Atunci când configurați SharePoint în Microsoft 365 în Microsoft 365, probabil că aveți documente și fișiere pe care doriți să le adăugați la site-ul de echipă. Iată câteva modalități prin care puteți adăuga diferite tipuri de conținut pe site.
Notă
Pentru un articol despre cum să configurați OneDrive pentru locul de muncă sau școală și Site-uri de echipă, astfel încât să le puteți utiliza împreună, consultați Configurarea stocării și partajării fișierelor în Office 365.
În acest articol
- Înainte de a începe
- Crearea de foldere, biblioteci și subsite-uri
- Încărcarea documentelor, imaginilor și fișierelor
- Luați în considerare crearea listelor SharePoint pentru persoanele de contact, calendare și foi de calcul
- Luați în considerare soluțiile SharePoint pentru necesitățile obișnuite de afaceri
- Ajutați utilizatorii site-ului să vă găsească conținutul
Înainte de a începe
Înainte de a începe să mutați fișiere, verificați cât spațiu de stocare aveți pentru SharePoint în Microsoft 365 din Microsoft 365. Pentru a găsi informații despre limitele de stocare pentru SharePoint în Microsoft 365, consultați Limite SharePoint.
Sfat
Este important să rețineți că, în Microsoft 365, limitele de stocare pentru SharePoint în Microsoft 365 (site-ul dvs. de echipă) diferă de limitele de stocare pentru Exchange Online (pentru conturile de e-mail). Pentru mai multe informații despre limitele de stocare ale cutiei poștale, consultați Destinatari în Descrierea serviciului Microsoft 365 pentru Exchange Online.
Următorul pas este să analizați conținutul pe care îl aveți în prezent. Printre acestea se numără documente, imagini, formulare etc.
Sfat
În Explorer, căutați fișierele existente după dimensiune și după dată. Acest lucru vă poate ajuta să identificați rapid fișierele care au fost utilizate recent sau care sunt foarte mari.
Gândiți-vă cât de mult din conținut este utilizat în mod regulat și dacă doriți să stocați tot conținutul în Microsoft 365. La fel ca atunci când vă mutați într-o casă mai mică, scopul este să decideți ce se va potrivi în noul loc. De exemplu, dacă organizația dvs. utilizează acum mai mult spațiu de stocare decât limita Microsoft 365 pentru SharePoint în Microsoft 365, trebuie să luați decizii ca acestea:
- Ce fișiere doriți să mutați?
- Doriți să achiziționați mai mult spațiu de stocare?
- Ar trebui să planificați să aveți spațiu pentru ca site-ul dvs. să se dezvolte? (Cu siguranță o va face)
Dacă organizația dvs. este mare sau complexă, luați în considerare invitarea unui expert care să vă ajute. Puteți găsi asistență de renume la Microsoft Pinpoint. Pinpoint este o modalitate rapidă și simplă prin care firmele din întreaga lume pot găsi experți Microsoft certificați și servicii profesionale
Crearea de foldere, biblioteci și subsite-uri
După ce identificați conținutul pe care doriți să-l mutați, gândiți-vă cum doriți să-l organizați. Se recomandă să începeți prin a încărca fișiere în biblioteca Documente de pe site-ul de echipă. Este o idee bună să organizați conținutul, mai ales dacă vă așteptați că, în cele din urmă, veți avea multe fișiere. Pe măsură ce volumul de conținut crește, puteți crea biblioteci suplimentare de documente, biblioteci de formulare și biblioteci de imagini pentru a stoca acel conținut. De asemenea, puteți crea subsite-uri pentru diferite tipuri de documente sau proiecte.
Pentru mai multe informații despre cum să planificați o structură pentru a organiza conținutul de pe site-ul dvs., consultați Planificarea conținutului pentru site-ul de echipă.
Încărcarea documentelor, imaginilor și fișierelor
Pentru a încărca fișiere, cum ar fi documente Word, fișiere PDF sau fotografii JPG, încărcați-le într-o bibliotecă sau într-un folder dintr-o bibliotecă.
Notă
Dimensiunea de fișier maximă pentru un singur fișier care poate fi încărcat într-o bibliotecă SharePoint din Microsoft 365 este în prezent 2 GB. În plus, puteți încărca numai 100 sau mai puține fișiere odată.
Cel mai bun mod de a face acest lucru depinde de numărul de fișiere. Mai întâi navigați la biblioteca de destinație, apoi utilizați acest tabel pentru a alege o metodă:
| Numărul de fișiere | Metoda de încărcare |
|---|---|
| Document unic | Selectați Document> nouÎNCĂRCAȚI FIȘIERUL EXISTENT, apoi răsfoiți după fișier pe computer. |
| Multe documente și foldere | Selectați butonul Deschidere cu Explorer de pe fila Bibliotecă a panglicii. Apoi glisați și fixați fișierele utilizând Explorer. |
Pentru mai multe informații, consultați Încărcarea, crearea sau ștergerea fișierelor dintr-o bibliotecă.
Notă
Există anumite tipuri de fișiere care nu pot fi încărcate într-o bibliotecă. Pentru o listă cu acestea, consultați articolul Tipuri de fișiere care nu pot fi adăugate la o listă sau la o bibliotecă.
