Modifique a sua nova base de dados criada a partir de um modelo

Cada modelo que está incluído com Access é uma aplicação completa de rastreio que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relacionamentos. Estes modelos são projetados para serem imediatamente úteis fora da caixa, para que você possa criar uma nova base de dados que é baseada em um modelo e levantar-se e correr rapidamente. No entanto, pode haver momentos em que pretende modificar a sua nova base de dados – por exemplo, para adicionar ou mudar o nome de um campo, ou alterar um relatório.

Este artigo explica como realizar as modificações mais comuns que você pode querer aplicar a uma base de dados que foi criada a partir de um modelo. Consulte os links para artigos para obter informações mais aprofundadas sobre áreas específicas.

O que pretende fazer?

Aprenda o básico das tabelas e campos

Quando cria uma base de dados, armazena os seus dados em tabelas — listas baseadas em assuntos de linhas e colunas. Armazena os itens de informação que pretende rastrear nos campos (também chamados colunas). Por exemplo, numa tabela de Contactos, poderá criar campos para Apelido, Nome Próprio, Número de Telefone e Endereço. Para uma tabela de Produtos, poderá criar campos para nome do produto, ID do produto e preço.

É importante que escolha os campos com cuidado. Por exemplo, normalmente é uma má ideia criar um campo para armazenar um valor calculado. Na maioria dos casos, pode ter Access calcular o valor quando é necessário. Ao escolher campos, tente armazenar informações nas suas partes mais pequenas e úteis. Por exemplo, em vez de um nome completo num único campo, considere guardar separadamente os primeiros e os apelidos. Geralmente, se precisar de reportar, classificar, pesquisar ou fazer um cálculo sobre um item de informação, coloque-o num campo por si só.

Para obter mais informações sobre a criação de uma base de dados e a escolha de campos, consulte Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Um campo tem certas características determinantes. Por exemplo, cada campo tem um nome que identifica exclusivamente o campo dentro de uma mesa. Um campo também tem um tipo de dados que é escolhido para corresponder às informações a armazenar. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operações que podem ser realizadas nesses valores, bem como quanto espaço de armazenamento reservar para cada valor. Cada campo também tem um grupo associado de configurações chamadas propriedades que definem as características de aparência ou comportamento do campo. Por exemplo, a propriedade Format define o layout de exibição de um campo - isto é, como deve aparecer quando exibido.

Inserir, adicionar ou criar um novo campo numa tabela

Pode adicionar facilmente um campo a uma tabela na vista datasheet. No entanto, também pode adicionar um campo a uma tabela na vista Design. Na visualização da folha de dados, adiciona-se o campo digitando alguns dados na célula abaixo do título de coluna Click to Add. Também pode adicionar um campo à mesa na vista Design.

Para saber mais sobre a adição de um campo a uma tabela na vista da folha de dados, consulte o artigo Adicionar ou apagar uma coluna numa folha de dados.

Para saber mais sobre a adição de um campo a uma tabela na vista Design, consulte o artigo Criar uma tabela e adicionar campos.

Nota: Quando se adiciona um novo campo a uma mesa, o campo não é automaticamente adicionado aos formulários e relatórios existentes. Deve adicionar manualmente o campo a esses formulários e relatórios para que este apareça neles.

Apagar um campo de uma mesa

Se possível, deve evitar eliminar um campo de uma base de dados gerada a partir de um dos modelos fornecidos — é provável que o campo seja utilizado em outros objetos de base de dados, tais como formulários e relatórios. Assim, a eliminação do campo irá criar consequências quando tentar utilizar os outros objetos de base de dados que empregam o campo – os objetos da base de dados não funcionarão como esperado. Terá de remover quaisquer referências ao campo de todos os objetos que o empregam para que os outros objetos funcionem corretamente.

Quando decidir que deve eliminar um campo de uma base de dados gerada a partir de um modelo, pode fazê-lo quer na vista da folha de dados, quer na vista de Design. Lembre-se que se outros objetos de base de dados referenciarem o campo eliminado, deve modificar esses outros objetos para remover a referência. Por exemplo, se um relatório incluir um controlo que está ligado ao campo eliminado e executar o relatório, aparece uma mensagem de erro, porque o Access não consegue encontrar os dados para o campo.

