Acest articol oferă o prezentare generală a unora dintre conceptele cheie legate de lucrul cu noile caracteristici de metadate gestionate din SharePoint Server. Ea prezintă modul în care noile caracteristici de metadate gestionate oferă suport pentru implementarea taxonomiilor formale prin termeni gestionați. De asemenea, explică cum funcționează etichetele sociale și cum se referă acestea la caracteristicile de metadate gestionate, cum ar fi termenii gestionați și cuvintele cheie de întreprindere.
În acest articol
Caracteristici metadate gestionate
Noile caracteristici de metadate gestionate din SharePoint Server sunt activate de o nouă aplicație Serviciu de metadate gestionate care oferă suport pentru două aspecte cheie:
- Publicarea tipurilor de conținut Partajarea tipurilor de conținut în colecții de site-uri și aplicații web. Pentru mai multe informații despre publicarea tipurilor de conținut, consultați Introducere în tipurile de conținut și publicarea tipurilor de conținut.
- Taxonomii Crearea și gestionarea colecțiilor ierarhice de termeni gestionați centralizat (numite seturi de termeni), care pot fi utilizați ca atribute pentru elemente din site-urile SharePoint. Aceste seturi de termeni pot fi partajate în colecții de site-uri și în aplicații web. Seturile de termeni pot fi create și gestionate cu ajutorul unei caracteristici denumite Instrument de gestionare depozit de termeni.
Termeni și concepte cheie
Există mai mulți termeni și concepte cheie care sunt utile de înțeles atunci când lucrați cu diferite caracteristici de metadate din SharePoint Server. Înțelegerea acestor concepte vă va ajuta să înțelegeți informațiile conceptuale explicate mai departe în acest articol și în alte articole despre caracteristicile metadatelor gestionate.
Taxonomie
O taxonomie este o clasificare ierarhică a cuvintelor, etichetelor sau termenilor care sunt organizate în grupuri pe baza similitudinilor. O taxonomie poate fi definită și gestionată centralizat de una sau mai multe persoane. Clasificarea industrială internațională Standard (ISIC), care a fost dezvoltată de Organizația Națiunilor Unite, este un exemplu faimos de taxonomie industrială care este utilizată pentru a clasifica datele economice. Taxonomiile sunt utile deoarece furnizează o structură logică, ierarhică a metadatelor care poate fi utilizată pentru a clasifica informațiile în mod consistent.
Folksonomia
O folksonomie este clasificarea care rezultă atunci când utilizatorii site-ului web aplică în colaborare cuvinte, etichete sau termeni conținutului de pe un site. Dacă ați văzut vreodată un nor de etichete pe un site web, atunci ați văzut o vizualizare a unei populonomii. Ilustrația de mai jos afișează o parte web Nor de etichete pe un site SharePoint. O abordare bazată pe folconomie a metadatelor poate fi utilă, deoarece valorifică cunoștințele și expertiza utilizatorilor site-ului și ale creatorilor de conținut și permite clasificarea conținutului să evolueze odată cu nevoile și interesele de afaceri în schimbare ale utilizatorilor.
Set de termeni
Un set de termeni este un grup de termeni asociați.
În funcție de locul unde este creat un set de termeni, domeniul său poate fi local sau global:
- Seturile de termeni locali sunt create în contextul unei colecții de site-uri și sunt disponibile pentru utilizare (și vizibile) doar utilizatorilor acelei colecții de site-uri. De exemplu, dacă adăugați o coloană de metadate gestionate la o listă sau bibliotecă și creați un nou set de termeni pentru această coloană, setul de termeni este local pentru colecția de site-uri care conține această listă sau bibliotecă.
- Seturile globale de termeni sunt disponibile pentru utilizare pe toate site-urile care se abonează la o anumită aplicație Serviciu de metadate gestionate.
Seturile de termeni pot fi configurate să fie închise, ceea ce înseamnă că utilizatorii nu pot adăuga termeni noi atunci când introduc o valoare pentru o coloană mapată la setul de termeni. Sau pot fi configurate să fie deschise, ceea ce înseamnă că utilizatorii pot adăuga termeni noi la setul de termeni atunci când actualizează valoarea pentru o coloană mapată la setul de termeni.