Luați în considerare crearea listelor SharePoint pentru persoanele de contact, calendare și foi de calcul
Fiecare firmă are date sub mai multe forme, cum ar fi calendare, activități și foi de calcul. Pentru acest tip de date, puteți muta sau converti conținutul într-o listă pe site. De exemplu, puteți efectua conversia listei de contacte de firmă într-o listă de persoane de contact. În plus, puteți efectua adesea conversia calendarelor într-un Calendar SharePoint, care este un tip special de listă.
- Pentru a afla cum să creați un calendar de grup în SharePoint în Microsoft 365, urmăriți acest videoclip: Video: Creați-vă propriul calendar.
Dacă acum utilizați foi de calcul Microsoft Excel pentru a urmări informații, puteți încărca aceste foi de calcul direct într-o bibliotecă de documente din SharePoint în Microsoft 365. Sau puteți importa o foaie de calcul sub formă de liste SharePoint. Pentru că multe persoane pot actualiza o listă în același timp, listele SharePoint încurajează colaborarea. Puteți crea vizualizări diferite ale listelor pentru a expune exact informațiile dorite.
- Pentru a afla mai multe despre lucrul cu listele, consultați Instruire: Crearea și configurarea unei liste.
Luați în considerare soluțiile SharePoint pentru necesitățile obișnuite de afaceri
O altă modalitate de a muta conținut este să utilizați o soluție SharePoint pentru a gestiona mai bine o activitate existentă. De exemplu, majoritatea organizațiilor doresc să captureze și să partajeze cunoștințele de zi cu zi ale persoanelor care lucrează acolo. Un wiki pe site-ul dvs. ar putea fi excelent pentru acest tip de partajare.
Acest tabel descrie caracteristicile SharePoint care vă pot ajuta să gestionați procesele de business.
| Proces de afaceri | Descriere |
|---|---|
| Utilizarea unui wiki pentru a partaja cunoștințele echipei și a colabora | Paginile wiki sunt site-uri speciale unde o comunitate de utilizatori creează și întreține informații. Paginile wiki pot fi un instrument excelent pentru captarea și partajarea informațiilor de proces sau a informațiilor de referință generale care sunt importante pentru munca dvs.
|
| Mutați planificarea resurselor în calendarele de grup SharePoint | Un calendar de grup poate fi o modalitate bună de a planifica resurse comune, cum ar fi săli de conferințe, echipamente audiovizuale și așa mai departe. Deoarece un calendar de grup se află pe un site SharePoint în Microsoft 365, toți membrii echipei dvs. îl pot vizualiza cu ușurință pe SharePoint sau în Outlook.
|
| Conversia programelor de baze de date într-o aplicație Access | Puteți utiliza Microsoft Access 2013 pentru a proiecta și publica o bază de date, apoi puteți crea o aplicație Access pentru a utiliza baza de date pe site-ul de echipă.
|
| Automatizarea proceselor de afaceri cu un flux de lucru | Fluxurile de lucru automatizează și urmăresc activitățile cheie dintr-un proces de afaceri. Acestea sunt foarte bune pentru activități cum ar fi procesele de aprobare sau colectarea feedbackului.
|
Ajutați utilizatorii site-ului să vă găsească conținutul
După ce mutați documentele și fișierele în site-ul de echipă, informați alți utilizatori despre acest lucru. Puteți să oferiți mai multe modalități diferite prin care acestea pot găsi conținut pe site.
Acest tabel descrie diferitele metode pe care le puteți utiliza.
| Metoda | Descriere |
|---|---|
| Utilizați căutarea pentru a găsi conținut | Cea mai simplă modalitate de a găsi conținut pe un site SharePoint în Microsoft 365 este să utilizați caracteristica de căutare.
|
| Configurarea vizualizărilor în liste și biblioteci pentru a face conținutul detectabil | Puteți să selectați elementele care apar într-o vizualizare. De exemplu, într-o singură vizualizare, puteți afișa titlul și autorul. Într-o altă vizualizare, poate că doriți să afișați numai elementele care au fost adăugate după o anumită dată.
|
| Particularizare navigare site | Puteți particulariza navigarea în site-ul de echipă pentru a-i ajuta pe utilizatorii site-ului să găsească mai ușor conținutul.
|
| Căutați conținut online atunci când sunteți offline | Puteți utiliza OneDrive pentru locul de muncă sau școală sau Outlook pentru a căuta conținut pe site-ul SharePoint în Microsoft 365 atunci când sunteți offline
|
| Urmăriți actualizările de conținut |
Pentru a afla mai multe despre modalitățile prin care îi puteți ajuta pe utilizatorii site-ului să găsească conținut cu ușurință, consultați articolul din Ghidul de planificare Planificarea conținutului pentru site-urile de echipă .
Lăsați-ne un comentariu
A fost util acest articol? Dacă v-a ajutat, vă rugăm să ne spuneți acest lucru în partea de jos a acestei pagini. Dacă nu a fost util, spuneți-ne ce nu a fost clar sau ce credeți că lipsește. Vom utiliza feedbackul dvs. pentru a verifica datele, a adăuga informații și a actualiza acest articol.