Quando eliminar um campo, elimine permanentemente todas as informações armazenadas nesse campo. Por essa razão, deve ter cuidado ao eliminar campos e deve criar uma cópia de segurança da sua base de dados antes de apagar o campo.

Antes de poder apagar um campo, deve certificar-se de que não participa em nenhuma relação de mesa. Se tentar apagar um campo para o qual existem relações, o Access avisa-o que primeiro deve eliminar as relações.

Para obter instruções passo a passo sobre como eliminar uma relação de mesa, consulte o artigo Criar, editar ou eliminar uma relação.

Para obter instruções passo a passo sobre como eliminar os campos das tabelas, consulte o artigo Eliminar um campo.

Mude o nome de um campo ou mesa

Se possível, deve evitar renomear um campo ou tabela numa base de dados gerada a partir de um dos modelos fornecidos — é provável que o campo ou a tabela seja utilizado em outros objetos de base de dados, tais como formulários e relatórios. Assim, renomear o campo ou a tabela pode criar consequências quando se tenta utilizar os outros objetos de base de dados que empregam o campo ou a tabela. Os outros objetos podem não funcionar como esperado se ainda referenciarem o nome antigo. Para que os outros objetos funcionem corretamente, o nome antigo deve ser alterado para o novo nome. Se a caixa de verificação 'Executar o nome 'Executar', for selecionada na categoria base de dados corrente da caixa de diálogo Opções de Acesso, grande parte deste trabalho será feito automaticamente para si.

É melhor alterar o texto que aparece numa coluna com o título da folha de dados. Pode fazê-lo sem ter que mudar o nome do campo. Se pretender alterar apenaso texto no título da coluna e não quiser mudar o nome do campo, consulte a secção Alterar o texto que aparece num título de coluna .

Quando necessário, pode mudar o nome de uma tabela no Painel de Navegação ou mudar o nome de um campo na vista da folha de dados ou na vista de Design. Antes de o fazer, deve considerar ligar a opção Nome AutoCorrect, se ainda não estiver ligada.

Ligue a opção Nome Correto Automático

Quando muda o nome de um objeto de base de dados, como um campo, tabela, formulário ou relatório, normalmente deseja que a alteração de nome seja propagada em toda a base de dados. Caso contrário, os objetos que referenciam o nome antigo não funcionarão como esperado. Access fornece a função Name AutoCorrect, que ajuda a propagar as alterações de nome. Por predefinição, o Nome Correto Automático é ligado para todas as novas bases de dados em Access. No entanto, se estiver desligado, pode fazer o seguinte para ligá-lo.

Ligue a opção Nome Correto Automático

  1. Clique em Ficheiro > Opções

  2. Na caixa de diálogo 'Opções de Acesso', no painel esquerdo, clique em 'Base de Dados Corrente'.

  3. In Name AutoCorrect Options, selecione o nome de faixa AutoCorrect info check box e, em seguida, selecione a caixa de verificação 'Executar automaticamente' nome de desempenho automático.

  4. Se pretender manter uma tabela que regista cada alteração que é executada pelo Nome Correto Automático, selecione o nome de Registo Automaticamente Alterar a caixa de verificação.

  5. Clique em OK.

  6. Para guardar as suas alterações, clique em Guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

Nota: A função 'Nome' AutoCorrect não é a mesma que a função 'Correção Automática'. A função 'Identificação Automática' corrige referências entre objetos. A função AutoCorrect corrige frequentemente palavras ou frases mal soletradas.

Mude o nome de um campo na vista da folha de dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela na qual pretende mudar o nome do campo.

    A tabela é aberta na vista datasheet.

  2. Clique com o botão direito na coluna que se dirige para o campo que pretende renomear e, em seguida, clique em "Renomear" no menu de atalho.

  3. Digite o novo nome para o campo e, em seguida, prima ENTER.

Mude o nome de um campo na vista design

  1. No Painel de Navegação, clique à direita na tabela na qual pretende mudar o nome do campo e, em seguida, clique em Design View no menu de atalho.

    A mesa é aberta na vista Design.

  2. Clique na célula na coluna 'Nome de Campo' para o campo que pretende renomear.

    Sugestão: Para selecionar todo o nome do campo, aponte apenas para a esquerda do primeiro personagem do nome até que o ponteiro mude para uma seta e, em seguida, clique.

