Primeiro, comece por planear o seu site de comunicação do SharePoint. Na fase de planeamento, irá aprender a pensar na navegação do site, nas permissões e nas personalizações para o preparar para criar um site de comunicação do SharePoint. Utilize este artigo para saber como criar um site de comunicação do SharePoint.
Precisa de criar um site de equipa? Ainda pode seguir a documentação de orientação neste artigo, mas compreender que um site de equipa geralmente tem uma audiência muito menor com objetivos e tarefas muito específicos que precisam de ser realizados. Os sites de comunicação foram concebidos para uma ampla comunicação.
Criar o seu site
Pode criar o seu site de comunicação com uma das estruturas padrão (Tópico, Apresentação, em branco) ou um design de site personalizado criado para a sua organização. Se tiver permissões de Administração, também pode aprovisionar um dos designs de site no lookbook como um ponto de partida para o seu site.
Veja estas instruções guiadas para criar um site de comunicação.
Em alternativa, avance para a criação de um site de comunicação.
Personalizar o aspeto e funcionalidade
Pode personalizar o tema, o cabeçalho e o logótipo do site para alinhar com a sua organização ou marca de site. Saiba como personalizar o aspeto do seu site do SharePoint. Se o seu site fizer parte de um hub, não poderá alterar o tema do site. Se não vir opções para alterar o aspeto do seu site, o administrador poderá ter desativado a capacidade de o fazer.
Aceder a estas alterações nas definições > Alterar o aspeto
Especificações para logótipos:
- O logótipo do site pode ser JPG, GIF ou PNG. A utilização de um ficheiro PNG permite um fundo transparente
- Se quiser um logótipo quadrado para o seu site, as dimensões mínimas são de 64 x 64 píxeis
- Para um logótipo retangular, as dimensões são 192 x 64
- Duplicar estas dimensões para a melhor apresentação em alta resolução
- Para minimizar o impacto no desempenho do site, não utilize uma imagem com mais de 300 MB para o logótipo do site
Configurar a biblioteca de páginas do Site
A biblioteca de Páginas do Site é um tipo especial de biblioteca de documentos utilizada para alojar todas as páginas no seu site. Só pode ter uma biblioteca de Páginas de Site no seu site. As notícias são armazenadas na biblioteca de Páginas do Site no seu site, uma vez que são apenas um tipo especial de página de site.
Sugestão: Para facilitar a visualização das páginas Notícias e de que páginas são páginas de site "normais", adicione a coluna Estado Promovido às vistas na sua biblioteca de Páginas de Site. As notícias são Estado Promovido = 2. As páginas do site "Regular" são Estado Promovido = 0.
Sugestão: Faça com que a vista Todas as Páginas seja a vista predefinida das Páginas do Site. Nesta vista, mostra as seguintes colunas, além de Tipo e Nome: Título (ligado ao item com menu de edição), Estado Promovido, Versão, Contagem de Gostos e Contagem de Comentários. Poderá adicionar todas estas colunas , exceto a Versão, selecionando a lista pendente para + Adicionar coluna e selecionando Mostrar/ocultar colunas. Selecione as colunas que pretende apresentar e clique em Aplicar. Para adicionar a Versão à vista, selecione a lista pendente da vista e selecione Editar a vista atual. Em seguida, selecione a caixa à frente de Versão e prima OK para guardar a vista.
Compreender os conteúdos do site
Cada site de comunicação inclui várias listas e bibliotecas predefinidas:
- Biblioteca de documentos – uma localização para carregar ficheiros. O seu site inclui uma biblioteca predefinida, mas pode adicionar mais conforme necessário.
- Lista de eventos – a lista onde as entradas do calendário são armazenadas.
- Biblioteca de páginas do site – a biblioteca onde residem todas as suas Páginas de Site.
