Tutorial: Importar Dados para Excel Dados e Criar um Modelo de Dados

Síntese:    Este é o primeiro tutorial de uma série concebida para que conheça o Excel e para que se sinta à vontade ao utilizar este programa e as suas funcionalidades incorporadas de processamento e análise de dados. Estes tutoriais criam e aperfeiçoam um livro do Excel a partir do zero, construindo um modelo de dados e criando fantásticos relatórios interativos com a ajuda do Power View. Os tutoriais são projetados para apresentar os recursos e as capacidades do Microsoft Business Intelligence no Excel, Tabelas Dinâmicas, Power Pivot, e Power View.

Nota: Este artigo descreve os modelos de dados no Excel 2013. No entanto, os mesmos modelos de dados e funcionalidades do Power Pivot introduzidas no Excel 2013 também são aplicáveis ao Excel 2016.

Nestes tutoriais, irá aprender a importar e explorar dados no Excel, criar e aperfeiçoar um modelo de dados utilizando o Power Pivot e criar relatórios interativos com o Power View, que poderá publicar, proteger e partilhar.

Os tutoriais nesta série são os seguintes:

  1. Importar Dados para o Excel 2013 e Criar um Modelo de Dados

  2. Expandir relações de Modelos de Dados Excel, Power Pivot e DAX

  3. Criar Relatórios do Power View Baseados em Mapas

  4. Incorporar Dados da Internet e Definir Predefinições de Relatórios do Power View

  5. Ajuda do Power Pivot

  6. Criar Relatórios Extraordinários do Power View – Parte 2

Neste tutorial, irá iniciar com um livro do Excel em branco.

As secções deste tutorial são as seguintes:

No final deste tutorial encontrará um questionário que pode utilizar para testar a sua aprendizagem.

Esta série de tutoriais utiliza dados descritivos das Medalhas Olímpicas, países/regiões anfitriões e diversos eventos desportivos olímpicos. Recomendamos que respeite a ordem dos tutoriais. Para além disso, estes tutoriais utilizam o Excel 2013 com o Power Pivot ativado. Para obter mais informações sobre Excel 2013, clique aqui. Para obter orientações sobre como ativar o Power Pivot, clique aqui.

Importar dados a partir de uma base de dados

Vamos começar este tutorial com um livro em branco. O objetivo nesta secção é efetuar uma ligação a uma origem de dados externa e importar os dados para o Excel para análise posterior.

Comecemos por transferir alguns dados da Internet. Os dados, inseridos numa base de dados do Microsoft Access, descrevem medalhas olímpicas.

  1. Clique nas seguintes ligações para transferir os ficheiros que utilizaremos durante esta série de tutoriais. Transfira cada um dos quatro ficheiros para uma localização facilmente acessível, como Transferências ou Os Meus Documentos, ou para uma nova pasta que crie:
    > base de dados MedalhasOlímpicas.accdb do Access
    >OlympicSports.xlsx Excel livro
    > Population.xlsx Excel livro
    >DiscImage_table.xlsx Excel livro

  2. No Excel 2013, abra um livro em branco.

  3. Clique em DADOS > Obter Dados Externos > A Partir do Access. O friso ajusta-se dinamicamente consoante a largura do livro, por isso, os comandos no seu friso podem parecer ligeiramente diferentes dos ecrãs seguintes. O primeiro ecrã mostra o friso com um livro amplo e a segunda imagem mostra um livro que foi redimensionado para ocupar apenas uma parte do ecrã.

    Importar dados a partir do Access

    Importar dados a partir do Access com friso pequeno

     

  4. Selecione o ficheiro MedalhasOlímpicas.accdb que transferiu anteriormente e clique em Abrir. Surgirá a janela Selecionar Tabela, que exibe as tabelas encontradas na base de dados. As tabelas numa base de dados são semelhantes às folhas de cálculo ou tabelas do Excel. Selecione a caixa Ativar a seleção de múltiplas tabelas e selecione todas as tabelas. Em seguida, clique em OK.

    Janela Selecionar tabela

  5. É apresentada a janela Importar Dados.

    Nota: Repare na caixa de verificação na parte inferior da janela que lhe permite Adicionar estes dados ao Modelo de Dados,apresentada no ecrã seguinte. Um Modelo de Dados é criado automaticamente quando importa ou trabalha com duas ou mais tabelas em simultâneo. Um Modelo de Dados integra as tabelas, permitindo uma análise extensa utilizando Tabelas Dinâmicas, Power Pivot e Power View. Ao importar tabelas a partir de uma base de dados, as relações existentes entre as bases de dados entre essas tabelas são utilizadas para criar o Modelo de Dados no Excel. O Modelo de Dados é transparente Excel dados, mas pode visualizar e modificá-lo diretamente através Power Pivot do mesmo. O Modelo de Dados é debatido mais detalhadamente neste tutorial.