  3. Edite o texto para mudar o nome do campo.

  4. Para guardar as suas alterações, clique em Guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

Mudar o nome de uma tabela

Pode mudar o nome de uma tabela e a maioria dos outros objetos de base de dados diretamente do Painel de Navegação.

  1. No Painel de Navegação, clique à direita na tabela que pretende renomear e, em seguida, clique em Mudar de nome no menu de atalho.

    Nota: Tem de fechar todos os objetos abertos que referenciam a tabela antes de poder renomeá-la.

  2. Digite o novo nome e, em seguida, prima ENTER.

  3. Para guardar as suas alterações, clique em Guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

Alterar o texto que aparece num título de coluna

Uma legenda é um título ou título que pode atribuir a um campo definindo a propriedade caption do campo. A legenda é independente do nome de campo - cada campo tem um nome de campo e também pode ter uma legenda. Por exemplo, pode querer que o seu nome de campo seja uma única palavra sem espaços embutidos. Em seguida, pode utilizar a propriedade Caption para criar um nome mais descritivo que inclua espaços. O acesso exibe a legenda no lugar do nome de campo na vista da folha de dados e em etiquetas e títulos em consultas, formulários e relatórios.

Se não fornecer texto para a propriedade Caption, o nome de campo é utilizado por padrão.

Se pretender alterar o nome que aparece no título para uma coluna na vista datasheet, pode fazê-lo sem alterar o nome de campo definindo a propriedade 'Legenda' do campo. Para alterar a propriedade caption de um campo, faça o seguinte:

  1. No Painel de Navegação, clique à direita na tabela na qual pretende alterar a legenda e, em seguida, clique em Design View no menu de atalho.

    A mesa é aberta na vista Design.

  2. Clique na célula na coluna Field Name para o campo cuja propriedade legenda deseja definir.

  3. Na secção inferior, em Propriedades de Campo,no separador Geral, clique em Legendas.

  4. Escreva uma nova legenda para o campo.

  5. Para guardar as suas alterações, clique em Guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

Da próxima vez que abrir a tabela na vista datasheet, a legenda em vez do nome de campo aparecerá no título da coluna.

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Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Quando cria uma base de dados com base num modelo, a sua base de dados conterá uma série de formulários e relatórios pré-assinados incorporados e pré-assinados com os quais pode trabalhar imediatamente. Pode descobrir, no entanto, que pretende adicionar um campo adicional a um formulário ou relatório. Quando adicionamos um campo a um formulário ou relatório, criamos o que se chama um controlo.

Os controlos são objetos que apresentam dados, efetuam ações e permitem-lhe ver e trabalhar com informações que melhoram a interface de utilizador, tal como etiquetas e imagens. Os controlos podem ser ligados, desvinculados e calculados.

Para obter uma lista completa dos tipos de controlos que pode utilizar nos formulários e relatórios, consulte o artigo Introdução aos controlos.

Adicione um campo a um formulário ou reporte na vista layout

Depois de criar um formulário ou relatório, pode afinar facilmente o seu design trabalhando na vista Layout. Ao utilizar os dados reais ao vivo como guia, pode ajustar as larguras do campo e reorganizar os campos. Pode colocar novos campos no formulário ou relatório e definir as propriedades para o formulário ou relatório e seus controlos.

Para mudar para a vista Layout, no Painel de Navegação, clique com o botão direito no formulário ou relatório e, em seguida, clique em Layout Ver no menu de atalho. Em alternativa, pode clicar no botão Layout Ver na barra de estado de Acesso ou clicar no separador de documentos para o formulário ou relatório e, em seguida, clicar em Visualização de Layout no menu de atalho.

Abra a folha de propriedade

  • No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.

    Atalho de teclado Prima F4.

Pode utilizar o painel Field List para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente ao seu design. Para visualizar o painel 'Lista de Campo', no separador Formato, no grupo Controlos, clique em Adicionar Campos Existentes. Em seguida, pode arrastar campos diretamente do painel field list para o seu design.

Mostrar o painel da Lista de Campos

  • No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

Adicione um campo a partir do painel de listas de campo

  • Para adicionar um único campo, arraste o campo do painel de campo para a secção onde deseja que seja apresentado no formulário ou relatório.

