O arhivă online, numită și cutie poștală de arhivare, este un loc în care puteți stoca mesajele de e-mail vechi astfel încât să nu ocupe spațiu în cutia poștală principală. Administratorul IT sau Microsoft 365 creează cutia poștală de arhivare pentru dvs.
Notă
Pentru ca cutia poștală de arhivare să funcționeze cu Outlook pentru Mac, atât arhiva, cât și cutia poștală principală trebuie să fie pe un Exchange Server (local) sau pe Exchange Online în Microsoft 365 (cloud). De exemplu, dacă cutia poștală principală este pe Exchange Server, iar contul de arhivă este în Exchange Online din Microsoft 365, nu veți putea utiliza arhiva online. Discutați cu administratorul IT sau Microsoft 365 despre relocarea acestora.
Cele mai bune practici pentru mutarea corespondenței în arhivă
Deși puteți muta mesaje individuale din Outlook pentru Mac în cutia poștală de arhivare unul câte unul (nu puteți să mutați sau să copiați mai multe elemente simultan), metoda mai eficientă de a vă asigura că mesajele sunt arhivate este să utilizați politicile de arhivare și de retenție Outlook Web App.
Arhivele și politicile de retenție sunt setate de administratorul IT sau Microsoft 365. Politicile de Arhivă controlează perioada de timp în care sunt păstrate mesajele într-un folder de e-mail înainte să fie mutate într-o arhivă; politicile de conservare controlează pe ce perioadă de timp se salvează mesajele. Deși administratorii setează politici pentru întreaga organizație, puteți să înlocuiți politicile în funcție de necesitățile dvs. Consultați Politicile de retenție și de arhivare din Outlook Web App pentru instrucțiuni.
Dacă doriți să arhivați mai multe mesaje în același timp și nu există politici de arhivare sau de retenție, utilizați Outlook Web App pentru a muta mesajele din cutia poștală principală în arhivă. Nu veți putea muta foldere, dar puteți muta toate mesajele dintr-un folder odată.
Bifați caseta de lângă toate mesajele pe care doriți să le arhivați.
Glisați-le în folderul din panoul de navigare etichetat Arhivă personală - <numele> dvs.
Notă
Dacă folderele, elementele de calendar, persoanele de contact, activitățile sau notele au fost mutate în arhiva dvs. în orice altă versiune de Outlook, cum ar fi Outlook pentru Windows, nu veți putea să le mutați sau să le vizualizați în cutia poștală de arhivare utilizând Outlook pentru Mac.
Sfaturi suplimentare
- Pentru a căuta în cadrul arhivei, selectați un folder de arhivă din panoul de foldere. Nu puteți căuta simultan în cutia poștală și în arhive.
- Puteți crea reguli pentru inbox pentru a clasifica automat mesajele în foldere, a atribui mesaje la categorii sau a redirecționa mesajele către alt cont. Totuși, aceste reguli nu se transferă în cutia poștală de arhivare și nu puteți redirecționa mesajele către arhivă utilizând o regulă de inbox.