Melhores práticas para Reuniões do Lync

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Pode utilizar diferentes opções para configurar, participar e apresentar uma Reunião do Lync. As melhores práticas que se seguem vão ajudá-lo a tirar partido das funcionalidades que facilitam o seu trabalho e proporcionam uma experiência de reunião agradável.

Sugestão: Para um guia interativo de tarefas comuns do apresentador, consulte Agendar e preparar uma reunião do Lync e Gerir a sua reunião do Lync.

Configurar uma Reunião do Lync

Agendar a reunião

  • Relativamente a reuniões pequenas e informais com pessoas da empresa, utilize as opções predefinidas para reuniões sem alterar as definições. Tenha em atenção que as opções predefinidas permitem que todas as pessoas possam apresentar e participar na reunião.

  • Se tiver requisitos de reunião específicos, como, por exemplo, uma audiência maior, dados protegidos ou clientes externos, certifique-se de que modifica as opções de reunião para corresponder a esses requisitos. Para obter mais informações, consulte Definir opções para Reuniões do Lync.

  • Se tiver participantes presenciais e online, pode efetuar a Reunião do Lync numa sala de conferências. Clique em Localizador de Salas no Outlook para localizar e adicionar uma sala de conferências no edifício pretendido. Alternativamente, reserve a sala em separado e adicione as informações da sala na caixa Localização do pedido de reunião.

Designar um apresentador alternativo

Escolha um apresentador alternativo, caso não possa participar ou esteja atrasado. Um apresentador alternativo também pode iniciar a gravação, ajudar e gerir a audiência ou monitorizar as questões apresentadas na reunião, para que possa focar-se na apresentação. Esta opção é especialmente importante se tiver uma reunião ou evento com muitas pessoas.

Saber o seu Número de Identificação Pessoal (PIN)

Regra geral, não precisa de um PIN para entrar na reunião através de um telefone. A ligação é feita diretamente e o seu número aparece na lista de participantes. Porém, se quiser estabelecer a chamada telefónica na qualidade de líder ou autor de chamada autenticado, ser-lhe-á pedido o seu PIN e/ou número ou extensão do local de trabalho.

Efetuar o acesso telefónico como autor de chamada autenticado significa, muito simplesmente, que a reunião está protegida, pelo que é preciso averiguar a sua identidade antes de poder participar na reunião.

É aconselhável manter o PIN acessível, caso seja necessário. Se não se lembrar do PIN, clique em Esqueceu-se do PIN de Acesso Telefónico? no pedido de reunião e siga as instruções na página para repô-lo.

Incluir um documento ou ligação de formação no pedido de reunião

Se convidar participantes que não estejam familiarizados com o Lync, inclua um documento de formação de procedimentos ou uma ligação para a formação do Lync no pedido de reunião, para os ajudar a conhecer as funcionalidades do Lync antes de participarem na reunião.

Adicionar notas ao pedido de reunião

Ao agendar a reunião, pode adicionar notas privadas ou partilhadas com o OneNote. Os convidados podem, depois, ver e editar as notas partilhadas antes da reunião, caso tenham a permissão adequada. Basta clicar em Notas de Reunião, no friso do convite, e adicionar notas partilhadas aos pedidos de reunião ou, inclusivamente, notas pessoais (não visíveis para as outras pessoas). Para obter mais informações, consulte Utilizar notas partilhadas e privadas numa Reunião do Lync.

Participar numa Reunião do Lync

Sugestão: Para um guia interativo sobre a participação em reuniões do Lync, incluindo dicas de resolução de problemas, consulte Participar numa reunião do Lync.

  • Inicie sessão na reunião cerca de 10 a 15 minutos antes para proceder às configurações necessárias e ter tempo para resolver problemas, se necessário.

  • Antes da reunião, decida se prefere utilizar o áudio do computador (áudio e vídeo integrados do Lync) ou um telefone para a parte de áudio da reunião.

  • Se estiver a utilizar o áudio do computador, configure os seus dispositivos de áudio e vídeo e verifique a qualidade. Pode utilizar o microfone e os altifalantes do computador ou ligar um auricular. Para mais informações, consulte Configurar e testar o áudio do Lync e Configurar e resolver problemas de vídeo do Lync.

  • Se estiver a utilizar um telefone para o áudio da reunião, tire partido da funcionalidade Telefonar-me do Lync. Na janela Participar no Áudio da Reunião, selecione Telefonar-me e introduza o número de telefone para o qual pretende que lhe liguem.

