Adicionar o seu evento fora do escritório ao calendário do Outlook de outras pessoas

Create um "evento fora do escritório" no seu calendário

1. No Calendário, no separador Base , selecione Novo Evento. 

2. Adicione um título para o evento e, em seguida, selecione as datas de início e de fim.

3. Para bloquear um dia inteiro (ou dias), deslize o botão de alternar Todo o dia ativado. 

4. No grupo Opções , selecione Ocupado e, em seguida, selecione Fora do Escritório no menu pendente.

5. Selecione Guardar.

Enviar este "evento fora do escritório" para outras pessoas

Se seguiu os passos na secção anterior, o evento que criou mostra-o marcado como Fora do Escritório. Isto significa que, se alguém tentar agendar uma reunião consigo, verá que não está disponível. 

Um erro comum ao enviar o seu evento fora do escritório para outras pessoas é abrir o evento original e alterar De Disponibilidade para o mostrar como Gratuito em vez de Fora do Escritório. No entanto, fazê-lo significa que agora será apresentado como disponível para qualquer pessoa que tente agendar uma reunião consigo. Para evitar esta situação, tem de criar um compromisso duplicado no seu calendário com Livre/Ocupado definido como Gratuito, modificar o evento conforme necessário e, em seguida, enviá-lo para outras pessoas.

1. No seu Calendário, clique com o botão direito do rato no evento fora do escritório que criou anteriormente e selecione Duplicar evento.

2. Adicione um novo título para o evento. Por exemplo, poderá querer incluir o seu nome no título para que qualquer pessoa que veja isto no seu próprio calendário saiba imediatamente do que se trata.

3. No grupo Participantes , selecione Opções de Resposta e desmarque Respostas do Pedido no menu pendente.

4. No grupo Opções , selecione Livre/Ocupado e, na lista pendente, selecione Gratuito.

5. Em Convidar participantes, adicione os destinatários pretendidos.

6. Escreva as informações que pretende partilhar com os destinatários.

7. Se estiver a alertar as pessoas para uma série de horas periódicas em que estará afastado do escritório, no menu pendente Não repetir , selecione o padrão de periodicidade e, em seguida, selecione Guardar.

8. Selecione Enviar.

Quando envia este pedido de reunião com Disponível/Ocupado definido como Gratuito, o evento é apresentado na parte superior de cada dia no calendário do Outlook do destinatário – um lembrete visual que não bloqueia o seu próprio tempo de trabalho.

Gerir a sua disponibilidade no seu calendário

Por predefinição, quando adiciona um item ao seu calendário ou aceita um convite de outra pessoa, o item é marcado como Ocupado no seu calendário:

• Isto afeta o tempo livre/ocupado que as outras pessoas veem no seu calendário quando tentam agendar uma reunião consigo.

• Se utilizar o Teams, também afeta o indicador de estado e irá mostrar-lhe como ocupado quando tiver reuniões ou compromissos agendados.

Quando olha para o seu calendário, o limite esquerdo de cada item é codificado por cores para indicar o respetivo estado: um limite branco indica livre e uma cor mais escura indica ocupado.

Pode ajustar qualquer item de calendário para mostrar como Ocupado, Gratuito, Fora do Escritório, etc.:

1. No seu calendário, clique com o botão direito do rato no item que pretende alterar.

2. No menu apresentado, aponte para Mostrar Como e, em seguida, selecione a opção que pretende.

Quer ajustar o seu estado no Teams? Consulte Alterar o seu estado no Microsoft Teams.

Passo 1: adicionar os seus dias de férias aos calendários dos colegas

Quando marca um período de tempo como "fora do escritório" no seu calendário, os seus colegas veem essa informação quando tentam agendar uma reunião consigo. Não seria ótimo poder alertar todas as pessoas de uma só vez, antes do seu tempo fora do escritório, sem afetar o estado de disponibilidade ou obstruir os calendários? Pode fazê-lo ao definir as suas informações para serem apresentadas nos calendários como um evento para todo o dia, mas ao contrário de um evento para todo o dia normal, que normalmente está definido como "ocupado", este evento para todo o dia é apresentado como tempo livre. A disponibilidade dos seus colegas não é afetada.

1. No Calendário, no separador Base , selecione Nova Reunião.

   Sugestão: Também pode utilizar o atalho de teclado para criar um novo pedido de reunião ao premir Ctrl+Shift+Q.