    Selecione a opção Relatório de Tabela Dinâmica, que importa as tabelas para o Excel e prepara uma tabela dinâmica para analisar as tabelas importadas e clique em OK.

    Janela Importar Dados

  6. Assim que os dados são importados, é criada uma Tabela Dinâmica utilizando as tabelas importadas.

    Tabela Dinâmica em Branco

Com os dados importados para o Excel e o Modelo de Dados criado automaticamente, está pronto para explorar os dados.

Explorar dados utilizando uma Tabela Dinâmica

É fácil explorar dados importados utilizando uma tabela dinâmica. Numa tabela dinâmica, arrasta campos (semelhantes às colunas no Excel) de tabelas (como as tabelas que acabou de importar da base de dados do Access) para diferentes áreas da Tabela Dinâmica, para ajustar a forma como os dados são apresentados. Uma Tabela Dinâmica tem quatro áreas: FILTROS, COLUNAS, LINHAS e VALORES.

As quatro áreas dos Campos das Tabelas Dinâmicas

Pode ter de fazer algumas tentativas para determinar qual a área para onde deve arrastar um campo. Pode arrastar quantos campos quiser das suas tabelas, até que a Tabela Dinâmica apresente os dados da forma que pretende. Sinta-se à vontade para explorar, arrastando campos para diferentes áreas da Tabela Dinâmica; os dados subjacentes não são afetados quando organiza campos numa Tabela Dinâmica.

Vamos explorar os dados de Medalhas Olímpicas na Tabela Dinâmica, começando pelos medalhistas olímpicos organizados por disciplina, tipo de medalha e país ou região do atleta.

  1. Nos Campos da Tabela Dinâmica, expanda a tabela Medalhas clicando na seta ao lado. Localize o campo CON_PaísRegião na tabela Medalhas expandida e arraste-o para a área COLUNAS. CON significa Comité Olímpico Nacional, que é a unidade organizacional de um país ou região.

  2. Em seguida, a partir da tabela Disciplinas, arraste a Disciplina para a área LINHAS.

  3. Vamos filtrar as Disciplinas para exibir apenas cinco desportos: Tiro com arco, Mergulho, Esgrima, Patinagem Artística e Patinagem de Velocidade. Pode fazê-lo dentro da área dos Campos da Tabela Dinâmica ou com o filtro Rótulos de Linha na própria Tabela Dinâmica.

    1. Clique em qualquer parte da Tabela Dinâmica para se certificar de que a Excel Dinâmica está selecionada. Na lista de Campos da Tabela Dinâmica, onde a tabela Disciplinas está expandida, paire o pairar sobre o seu campo Disciplina e é apresentada uma seta para baixo à direita do campo. Clique no botão do rato, clique em (Selecionar Tudo)para remover todas as seleções e, em seguida, desloque para baixo e selecione Tiro com arco, Mergulho, Esgrima, Patinagem Figura e Patinagem de Velocidade. Clique em OK.

    2. Em seguida, na secção Rótulos de Linha da Tabela Dinâmica, clique no dropdown junto a Rótulos de Linha na Tabela Dinâmica, clique em (Selecionar Tudo) para remover todas as seleções e, em seguida, desloque-se para baixo e selecione Tiro com arco, Mergulho, Esgrima, Patinagem Figura e Patinagem de Velocidade. Clique em OK.

  4. Em Campos da Tabela Dinâmica, a partir da tabela Medalhas, arraste Medalha para a área VALORES. Uma vez que os valores devem ser numéricos, o Excel altera automaticamente Medalha para Contagem de Medalha.

  5. A partir da tabela Medalhas, selecione novamente Medalha e arraste para a área FILTROS.

  6. Vamos filtrar a Tabela Dinâmica para apresentar apenas os países ou regiões com mais de 90 medalhas no total. Eis como:

    1. Na Tabela Dinâmica, clique no menu pendente à direita de Rótulos de Coluna.

    2. Selecione Filtros de Valor e, em seguida, selecione Maior do Que...

    3. Escreva 90 no último campo (à direita). Clique em OK.
      Janela Filtro de Valor

A sua Tabela Dinâmica terá o aspeto do ecrã seguinte.