Termen
Un termen este un element individual dintr-un set de termeni și este un anumit cuvânt sau o expresie care poate fi asociată cu un element de pe un site SharePoint Server. Un termen are un ID unic și poate avea multe etichete text diferite (sinonime). Dacă lucrați la un site multilingv, acesta poate avea etichete în limbi diferite.
Există două tipuri de termeni:
Termeni gestionați
Termenii gestionați sunt de obicei predefiniti și organizați într-un set ierarhic de termeni de un administrator de depozit de termeni sau de altă persoană cu permisiuni de a lucra cu metadate gestionate.
Cuvinte cheie de întreprindere
Un cuvânt cheie de întreprindere este un cuvânt sau o expresie adăugată elementelor de pe un site SharePoint. Cuvintele cheie de întreprindere sunt organizate într-un set de termeni unic, non-ierarhic, în cadrul Instrumentului de gestionare depozit de termeni, denumit set de cuvinte cheie. Deoarece utilizatorii pot adăuga de obicei orice cuvânt sau expresie într-un element ca cuvânt cheie, cuvintele cheie enterprise pot fi utilizate pentru etichetarea în stil folksonomy. Administratorii depozitului de termeni sau alte persoane cu permisiunea de a gestiona metadatele pot alege să mute cuvintele cheie din setul de termeni Cuvinte cheie într-un anumit set de termeni gestionat, moment în care cuvintele cheie vor deveni disponibile în contextul unui anumit set de termeni. Administratorii depozitului de termeni pot alege, de asemenea, să închidă setul de cuvinte cheie, astfel încât utilizatorii să nu poată remite cuvinte cheie noi și să fie limitați să utilizeze cuvintele cheie existente.
Grupare
Grupurile definesc limitele de securitate. Un grup este un set de seturi de termeni care au aceleași cerințe de securitate comune. Numai utilizatorii desemnați drept colaboratori ai unui anumit grup pot gestiona seturi de termeni care aparțin grupului sau pot crea seturi noi de termeni în cadrul acestuia. Organizațiile ar trebui să creeze grupuri unice pentru seturi de termeni care vor avea nevoi unice de acces sau de securitate.
Instrument de gestionare depozit de termeni
Instrumentul de gestionare depozit de termeni este instrumentul pe care taxonomii, administratorii sau alte persoane care gestionează taxonomii îl pot utiliza pentru a crea, a importa și a gestiona seturi de termeni și termenii din acestea. Instrumentul de gestionare din Depozitul de termeni afișează toate seturile globale de termeni și toate seturile locale de termeni disponibile pentru colecția de site-uri din care accesați Instrumentul de gestionare pentru Depozitul de termeni.
Coloană metadate gestionate
Coloana Metadate gestionate este un tip de coloană nou care poate fi adăugat la liste și biblioteci, astfel încât utilizatorii site-ului sau proprietarii de conținut să poată selecta valori dintr-un anumit set de termeni de termeni gestionați și să le aplice la conținut. O coloană de metadate gestionate poate fi configurată pentru a mapa la un set de termeni existent sau puteți crea un nou set de termeni special pentru coloană. Dacă creați un set nou de termeni special pentru o coloană Metadate gestionate, acel set de termeni va fi un set local de termeni disponibil numai pentru utilizare în cadrul colecției de site-uri în care a fost creat.
Enterprise Keywords column
Coloana Cuvinte cheie întreprindere este o coloană pe care o puteți adăuga la tipuri de conținut, liste sau biblioteci pentru a le permite utilizatorilor să eticheteze elemente cu cuvintele sau frazele pe care le aleg. Este o coloană cu mai multe valori în mod implicit. Atunci când utilizatorii tastează un cuvânt sau o expresie în coloană, li se prezintă sugestii de tastare automată, care pot include elemente atât din setul de termeni gestionați, cât și din setul de termeni Cuvinte cheie. Utilizatorii pot selecta o valoare existentă sau pot introduce ceva nou (dacă setul de termeni Cuvinte cheie a fost configurat pentru a fi deschis adăugirilor de utilizator).
