Resumo: Saiba mais sobre os elementos de uma solução de gestão de documentos e o processo de planeamento da gestão de documentos no SharePoint 2013.
Este artigo contém uma descrição de alto nível dos vários elementos de uma solução de gestão de documentos baseada em SharePoint Server 2016.
A gestão de documentos controla o ciclo de vida de documentos na sua organização — como são criados, revistos e publicados, e como são eliminados ou retidos. Embora o termo "gestão" implica que as informações são controladas a partir do topo da organização, um sistema de gestão de documentos eficaz deve refletir a cultura da organização que o utiliza. As ferramentas que utiliza para a gestão de documentos devem ser flexíveis o suficiente para lhe permitir controlar completamente o ciclo de vida de um documento, se se adequar à cultura e aos objetivos da sua empresa, mas também para permitir implementar um sistema mais livremente estruturado, se se adequar melhor à sua empresa.
Os elementos de um sistema de gestão de documentos
Uma solução eficaz de gestão de documentos especifica o seguinte:
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Que tipos de documentos e outros conteúdos podem ser criados numa organização.
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Que modelo utilizar para cada tipo de documento.
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Que metadados fornecer para cada tipo de documento.
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Onde armazenar um documento em cada fase do seu ciclo de vida.
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Como controlar o acesso a um documento em cada fase do seu ciclo de vida.
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Como mover documentos dentro da organização à medida que os membros de equipa contribuem para a criação, revisão, aprovação, publicação e disposição dos documentos.
SharePoint Foundation 2013 inclui funcionalidades que implementam todos estes aspetos da gestão de documentos. SharePoint Server 2016 inclui as mesmas funcionalidades e também adiciona o seguinte:
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Que políticas devem ser aplicadas aos documentos para que as ações relacionadas com o documento sejam auditadas, os documentos são retidos ou eliminados de forma adequada e os conteúdos que são importantes para a organização são protegidos.
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Como lidar com documentos como registos empresariais, que têm de ser mantidos de acordo com requisitos legais e diretrizes empresariais.
Para se certificar de que os técnicos de informação podem tirar partido facilmente destas capacidades sem terem de sair das suas operações do dia a dia e ferramentas familiares, as aplicações no Microsoft Office system, como o Microsoft Outlook e o Word, também incluem funcionalidades que suportam cada fase no ciclo de vida de um documento.
O processo de planeamento
O processo de planeamento da gestão de documentos consiste nos seguintes passos principais:
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Identificar funções de gestão de documentos Certifique-se de que os seus planos incorporam o feedback dos intervenientes principais da sua organização, tem a melhor equipa para implementar a solução e sabe quem irá participar em processos de gestão de documentos.
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Analisar a utilização de documentos Depois de identificar quem trabalha em documentos, determine os tipos de documentos em que estes trabalham e como os utilizam. Para obter mais informações, consulte Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos (SharePoint Server 2010).
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Planear a organização de documentos Pode organizar documentos em coleções de sites, sites e bibliotecas. SharePoint Server 2016 oferece uma gama de funcionalidades para ajudar a organizar e armazenar documentos, desde sites especializados a bibliotecas de documentos estruturadas para uma breve criação e colaboração em documentos. Dentro de uma biblioteca, também pode organizar os conteúdos em pastas e subpatas. Para obter mais informações, consulte Planeamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
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Planear a forma como os conteúdos se movem entre localizações Poderá ser necessário mover ou copiar um documento de um site ou biblioteca para outro em diferentes fases do seu ciclo de vida. Para obter mais informações, consulte "Planear o fluxo doconteúdo " em Planeamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
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Planear tipos de conteúdo Utilize tipos de conteúdo para organizar informações sobre documentos, como metadados, modelos de documentos e processos de fluxo de trabalho. Este é um passo importante para o ajudar a organizar os seus documentos e a impor consistência na sua organização. Para obter mais informações, consulte o artigo Tipo de conteúdo e planeamento de fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010).
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Planear fluxos de trabalho Quando planeia fluxos de trabalho para a sua organização, pode controlar e controlar como os documentos se movem de um membro de equipa para outro à medida que cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. SharePoint Server 2016 inclui fluxos de trabalho para tarefas comuns de equipa, tais como rever e aprovar documentos. SharePoint Server 2016 também suporta a criação e instalação de fluxos de trabalho personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Tipo de conteúdo e planeamento de fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010).
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Planear a governação do conteúdo Pode planear o grau de controlo adequado que é baseado no tipo de conteúdo ou localização de armazenamento. Por exemplo, poderá exigir que seja conferida a saída dos documentos numa determinada biblioteca antes de podeem ser editados. Para obter mais informações, consulte Controlo de versões, aprovação de conteúdo e planeamento de saída (SharePoint Server 2010).
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Planear políticas Para cada tipo de conteúdo, planee políticas de gestão de informações para se certificar de que os documentos são auditados, retidos e geridos de outra forma de acordo com os requisitos institucionais e legais da sua organização. SharePoint Server 2016 inclui políticas que implementam auditorias, retenção de documentos e códigos de barras (para garantir que os conteúdos impressos podem ser correlacionados com versões eletrónicas correspondentes). Para obter mais informações, consulte Planeamento da política de gestão de informações (SharePoint Server 2010).
Nota: As políticas não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.
