Mover dados do Excel para o Access

Passo 1: importar dados do Excel para o Access

A importação de dados é uma operação que pode ser muito mais fácil se demorar algum tempo a preparar e limpar os seus dados. Importar dados é como mudar para uma nova casa. Se limpar e organizar os seus bens antes de se mudar, instalar-se na sua nova casa é muito mais fácil.

Limpar os seus dados antes de importar

Antes de importar dados para o Access, no Excel é uma boa ideia:

• Converta células que contenham dados não atómicos (ou seja, múltiplos valores numa célula) em múltiplas colunas. Por exemplo, uma célula numa coluna "Competências" que contém vários valores de competência, como "Programação C#", "programação VBA" e "Web design" deve ser dividida para separar colunas que contêm apenas um valor de competência.

• Utilize o comando TRIM para remover espaços à esquerda, à direita e a vários espaços incorporados.

• Remover carateres não imprimíveis.

• Localizar e corrigir erros de ortografia e pontuação.

• Remover linhas duplicadas ou campos duplicados.

• Certifique-se de que as colunas de dados não contêm formatos mistos, especialmente números formatados como texto ou datas formatadas como números.

Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos de ajuda do Excel:

• Dez principais formas de limpar os seus dados

• Filtrar por valores exclusivos ou remover valores duplicados

• Converter números guardados como texto em números

• Converter datas armazenadas como texto para datas

Escolher o melhor tipo de dados ao importar

Durante a operação de importação no Access, quer fazer boas escolhas para que receba poucos (se existirem) erros de conversão que exijam intervenção manual. A tabela seguinte resume como os formatos de números do Excel e os tipos de dados do Access são convertidos quando importa dados do Excel para o Access e oferece algumas sugestões sobre os melhores tipos de dados a escolher no Assistente de Importação de Folhas de Cálculo.

Assim que os dados estiverem no Access, pode eliminar os dados do Excel. Não se esqueça de criar uma cópia de segurança do livro original do Excel antes de o eliminar.

Para obter mais informações, consulte o tópico de ajuda do Access Importar ou ligar a dados num livro do Excel.

Acrescentar dados automaticamente da forma mais fácil

Um problema comum que os utilizadores do Excel têm é acrescentar dados com as mesmas colunas numa folha de cálculo grande. Por exemplo, pode ter uma solução de controlo de recursos que começou no Excel, mas que agora passou a incluir ficheiros de vários grupos de trabalho e departamentos. Estes dados podem estar em folhas de cálculo e livros diferentes ou em ficheiros de texto que são feeds de dados de outros sistemas. Não existe um comando de interface de utilizador ou uma forma fácil de acrescentar dados semelhantes no Excel.

A melhor solução é utilizar o Access, onde pode importar e acrescentar facilmente dados para uma tabela através do Assistente de Importação de Folhas de Cálculo. Além disso, pode acrescentar muitos dados numa tabela. Pode guardar as operações de importação, adicioná-las como tarefas agendadas do Microsoft Outlook e até mesmo utilizar macros para automatizar o processo.

Passo 2: Normalizar dados com o Assistente do Analisador de Tabelas

À primeira vista, percorrer o processo de normalização dos seus dados pode parecer uma tarefa assustadora. Felizmente, normalizar tabelas no Access é um processo muito mais fácil, graças ao Assistente do Analisador de Tabelas.

1. Arraste as colunas selecionadas para uma nova tabela e crie relações automaticamente

2. Utilize comandos de botão para mudar o nome de uma tabela, adicionar uma chave primária, tornar uma coluna existente numa chave primária e anular a última ação

Pode utilizar este assistente para fazer o seguinte:

• Converta uma tabela num conjunto de tabelas mais pequenas e crie automaticamente uma relação de chave primária e externa entre as tabelas.

• Adicione uma chave primária a um campo existente que contenha valores exclusivos ou crie um novo campo de ID que utilize o tipo de dados Numeração Automática.

• Crie automaticamente relações para impor a integridade referencial com atualizações em cascata. As eliminações em cascata não são adicionadas automaticamente para impedir a eliminação acidental de dados, mas pode adicionar facilmente eliminações em cascata mais tarde.

• Procure dados redundantes ou duplicados em novas tabelas (como o mesmo cliente com dois números de telefone diferentes) e atualize-os conforme pretendido.

• Crie uma cópia de segurança da tabela original e mude o nome da mesma ao acrescentar "_OLD" ao respetivo nome. Em seguida, vai criar uma consulta que reconstrói a tabela original, com o nome da tabela original para que quaisquer formulários ou relatórios existentes baseados na tabela original funcionem com a nova estrutura da tabela.

Para obter mais informações, veja Normalizar os seus dados com o Analisador de Tabelas.

Passo 3: Ligar a dados do Access a partir do Excel

Depois de os dados terem sido normalizados no Access e de ter sido criada uma consulta ou tabela que reconstrua os dados originais, é uma simples questão de ligar aos dados do Access a partir do Excel. Os seus dados estão agora no Access como uma origem de dados externa, pelo que podem ser ligados ao livro através de uma ligação de dados, que é um contentor de informações que é utilizado para localizar, iniciar sessão e aceder à origem de dados externa. As informações de ligação são armazenadas no livro e também podem ser armazenadas num ficheiro de ligação, como um ficheiro de Ligação de Dados do Office (ODC) (extensão de nome de ficheiro.odc) ou um ficheiro de Nome da Origem de Dados (extensão .dsn). Depois de se ligar a dados externos, também pode atualizar (ou atualizar) automaticamente o seu livro do Excel a partir do Access sempre que os dados forem atualizados no Access.

Para obter mais informações, veja Importar dados de origens de dados externas (Power Query).

Obter os seus dados no Access

Esta secção orienta-o pelas seguintes fases de normalização dos seus dados: Dividir valores nas colunas Vendedor e Endereço nas suas partes mais atómicas, separar assuntos relacionados nas suas próprias tabelas, copiar e colar essas tabelas do Excel no Access, criar relações-chave entre as tabelas do Access recém-criadas e criar e executar uma consulta simples no Access para devolver informações.

Dados de exemplo num formulário não normalizado

A seguinte folha de cálculo contém valores não atómicos na coluna Vendedor e na coluna Endereço. Ambas as colunas devem ser divididas em duas ou mais colunas separadas. Esta folha de cálculo também contém informações sobre vendedores, produtos, clientes e encomendas. Estas informações também devem ser divididas ainda mais, por assunto, em tabelas separadas.

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