Etichete sociale
Etichetele sociale sunt cuvinte sau expresii pe care utilizatorii site-ului le pot aplica conținutului de pe un site SharePoint, pentru a-i ajuta să clasifice informațiile în moduri semnificative pentru ei. Etichetele sociale se pot aplica și la adrese URL din afara unui site SharePoint. Etichetele sociale acceptă etichetarea bazată pe folsonomie. O etichetă socială este compusă din indicatori spre trei tipuri de informații:
- o identitate de utilizator
- adresa URL a unui element
- un termen
Aceste indicatori sunt stocate în Depozitul de etichetare socială, care face parte din aplicația Serviciu profil utilizator. Din punct de vedere tehnic, etichetele sociale nu fac parte din caracteristicile metadatelor gestionate din SharePoint Server, dar se conectează la caracteristicile de metadate gestionate în câteva moduri importante, care ajută la utilizarea unitară a metadatelor în cadrul unei organizații. Porțiunea de termen a unei etichete sociale indică spre un termen din setul de cuvinte cheie din Depozitul de termeni pentru una dintre aplicațiile Serviciului de metadate gestionate la care este conectat un site.
De exemplu, atunci când creați o nouă etichetă socială, aveți opțiunea de a selecta dintre termenii existenți, care pot include termeni gestionați, dar și cuvinte cheie întreprindere. Dacă selectați unul dintre acești termeni existenți, eticheta dvs. socială conține un indicator spre acel termen. Dacă optați să nu selectați un termen existent și creați un termen care nu a mai fost utilizat înainte, se creează un nou cuvânt cheie pentru acesta în setul de termeni Cuvinte cheie din Depozitul de termeni, iar noua etichetă socială indică spre acest termen.
Astfel, cuvintele cheie utilizate în etichetele sociale sunt adăugate la setul de termeni Cuvinte cheie vizibile în Instrumentul de gestionare a depozitului de termeni (dacă nu există deja acolo) și pot fi gestionate de administratorii depozitului de termeni. În plus, atunci când utilizatorii aplică cuvinte cheie întreprindere sau termeni gestionați la conținut, prin actualizarea unei coloane Cuvinte cheie întreprindere sau Metadate gestionate, etichetele sociale pot fi create automat, astfel încât acești termeni să fie vizibili ca etichete în fluxurile de știri, în norii de etichete sau în profilurile Site-ul meu. Proprietarii de liste sau biblioteci pot activa sau dezactiva publicarea metadatelor, actualizând Setările de metadate și cuvinte cheie de întreprindere pentru o listă sau o bibliotecă.
Atunci când adăugați o etichetă socială la un element, puteți specifica dacă doriți să faceți identitatea dvs. și URL-ul elementului private, dar termenul, care este stocat în Depozitul de termeni, este întotdeauna public.
Etichetarea socială este utilă deoarece permite utilizatorilor site-ului să îmbunătățească descoperirea conținutului și a informațiilor de pe un site.
Pentru mai multe informații despre implicațiile de confidențialitate și securitate ale etichetării sociale, consultați Implicațiile privind confidențialitatea și securitatea etichetării sociale.
Etichetarea
În sensul său cel mai generic, etichetarea se poate referi pur și simplu la actul de aplicare a metadatelor la un element, fie că este vorba de metadate gestionate sau de o etichetă socială. În acest articol, verbul "etichetă" este folosit în acest sens și nu se limitează la etichetele sociale.
Scenarii de metadate: de la taxonomii la folksonomii
Caracteristicile de gestionare a metadatelor din SharePoint Server acceptă o serie de abordări pentru gestionarea și utilizarea metadatelor. Imaginați-vă acest interval ca pe un fel de continuum. La un capăt al acestui continuum, există taxonomiile, care sunt grupuri de termeni formale, gestionate central, ierarhice. La celălalt capăt al acestei game, există folksonomiile, care sunt clasificările colaborative care rezultă atunci când indivizii aplică etichete liber conținutului.
