Moduri de partajare a unei baze de date desktop Access

Aveți posibilitatea să partajați o bază de date Access în mai multe moduri, în funcție de necesitățile dvs. și de resursele disponibile. Acest articol analizează opțiunile disponibile, avantajele fiecăreia dintre ele și locuri în care să aflați mai multe.

În acest articol

• O prezentare generală a modalităților de partajare a datelor Access
• Partajarea unei singure baze de date
• Partajarea unei baze de date scindate
• Partajarea datelor pe un site SharePoint
• Partajarea datelor utilizând un server de bază de date

O prezentare generală a modalităților de partajare a datelor Access

Aplicațiile de baze de date se modifică și cresc în timp. Mulți factori afectează necesitățile și performanța, inclusiv numărul de utilizatori simultani, mediul de rețea, rata de transfer, latența, dimensiunea bazei de date, orele de utilizare de vârf și creșterea preconizată. Dacă soluția dvs. de bază de date are succes, probabil că va trebui să evolueze. Din fericire, Access oferă o cale evolutivă, de la simplu la complex, astfel încât să puteți scala soluția în timp. Următorul tabel rezumă scenariile și sarcinile de lucru Access pentru a vă ajuta să alegeți această cale.

Începutul paginii

Partajarea unei singure baze de date

Această opțiune este cea mai simplă și are cele mai puține cerințe. De asemenea, oferă cea mai puțină funcționalitate. În această metodă, fișierul bază de date este stocat într-o unitate de rețea partajată și toți utilizatorii partajează fișierul bază de date în același timp. Printre limitări se numără fiabilitatea și disponibilitatea atunci când mai mulți utilizatori modifică date în același timp, deoarece sunt partajate toate obiectele bazei de date. De asemenea, această metodă poate reduce performanța, deoarece toate obiectele bazei de date sunt trimise prin rețea.

Această opțiune poate funcționa dacă doar câteva persoane vor utiliza baza de date în același timp și utilizatorii nu trebuie să particularizeze proiectarea bazei de date. Însă, această metodă este mai puțin sigură decât alte metode de partajare, deoarece fiecare utilizator are o copie completă a fișierului bazei de date. Aceasta crește riscul accesului neautorizat.

Pentru a partaja o bază de date utilizând un folder partajat:

1. Într-un mediu de domiciliu sau pentru firme mici, partajați un folder cu anumite persoane. Pentru mai multe informații, consultați Partajarea fișierelor printr-o rețea în Windows.

2. Asigurați-vă că Access este setat să se deschidă în mod partajat pe computerele tuturor utilizatorilor. Aceasta este setarea implicită, dar asigurați-vă. Dacă un utilizator deschide baza de date în mod exclusiv, acest lucru va limita disponibilitatea datelor.

   1. Porniți Access, apoi selectați Opțiuni fișier>.
   2. În caseta de dialog Opțiuni Access , selectați Setări client.
   3. În secțiunea Complex , sub Mod deschis implicit, selectați Partajate, selectați OK, apoi ieșiți din Access.

3. Copiați fișierul bazei de date în folderul partajat. După ce copiați fișierul, asigurați-vă că atributele de fișier permit accesul de citire și scriere în fișierul bazei de date. Utilizatorii trebuie să aibă acces de citire și scriere pentru a utiliza baza de date.

4. Pe computerul fiecărui utilizator, creați o comandă rapidă la fișierul bazei de date. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei comenzi rapide pe desktop pentru un program Office sau un fișier.

Începutul paginii

Partajarea unei baze de date scindate

Această opțiune este bună dacă nu aveți un site SharePoint sau un server de bază de date. Puteți partaja o bază de date scindată printr-o rețea locală (LAN). Când scindați o bază de date, o reorganizați în două fișiere: o bază de date back-end care conține tabelele de date și o bază de date front-end care conține toate celelalte obiecte ale bazei de date, cum ar fi interogări, formulare și rapoarte. Fiecare utilizator interacționează cu datele utilizând o copie locală a bazei de date front-end.

Printre avantajele scindării unei baze de date se numără următoarele:

• Performanță îmbunătățită: Doar datele partajate în rețea, nu tabelele, interogările, formularele, rapoartele, macrocomenzile și modulele.
• Disponibilitate mai mare: Tranzacțiile din baza de date, cum ar fi editările de înregistrări, se termină mai rapid.
• Securitate îmbunătățită: Utilizatorii accesează baza de date back-end prin tabele legate. Este mai puțin probabil ca intrușii să poată obține acces neautorizat la date prin baza de date front-end.
• Fiabilitate îmbunătățită: Dacă un utilizator întâmpină o problemă și baza de date se închide în mod neașteptat, orice deteriorare a fișierului bază de date se limitează de obicei la copia bazei de date front-end pe care a deschis-o utilizatorul.
• Mediu de dezvoltare flexibil: Fiecare utilizator poate dezvolta în mod independent interogări, formulare, rapoarte și alte obiecte din baza de date fără a-i afecta pe alți utilizatori. De asemenea, puteți dezvolta și distribui o versiune nouă a bazei de date front-end fără a întrerupe accesul la datele stocate în baza de date back-end.