Tabela Dinâmica Atualizada

Com pouco esforço, tem agora uma Tabela Dinâmica básica que inclui campos de três tabelas diferentes. O que tornou esta tarefa tão simples foram as relações previamente existentes entre as tabelas. Uma vez que as relações de tabela existiam na base de dados de origem e porque importou todas as tabelas numa única operação, foi possível ao Excel recriar essas relações no Modelo de Dados.

Mas e se os seus dados forem provenientes de diferentes origens ou tiverem sido importados posteriormente? Normalmente, pode criar relações com novos dados com base em colunas correspondentes. No passo seguinte, importará tabelas adicionais e aprenderá a criar novas relações.

Importar dados a partir de uma folha de cálculo

Agora vamos importar dados de outra origem, desta vez de um livro existente e, em seguida, especificar as relações entre os dados existentes e os novos dados. As relações permite-lhe analisar coleções de dados em Excel e criar visualizações interessantes e imersivas a partir dos dados que importa.

Vamos começar por criar uma folha de cálculo em branco e, em seguida, vamos importar dados a partir de um livro do Excel.

  1. Insira uma nova folha de cálculo do Excel e atribua-lhe o nome Desportos.

  2. Localize a pasta que contém os ficheiros de dados de exemplo transferidos e abra OlympicSports.xlsx.

  3. Selecione e copie os dados em Folha1. Se selecionar uma célula com dados, tal como a célula A1, pode premir Ctrl + A para selecionar todos os dados adjacentes. Feche o livro OlympicSports.xlsx.

  4. Na folha de cálculo Desportos, coloque o cursor na célula A1 e cole os dados.

  5. Com os dados ainda realçados, prima Ctrl + T para formatar os dados como uma tabela. Também pode formatar os dados como uma tabela a partir do friso, selecionando BASE > Formatar como Tabela. Uma vez que os dados têm cabeçalhos, selecione A minha tabela tem cabeçalhos na janela Criar Tabela que aparece, tal como mostrado aqui.


    Janela Criar Tabela
    Formatar os dados como uma tabela tem muitas vantagens. Pode atribuir um nome a uma tabela, facilitando a sua identificação. Também pode estabelecer relações entre tabelas, permitindo a exploração e análise em Tabelas Dinâmicas, Power Pivot e Power View.

  6. Atribua um nome à tabela. Em FERRAMENTAS DE TABELA > ESTRUTURA > Propriedades, localize o campo Nome da Tabela e introduza Desportos. O livro tem o aspeto do ecrã seguinte.
    Atribuir um nome a uma tabela no Excel

  7. Guarde o livro.

Importar dados utilizando a função copiar e colar

Depois de importarmos dados a partir de um livro do Excel, vamos importar dados de uma tabela que encontramos numa página Web ou qualquer outra origem a partir da qual podemos copiar e colar no Excel. Nos passos seguintes, iremos adicionar as cidades anfitriãs dos Jogos Olímpicos a partir de uma tabela.