- Modelos de formulários e biblioteca de estilos – estas bibliotecas são bibliotecas legadas transmitidas a partir de versões perviosas do SharePoint
Sugestões para configurar o conteúdo do site:
- Adicione o título da página antes de adicionar uma imagem à página. Se não adicionar primeiro o título da página, o nome da subpasta Recursos do Site (encontrado em Recursos do Site) para a sua página pode ser uma cadeia de carateres aleatórios, o que torna muito mais difícil encontrar as imagens associadas à sua página mais tarde.
- Não carregue documentos com a peça Web Ligações rápidas. Carregue-os sempre para uma biblioteca de documentos e, em seguida, ligue-os a partir de Ligações rápidas. Se carregar um documento enquanto adiciona uma ligação em Ligações rápidas, o documento será armazenado na biblioteca Recursos do Site, o que tornará muito mais difícil de encontrar se precisar de atualizá-lo mais tarde.
- Coloque espaços (não traços ou carateres de sublinhado) entre palavras em nomes de ficheiros para melhorar a legibilidade. Os nomes de ficheiros e os títulos dos documentos devem ser significativos para os utilizadores, uma vez que estas informações tornar-se-ão importantes quando os utilizadores procurarem conteúdo no seu site.
- Evite utilizar datas e números de versão em nomes de ficheiros. O SharePoint irá controlar automaticamente as versões por si. Se adicionar uma data a um nome de ficheiro e, em seguida, adicionar uma cópia mais recente do ficheiro, as ligações para o ficheiro antigo não serão atualizadas automaticamente. Se carregar uma nova versão de um ficheiro com o mesmo nome que um ficheiro existente, as suas ligações são atualizadas automaticamente.
- Utilize etiquetas reconhecíveis para todas as hiperligações. Não invente termos quando estiver a ligar a conteúdos no seu site. Para obter orientações adicionais sobre etiquetas de ligação, veja a documentação de orientação para etiquetas em Planear a navegação para a experiência moderna do SharePoint. A documentação de orientação de nomenclatura de etiquetas neste artigo aplica-se não só às etiquetas de navegação superiores, mas também a qualquer ligação na sua página.
Decida como pretende que os utilizadores interajam com as suas páginas
Uma das principais vantagens das experiências modernas do SharePoint é o facto de existirem algumas formas incorporadas de os visitantes se envolverem no seu site e nas suas páginas:
- Comentários de página. Cada página é criada com o botão de alternar comentários de página ativado. Pode optar por deixar esta opção ativada ou desativá-la. Se deixar os comentários da página ativados, certifique-se de que está a rever comentários com frequência para responder conforme necessário.
- Guarde para mais tarde. Esta funcionalidade permite que qualquer leitor guarde a página para revisão posterior. As páginas guardadas são apresentadas na página inicial do SharePoint ou na aplicação móvel.
- Gosta. Esta funcionalidade permite que os visitantes indiquem afinidade com a sua página. O número total de gostos é apresentado para cada página e artigo de notícias.
- Vistas. Esta funcionalidade indica aos proprietários e visitantes do site quantas vezes a página foi visualizada.
- Conversações do Yammer. Adicionar a peça Web do Yammer permite que os visitantes da página vejam, iniciem e participem numa conversação da comunidade do Yammer a partir da sua página do SharePoint.
Direcionar conteúdos a audiências específicas
Uma ótima forma de garantir que os conteúdos do seu site são mais relevantes para os visitantes é personalizar a forma como os visitantes veem as páginas e as notícias através da utilização da segmentação de audiências. A segmentação de audiências permite que os conteúdos sejam direcionados para utilizadores que fazem parte de uma audiência específica. A segmentação de audiências também permite que as notícias sejam priorizadas para membros da audiência na página inicial do SharePoint, notícias na aplicação móvel e na peça Web Notícias.
