Cada modelo incluído no Access é uma aplicação de controlo completa que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações predefinidas. Estes modelos foram concebidos para serem imediatamente úteis, para que possa criar uma nova base de dados baseada num modelo e começar a trabalhar rapidamente. No entanto, poderá haver alturas em que pretende modificar a nova base de dados , por exemplo, para adicionar ou mudar o nome de um campo ou alterar um relatório.
Este artigo explica como efetuar as modificações mais comuns que poderá querer aplicar a uma base de dados criada a partir de um modelo. Consulte as ligações para artigos para obter informações mais aprofundadas sobre áreas específicas.
O que pretende fazer?
Aprenda as noções básicas de tabelas e campos
Quando cria uma base de dados, armazena os seus dados em tabelas — listas baseadas no assunto de linhas e colunas. Armazena os itens de informação que pretende controlar nos campos (também denominados colunas). Por exemplo, numa tabela Contactos, pode criar campos para Apelido, Nome Próprio, Número de Telefone e Endereço. Para uma tabela Produtos, pode criar campos para Nome do Produto, ID do Produto e Preço.
É importante que escolha os campos cuidadosamente. Por exemplo, normalmente, é má ideia criar um campo para armazenar um valor calculado. Na maioria dos casos, pode ter Access calcular o valor quando for necessário. Quando escolher campos, tente armazenar informações nas partes mais pequenas úteis. Por exemplo, em vez de um nome completo num único campo, considere armazenar os nomes próprios e apelidos separadamente. Geralmente, se precisar de reportar, ordenar, procurar ou efetuar um cálculo num item de informação, coloque-o num campo por si só.
Para obter mais informações sobre a criação de uma base de dados e a escolha de campos, consulte Princípios básicos da estrutura de bases de dados.
Um campo tem determinadas características definidas. Por exemplo, cada campo tem um nome que identifica exclusivamente o campo numa tabela. Um campo também tem um tipo de dados que é escolhido para corresponder às informações a armazenar. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operações que podem ser executadas nesses valores, bem como a quantidade de espaço de armazenamento a reservar para cada valor. Todos os campos também têm um grupo de definições associado denominado propriedades que definem as características de aspeto ou comportamento do campo. Por exemplo, a propriedade Formatar define o esquema de apresentação de um campo, ou seja, como deve ser apresentado quando apresentado.
Inserir, adicionar ou criar um novo campo numa tabela
Pode adicionar facilmente um campo a uma tabela na vista Folha de Dados. No entanto, também pode adicionar um campo a uma tabela na vista Estrutura. Na vista Folha de Dados, pode adicionar o campo ao escrever alguns dados na célula abaixo do cabeçalho Clicar para Adicionar coluna. Também pode adicionar um campo à tabela na vista Estrutura.
Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela na vista Folha de Dados, consulte o artigo Adicionar ou eliminar uma coluna numa folha de dados.
Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela na vista Estrutura, consulte o artigo Criar uma tabela e adicionar campos.
Nota: Quando adiciona um novo campo a uma tabela, o campo não é adicionado automaticamente aos seus formulários e relatórios existentes. Tem de adicionar manualmente o campo a esses formulários e relatórios para que apareça nos mesmos.
Eliminar um campo de uma tabela
Se possível, deve evitar eliminar um campo de uma base de dados que foi gerada a partir de um dos modelos fornecidos — é provável que o campo seja utilizado noutros objetos de base de dados, como formulários e relatórios. Assim, eliminar o campo irá criar consequências quando tentar utilizar os outros objetos de base de dados que empregam o campo — os objetos da base de dados não funcionarão conforme esperado. Terá de remover quaisquer referências ao campo de todos os objetos que o utilizam para que esses outros objetos funcionem corretamente.
Quando decidir que tem de eliminar um campo de uma base de dados gerada a partir de um modelo, pode fazê-lo na vista Folha de Dados ou na vista Estrutura. Lembre-se de que, se outros objetos de base de dados referenciarem o campo eliminado, tem de modificar esses outros objetos para remover a referência. Por exemplo, se um relatório incluir um controlo vinculado ao campo eliminado e executar o relatório, é apresentada uma mensagem de erro porque o Access não consegue localizar os dados do campo.