  • Para adicionar vários campos em simultâneo, mantenha a tecla Ctrl premida e clique nos campos pretendidos. Arraste os campos selecionados para o formulário ou relatório.

Quando coloca os campos numa secção, o Access cria um controlo de caixa de texto encadernado para cada campo e coloca automaticamente um controlo de etiqueta ao lado de cada campo.

Para obter mais informações sobre formulários e relatórios, consulte os artigos Adicione um campo a um formulário ou relatório,Crie um formulário no Accesse Crie um relatório simples.

Adicione um campo que armazena documentos, ficheiros ou imagens

Pode utilizar Access para adicionar um campo com o tipo de dados Attachment para armazenar um ou mais documentos, ficheiros ou imagens. Pode utilizar um campo de anexo para armazenar vários ficheiros num único campo. Pode até armazenar mais de um tipo de ficheiro nesse campo. Por exemplo, numa base de dados de candidatos a emprego, pode anexar um ou mais currículos, além de uma foto, ao registo de cada contacto.

Adicionar um campo de anexo a uma tabela

  1. No Painel de Navegação, clique à direita na tabela na qual pretende adicionar o campo e, em seguida, clique em Design View no menu de atalho.

    A mesa é aberta na vista Design.

  2. Na coluna Field Name, clique na primeira linha em branco e escreva um nome para o novo campo.

  3. Clique na célula adjacente na coluna Data Type e, em seguida, selecione Attachment na lista.

  4. Para guardar as suas alterações, clique em Guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

    O acesso pode apresentar uma mensagem que diz que não pode desfazer as alterações depois de guardar a tabela. Isto significa que não pode converter o campo para outro tipo de dados, mas pode apagar o campo, se achar que cometeu um erro.

  5. Clique em Sim para confirmar a alteração.

Depois de adicionar o campo de anexo à tabela, pode utilizar a caixa de diálogo Attachments para adicionar documentos, ficheiros ou imagens a um registo.

Adicione um anexo a um campo

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela à qual pretende adicionar o acessório.

    A tabela é aberta na vista datasheet.

  2. Na tabela, clique duas vezes no campo de anexo.

    É apresentada a caixa de diálogo Anexos.

  3. Clique em Adicionar.

    A caixa de diálogo Escolher Ficheiro é apresentada.

  4. Utilize a lista 'Olhar na lista' para navegar no ficheiro ou ficheiros que pretende anexar ao registo, selecione o ficheiro ou ficheiros e, em seguida, clique em Abrir.

    Note que pode selecionar vários ficheiros de qualquer tipo de dados suportado.

  5. Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK para adicionar os ficheiros à tabela.

    O acesso adiciona os ficheiros ao campo e incrementa o número que indica os anexos em conformidade.

  6. Repita estes passos conforme necessário para adicionar ficheiros ao campo atual ou a outros campos na tabela.

Para obter mais informações sobre campos de anexos, consulte o artigo Anexar ficheiros e gráficos aos registos da sua base de dados.

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Alterar a forma como um campo aparece

Pode personalizar a forma como um campo aparece quando é exibido. Por exemplo, pode definir formatos de exibição para utilizar em toda a sua base de dados, como em formulários e relatórios, ou quando uma tabela é aberta na vista da folha de dados. Para definir um formato de exibição, define a propriedade formato de um campo. A propriedade formato do campo é então herdada automaticamente por novos formulários e relatórios que você cria.

Definir o formato de exibição na vista da folha de dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela que contém o campo cujo formato pretende definir.
    A tabela é aberta na vista datasheet.

  2. Clique no campo cujo formato de exibição pretende definir.

  3. No separador Campos, no grupo Formatting, clique na seta na lista de drop-down ao lado do Formatoe, em seguida, selecione um formato.

    O campo é apresentado com o novo formato de exibição.

Definir o formato de exibição na vista de design

  1. No Painel de Navegação, clique à direita na tabela que contém o campo cujo formato de exibição pretende alterar e, em seguida, clique em Design View no menu de atalho.

    A mesa é aberta na vista Design.

  2. Clique no campo cujo formato de exibição pretende definir.

  3. Em Propriedades de Campo,no separador Geral, clique na caixa Formato.

  4. Clique na lista de drop-down e selecione um formato de exibição.

  5. Para guardar as suas alterações, clique em Guardar na barra de ferramentas de acesso rápido.

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