Alguma vez confundiu uma fase com um processo? Ou um portefólio com um material a entregar? Talvez não, mas a terminologia de gestão de projetos pode ser confusa e este artigo pode ajudá-lo a resolvê-lo.
Neste artigo
- Orientar-se: fases, processos, portefólios e produtos
- O resultado: os materiais a entregar do projeto
- Como é que o Microsoft Project se encaixa no seu sistema de gestão de projetos?
- Não teve o suficiente? Ainda quer saber mais?
Orientar-se: fases, processos, portefólios e produtos
Um projeto é simplesmente um conjunto de atividades que ocorrem de acordo com uma agenda e que produz algum tipo de saída. Alguns projetos estão sozinhos, sem qualquer relação com outros trabalhos em curso numa organização. Por outro lado, alguns projetos fazem parte de esforços maiores, como fases, processos, programas e portefólios.
Fases
Os projetos podem ser agendados por fases, para que vários projetos relacionados com o mesmo objetivo possam ser geridos em conjunto. Por exemplo, uma organização de caridade tem uma angariação de fundos todos os anos. Para gerir todos os projetos associados à função, agrupam os projetos em três fases: Planeamento, Dia do Evento e Seguimento. Cada fase contém vários projetos.
| Fase | Projetos | Saída da Fase |
|---|---|---|
| Planeamento |
|
Documento do plano de eventos concluído |
| Dia do Evento |
|
O evento é executado conforme planeado |
| Follow-Up |
|
Documento pós-morte concluído |
Processos
As atividades em dois projetos diferentes podem ser interligadas para formar um processo. Por exemplo, digamos que tem dois projetos: um contém as atividades necessárias para produzir um sistema de ticketing de call center e o outro projeto contém as atividades necessárias para contratar e formar pessoal de suporte para um call center.
| Projeto 1 | Projeto 2 |
|---|---|
Atividades:
|
Atividades:
|
|
Saída: Sistema de pedidos de suporte de call center |
Saída: Equipa de suporte do call center |
O conjunto combinado de atividades dos dois projetos forma um processo para configurar um call center. O processo tem uma saída de um call center totalmente funcional.
| Processo |
|---|
Atividades do Project 1:
|
Atividades do Project 2:
|
|
Resultado do processo: Call center totalmente funcional |
Programas
Um programa é um grupo de projetos geridos em conjunto, para aproveitar ao máximo o respetivo estado interligado. Por exemplo, uma construtora que está a trabalhar numa nova subdivisão gere cada casa na subdivisão como um projeto separado. Ao agrupar os projetos num programa para toda a subdivisão, a empresa pode ver facilmente o progresso da subdivisão como um todo, e planear a criação de recursos de terceiros, como camiões de betão ou paisagistas.
| Programa | Projetos |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Portefólios
Alguns gestores de projetos podem utilizar portefólios para emparelhar projetos e programas com os objetivos empresariais estratégicos correspondentes. Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software identificou três objetivos estratégicos de negócio: "Inovar no setor", "Desenvolver software seguro" e "Fornecer suporte ao cliente de topo". A organização configura portefólios para cada um destes objetivos (Inovação, Segurança e Suporte) e alinha os projetos e programas atuais nestes portefólios.
| Portefólio | Projetos e Programas |
|---|---|
| Inovação |
|
| Segurança |
|
| Suporte |
|
O resultado: os materiais a entregar do projeto
Projetos, fases e processos produzem todo um tipo de saída, denominado material a entregar. Normalmente, um material a entregar é um tipo de item tangível, como um documento ou um produto concluído. Os materiais a entregar podem ser produtos ou bens, mas também podem ser resultados ou serviços. A tabela seguinte fornece alguns exemplos destes tipos de material a entregar.
| Tipo de Material a Entregar | Descrição | Exemplos |
|---|---|---|
| Produto | Um item tangível que é o resultado de um projeto, fase ou processo. Os produtos podem ser materiais a entregar autónomos ou podem ser um componente de um material a entregar maior. | Documento, programa de software, casa |
| Result | O resultado de um projeto, fase ou processo concluído. | Processo de triagem de erros revisto, nova estrutura organizacional, diretrizes para a construção verde |
| Service | Uma saída de um projeto, fase ou processo que permite que uma organização execute uma função empresarial. | Call center totalmente funcional, mesa com pessoal numa conferência, serviço de radiospas |
Como é que o Microsoft Project se encaixa no seu sistema de gestão de projetos?
Se recuar ainda mais, um "sistema" de gestão de projetos refere-se ao conjunto integrado de processos, técnicas, metodologias e ferramentas que são utilizados para agendar e controlar projetos. O Microsoft Project é uma ferramenta no sistema de gestão de projetos maior. Os projetos, também denominados planos de projeto, são guardados como ficheiros separados no Project 2010 e podem ser agrupados em esforços maiores, como fases, processos, programas e portefólios.