Sempre que utilizar esta funcionalidade, não precisa de introduzir o ID de reunião nem um PIN. Prima *1 para ouvir uma descrição dos comandos de conferência que tem disponíveis.

  • Se possível, utilize um auricular, em vez do microfone e altifalantes do computador, para obter uma melhor qualidade de áudio.

  • A qualidade do áudio está altamente dependente das condições da rede. Utilize uma ligação de rede por cabo e desligue a rede sem fios no seu computador.

  • Quando já estiver na reunião, desative o som do seu microfone se não precisar de falar. Consulte Utilizar o áudio numa reunião do Lync.

Apresentar numa reunião do Lync

  • Peça a um colega para iniciar sessão na reunião juntamente consigo para verificar a qualidade visual e de áudio da reunião.

  • Verifique as opções de reunião para garantir que desativou/ativou as funcionalidades de audiência corretas, como, por exemplo, as permissões dos participantes, a visualização de conteúdo ou as permissões de anotações.

  • Se estiver a utilizar o PowerPoint:

  1. Mantenha o conjunto de diapositivos com cerca de 15 diapositivos ou menos, utilize tamanhos de tipo de letra maiores (acima de 30 pontos) e um fundo simples para evitar distrações.

  2. Carregue a apresentação antecipadamente e familiarize-se com os controlos para mover os diapositivos ou fazer anotações. Por exemplo, pode realçar pontos importantes com o ponteiro de laser ou com os carimbos.

  3. Utilize as notas do apresentador para o ajudar a memorizar os pontos de debate.

    Consulte o artigo Apresentar diapositivos do PowerPoint numa Reunião do Lync para obter mais informações.

  4. Se estiver a partilhar o Ambiente de Trabalho ou um Programa:

    1. Tenha em atenção que, ao partilhar um programa, apenas os programas e os documentos que decide partilhar ficam visíveis para os participantes. Se aceder a outros programas, estes não ficam visíveis na reunião.

    2. Se precisar de alternar entre programas, utilize a partilha do ambiente de trabalho.

    3. Clique em Pré-visualizar na Reunião do Lync para ver aquilo que os participantes podem ver quando partilha o Ambiente de Trabalho ou um Programa.

    4. Informe a audiência de que é possível aumentar a área de visualização, mudando para o modo Completo.

      Para obter mais informações, consulte Partilhar o ambiente de trabalho e programas numa Reunião do Lync.

  5. Reserve tempo suficiente para as questões e informe a audiência de que pode deixar questões ou escrever comentários na secção de MI da reunião.

  6. Desative o som do seu microfone se não estiver a falar e certifique-se de que sabe ativar ou desativar o som dos participantes, caso seja necessário, utilizando o Lync ou os comandos de multifrequência do telefone, se estiver a utilizar um telefone (prima *1 no teclado de marcação do telefone para ouvir os comandos).

  7. Relembre os participantes no início da reunião sobre como podem ativar ou desativar o próprio som.

  8. No final da reunião, clique em Mais opções(…) e, em seguida, clique em Terminar a reunião. Clique em OK no pedido para continuar. Isso fecha a janela e desconecta todos os participantes da reunião, incluindo os que foram convidados.

Se pretende apenas sair da reunião e permitir que outros se mantenham, basta fechar a janela de reunião.

Captura de ecrã de mais opções numa reunião do Lync

Realizar a reunião numa sala de conferências

É aconselhável reservar algum tempo para ter a sala pronta antes de a reunião começar e para garantir que o Lync está configurado para trabalhar com os dispositivos de áudio e vídeo da sala.

  1. Ligue o portátil ao projetor e ao telefone da sala de conferências, se necessário.

  2. Desative o som do microfone e altifalantes do seu computador, se houver eco. Peça também às pessoas na sala para desativarem os respetivos microfones e altifalantes se tiverem sessão iniciada no Lync.

  3. Pode ligar o telefone da sala ao seu computador ou utilizar o telefone para aceder ao áudio da reunião.

  4. Se estiver a utilizar o projetor da sala, ligue o cabo ao computador e selecione a visualização mais adequada.

    A tecla Windows + P abre a apresentação e pode selecionar uma das seguintes opções:

  5. Duplicar - mostra o ambiente de trabalho, tanto no monitor do computador, como no projetor da sala.

  6. Ampliar - amplia o ambiente de trabalho do monitor do computador e do projetor da sala.

  7. Projetor apenas - mostra o ambiente de trabalho apenas no projetor da sala.

Recomendamos que selecione Duplicar para que possa ver a reunião no monitor do computador e no ecrã da sala.

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