Com o Assistente de Exportação, pode exportar dados de uma base de dados Access para um formato de ficheiro que pode ser lido por Excel. Este artigo mostra-lhe como preparar e exportar os seus dados para Excel e também lhe dá algumas sugestões de resolução de problemas comuns que podem ocorrer.
Neste artigo
Exportar dados para Excel: as noções básicas
Quando exporta dados para Excel, Access cria uma cópia dos dados selecionados e, em seguida, armazena os dados copiados num ficheiro que pode ser aberto no Excel. Se copiar dados de Access para Excel frequentemente, pode guardar os detalhes de uma operação de exportação para utilização futura e até agendar a operação de exportação para ser executada automaticamente em intervalos definidos.
Cenários comuns para exportar dados para Excel
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O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza Access e Excel para trabalhar com dados. Armazena os dados em bases de dados Access, mas utiliza Excel para analisar os dados e distribuir os resultados da sua análise. Atualmente, a sua equipa exporta dados para Excel como e quando é necessário, mas quer tornar este processo mais eficiente.
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É um utilizador de longa data do Access, mas o seu gestor prefere trabalhar com dados no Excel. Em intervalos regulares, faz o trabalho de copiar os dados para Excel, mas quer automatizar este processo para poupar tempo.
Acerca da exportação de dados para Excel
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Access não inclui um comando "Guardar Como" para o formato Excel. Para copiar dados para Excel, tem de utilizar a funcionalidade Exportar descrita neste artigo ou pode copiar Access dados para a área de transferência e, em seguida, colá-lo numa folha de cálculo Excel.
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Pode exportar uma tabela, consulta, formulário ou relatório. Também pode exportar registos selecionados numa vista de vários registos, tal como uma folha de dados.
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Excel inclui um comando para importar dados de uma base de dados Access. Pode utilizar esse comando em vez do comando de exportação no Access; no entanto, o comando Excel importar só lhe permite importar tabelas ou consultas. Para obter mais informações, veja o artigo da Ajuda do ExcelLigar a (importar) dados externos.
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Não pode exportar macros ou módulos para Excel. Quando exporta um formulário, relatório ou folha de dados que contém subformulários, sub-relatórios ou subfolhas de dados, é exportado apenas o formulário, relatório ou folha de dados principal. Tem de repetir a operação de exportação para cada subformulário, sub-relatório e subfolha de dados que pretende exportar para Excel.
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Só é possível exportar um objeto de base de dados numa única operação de exportação. No entanto, pode intercalar várias folhas de cálculo no Excel depois de concluir as operações de exportação individuais.
Preparar a operação de exportação
Antes de executar um procedimento de exportação, recomenda-se rever os dados que pretende exportar para assegurar que não contêm quaisquer indicadores de erro ou valores de erro. Se existirem erros, tente resolvê-los antes de exportar os dados para Excel. Caso contrário, podem ocorrer problemas durante a operação de exportação e podem ser inseridos valores nulos em células na folha de cálculo Excel. Para obter mais informações sobre problemas que podem ocorrer ao exportar para Excel, consulte a secção Resolver problemas de valores em falta e incorretos.
Se o objeto de origem for uma tabela ou uma consulta, decida se pretende exportar os dados com ou sem formatação. Esta decisão afeta dois aspetos do livro resultante : a quantidade de dados exportada e o formato de apresentação dos dados. A tabela seguinte descreve o resultado da exportação de dados formatados e não formatados.
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Exportar |
Objeto de Origem |
Campos e registos |
Formatação |
|---|---|---|---|
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Sem formatação |
Tabela ou consulta Nota: Os formulários e relatórios não podem ser exportados sem a respetiva formatação. |
Todos os campos e registos no objeto subjacente são exportados. |
As definições da propriedade Formatar são ignoradas durante a operação. Para campos de pesquisa, só são exportados os valores de ID de pesquisa. Para campos de hiperligação, os conteúdos são exportados como uma coluna de texto que apresenta as ligações no formato mostrartexto#endereço#. |
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Com formatação |
Tabela, consulta, formulário ou relatório |
São exportados apenas campos e registos apresentados na vista ou objeto atual. Os registos filtrados, colunas ocultas numa folha de dados e campos não apresentados num formulário ou relatório não são exportados. |
O assistente respeita as definições da propriedade Formatar. Para campos de pesquisa, são exportados os valores de pesquisa. Para campos de hiperligação, os valores são exportados como hiperligações. Para campos de texto formatado, o texto é exportado mas a formatação não. |
Escolha o livro de destino e o formato de ficheiro. Tenha em atenção que os relatórios só podem ser exportados no formato de ficheiro *.xls antigo e não no formato de ficheiro *.xlsx mais recente.