  1. Insira uma nova folha de cálculo do Excel e atribua-lhe o nome Anfitriões.

  2. Selecione e copie a tabela seguinte, incluindo os cabeçalhos de tabela.

Cidade

CON_PaísRegião

Código Alfa-2

Edição

Estação

Melbourne / Estocolmo

AUS

AS

1956

Verão

Sydney

AUS

AS

2000

Verão

Innsbruck

AUT

AT

1964

Inverno

Innsbruck

AUT

AT

1976

Inverno

Antuérpia

BEL

BE

1920

Verão

Antuérpia

BEL

BE

1920

Inverno

Montreal

CAN

CA

1976

Verão

Lake Placid

CAN

CA

1980

Inverno

Calgary

CAN

CA

1988

Inverno

St. Moritz

SUI

SZ

1928

Inverno

St. Moritz

SUI

SZ

1948

Inverno

Pequim

CHN

CH

2008

Verão

Berlim

GER

GM

1936

Verão

Garmisch-Partenkirchen

GER

GM

1936

Inverno

Barcelona

ESP

SP

1992

Verão

Helsínquia

FIN

FI

1952

Verão

Paris

FRA

FR

1900

Verão

Paris

FRA

FR

1924

Verão

Chamonix

FRA

FR

1924

Inverno

Grenoble

FRA

FR

1968

Inverno

Albertville

FRA

FR

1992

Inverno

Londres

GBR

UK

1908

Verão

Londres

GBR

UK

1908

Inverno

Londres

GBR

UK

1948

Verão

Munique

GER

DE

1972

Verão

Atenas

GRC

GR

2004

Verão

Cortina d'Ampezzo

ITA

IT

1956

Inverno

Roma

ITA

IT

1960

Verão

Turim

ITA

IT

2006

Inverno

Tóquio

JPN

JA

1964

Verão

Sapporo

JPN

JA

1972

Inverno

Nagano

JPN

JA

1998

Inverno

Seul

KOR

KS

1988

Verão

México

MEX

MX

1968

Verão

Amesterdão

NED

NL

1928

Verão

Oslo

NOR

NO

1952

Inverno

Lillehammer

NOR

NO

1994

Inverno

Estocolmo

SWE

SW

1912

Verão

St. Louis

USA

US

1904

Verão

Los Angeles

USA

US

1932

Verão

Lake Placid

USA

US

1932

Inverno

Squaw Valley

USA

US

1960

Inverno

Moscovo

URS

RU

1980

Verão

Los Angeles

USA

US

1984

Verão

Atlanta

USA

US

1996

Verão

Salt Lake City

USA

US

2002

Inverno

Sarajevo

YUG

YU

1984

Inverno

  1. No Excel, coloque o cursor na célula A1 da folha de cálculo Anfitriões e cole os dados.

  2. Formate os dados como uma tabela. Tal como descrito anteriormente neste tutorial, prima CTRL + T para formatar os dados como uma tabela ou aceda a BASE > Formatar como Tabela. Uma vez que os dados têm cabeçalhos, selecione A minha tabela tem cabeçalhos na janela Criar Tabela que é apresentada.

  3. Atribua um nome à tabela. Em FERRAMENTAS DE TABELA > ESTRUTURA > Propriedades localize o campo Nome da Tabela e introduza Anfitriões.

  4. Selecione a coluna Edição e, no separador BASE, formate-a como Número com 0 casas decimais.

  5. Guarde o livro. O seu livro terá o aspeto do ecrã seguinte.

Tabela de Anfitriões

Agora que tem um livro do Excel com tabelas, pode criar relações entre elas. Criar relações entre tabelas permite processar os dados das duas tabelas.

Criar uma relação entre dados importados

Pode começar imediatamente a usar campos na sua Tabela Dinâmica a partir das tabelas importadas. Se o Excel não conseguir determinar como incorporar um campo na Tabela Dinâmica, deve ser estabelecida uma relação com o Modelo de Dados existente. Nos passos seguintes, irá aprender a criar uma relação entre os dados que importou de diferentes origens.

  1. Na Folha1,na parte superior dos Campos da Tabela Dinâmica, clique em Todos para ver a lista completa de tabelas disponíveis, conforme apresentado no ecrã seguinte.
    Clique em Todos nos Campos de Tabela Dinâmica para apresentar as tabelas disponíveis

  2. Percorra a lista para ver as novas tabelas que acabou de adicionar.

  3. Expanda Desportos e selecione Desporto para o adicionar à Tabela Dinâmica. Repare que o Excel avisa-o para criar uma relação, tal como mostrado no ecrã seguinte.
    O pedido CRIAR... relação nos Campos de Tabela Dinâmica
     

    Esta notificação ocorre porque usou campos de uma tabela que não faz parte do Modelo de Dados subjacente. Uma forma de adicionar uma tabela ao Modelo de Dados é criar uma relação com uma tabela que já se encontra no Modelo de Dados. Para criar a relação, uma das tabelas deve ter uma coluna de valores únicos, não repetidos. Nos dados de exemplo, a tabela Disciplinas importada da base de dados contém um campo com códigos de desportos, chamado IDDoDesporto. Esses mesmos códigos de desportos estão presentes como um campo nos dados do Excel que importámos. Vamos criar a relação.

  4. Clique em CRIAR... na área realçada dos Campos da Tabela Dinâmica para abrir a caixa de diálogo Criar Relação, tal como mostrado no ecrã seguinte.

    Janela Criar Relação

  5. Em Tabela, selecione Disciplinas a partir da lista pendente.

  6. Em Coluna (Externa), selecione IDDoDesporto.

  7. Em Tabela Relacionada, selecione Desportos.

  8. Em Coluna Relacionada (Principal), selecione IDDoDesporto.

  9. Clique em OK.

As alterações da Tabela Dinâmica refletem a nova relação. No entanto, a Tabela Dinâmica ainda não está pronta, devido à ordem dos campos na área LINHAS. Disciplina é uma subcategoria de um determinado desporto mas, uma vez que colocámos Disciplina acima de Desporto na área LINHAS, não está corretamente organizada. O ecrã a seguir mostra essa ordem incorreta.
Tabela Dinâmica com ordem incorreta

  1. Na área LINHAS, mova Desporto para cima de Disciplina. Assim está melhor, e a Tabela Dinâmica exibe os dados da forma como pretende, tal como mostrado no ecrã seguinte.

