As palavras com falhas ortónicas, espaços rasurados, prefixos indesejados, casos indesejados e carateres não imprimidos causam uma má primeira impressão. Nem sequer é uma lista completa das formas como os seus dados se podem usar. Arred para cima com as capas. Está na altura de fazer algumas limpezas de primavera principais das suas velas de Microsoft Excel.

Nem sempre tem controlo sobre o formato e o tipo de dados que importa a partir de uma origem de dados externa, como uma base de dados, um ficheiro de texto ou uma página Web. Antes de poder analisar os dados, é frequentemente necessário limpá-los. Felizmente, Excel tem muitas funcionalidades para ajudá-lo a obter dados no formato preciso que pretende. Por vezes, a tarefa é simples e há uma funcionalidade específica que faz a tarefa por si. Por exemplo, pode facilmente utilizar o Verificador Ortografco para limpar palavras mal escritas em colunas que contenham comentários ou descrições. Em seguida, se quiser remover linhas duplicadas, pode fazê-lo rapidamente através da caixa de diálogo Remover Duplicados.

Noutras ocasiões, poderá ter de manipular uma ou mais colunas através de uma fórmula para converter os valores importados em novos valores. Por exemplo, se pretender remover espaços à direita, pode criar uma nova coluna para limpar os dados utilizando uma fórmula, preenchendo a nova coluna, convertendo as fórmulas da nova coluna em valores e, em seguida, removendo a coluna original.

Os passos básicos para limpar dados são os seguintes:

  1. Importe os dados a partir de uma origem de dados externa.

  2. Crie uma cópia de segurança dos dados originais num livro separado.

  3. Certifique-se de que os dados estão num formato tabular de linhas e colunas com: dados semelhantes em cada coluna, todas as colunas e linhas visíveis, sem linhas em branco no intervalo. Para melhores resultados, utilize uma Excel tabela.

  4. Faça tarefas que não necessitem primeiro de manipulação de colunas, como a verificação ortografia ou a utilização da caixa de diálogo Encontrar e Substituir.

  5. Em seguida, faça tarefas que necessitem de manipulação de colunas. Os passos gerais para manipular uma coluna são:

    1. Insira uma nova coluna (B) junto à coluna original (A) que precisa de limpar.

    2. Adicione uma fórmula que irá transformar os dados na parte superior da nova coluna (B).

    3. Preencha a fórmula na nova coluna (B). Numa tabela Excel, é criada automaticamente uma coluna calculada com os valores preenchidos.

    4. Selecione a nova coluna (B), copie-a e, em seguida, colar como valores na nova coluna (B).

    5. Remova a coluna original (A), que converte a nova coluna de B em A.

Para limpar periodicamente a mesma origem de dados, considere gravar uma macro ou escrever código para automatizar todo o processo. Também existe um número de add-ins externos escritos por fornecedores terceiros, listados na secção Fornecedores terceiros, que pode considerar utilizar se não tiver tempo ou recursos para automatizar o processo sozinho.

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Descrição

Preencher dados automaticamente em células de folhas de cálculo

Mostra como utilizar o comando Preencher.

Criar e formatar tabelas

Redimar uma tabela adicionando ou removendo linhas e colunas

Utilizar colunas calculadas numa tabela Excel Tabela

Mostre como criar uma tabela Excel e adicionar ou eliminar colunas ou colunas calculadas.

Criar uma macro

Mostra várias formas de automatizar tarefas repetitivas utilizando uma macro.

Pode utilizar um verificador ortograficamente para encontrar palavras mal escritas, mas para encontrar valores que não são utilizados de forma consistente, como nomes de produtos ou empresas, ao adicionar esses valores a um dicionário personalizado.

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Descrição

Verificar a ortografia e gramática

Mostra como corrigir palavras escritas indefesamente numa base de trabalho.

Utilizar dicionários personalizados para adicionar palavras ao verificador ortotivo

Explica como utilizar dicionários personalizados.

As linhas duplicadas são um problema comum ao importar dados. Em primeiro lugar, é boa ideia filtrar valores exclusivos para confirmar que os resultados são os que pretende antes de remover valores duplicados.

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Descrição

Filtrar por valores exclusivos ou remover valores duplicados

Mostra dois procedimentos relacionados de perto: como filtrar por linhas exclusivas e como remover linhas duplicadas.

Poderá querer remover uma cadeia principal comum, como uma etiqueta seguida de dois pontos e espaço, ou um sufixo, como uma expressão parêntese no final da cadeia que seja obsoleta ou desnecessária. Pode fazê-lo ao encontrar instâncias desse texto e, em seguida, substituí-lo por texto ou outro texto.