Quando elimina um campo, elimina permanentemente todas as informações armazenadas nesse campo. Por esse motivo, deve ter cuidado ao eliminar campos e deve criar uma cópia de segurança da base de dados antes de eliminar o campo.
Antes de poder eliminar um campo, tem de se certificar de que não participa em relações de tabela. Se tentar eliminar um campo para o qual existem relações, o Access avisa-o de que primeiro tem de eliminar as relações.
Para obter instruções passo a passo sobre como eliminar uma relação de tabela, consulte o artigo Criar, editar ou eliminar uma relação.
Para obter instruções passo a passo sobre como eliminar campos de tabelas, consulte o artigo Eliminar um campo.
Mudar o nome de um campo ou tabela
Se possível, deve evitar mudar o nome de um campo ou tabela numa base de dados que foi gerada a partir de um dos modelos fornecidos . É provável que o campo ou a tabela sejam utilizados noutros objetos de base de dados, como formulários e relatórios. Assim, mudar o nome do campo ou tabela pode criar consequências quando tenta utilizar os outros objetos de base de dados que empregam o campo ou a tabela. Os outros objetos podem não funcionar conforme esperado se ainda referenciarem o nome antigo. Para que os outros objetos funcionem corretamente, o nome antigo tem de ser alterado para o novo nome. Se a caixa de verificação Executar Correção Automática de Nome estiver selecionada na categoria Base de Dados Atual da caixa de diálogo Opções do Access , grande parte deste trabalho será feito automaticamente.
Poderá querer alterar o texto que aparece num cabeçalho de coluna na vista Folha de Dados. Pode fazê-lo sem ter de mudar o nome do campo. Se quiser alterar apenas o texto no cabeçalho da coluna e não quiser mudar o nome do campo, consulte a secção Alterar o texto apresentado num cabeçalho de coluna.
Quando necessário, pode mudar o nome de uma tabela no Painel de Navegação ou mudar o nome de um campo na vista Folha de Dados ou na vista Estrutura. Antes de o fazer, deve considerar ativar a opção Correção Automática de Nome , caso ainda não esteja ativada.
Ativar a opção Correção Automática de Nome
Quando muda o nome de um objeto de base de dados, como um campo, tabela, formulário ou relatório, normalmente pretende que a alteração de nome seja propagada em toda a base de dados. Caso contrário, os objetos que referenciam o nome antigo não funcionarão conforme esperado. Access fornece a funcionalidade Correção Automática de Nome, que ajuda a propagar as alterações de nome. Por predefinição, a Correção Automática de Nome está ativada para todas as novas bases de dados no Access. No entanto, se estiver desativada, pode fazer o seguinte para ativá-la.
Ativar a opção Correção Automática de Nome
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Clique em Ficheiro > Opções.
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Na caixa de diálogo Opções do Access , no painel esquerdo, clique em Base de Dados Atual.
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Em Opções de Correção Automática de Nome, selecione a caixa de verificação Registar informações de Correção Automática do nome e, em seguida, selecione a caixa de verificação Executar Correção Automática de nome .
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Se quiser manter uma tabela que registe cada alteração efetuada pela Correção Automática de Nome, selecione a caixa de verificação Alterações da Correção Automática do nome do registo.
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Clique em OK.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Nota: A funcionalidade Correção Automática de Nome não é igual à funcionalidade correção automática. A funcionalidade Correção Automática de Nome corrige as referências entre objetos. A funcionalidade Correção Automática corrige frequentemente palavras ou expressões com erros ortográficos.
Mudar o nome de um campo na vista Folha de Dados
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No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela na qual pretende mudar o nome do campo.
A tabela é aberta na vista Folha de Dados.
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Clique com o botão direito do rato no cabeçalho de coluna do campo cujo nome pretende mudar e, em seguida, clique em Mudar o Nome do Campo no menu de atalho.
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Escreva o novo nome para o campo e, em seguida, prima ENTER.
Mudar o nome de um campo na vista Estrutura
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela na qual pretende mudar o nome do campo e, em seguida, clique em Vista Estrutura no menu de atalho.
A tabela é aberta na vista Estrutura.
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Clique na célula na coluna Nome do Campo do campo cujo nome pretende mudar.
