Planear a versão do documento, a aprovação de conteúdos e os controlos de check-out no SharePoint

Sobre versões, aprovação de conteúdos e check-outs

SharePoint Server 2016 inclui as seguintes funcionalidades que podem ajudá-lo a controlar documentos numa biblioteca de documentos:

• A versão é o método pelo qual as iterações sucessivas de um documento são numeradas e guardadas.

• A aprovação do conteúdo é o método pelo qual os membros do site que têm permissões de aprovação controlam a publicação de conteúdos.

• O check-out e o check-in são os métodos pelos quais os utilizadores podem controlar melhor quando uma nova versão de um documento é criada e também comentar as alterações que fizeram quando verificam um documento.

Configura as definições para as funcionalidades de governação de conteúdos discutidas neste artigo nas bibliotecas de documentos. Para partilhar estas definições através de bibliotecas na sua solução, pode criar modelos de biblioteca de documentos que incluam as definições de governação de conteúdos. Isto garante que as novas bibliotecas reflitam as suas decisões de governação de conteúdos.

Para obter mais informações sobre a versão, consulte Ativar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Versão do plano

O controlo de versão predefinido para uma biblioteca de documentos depende do modelo de recolha do site. No entanto, pode configurar o controlo de versão para uma biblioteca de documentos, dependendo dos seus requisitos específicos. Cada biblioteca de documentos pode ter um controlo de versão diferente que melhor se adequa ao tipo de documentos na biblioteca. SharePoint Server 2016 tem três opções de versão:

• Sem versões      Especifica que não são guardadas versões anteriores de documentos. Quando a versão não está a ser utilizada, as versões anteriores dos documentos não são recuperáveis, e o histórico de documentos também não é retido porque os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são guardados. Utilize esta opção em bibliotecas documentais que contenham conteúdo ou conteúdo sem importância que nunca se altere.

• Criar versões importantes      Especifica que as versões numeradas de documentos são mantidas utilizando um esquema de versão simples (tais como 1, 2, 3). Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, pode especificar quantas versões anteriores devem manter, contando com a versão atual.

  Na versão principal, sempre que uma nova versão de um documento for guardada, todos os utilizadores que tenham permissões para a biblioteca de documentos poderão visualizar o conteúdo. Utilize esta opção quando não pretender diferenciar entre versões de rascunho de documentos e versões publicadas. Por exemplo, numa biblioteca de documentos que é usada por um grupo de trabalho numa organização, a versão principal é uma boa escolha se todos na equipa tão bem puderem ver todas as iterações de cada documento.

• Criar versões maiores e menores (projeto)      Especifica que as versões numeradas de documentos são mantidas através de um esquema de versão maior e menor (tais como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Versões que terminam em .0 são versões importantes e versões que terminam com extensões não-zero são versões menores. As versões anteriores principais e menores de documentos são guardadas juntamente com as versões atuais. Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, pode especificar quantas versões principais anteriores devem manter, contando com a versão atual. Também pode especificar quantas versões principais a serem mantidas devem incluir as respetivas versões menores. Por exemplo, se especificar que as versões menores devem ser mantidas para duas versões principais e a versão principal atual é 4.0, então todas as versões menores a partir de 3.1 serão mantidas.

  Na versão principal e menor, qualquer utilizador que tenha lido permissões pode ver as principais versões de documentos. Pode especificar quais os utilizadores que também podem ver ver versões menores. Normalmente, recomendamos que conceda permissões para visualizar e trabalhar com versões menores para os utilizadores que podem editar itens, e restringir os utilizadores que tenham lido permissões para visualizar apenas versões principais.

  Use versões maiores e menores quando quiser diferenciar entre conteúdo publicado que pode ser visto por uma audiência e elaborar conteúdo que ainda não está pronto para publicação. Por exemplo, num web site de recursos humanos que descreve benefícios organizacionais, use versões importantes e menores para restringir o acesso dos colaboradores a descrições de benefícios enquanto as descrições estão a ser revistas.

Planear a aprovação de conteúdos

Utilize a aprovação de conteúdos para formalizar e controlar a disponibilização de conteúdos para o público. Por exemplo, uma empresa que publique conteúdo como um dos seus produtos ou serviços pode exigir uma revisão legal e aprovação antes de publicar o conteúdo.