2. Escreva uma descrição na caixa Título e, se pretender, introduza uma localização na caixa Localização .

3. Nas listas Hora de início e Hora de fim, selecione a hora de início e de fim para quando estará fora do escritório. Para férias, normalmente envolve dias inteiros. Se for esse o caso, selecione a caixa de verificação Evento para todo o dia.

   Nota: Por predefinição, o Outlook utiliza a definição de fuso horário atual no seu computador para o agendamento. Se quiser agendar a sua hora fora do escritório com base num fuso horário diferente, selecione a caixa de verificação Fusos horários e selecione o fuso horário adequado.

4. No grupo Participantes , para Opções de Resposta, desmarque Respostas do Pedido no botão pendente.

5. No grupo Opções , em Mostrar Como, selecione Gratuito na lista pendente. Se já tiver especificado que é um evento para todo o dia, a opção Mostrar Como é definida automaticamente para Disponível.

   Importante: 

   • Certifique-se de que a definição Mostrar Como é configurada para Disponível. Esta ação permite que os destinatários do pedido de reunião o aceitem e adicionem os seus dias de férias aos seus calendários, sem bloquearem nenhum período de tempo nos calendários. O calendário do destinatário ainda mostrará a disponibilidade para agendamento durante os seus dias de férias.

   • Ao selecionar um evento para todo o dia, a data de início do evento é à meia noite. Para evitar que os seus colegas recebam alertas em alturas inadequadas, configure a definição Lembrete para Nenhum.

6. Escreva as informações que pretende partilhar com os destinatários.

7. Adicione os destinatários pretendidos à linha Obrigatório ou Opcional .

8. Se estiver a alertar as pessoas para uma série de horas periódicas em que estará longe do escritório, no grupo Opções , selecione Periodicidade, selecione o padrão de periodicidade e, em seguida, selecione OK.

9. Selecione Enviar.

Quando enviar este pedido de reunião com a opção Mostrar Como definida para Disponível, o evento será apresentado no início de cada dia nos calendários do Outlook dos seus colegas – um lembrete visual que não bloqueia o horário de trabalho.

Passo 2: bloquear os dias de férias no seu calendário

Se seguiu os passos na secção anterior, o pedido de reunião que enviou foi marcado como tempo livre para impedir que seja bloqueado um período de tempo nos calendários das outras pessoas. No entanto, o período de tempo também foi marcado como disponível no seu próprio calendário. Precisa de criar um compromisso adicional para si, para que as outras pessoas possam ver que não está disponível durante o período de tempo especificado.

Um erro comum é abrir o item de pedido de reunião no seu calendário e alterar a definição Mostrar Como de Gratuito para Fora do Escritório depois de ter enviado o pedido original. No entanto, quando efetua esta ação, é enviada uma atualização para todas as pessoas a quem enviou o pedido de reunião, alterando Gratuitamente para Fora do Escritório e derrotando os passos que tomou para evitar fazê-lo. Tem de criar um compromisso duplicado no seu calendário com a definição Mostrar Como definida como Fora do Escritório.

Quando as pessoas utilizam o calendário do Outlook para agendar reuniões e outros eventos, podem ver a sua disponibilidade a menos que tenha alterado as permissões do seu calendário para evitar esta situação. Normalmente, os compromissos, reuniões e eventos têm uma definição Mostrar Como de Ocupado. Também pode criar itens com uma definição Mostrar Como de Fora do Escritório. Os itens definidos como Fora do Escritório são considerados semelhantes aos itens definidos como Ocupado – alguém não deve esperar que esteja disponível nessa altura. Visualmente, os dois tipos diferem : os itens definidos como Fora do Escritório aparecem com uma cor roxa, os itens definidos como Ocupado são identificados por um tema de cor azul. Esta diferença ajuda a realçar o motivo pelo qual não está disponível. Por exemplo, poderá conseguir mover um item Ocupado em conflito, mas provavelmente não consegue ou está disposto a alterar um item Fora do escritório , como as suas férias.

1. No Calendário, no separador Base , selecione Novo Compromisso.

2. Na caixa Título, escreva um nome para o seu tempo de distância.

3. Em Hora de início e Hora de fim, selecione as datas em que a sua hora de descanso começa e termina.

4. Selecione a caixa de verificação Evento para todo o dia.

5. Altere a definição Mostrar Como para Fora do Escritório.

6. Selecione Guardar e Fechar.