Sugestão: Para selecionar o nome completo do campo, aponte apenas para a esquerda do primeiro caráter no nome até o ponteiro mudar para uma seta e, em seguida, clique.
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Edite o texto para mudar o nome do campo.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Mudar o nome de uma tabela
Pode mudar o nome de uma tabela e da maioria dos outros objetos de base de dados diretamente a partir do Painel de Navegação.
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela cujo nome pretende mudar e, em seguida, clique em Mudar o Nome no menu de atalho.
Nota: Tem de fechar todos os objetos abertos que referenciam a tabela antes de poder mudar o nome da mesma.
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Escreva o novo nome e, em seguida, prima ENTER.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Alterar o texto que aparece num cabeçalho de coluna
Um legenda é um título ou cabeçalho que pode atribuir a um campo ao definir a propriedade Legenda do campo. O legenda é independente do nome do campo — cada campo tem um nome de campo e também pode ter um legenda. Por exemplo, poderá querer que o seu nome de campo seja uma única palavra sem espaços incorporados. Em seguida, pode utilizar a propriedade Legenda para criar um nome mais descritivo que inclua espaços. O Access apresenta o legenda em vez do nome do campo na vista Folha de Dados e em etiquetas e cabeçalhos em consultas, formulários e relatórios.
Se não fornecer texto para a propriedade Legenda , o nome do campo é utilizado por predefinição.
Se quiser alterar o nome que aparece no cabeçalho de uma coluna na vista Folha de Dados, pode fazê-lo sem alterar o nome do campo ao definir a propriedade Legenda do campo. Para alterar a propriedade Legenda de um campo, faça o seguinte:
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela na qual pretende alterar a legenda e, em seguida, clique em Vista estrutura no menu de atalho.
A tabela é aberta na vista Estrutura.
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Clique na célula na coluna Nome do Campo do campo cuja propriedade Legenda pretende definir.
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Na secção inferior, em Propriedades do Campo, no separador Geral , clique em Legenda.
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Escreva uma nova legenda para o campo.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Da próxima vez que abrir a tabela na vista Folha de Dados, o legenda em vez do nome do campo será apresentado no cabeçalho da coluna.
Adicionar um campo a um formulário ou relatório
Quando cria uma base de dados baseada num modelo, a base de dados irá conter vários formulários e relatórios incorporados e pré-concebidos com os quais pode trabalhar imediatamente. No entanto, poderá considerar que pretende adicionar um campo adicional a um formulário ou relatório. Quando adiciona um campo a um formulário ou relatório, cria o que é chamado de controlo.
Os controlos são objetos que apresentam dados, efetuam ações e permitem-lhe ver e trabalhar com informações que melhoram a interface de utilizador, tal como etiquetas e imagens. Os controlos podem ser vinculados, desvinculados e calculados.
Para obter uma lista completa dos tipos de controlos que pode utilizar em formulários e relatórios, consulte o artigo Introdução aos controlos.
Adicionar um campo a um formulário ou relatório na vista Esquema
Depois de criar um formulário ou relatório, pode ajustar facilmente a estrutura ao trabalhar na Vista de Esquema. Ao utilizar os dados reais como guia, pode ajustar as larguras dos campos e reorganizar os campos. Pode colocar novos campos no formulário ou relatório e definir as propriedades do formulário ou relatório e respetivos controlos.
Para mudar para a vista Esquema, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário ou relatório e, em seguida, clique em Vista de Esquema no menu de atalho. Em alternativa, pode clicar no botão Vista de Esquema na barra de estado do Access ou clicar com o botão direito do rato no separador do documento do formulário ou relatório e, em seguida, clicar em Vista de Esquema no menu de atalho.
Abrir a folha de propriedades
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No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.
Atalho de teclado Prima F4.
Pode utilizar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente à sua estrutura. Para apresentar o painel Lista de Campos, no separador Formatar, no grupo Controlos, clique em Adicionar Campos Existentes. Em seguida, pode arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para a sua estrutura.
Apresentar o painel Lista de Campos
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No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
Adicionar um campo a partir do painel Lista de Campos
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Para adicionar um único campo, arraste o campo do painel Lista de Campos para a secção onde pretende que seja apresentado no formulário ou relatório.