SharePoint Server acceptă atât extremele acestui continuum, cât și punctele de pe parcurs. La un capăt al continuumului, puteți implementa taxonomii formale prin termeni și seturi de termeni gestionați. La celălalt capăt, există suport pentru cuvintele cheie de întreprindere și etichetarea socială, ambele permițând utilizatorilor site-ului să eticheteze conținutul cu cuvinte cheie alese de ei.
Între aceste extreme, puteți aplica grade flexibile de structură și control la metadate și puteți ajusta domeniul la care aplicați acest control, alegând să îl faceți global între site-uri sau local la anumite site-uri. De exemplu, aveți posibilitatea de a configura seturi de termeni pentru a fi închise sau deschise contribuțiilor utilizatorilor. Puteți alege sau nu să utilizați cuvinte cheie de întreprindere și etichete sociale împreună cu termeni gestionați. SharePoint Server permite organizațiilor să combine avantajele taxonomiilor formale, gestionate cu avantajele dinamice ale etichetării sociale, în moduri particularizate.
Diagrama următoare ilustrează modul în care diferite tipuri de soluții bazate pe SharePoint pot necesita abordări diferite ale metadatelor, pe baza necesităților de afaceri.
Avantajele metadatelor gestionate
Există mai multe avantaje în utilizarea metadatelor gestionate în site-urile dintr-o organizație:
Utilizarea unitară a metadatelor Caracteristicile metadatelor gestionate din SharePoint Server vă permit să aplicați grade ajustabile de control la metadatele adăugate la conținut. Cu seturile de termeni și termenii gestionați, puteți să controlați tipurile de termeni disponibili pentru a fi adăugați la conținut și să controlați cine poate adăuga termeni noi. De asemenea, puteți limita utilizarea cuvintelor cheie de întreprindere la o anumită listă de cuvinte cheie, configurând setul de termeni Cuvinte cheie ca închis.
Atunci când aceiași termeni sunt utilizați în mod unitar pe toate site-urile, este mai ușor să construiți procese sau soluții robuste care se bazează pe metadate. În plus, experiența utilizatorului pentru lucrul cu metadate pe site-uri, în liste și biblioteci, precum și în programele client Office ajută utilizatorii site-ului să aplice metadate unitare la conținutul lor.
Descoperire îmbunătățită a conținutului Atunci când conținutul din toate site-urile dintr-o organizație are metadate unitare, este mai ușor să găsiți și să accesați informații și date de afaceri utilizând căutarea. Noile caracteristici de căutare, cum ar fi panoul de rafinare, care se afișează în partea stângă a paginii cu rezultatele căutării, le permit utilizatorilor să filtreze rezultatele căutării pe baza metadatelor.
În plus, puteți configura navigarea în metadate pentru liste și biblioteci, pentru a le permite utilizatorilor să creeze vizualizări dinamice ale informațiilor bazate pe anumite câmpuri de metadate. Utilizatorii pot naviga în biblioteci după folder sau după pivotul metadatelor și pot rafina rezultatele utilizând filtre cheie suplimentare.
Flexibilitate sporită Caracteristicile de metadate gestionate simplifică întreținerea și adaptarea metadatelor pe măsură ce necesitățile de afaceri evoluează, pentru administratorii Depozitului de termeni (sau pentru alte persoane cu permisiunea de a actualiza metadatele gestionate). Puteți actualiza cu ușurință un set de termeni în instrumentul Gestionare depozit termeni, iar termenii noi sau actualizați vor deveni automat disponibili pentru utilizare oriunde este disponibilă o coloană de metadate gestionate asociată cu acel set de termeni. Dacă îmbinați mai mulți termeni într-un singur termen, conținutul etichetat cu acești termeni se actualizează automat pentru a reflecta această modificare. Puteți specifica mai multe sinonime (sau etichete) pentru termeni individuali. Dacă site-ul este multilingv, este posibil, de asemenea, să specificați etichete multilingve pentru termeni individuali.
Gestionarea metadatelor
Planificarea și configurarea metadatelor gestionate
Organizația dvs. poate dori să se implice într-un anumit grad de planificare înainte de a începe să utilizați caracteristicile de metadate gestionate. Gradul de planificare necesar este mai mult sau mai puțin proporțional cu gradul de formalitate și control pe care doriți să-l impuneți asupra metadatelor.