A segmentação de audiências é configurada primeiro na biblioteca páginas do Site e, em seguida, nas peças Web Notícias ou Conteúdo realçado. Se for especificada uma audiência para uma página, estas peças Web só irão apresentar a página às pessoas que são membros da audiência. Um não membro pode encontrar o conteúdo através da pesquisa, porque filtrar uma página não é o mesmo que segurança de uma página. No entanto, o não membro não será apresentado com a página ou artigo de notícias.
A segmentação de audiências também pode ser adicionada à navegação do seu site. Isto permite-lhe escolher quem vê o conteúdo na navegação do seu site com as mesmas audiências disponíveis para páginas.
Criar aprovações automáticas de páginas
Pretende que alguém ou um grupo aprove páginas antes de serem publicadas? As versões principais e secundárias estão ativadas por predefinição na biblioteca de Páginas do Site. Com esta funcionalidade ativada, pode configurar facilmente a aprovação de páginas a partir do menu pendente Automatizar na biblioteca de Páginas do Site. Isto pode ser uma boa ideia se planear ter vários autores e quiser rever as páginas finais antes de serem publicadas. Tenha em atenção que, mesmo sem a aprovação da página ativada, apenas os membros e proprietários podem ver páginas que não estão publicadas (embora os Visitantes possam ver a última versão publicada da página).
Personalizar permissões para listas e bibliotecas
Pretende ter algumas listas ou bibliotecas nas quais os visitantes do site podem contribuir? Pode personalizar permissões para uma ou mais listas ou bibliotecas no seu site para atribuir permissões de Contribuição ao seu grupo de visitantes. Como melhor prática, tente evitar quebrar permissões na biblioteca de Páginas do Site. As permissões interruptivas na biblioteca de Páginas do Site podem resultar em experiências de utilizador complexas e confusas e têm de ser cuidadosamente geridas para garantir que não remove acidentalmente as permissões de uma página de que todos os utilizadores precisam. Também pode utilizar a peça Web Microsoft Forms para adicionar um formulário a uma página onde os visitantes podem contribuir ou a peça Web do Power Apps para adicionar uma aplicação que configurou.
Considerações especiais para modernizar um site clássico
Se estiver a modernizar um site do SharePoint clássico existente para criar o seu site de comunicação ou a converter de uma plataforma diferente para o SharePoint, é provável que tenha conteúdos para migrar para o seu novo site.
Melhores práticas para migrar:
Utilize a mudança para um novo site de comunicação para recriar a história do seu site e garantir que os conteúdos ainda são relevantes. Planeie o seu novo site com a documentação de orientação descrita anteriormente. Isto não significa que deve esquecer o que já tem, especialmente se o conteúdo estiver a ser utilizado e tiver sido mantido atualizado. Mas este é o caso de todos os seus conteúdos atuais?
Fale com os visitantes do seu site. Descubra o que realmente precisam. Os conteúdos no seu site anterior ainda cumprem os objetivos do seu novo site? Veja os dados de utilização do site existente. Utilize estas informações para determinar que conteúdo deve ser migrado para o seu novo site.
Crie e reveja o inventário de conteúdos do seu site atual. Para cada elemento no inventário, identifique se deve ser:
- Eliminado – se for o caso, faça-o agora!
- Arquivado - porque é um registo empresarial
- Migrado - porque é atual e ainda precisa dele
- Atualizado e, em seguida, migrado
- Colocado noutro site e ligado no seu próprio site
O conteúdo deve ganhar o seu lugar no seu novo site.
- Este conteúdo está a acrescentar valor à empresa/visitante?
- Estou empenhado em mantê-lo atualizado?
- O meu grupo empresarial é responsável por este conteúdo? Caso contrário, está na altura de se despedir do conteúdo. Se não for seu, peça ao proprietário que o adicione ao respetivo site e crie uma ligação para o conteúdo no seu site.
Encontre uma "casa" para novos conteúdos. Certifique-se de que todos os elementos têm uma casa e, caso contrário, pense se pode ter perdido uma categoria no seu planeamento.