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Para adicionar vários campos em simultâneo, mantenha a tecla Ctrl premida e clique nos campos pretendidos. Arraste os campos selecionados para o formulário ou relatório.
Quando larga os campos numa secção, o Access cria um controlo de caixa de texto vinculado para cada campo e coloca automaticamente um controlo de etiqueta ao lado de cada campo.
Para obter mais informações sobre formulários e relatórios, consulte os artigos Adicionar um campo a um formulário ou relatório, Criar um formulário no Access e Criar um relatório simples.
Adicionar um campo que armazena documentos, ficheiros ou imagens
Pode utilizar Access para adicionar um campo com o tipo de dados Anexo para armazenar um ou mais documentos, ficheiros ou imagens. Pode utilizar um campo de anexo para armazenar vários ficheiros num único campo. Pode até armazenar mais do que um tipo de ficheiro nesse campo. Por exemplo, numa base de dados de candidatos a emprego, pode anexar um ou mais currículos, além de uma fotografia, ao registo de cada contacto.
Adicionar um campo de anexo a uma tabela
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela na qual pretende adicionar o campo e, em seguida, clique em Vista Estrutura no menu de atalho.
A tabela é aberta na vista Estrutura.
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Na coluna Nome do Campo , clique na primeira linha em branco e escreva um nome para o novo campo.
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Clique na célula adjacente na coluna Tipo de Dados e, em seguida, selecione Anexo na lista.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
O Access pode apresentar uma mensagem a indicar que não pode anular as alterações depois de guardar a tabela. Isto significa que não pode converter o campo noutro tipo de dados, mas pode eliminar o campo, se achar que cometeu um erro.
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Clique em Sim para confirmar a alteração.
Depois de adicionar o campo Anexo à tabela, pode utilizar a caixa de diálogo Anexos para adicionar documentos, ficheiros ou imagens a um registo.
Adicionar um anexo a um campo
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No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela à qual pretende adicionar o anexo.
A tabela é aberta na vista Folha de Dados.
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Na tabela, faça duplo clique no campo de anexo.
É apresentada a caixa de diálogo Anexos.
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Clique em Adicionar.
A caixa de diálogo Escolher Ficheiro é apresentada.
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Utilize a lista Procurar em para navegar para o ficheiro ou ficheiros que pretende anexar ao registo, selecione o ficheiro ou ficheiros e, em seguida, clique em Abrir.
Tenha em atenção que pode selecionar vários ficheiros de qualquer tipo de dados suportado.
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Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK para adicionar os ficheiros à tabela.
O Access adiciona os ficheiros ao campo e incrementa o número que indica os anexos em conformidade.
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Repita estes passos conforme necessário para adicionar ficheiros ao campo atual ou a outros campos na tabela.
Para obter mais informações sobre campos de anexo, consulte o artigo Anexar ficheiros e gráficos aos registos na sua base de dados.
Alterar a forma como um campo é apresentado
Pode personalizar a forma como um campo é apresentado quando é apresentado. Por exemplo, pode definir formatos de apresentação para utilizar em toda a base de dados, como em formulários e relatórios, ou quando uma tabela é aberta na vista Folha de Dados. Para definir um formato de apresentação, defina a propriedade Formato de um campo. A propriedade Formato do campo é herdada automaticamente por novos formulários e relatórios que criar.
Definir o formato de apresentação na vista Folha de Dados
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No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que contém o campo cujo formato pretende definir.
A tabela é aberta na vista Folha de Dados. -
Clique no campo cujo formato de apresentação pretende definir.
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No separador Campos , no grupo Formatação , clique na seta na lista pendente junto a Formatar e, em seguida, selecione um formato.
O campo é apresentado com o novo formato de apresentação.
Definir o formato de apresentação na vista Estrutura
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que contém o campo cujo formato de apresentação pretende alterar e, em seguida, clique em Vista estrutura no menu de atalho.
A tabela é aberta na vista Estrutura.
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Clique no campo cujo formato de apresentação pretende definir.
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Em Propriedades do Campo, no separador Geral , clique na caixa Formatar .
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Clique na lista pendente e selecione um formato de apresentação.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