Dacă doriți să le permiteți utilizatorilor să contribuie la dezvoltarea taxonomiei dvs., atunci puteți să le cereți utilizatorilor să adauge cuvinte cheie la elemente, apoi să le organizeze în seturi de termeni, după cum este necesar.
Dacă organizația dorește să utilizeze seturi de termeni gestionate pentru a implementa taxonomii formale predefinite, atunci participanții direct interesați în structura taxonomiei trebuie să colaboreze pentru a planifica și a dezvolta seturile de termeni și termenii care vor fi utilizați. Pentru mai multe informații despre acest proces de planificare, consultați Planificarea termenilor și seturilor de termeni. Pentru mai multe informații despre configurarea unei aplicații Serviciu de metadate gestionate, consultați Administrarea metadatelor gestionate.
După ce participanții direct interesați din organizație convin asupra seturilor de termeni necesari, puteți utiliza Instrument gestionare depozit termeni pentru a importa sau a crea seturi de termeni și pentru a gestiona și a menține seturile de termeni pe măsură ce utilizatorii încep să lucreze cu metadatele. Dacă a fost configurată o aplicație Serviciu metadate gestionate pentru aplicația web și sunteți administrator de colecție de site-uri sau administrator de depozit de termeni desemnat, puteți accesa Instrumentul de gestionare depozit de termeni făcând clic pe Setări site în meniul Acțiuni site , apoi pe Gestionare depozit termeni sub Administrare site.
Crearea și gestionarea seturilor de termeni
Instrumentul Gestionare depozit termeni furnizează un control arborescente pe care îl puteți utiliza pentru a efectua majoritatea activităților. Rolul de utilizator pentru acest instrument determină ce activități puteți efectua. Pentru a lucra în Instrumentul gestionare depozit de termeni, trebuie să fiți administrator de fermă, administrator de depozit de termeni sau o persoană desemnată manager de grup sau colaborator pentru seturi de termeni. Pentru informații detaliate despre aceste roluri, consultați Roluri de metadate gestionate.
Pentru a efectua acțiuni asupra unui element din ierarhie, indicați spre numele aplicației Serviciu de metadate gestionate, al grupului, setului de termeni sau termenul pe care doriți să-l modificați, faceți clic pe săgeata care apare, apoi utilizați meniul pentru a selecta acțiunile dorite.
De exemplu:
Dacă sunteți administrator de depozit de termeni, puteți să creați sau să ștergeți grupuri dintr-o aplicație Serviciu de metadate gestionate.
Dacă sunteți administrator de depozit de termeni sau manager de grup, puteți să creați, să importați sau să ștergeți seturi de termeni dintr-un grup. Contribuitorii setului de termeni pot crea seturi de termeni noi.
Dacă sunteți administrator de depozit de termeni, manager de grup sau colaborator al unui set de termeni, puteți să creați sau să reutilizați termenii dintr-un set de termeni sau să copiați, să mutați sau să ștergeți un set de termeni selectat.
Dacă sunteți administrator de depozit de termeni, manager de grup sau colaborator cu set de termeni, puteți să creați, să copiați, să reutilizați, să îmbinați, să perimat, să mutați sau să ștergeți termeni individuali dintr-un set de termeni.
La fiecare nivel al ierarhiei, puteți configura proprietăți specifice pentru un grup, un set de termeni sau un termen, utilizând panoul Proprietăți care se afișează în partea dreaptă a controlului arborescente Depozit de termeni.
De exemplu, dacă configurați un set de termeni, puteți utiliza panoul Proprietăți pentru a specifica detalii cum ar fi Numele, Descrierea, Proprietarul, Persoana de contact și Participanții direct interesați. Puteți specifica dacă doriți ca un set de termeni să fie deschis sau închis pentru remiterile noi de utilizatori. De asemenea, puteți să specificați dacă doriți ca setul de termeni să fie disponibil pentru etichetare. Dacă alegeți să faceți un set de termeni indisponibil pentru etichetare, acesta nu va fi vizibil pentru majoritatea utilizatorilor. Dacă un set de termeni este încă în curs de dezvoltare, de exemplu, puteți alege să faceți indisponibil pentru etichete.
