Objetivo da gestão de projetos: comunicar informações do projeto

Comunicar informações sobre o projeto é muitas vezes difícil, quer envolva obter informações sobre o estado da sua equipa ou comunicar o estado do projeto a executivos. Saiba quando e como comunicar e comunicar informações do projeto. Caso contrário, uma colaboração eficaz será prejudicada e o sucesso do seu projeto poderá estar em risco. Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações gerais da gestão de projetos.

Sugestões de gestão de projetos antes de começar. . .

• Liste os intervenientes Antes de um projeto começar, descubra quem são os intervenientes. Uma maneira segura de paralisar um projeto é esquecer um interveniente crítico que tem impacto no seu projeto.
• Começar um plano de comunicação cedo Estruture estratégias e processos de comunicação no seu projeto antes de este começar. Melhor ainda, faça com que os processos de comunicação apareçam como uma tarefa nas primeiras linhas do seu projeto para que essa parte crítica da colaboração se torne o compromisso de todos.
• Comunique com frequência Coletar informações de status de tarefas uma vez por semana é o ideal para evitar problemas antes que eles aumentem. Se comunicar com mais frequência, os membros de equipa poderão deixar de enviar atualizações devido ao tempo extra que demorou a prepará-las.
• Procurar problemas Se tudo parece estar indo bem porque você não ouviu nada negativo, provavelmente está indo para problemas. Mesmo os projetos mais bem executados têm problemas. Seu trabalho é ir encontrá-los antes que eles se transformem em problemas maiores.
• Utilizar tecnologia adequada Compreenda as necessidades de comunicação dos membros da sua equipa e dos intervenientes. Por exemplo, os membros da equipa que informam sobre o estado da tarefa poderão querer utilizar o e-mail ou o Project Online, enquanto um executivo poderá preferir um gráfico ou uma tabela dinâmica bem apresentados. Aqui está uma lista de programas que você pode usar para ajudar na comunicação.

Aplicação	Vantagens	Desvantagens
Project	Tenha ferramentas de apresentação incorporadas para todos os níveis de intervenientes. Compreende facilmente as vistas de linha cronológica e planeador de equipa. Exporta dados para o Excel e Visio para comunicação de dados complexos.	A sua empresa poderá não utilizar o Project. Os projetos em que a sua empresa trabalha podem ser demasiado pequenos para que possa tirar partido de um poderoso software de agendamento.
Project Online	Ideal para comunicação avançada e relatórios de informações de projeto em toda a organização. Pode comparar o estado de vários projetos ou de um portefólio de projetos.	As empresas mais pequenas poderão necessitar da ajuda de consultores para instalar e utilizar Project Online.
Excel	O Project pode exportar dados para o Excel para análise avançada, como ANOVA e análise do valor ganho. É ideal para o planeamento inicial de projetos ou para materiais a entregar de alto nível que podem ser adicionados posteriormente ao Project.	O Excel não possui funcionalidades de agendamento automatizado para projetos mais complexos.
Word	Ideal durante a fase inicial, quando precisa de partilhar documentos de planeamento, como orçamentos e materiais a entregar.	Não é ideal para apresentações visuais para intervenientes executivos. Em alternativa, utilize as funcionalidades de relatório do Excel, Visio, PowerPoint ou Project.
SharePoint	Oferece funcionalidades de sincronização sem o Project Server. Uma alteração numa lista de tarefas será refletida na outra.	Caro para implantar em toda a empresa. Se não tiver os recursos da empresa para instalar o SharePoint, pode utilizar o Microsoft 365 com o SharePoint online.
PowerPoint	Ideal para apresentações impactantes para partes interessadas executivas.	Os analistas e engenheiros poderão querer gráficos mais detalhados para análises orçamentais complexas.
Visio	Ideal durante as fases iniciais de um projeto onde necessita de comunicar os processos empresariais e de fabrico através de fluxogramas ou outros diagramas.	Pode apresentar demasiadas informações para uma audiência executiva. Em alternativa, utilize as funcionalidades de relatórios do Project.
Microsoft Teams	Ideal para equipas em diferentes localizações. Pode partilhar informações do projeto através de mensagens instantâneas, voz, vídeo ou durante reuniões online.	Pode ser necessário um departamento de TI para implantar.

Comunicar informações do projeto

Verificar atualizações de estado a partir do Project Online	Se a sua equipa estiver a utilizar o Project Online, transfira as atualizações do estado das tarefas a partir do servidor antes de comunicar com a sua equipa sobre o progresso do projeto.
Controlar o progresso da sua agenda, de uma forma simples a uma mais complexa	Existem formas simples de controlar o progresso e outras formas mais complexas. Encontre a forma que funciona melhor para o seu projeto e para a sua equipa.
Comunicar informações sobre o valor ganho	Capturar informações de valor agregado é um passo mais avançado, mas muito poderoso, para descobrir os pontos positivos e negativos do desempenho do projeto. Os factos de alto nível que obtém a partir disto é o que os seus intervenientes querem ver.
Criar um relatório de projeto	Com o Project pode criar e personalizar relatórios gráficos apelativos a partir de qualquer projeto que pretenda, sem utilizar outro software. À medida que trabalha no projeto, os relatórios mudam para refletir as informações mais recentes, o que significa que não tem de os atualizar manualmente!
Sincronizar com uma lista de tarefas do SharePoint	Os membros da equipa podem consultar a agenda e atualizar o respetivo trabalho no SharePoint, alterações essas que poderá depois ver no Project. E vice-versa.
Utilizar o Microsoft 365	Comunique informações sobre projetos através do Microsoft 365. Desde que trabalhe num PC com ligação à Internet, pode trabalhar nos seus documentos utilizando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote a pedido e em qualquer lugar.
Publicar alterações de tarefas no servidor	Quando fizer alterações às tarefas, publique-as no Project Online para que todos tenham as informações certas para continuarem o seu trabalho.
Comunicar com o Microsoft Teams	Se as pessoas não puderem vir a uma reunião, utilize o Teams para partilhar informações sobre o projeto. Partilhe diapositivos do SharePoint, folhas do Excel ou um bloco de notas do OneNote para partilhar planos de projetos. People podem participar em reuniões online no respetivo escritório, em casa ou através do seu dispositivo móvel.

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