    Tabela Dinâmica com ordem corrigida

Em segundo plano, o Excel está a construir um Modelo de Dados que pode ser utilizado em todo o livro, em qualquer Tabela Dinâmica, Gráfico Dinâmico, em Power Pivot ou em qualquer relatório de Power View. As relações entre tabelas são a base dos Modelos de Dados, e são aquilo que determina os caminhos de navegação e cálculo.

No próximo tutorial, Expandir relações de Modelos de Dados utilizando o Excel 2013,Power Pivote DAX,irá basear-se no que aprendeu aqui e ao expandir o Modelo de Dados utilizando um add-in de Excel poderoso e visual denominado Power Pivot. Também aprenderá a calcular colunas numa tabela e a utilizar essa coluna calculada para que uma tabela de outro modo nãojacente possa ser adicionada ao Seu Modelo de Dados.

Ponto de verificação e Questionário

Rever o Que Aprendeu

Agora tem um livro do Excel que inclui uma Tabela Dinâmica que acede a dados em várias tabelas, algumas das quais foram importadas em separado. Aprendeu a importar a partir de uma base de dados, de outro livro do Excel e com a função copiar e colar no Excel.

Para processar estes dados, teve de criar relações entre tabelas, que o Excel utiliza para combinar as linhas. Aprendeu igualmente que ter colunas numa tabela que se relaciona com dados noutra tabela é essencial para criar relações e para procurar linhas relacionadas.

Está pronto para o próximo tutorial desta série. Aqui está uma ligação:

Expandir relações de Modelos de Dados através do Excel 2013, do Power Pivot e DAX

QUESTIONÁRIO

Pretende ver se ainda se lembra do que aprendeu? Eis a sua oportunidade. O questionário seguinte destaca as funcionalidades, capacidades ou requisitos aprendidos neste tutorial. Encontrará as respostas na parte inferior da página. Boa sorte!

Pergunta 1: Porque é que é importante converter dados importados em tabelas?

A: Não é preciso convertê-los em tabelas, porque todos os dados importados são automaticamente transformados em tabelas.

B: Se converter dados importados em tabelas, estes serão excluídos do Modelo de Dados. Só quando são excluídos do Modelo de Dados ficam disponíveis em Tabelas Dinâmicas, Power Pivot, e Power View.

C: Se converter dados importados em tabelas, estes podem ser incluídos no Modelo de Dados e ser disponibilizados para Tabelas Dinâmicas, Power Pivot, e Power View.

D: Não é possível converter dados importados em tabelas.

Pergunta 2: Qual das seguintes origens de dados pode importar para o Excel e incluir no Modelo de Dados?

A: Bases de dados do Access e muitas outras bases de dados.

B: Ficheiros do Excel existentes.

C: Tudo o que puder copiar e colar no Excel e formatar como uma tabela, incluindo tabelas de dados em sites, documentos ou qualquer outro elemento que possa ser colado no Excel.

D: Todas as respostas acima

Pergunta 3: Numa Tabela Dinâmica, o que acontece quando reordena campos nas quatro áreas dos Campos de Tabela Dinâmica?

A: Nada – não pode reordenar campos depois de os colocar nas áreas dos Campos de Tabela Dinâmica.

B: O formato de Tabela Dinâmica é alterado para refletir o esquema, mas os dados subjacentes não são afetados.

C: O formato de Tabela Dinâmica é alterado para refletir o esquema, mas os dados subjacentes são permanentemente alterados.

D: Os dados subjacentes são alterados, o que resulta em novos conjuntos de dados.

Pergunta 4: Ao criar uma relação entre tabelas, o que é necessário?

A: Nenhuma tabela pode ter qualquer coluna que contenha valores exclusivos e não repetidos.

B: Uma tabela não deve fazer parte do livro do Excel.

C: As colunas não devem ser convertidas em tabelas.

D: Nenhuma das respostas anteriores.

Respostas do Questionário

  1. Resposta correta: C

  2. Resposta correta: D

  3. Resposta correta: B

  4. Resposta correta: D

Notas: Os dados e as imagens nestas séries de tutoriais são baseados no seguinte:

  • Olympics Dataset do Guardian News & Media Ltd.

  • Imagens de bandeiras do CIA Factbook (cia.gov)

  • Dados de população do The World Bank (worldbank.org)

  • Pictogramas Desportivos dos Jogos Olímpicos de Thadius856 e Parutakupiu

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