Pentru mai multe informații, consultați Scindarea unei baze de date Access.

Începutul paginii

Partajarea datelor pe un site SharePoint

Există mai multe modalități de a partaja date Access pe un site SharePoint:

• Legare: Procesul de legare se conectează la datele din alt program, astfel încât să vizualizați și să editați cele mai recente date atât în SharePoint, cât și în Access, fără a crea și a păstra o copie a datelor în Access. Dacă nu doriți să copiați o listă SharePoint în baza de date Access, dar doriți să rulați interogări și să creați rapoarte bazate pe acea listă, puteți crea o legătură la date.
• Mutare: Când mutați date din Access pe un site SharePoint, creați liste pe site-ul SharePoint care rămân legate la tabelele din baza dvs. de date. Expertul Export tabele către SharePoint vă ajută să mutați datele din toate tabelele în același timp și să le mențineți relațiile.

Pentru mai multe informații, consultați Importul, legarea sau mutarea datelor în SharePoint.

Începutul paginii

Partajarea datelor utilizând un server de bază de date

Aveți posibilitatea să utilizați Access cu un produs server de bază de date, cum ar fi SQL Server, pentru a partaja baza de date. Această metodă vă oferă multe beneficii, dar necesită software suplimentar: un produs server de bază de date.

Această metodă este similară cu scindarea unei baze de date, deoarece tabelele sunt stocate în rețea și fiecare utilizator deține o copie locală a unui fișier bază de date Access care conține legături la tabele, împreună cu interogări, formulare, rapoarte și alte obiecte de bază de date. Avantajele acestei metode de partajare depind de software-ul de bază de date utilizat, dar acestea includ, în general, conturi de utilizator și acces selectiv la date, disponibilitate puternică a datelor și instrumente integrate de gestionare a datelor. De asemenea, majoritatea software-urilor de server de bază de date funcționează bine cu versiuni anterioare de Access, iar utilizatorii nu trebuie să aibă neapărat aceeași versiune. Se partajează numai tabelele. Pentru mai multe informații, consultați Migrarea unei baze de date Access în SQL Server, Importul sau legarea la datele dintr-o bază de date SQL Server și Legarea sau importul datelor dintr-o bază de date Azure SQL Server.

Avantajele partajării unei baze de date utilizând un server de bază de date

• Înaltă performanță și scalabilitate: În multe situații, un server de bază de date oferă performanțe mai bune decât un fișier individual de bază de date Access. Multe produse server de bază de date acceptă, de asemenea, baze de date foarte mari, cu dimensiuni de ordinul terabyților, care reprezintă de aproximativ 500 de ori mai mari decât limita pentru un fișier de bază de date Access (doi gigabyți). Produsele server de bază de date funcționează de obicei eficient prin procesarea interogărilor în paralel și minimizarea cerințelor suplimentare de memorie atunci când se adaugă mai mulți utilizatori.
• Disponibilitate crescută: Majoritatea produselor server de bază de date vă permit să efectuați copii backup pentru baza de date în timpul utilizării. În consecință, nu trebuie să impuneți utilizatorilor să închidă baza de date pentru a crea o copie backup a datelor. De asemenea, produsele server de bază de date gestionează de obicei operațiunile simultane de editare și blocare eficientă a înregistrărilor.
• Securitate îmbunătățită: Nicio bază de date nu poate fi securizată complet. Însă, produsele server de bază de date oferă o securitate puternică, care poate contribui la protejarea datelor împotriva utilizării neautorizate. Majoritatea produselor server bază de date oferă securitate pe bază de cont, care vă permite să specificați cine poate vedea tabelele. Chiar dacă cineva obține în mod necorespunzător baza de date front-end Access, securitatea pe bază de cont contribuie la prevenirea utilizării neautorizate a datelor.
• Recuperare automată: În cazul unei erori de sistem, cum ar fi căderea sistemului de operare sau o pană de curent, unele produse server de bază de date au mecanisme de recuperare automată, care restaurează o bază de date la ultima stare consistentă în câteva minute, fără intervenția administratorului bazei de date.
• Procesare bazată pe server: Utilizând Access într-o configurație client/server ajută la reducerea traficului din rețea prin procesarea interogărilor bazei de date pe server înainte de a trimite rezultatele la client. Procesarea pe server este de obicei o metodă mai eficientă, mai ales când se lucrează cu seturi mari de date.
• Azure SQL Server: În plus față de beneficiile SQL Server, oferă scalabilitate dinamică fără timpi morți, optimizare inteligentă, scalabilitate și disponibilitate globală, fără costuri hardware și mai puțină administrare.

Începutul paginii