Durante a operação de exportação, Access pede-lhe para especificar o nome do livro de destino. A tabela seguinte resume a data de criação do livro (se ainda não existir) e a data de modificação do livro (se já existir).
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Se o livro de destino |
E o objeto de origem for |
E pretender exportar |
Então |
|---|---|---|---|
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Não existe |
Uma tabela, consulta, formulário ou relatório |
Os dados, com ou sem a formatação |
O livro é criado durante a operação de exportação. |
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Já existe |
Uma tabela ou consulta |
Os dados, mas não a formatação |
O livro não é substituído. Uma nova folha de cálculo é adicionada ao livro, sendo-lhe atribuído o nome do objeto a partir do qual os dados estão a ser exportados. Se já existir uma folha de cálculo com esse nome no livro, Access pede-lhe para substituir o conteúdo da folha de cálculo correspondente ou especificar outro nome para a nova folha. |
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Já existe |
Uma tabela, consulta, formulário ou relatório |
Os dados, incluindo a formatação |
O livro é substituído pelos dados exportados. Todas as folhas de cálculo existentes são removidas e é criada uma nova folha de cálculo com o mesmo nome que o objeto exportado. Os dados na folha de cálculo Excel herdam as definições de formato do objeto de origem. |
Os dados são sempre adicionados a uma nova folha de cálculo. Não pode acrescentar os dados a uma folha de cálculo existente ou a um intervalo com nome.
Executar a operação de exportação
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Se o destino Excel livro estiver aberto, feche-o antes de continuar.
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No Painel de Navegação da base de dados de origem, selecione o objeto que pretende exportar.
Exportar apenas uma parte dos dados
Se o objeto for uma tabela, consulta ou formulário e pretender exportar apenas uma parte dos dados, abra o objeto na vista de folha de dados e selecione os registos pretendidos.
Para abrir um formulário na vista Folha de Dados:
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Faça duplo clique no formulário para o abrir.
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Clique com o botão direito do rato no formulário e clique em Vista Folha de Dados. Se esta opção não estiver disponível:
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Clique em Vista de Estrutura.
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Prima F4 para apresentar o painel de tarefas Folha de Propriedades.
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Selecione Formulário na lista pendente na parte superior da Folha de Propriedades.
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No separador Formato da Folha de Propriedades, defina a propriedade Permitir Vista Folha de Dados como Sim.
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No separador Estrutura, no grupo Vistas, clique em Vista Folha de Dados.
Nota: Não é possível exportar uma parte de um relatório. No entanto, pode selecionar ou abrir a tabela ou consulta na qual se baseia o relatório e exportar uma parte dos dados nesse objeto.
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No separador Dados Externos , no grupo Exportar , clique emExcel.
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Na caixa de diálogo Exportar - Excel Folha de Cálculo , reveja o nome de ficheiro sugerido para o livro de Excel (Access utiliza o nome do objeto de origem). Se pretender, poderá modificar o nome de ficheiro.
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Na caixa Formato do Ficheiro, selecione o formato do ficheiro que pretende.
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Se estiver a exportar uma tabela ou consulta e pretender exportar os dados formatados, selecione Exportar dados com formatação e esquema. Para mais informações, consulte a secção Preparar a operação de exportação.
Nota: Se estiver a exportar um formulário ou relatório, esta opção estará sempre selecionada mas indisponível (aparece esbatida).
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Para ver o destino Excel livro após a conclusão da operação de exportação, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro de destino após a conclusão da operação de exportação .
Se o objeto de origem estiver aberto e se selecionar um ou mais registos na vista antes de iniciar a operação de exportação, poderá selecionar Exportar apenas os registos selecionados. Para exportar todos os registos apresentados na vista, deixe esta caixa de verificação desmarcada.
