cento completas para todo o projeto. Também verá a data em que foi exportada. Sob isso, você verá uma tabela de toda a informação para o seu projeto.

Embora o project desktop tenha muitos relatórios incorporados que lhe permitem apresentar todo o tipo de dados do projeto para as suas partes interessadas, também pode exportar os seus dados do projeto para o Excel para análise aprofundada de dados e relatórios visuais. No Excel pode criar relatórios de Tabelas Dinâmicas, gráficos e usar muitas outras funcionalidades para ajudar a criar um relatório mais visual.

Terá de mapear os dados do seu projeto para ficarem dispostos corretamente no Excel: o Assistente de Exportação irá guiá-lo ao longo do processo.

  1. Selecione Ficheiro > Exportar > Guardar Projeto como Ficheiro e, em Outros Tipos de Ficheiros, faça duplo clique em Livro do Microsoft Excel.

    guardar projeto como ficheiro - livro do microsoft excel

    (No Project 2010, selecione Ficheiro > Guardar Como e, junto a Guardar como tipo, selecione Livro do Excel.)

  2. Na caixa de diálogo Guardar Como, escolha uma localização para o livro.

  3. Na caixa Nome de ficheiro, escreva o nome que quer e selecione Guardar.

    É aberto o Assistente de Exportação.

    assistente de exportação

  4. Selecione Seguinte para começar.

  5. No passo Dados, escolha Dados Selecionados, se ainda não estiver selecionado.

  6. No passo Mapa, selecione Novo mapa para criar as suas próprias definições para mapear os seus dados dos campos do Project para os campos do Excel apropriados.

    Para usar um mapa predefinido ou definido anteriormente, selecione Utilizar mapa existente e, em seguida, escolha o mapa que pretende usar.

  7. No passo Opções de Mapa, escolha os tipos de dados a exportar e as opções que pretende.

  8. Nos passos Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições, edite as suposições feitas pelo Project e introduza novos campos de mapeamento:

    • Na coluna De, escreva ou selecione um campo do Project e, em seguida, prima ENTER.

    • Use os botões por baixo da tabela de mapeamento para inserir ou remover linhas ou aplique uma tabela do Project para mapeamento.

    • Use os botões Mover para organizar os campos.

    • Em Pré-visualizar, veja o esquema do seu mapa de exportação.

  9. Caso seja necessário, escolha um filtro de exportação específico na caixa Filtro de exportação.

  10. Selecione Seguinte.

  11. No passo Fim da Definição de Mapa, selecione Guardar Mapa se quiser usá-lo novamente e escreva um nome na caixa Nome do mapa. O novo mapa será adicionado à lista de mapas predefinidos.

  12. Clique em Concluir.

Para ver os dados do projeto exportados, abra o livro no Excel.

Trabalhar com os dados do projeto no Excel

Após abrir o livro no Excel, poderá notar que alguns dados não foram importados como esperava. Não há problema! No Excel, pode usar o Preenchimento Automático para limpar rapidamente colunas de dados, por exemplo, para alterar números para datas ou texto para números.

Em seguida, pode analisar e formatar os seus dados para criar os relatórios visuais que quiser:

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