Um projeto de documento que aguarda a aprovação do conteúdo está no estado pendente. Quando um aprovador revê o documento e aprova o conteúdo, fica disponível para visualização por utilizadores que tenham lido permissões. Um proprietário de biblioteca de documentos pode permitir a aprovação de conteúdos para uma biblioteca de documentos e, opcionalmente, pode associar um fluxo de trabalho com a biblioteca para executar o processo de aprovação.

A forma como os documentos são submetidos para aprovação varia consoante as definições de versão na biblioteca do documento:

• Sem versões      Se a versão não estiver a ser utilizada e as alterações a um documento forem guardadas, o estado do documento torna-se pendente. SharePoint Server 2016 mantém a versão anterior do documento para que os utilizadores que tenham lido permissões ainda o possam ver. Depois de aprovadas as alterações pendentes, a nova versão do documento é disponibilizada para visualização por utilizadores que tenham lido permissões e a versão anterior não seja mantida.

  Se a versão não estiver a ser utilizada e um novo documento for enviado para a biblioteca de documentos, este é adicionado à biblioteca no estado pendente e não é visível pelos utilizadores que tenham lido permissões até que seja aprovado.

• Criar versões importantes      Se estiver a ser utilizada uma versão importante e se forem guardadas alterações a um documento, o estado do documento torna-se pendente e a versão principal anterior do documento é disponibilizada para visualização por utilizadores que tenham lido permissões. Após a aprovação das alterações ao documento, é criada e disponibilizada uma nova versão importante do documento aos utilizadores que tenham lido permissões, estando a versão principal anterior a ser guardada na lista de história do documento.

  Se estiver a ser utilizada uma versão importante e um novo documento for enviado para a biblioteca de documentos, este é adicionado à biblioteca no estado pendente e não é visível pelos utilizadores que tenham lido permissões até que seja aprovado como versão 1.

• Criar versões maiores e menores (projeto)      Se estiver a ser utilizada uma versão importante e menor e se forem guardadas alterações a um documento, o autor tem a opção de guardar uma nova versão menor do documento como um rascunho ou criar uma nova versão importante, que altera o estatuto do documento para Pendente. Após a aprovação das alterações ao documento, é criada e disponibilizada uma nova versão importante do documento aos utilizadores que tenham lido permissões. Nas versões principais e menores, as versões principais e menores dos documentos são guardadas na lista de história de um documento.

  Se estiver a ser utilizada uma versão importante e menor e um novo documento for enviado para a biblioteca do documento, pode ser adicionado à biblioteca quer no estado do Projeto como versão 0.1, quer o autor pode solicitar imediatamente a aprovação. Neste caso, o estado do documento passa a estar pendente.

Planejar check-out e check-in

Pode exigir que os utilizadores verifiquem documentos de uma biblioteca de documentos antes de editarem os documentos. Os benefícios da necessidade de check-out e check-in incluem:

• Melhor controlo de quando as versões do documento são criadas. Quando um documento é verificado, o autor pode guardar o documento sem o fazer o check-in. Outros utilizadores da biblioteca de documentos não poderão ver estas alterações, não estando criada uma nova versão. Uma nova versão (visível para outros utilizadores) só é criada quando um autor verifica num documento. Isto dá ao autor mais flexibilidade e controlo.

• Melhor captura de metadados. Quando um documento é feito, o autor pode escrever comentários que descrevam as alterações que foram feitas ao documento. Isto cria um registo histórico contínuo das alterações que foram feitas ao documento.

Se a sua solução exigir que os utilizadores façam o check-in e verifiquem os documentos para os editar, pode utilizar funcionalidades em Office 2016 aplicações de clientes que suportem estas ações. Os utilizadores podem verificar documentos, desfazer check-outs e verificar documentos a partir de aplicações Office 2016 cliente.

Quando um documento é verificado, é bloqueado para edição exclusiva pelo utilizador. Quando o utilizador guarda as edições para este ficheiro, as alterações são carregadas e guardadas no servidor. As alterações são privadas para o utilizador e não são visíveis para os outros. Quando o utilizador estiver pronto para fazer o check-in no documento, as alterações mais recentes são tornadas visíveis para outros e publicadas.

A partir de Office 2016 aplicações de clientes, os utilizadores também podem optar por deixar documentos verificados no servidor alterando as opções de edição de conteúdos.