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Descrição

Verificar se uma célula contém texto (insensível a casos)

Verificar se uma célula contém texto (sensível às caixas e casos)

Mostre como utilizar o comando Encontrar e várias funções para encontrar texto.

Remover carateres do texto

Mostra como utilizar o comando Substituir e várias funções para remover texto.

Localizar ou substituir texto e números numa folha de cálculo

Mostre como utilizar as caixas dediálogo Procurar e Substituir.

FIND, FINDB

PROCURAR, PROCURARB

SUBSTITUIR, SUBSTITUIRB

SUBSTITUTE

ESQUERDA, ESQUERDAB

RIGHT, RIGHTB

LENT, LENB
SECÇÕES, SETA PARA O MEIOB

Estas são as funções que pode utilizar para várias tarefas de manipulação de cadeias, tais como encontrar e substituir uma substring numa cadeia, extrair partes de uma cadeia ou determinar o comprimento de uma cadeia.

Por vezes, o texto vem numa mala mista, especialmente quando o caso do texto está preocupado. Ao utilizar uma ou mais das três funções Maiúsculas/Minúsculas, pode converter texto em letras minúsculas, como endereços de e-mail, letras maiúsculas, códigos de produtos ou maiúsculas, tais como nomes ou títulos de livros.

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Descrição

Alterar as maiúsculas/minúsculas do texto

Mostra como utilizar as três funções Casos.

LOWER

Converte todas as letras maiúsculas de uma cadeia de texto em letras minúsculas.

PROPER

Coloca a primeira letra do texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caráter diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas.

UPPER

Converte texto em letras maiúsculas.

Por vezes, os valores de texto contêm carateres de texto à frente, à frente ou múltiplos carateres de espaço incorporados (um conjunto de carateres: 32 e 160) ou carateres não imprimidos (o conjunto de carateres Unicode define valores de 0Unicode 31, 127, 129, 141, 143, 144 e 157). Por vezes, estes carateres podem causar resultados inesperados ao ordenar, filtrar ou procurar. Por exemplo, na origem de dados externa, os utilizadores podem fazer erros tipográficos ao adicionar inadvertidamente carateres de espaço extra ou dados de texto importados de origens externas podem conter carateres não imprimíveis incorporados no texto. Uma vez que estes carateres não são notados facilmente, os resultados inesperados podem ser difíceis de compreender. Para remover estes carateres indesejados, pode utilizar uma combinação das funções CORTAR, LIMPARB e SUBSTITUIR.

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Descrição

Mostra como remover todos os espaços e carateres não imprimtivos do conjunto de carateres Unicode.

CÓDIGO

Devolve o código numérico do primeiro caráter de uma cadeia de texto.

LIMPAR

Remove os primeiros 32 carateres não imprimtivos no código ASCII de 7 bits (valores de 0 a 31) do texto.

TRIM

Remove o caráter de espaço ASCII de 7 bits (valor 32) do texto.

SUBSTITUTE

Pode utilizar a função SUBSTITUIR para substituir os carateres Unicode de valor mais elevado (valores 127, 129, 141, 143, 144, 157 e 160) pelos carateres ASCII de 7 bits para os quais as funções TRIM e CLEAN foram concebidas.

Existem dois problemas principais com números que podem exigir que limpe os dados: o número foi inadvertidamente importado como texto e o sinal negativo tem de ser alterado para o padrão para a sua organização.

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Descrição

Converter números guardados como texto em números

Mostra como converter números formatados e armazenados em células como texto, o que pode causar problemas em cálculos ou produzir ordenações confusas em formato de número.

MOEDA

Converte um número em formato de texto e aplica um símbolo de moeda.

TEXT

Converte um valor em texto num formato de número específico.

CORRIGIDO

Arredonda um número para o número especificado de decimais, formata o número em formato decimal utilizando um ponto e pontos e devolve o resultado como texto.

VALUE

Converte uma cadeia de texto que representa um número num número.

Uma vez que existem muitos formatos de data diferentes e porque estes formatos podem ser confundidos com códigos de peça numerados ou outras cadeias que contêm barras ou hífenos, as datas e horas precisam, muitas vezes, de ser convertidas e reformatadas.

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Descrição

Alterar o sistema de datas, formato ou interpretação de ano de dois dígitos

Descreve como o sistema de datas funciona no Office Excel.

Converter horas

Mostra como converter entre unidades de tempo diferentes.