Aplicarea metadatelor
Etichetarea conținutului cu termeni gestionați
Dacă o coloană Metadate gestionate a fost adăugată la un tip de conținut, la o listă sau la o bibliotecă, proprietarii de conținut își pot eticheta conținutul cu termeni gestionați dintr-un anumit set de termeni, editând proprietățile unui element de listă sau bibliotecă, apoi actualizând câmpurile relevante din formularul Editare proprietăți pentru element sau document. Coloanele de metadate gestionate sunt ușor de identificat, deoarece afișează o pictogramă etichete care poate fi utilizată pentru a lansa caseta de dialog selector termeni.
Utilizați selectorul de termeni pentru a selecta un termen din ierarhia unui set de termeni. Acest lucru este util dacă nu sunteți familiarizat cu termenii care pot fi disponibili. Dacă un set de termeni a fost configurat pentru a fi deschis, iar coloana de metadate gestionate pentru acesta permite valori de completare, este posibil să aveți opțiunea de a adăuga un termen nou la un set de termeni. Sau este posibil să aveți pur și simplu opțiunea de a trimite feedback persoanei de contact desemnate pentru setul de termeni.
Când puteți începe să tastați termenul dorit, termenii disponibili vă sunt sugerați automat în funcție de ceea ce începeți să tastați și îl puteți selecta pe cel dorit. Este posibil să vedeți informații între paranteze după termen care indică numele setului de termeni și ierarhia pentru termen. Acest lucru vă poate ajuta să alegeți dintre termeni similari.
Dacă se sugerează termeni dublați sau similari, este posibil să vedeți și un text descriptiv pe care administratorul depozitului de termeni l-a configurat pentru termen, pentru a-i ajuta pe utilizatori să facă selecțiile corespunzătoare.
Etichetarea conținutului cu cuvinte cheie de întreprindere
Dacă o coloană Cuvinte cheie întreprindere a fost adăugată la un tip de conținut, la listă sau la bibliotecă, proprietarii conținutului (sau orice persoană cu permisiuni de Contribuire pentru listă sau bibliotecă) pot eticheta conținutul cu termeni gestionați disponibili sau cuvinte cheie editând proprietățile unui element de listă sau bibliotecă și tastând cuvintele cheie dorite în câmpul Cuvinte cheie întreprindere . Dacă există un termen potrivit sau similar, acesta va fi sugerat și îl puteți selecta. Sau puteți adăuga un nou cuvânt cheie, dacă setul de termeni Cuvinte cheie s-a configurat să fie deschis la termeni noi. Câmpul Cuvinte cheie întreprindere este multi-valoare, astfel încât puteți adăuga mai multe cuvinte cheie la un element.
Etichetarea conținutului cu etichete sociale
Dacă a fost activată caracteristica de etichetare socială, puteți eticheta conținutul de pe un site SharePoint pe care îl considerați semnificativ sau interesant. Pentru a eticheta o pagină, puteți utiliza pictograma etichetă care se afișează în partea de sus a paginii.
Pentru a eticheta documente sau elemente de listă, puteți utiliza comanda de etichetare care se afișează pe fila Bibliotecă sau Listă din panglică.
Atunci când începeți să tastați eticheta sau etichetele pe care doriți să le aplicați, puteți selecta dintre cuvintele cheie existente sau termenii gestionați sau puteți adăuga cuvinte cheie noi, dacă setul de termeni Cuvinte cheie este deschis.
De asemenea, aveți opțiunea de a eticheta conținutul de pe site-uri externe, cum ar fi alte site-uri intranet sau de internet, adăugând instrumentul de etichete și note SharePoint în browser. Pentru mai multe informații despre etichetarea site-urilor externe, consultați Introducere în Site-ul meu.
Pentru mai multe informații despre caracteristicile de etichetare socială, consultați subiectele Utilizarea etichetelor și notelor pentru a partaja informații cu colegii .