Preparar a origem de dados do Excel para uma impressão em série do Word

Se não estiver a utilizar uma origem de dados existente do Excelpara a sua impressão em série, pode utilizar uma lista de contactos ou um livro de endereços num ficheiro .txt ou num ficheiro .csv. O Assistente de Importação de Texto guia-o ao longo dos passos para obter dados contidos num ficheiro .txt ou .csv para o Excel.

1. Abra o Excel.

2. No separador Dados, selecione A Partir do Texto/CSV.

3. Escolha o ficheiro .txt ou .csv que pretende e, em seguida, selecione Importar.

4. No Assistente de Importações de Texto, no painel Tipo de dados original, selecione Delimitado.

   

5. Selecione a caixa de verificação Os meus dados têm cabeçalhos acima do painel Pré-visualizar se o ficheiro que estiver a importar tiver cabeçalhos e, em seguida, escolha Seguinte.

6. No painel Delimitadores, selecione a caixa de verificação que corresponde ao delimitador (por exemplo, uma Tabulação ou Vírgula) utilizado pelos dados e, em seguida, escolha Seguinte.

   

   Sugestão: O painel Pré-visualização de dados mostra qual será o aspeto dos resultados num formato de tabela.

7. Em Pré-visualização de dados, escolha a coluna que contém códigos postais e, em Formato dos dados da coluna, escolha Texto.

   

   Notas: 

   • Os formatos disponíveis são Geral, Texto e Data. Sempre que aplicar um formato de dados a uma coluna, o nome do formato é apresentado no cabeçalho da tabela dessa coluna.

   • Uma coluna que contém dados numéricos, como uma percentagem ou um valor monetário, por exemplo, só pode ser formatada depois de o ficheiro ser importado. Consulte a subsecção "Formatar dados numéricos no Excel" que se segue para obter mais informações.

8. Repita o passo 7 conforme necessário, ao selecionar a coluna que pretende alterar e o formato de dados que pretende aplicar.

9. Selecione Concluir.

10. Na caixa de diálogo Importar Dados, aceite as predefinições da Folha de cálculo existente e o endereço da célula e, em seguida, escolha OK.

    

    Atenção: O endereço da célula na caixa de diálogo Importar Dados mostra a célula atualmente selecionada. Os dados são importados a partir do endereço da célula com nome.

11. Quando terminar, guarde a sua origem de dados com um novo nome de ficheiro.

Formatar dados numéricos no Excel

Formate quaisquer dados numéricos como percentagens ou valores monetários em qualquer origem de dados nova ou existente no Excel que pretende utilizar numa impressão em série do Word. Para preservar os dados numéricos que formatou como percentagem ou como moeda durante uma impressão em série, siga as instruções na seção "Passo 2: Utilizar DDE (Dynamic Data Exchange) para uma impressão em série”.

Na origem de dados do Excel que irá utilizar para criar uma lista de correio numa impressão em série do Word, certifique-se de que formata as colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, para corresponder a uma categoria específica, como moeda.

1. Abra a sua origem de dados do Excel.

2. Selecione a coluna que pretende formatar.

3. No separador BaseNúmero, escolha a seta para baixo da caixa Formato do Número (Geral) e, em seguida, escolha uma opção na lista.

   

4. Repita os passos 2 e 3 conforme necessário.

5. Quando terminar, selecione Guardar.

Se tiver uma origem de dados do Excel que contenha números formatados, como percentagens e valores monetários, alguns dos dados numéricos poderão não manter a formatação durante uma impressão em série. Obterá os resultados da impressão em série que quiser e pode preservar o formato dos seus dados numéricos no Excel através de DDE.

1. Abra o Word, selecione Ficheiro > Opções > Avançadas.

2. Em Geral, selecione a caixa de verificação Confirmar a conversão do formato de ficheiro ao abrir.

   

3. Selecione OK.

4. No separador Mailings, selecione Iniciar Impressão em Série > Assistente de Impressão em Série Passo a Passo.

   

5. No painel Impressão em Série, em Selecionar destinatários, selecione Utilizar uma lista existente.

   

6. Em Utilizar uma lista existente, selecione Procurar e, em seguida, abra a sua folha de cálculo formatada.

7. Na caixa de diálogo Confirmar Origem de Dados, selecione a caixa de verificação Mostrar tudo e selecione Folhas de cálculo MS Excel via DDE (*.xls) > OK.

   

8. Na caixa de diálogo Microsoft Excel, selecione Folha de Cálculo Inteira > OK.

   

9. Quando a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série abrir, selecione OK.

   

10. Continue com a sua impressão em série de uma carta, mensagem de e-mail, etiqueta ou envelope.