Converter datas armazenadas como texto para datas

Mostra como converter datas formatadas e armazenadas em células como texto, o que pode causar problemas em cálculos ou produzir ordenações confusas no formato de data.

DATA

Devolve o número de série sequencial que representa uma data específica. Se o formato das células correspondia a Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data.

DATA.VALOR

Converte uma data representada por texto num número de série.

TIME

Devolve o número decimal para uma determinada hora. Se o formato das células correspondia a Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data.

VALOR.TEMPO

Devolve o número decimal da hora representado por uma cadeia de texto. O número decimal é um valor entre 0 (zero) e 0,99999999, que representa as horas de 0:00:00 (12:00:00 AM) a 23:59:59 (11:59:59 PM).

Uma tarefa comum depois de importar dados a partir de uma origem de dados externa é a operação de dividir duas ou mais colunas numa só ou dividir uma coluna em duas ou mais colunas. Por exemplo, pode querer dividir uma coluna que contenha um nome completo num nome próprio e apelido. Em vez disso, poderá querer dividir uma coluna que contém um campo de endereço em colunas separadas de rua, cidade, região e código postal. O inverso também pode ser verdadeiro. Poderá querer combinar uma coluna Nome Próprio e Apelido numa coluna de Nome Completo ou combinar colunas de endereço separadas numa coluna. Os valores comuns adicionais que podem exigir a interseção numa coluna ou a divisão em múltiplas colunas incluem códigos de produtos, caminhos de ficheiro e endereços IP (Internet Protocol).

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Descrição

Combinar nomes próprios e apelidos

Combinar texto e números

Combinar texto com uma data ou hora

Combinar duas ou mais colunas utilizando uma função

Mostrar exemplos típicos de combinar valores de duas ou mais colunas.

Dividir texto em colunas diferentes com o Assistente de Conversão de Texto para Colunas

Mostra como utilizar este assistente para dividir colunas com base em vários delimitadores comuns.

Dividir o texto em colunas diferentes com funções

Mostra como utilizar as funções ESQUERDA, SEN.TEXTO, DIREITA, PROCURAR e CÉL.TEXTO para dividir uma coluna de nome em duas ou mais colunas.

Combinar ou dividir os conteúdos das células

Mostra como utilizar a função CONCATENAR, & (E" E" e Converter Texto em Colunas) e o Assistente de Conversão de Texto para Colunas.

Unir células ou dividir células unidas

Mostra como utilizar os comandos Merge Cells, Merge Acrosse Merge and Center.

CONCATENAR

Une duas ou mais cadeias de texto numa única cadeia de texto.

A maioria das funcionalidades de análise e formatação Office Excel partem do princípio de que os dados existem numa tabela única e simples de duas dimensões. Por vezes, poderá querer que as linhas se tornem colunas e as colunas tornam-se linhas. Noutros momentos, os dados nem sequer estão estruturados num formato tabular e precisa de uma forma de transformar os dados de um não-tabular num formato tabular.

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Descrição

TRANSPOR

Devolve um intervalo de células vertical como um intervalo horizontal ou vice-versa.

Ocasionalmente, os administradores de bases Office Excel para encontrar e corrigir erros de correspondência quando duas ou mais tabelas são unidas. Isto pode envolver a reconciliação de duas tabelas de diferentes tabelas, por exemplo, para ver todos os registos em ambas as tabelas ou para comparar tabelas e encontrar linhas que não correspondam.

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Descrição

Procurar valores numa lista de dados

Mostra formas comuns de procurar dados com as funções de pesquisa.

LOOKUP

Devolve um valor de um intervalo de uma linha ou de uma coluna ou de uma matriz. A função PROCURAR tem duas formas sintaxes: a forma de vetor e a forma de matriz.

HLOOKUP

Procura um valor na linha superior de uma tabela ou matriz de valores e, em seguida, devolve um valor na mesma coluna a partir de uma linha especificada na tabela ou matriz.

PROCV

Procura um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e devolve um valor na mesma linha de outra coluna na matriz de tabela.

INDEX

Devolve um valor ou a referência a um valor a partir de uma tabela ou intervalo. Existem duas formas da função ÍNDICE: a forma de matriz e o formulário de referência.

MATCH

Devolve a posição relativa de um item numa matriz que corresponde a um valor especificado numa ordem especificada. Utilize CORRESP em vez de uma das funções PROC quando necessitar da posição de um item num intervalo em vez do item propriamente dito.

OFFSET

Devolve uma referência a um intervalo que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou de um intervalo de células. A referência que é devolvida pode ser uma única célula ou um intervalo de células. É possível especificar o número de linhas e o número de colunas a ser devolvido.

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