Nota: Esta caixa de verificação irá permanecer indisponível (esbatida) se não existirem registos selecionados.
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Clique em OK.
Se a operação de exportação falhar devido a um erro, Access apresenta uma mensagem que descreve a causa do erro. Caso contrário, Access exporta os dados e, dependendo da sua seleção no passo 7, abre o livro de destino no Excel. Access, em seguida, apresenta uma caixa de diálogo na qual pode criar uma especificação que utiliza os detalhes da operação de exportação.
Que mais devo saber sobre a exportação?
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Para obter informações sobre como guardar os detalhes da sua exportação numa especificação que pode reutilizar posteriormente, consulte o artigo Guardar os detalhes de uma operação de importação ou de exportação como uma especificação.
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Para obter informações sobre como executar especificações de exportação guardadas, consulte o artigo Executar uma operação de importação ou de exportação guardada.
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Para obter informações sobre como agendar especificações para que sejam executadas a horas específicas, consulte o artigo Agendar uma operação de importação ou exportação.
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Para obter informações sobre como alterar o nome de uma especificação, eliminar especificações ou atualizar os nomes dos ficheiros de origem em especificações, consulte o artigo Gerir Tarefas de Dados.
Resolver problemas de valores em falta e incorretos
A tabela seguinte descreve várias formas de resolução de erros comuns.
Sugestão: Se descobrir que faltam apenas alguns valores, corrija-os no livro Excel. Caso contrário, corrija o objeto de origem na base de dados Access e, em seguida, repita a operação de exportação.
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Problema |
Descrição e resolução |
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Campos calculados |
Os resultados dos campos calculados são exportados; as expressões subjacentes que executam os cálculos não o são. |
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Campos de valores múltiplos |
Os campos que suportem valores múltiplos são exportados como uma lista de valores separados por pontos e vírgulas (;). |
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Imagens, objetos e anexos |
Os elementos gráficos (por exemplo, logótipos, conteúdos de campos de objetos OLE e anexos que pertençam aos dados de origem) não são exportados. Adicione-os manualmente à folha de cálculo depois de concluir a operação de exportação. |
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Gráfico |
Quando exporta um formulário ou relatório que contém um objeto do Microsoft Graph, o objeto de gráfico não é exportado. |
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Dados na coluna errada |
Por vezes, os valores nulos na folha de cálculo resultante são substituídos pelos dados que deviam ficar na coluna seguinte. |
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Valores de datas em falta |
Os valores de datas anteriores a 1 de janeiro de 1900 não são exportados. As células correspondentes na folha de cálculo irão conter um valor nulo. |
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Expressões em falta |
As expressões utilizadas para calcular valores não são exportadas para Excel. São exportados apenas os resultados dos cálculos. Adicione manualmente a fórmula à folha de cálculo Excel depois de concluir a operação de exportação. |
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Subformulários, sub-relatórios e subfolhas de dados em falta |
Quando exporta um formulário, relatório ou folha de dados, é exportado apenas o formulário, relatório ou folha de dados principal. Tem de repetir a operação de exportação para cada subformulário, sub-relatório e subfolha de dados que pretenda exportar. |
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Colunas em falta ou formatadas incorretamente |
Se nenhuma das colunas estiver formatada na folha de cálculo resultante, repita a operação de exportação, certificando-se de que seleciona a caixa de verificação Exportar dados com formatação e esquema no assistente. Por outro lado, se apenas algumas colunas aparecerem formatadas de forma diferente das versões no objeto de origem, aplique a formatação que pretende manualmente no Excel. Formatar uma coluna no Excel
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Valor "#" numa coluna |
Poderá ver o valor # numa coluna que corresponda a um campo Sim/Não num formulário. Tal poderá ocorrer se iniciar a operação de exportação a partir do Painel de Navegação ou na vista de formulário. Para resolver este problema, abra o formulário na vista Folha de Dados antes de exportar os dados. |
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Indicações de erros ou valores de erro |
Verifique a existência de indicações de erros (triângulos verdes nos cantos) ou valores de erro (cadeias que comecem com o caráter # em vez dos dados adequados). |
