Unul dintre primii pași pentru gestionarea unui proiect este să adăugați activitățile care vă ajută să finalizați proiectul. Lista dvs. de activități poate fi la fel de simplă ca o listă de verificare cu lucrurile care trebuie făcute sau poate fi ceva mai complexă, cu datele de început și de sfârșit, relațiile cu alte activități și alte informații asociate despre activitate. O simplă listă de verificare a activităților și o listă planificată de activități utilizează aceeași listă pe site-ul dvs., astfel încât puteți să începeți cu o listă de verificare simplă și să adăugați detalii la activități ulterior, pentru a o transforma într-o listă planificată de activități.
Adăugarea unei liste de verificare simple a activităților
Dacă sunteți la început cu planificarea proiectului sau nu anticipați că acest proiect va fi deosebit de complicat, o simplă listă de verificare cu activități poate fi suficientă pentru a gestiona eficient proiectul. Lista de verificare poate include date scadente pentru activitățile proiectului și atribuiri pentru membrii echipei proiectului.
Pentru a adăuga o listă de verificare simplă de activități:
- În Lansare rapidă pentru site, faceți clic pe Activități.
- Pe pagina Activități, faceți clic pe Editare.
- În coloana Nume activitate , tastați un nume pentru fiecare activitate care trebuie finalizată în proiect. Apăsați pe Enter pentru a vă deplasa la linia următoare după ce adăugați o activitate.
Sfat
Doriți să adăugați o activitate nouă între două activități care sunt listate deja? Faceți clic în spațiul din stânga casetei de selectare pentru o activitate existentă, apoi apăsați pe Inserare. Un rând nou este adăugat deasupra activității existente pe care ați selectat-o. De asemenea, puteți face clic pe Inserare în grupul Ierarhie de pe fila Activități .
În coloana Data scadentă , tastați sau selectați o dată la care fiecare activitate din listă trebuie finalizată. Dacă nu sunteți sigur când trebuie finalizată o activitate, lăsați această coloană necompletată pentru acea activitate.
În coloana Atribuit către , tastați sau selectați numele fiecărei persoane care va lucra la fiecare activitate din listă.
Sfat
Un exemplu de bună practică este să atribuiți o singură persoană pentru fiecare activitate. Dacă trebuie să atribuiți mai multe persoane, pot apărea probleme cu marcarea activităților ca finalizate. Dacă Ana termină lucrul la activitate, are rost să o bifeze ca terminată pe pagina Activitățile mele. Totuși, acest lucru marchează activitatea ca terminată pentru toți cei desemnați, nu doar pentru Ann. Este posibil ca altă persoană implicată în activitate să aibă încă mult de lucru. Dacă decideți că tot este necesar să atribuiți mai multe persoane unei activități, puteți separa numele prin punct și virgulă (;).
După ce ați terminat de adăugat lista de verificare simplă de activități, faceți clic pe Oprire.
O altă modalitate rapidă de a adăuga o listă de verificare simplă a activităților este lipirea unei liste dintr-o foaie de lucru Excel. Atâta timp cât coloanele utilizate în foaia de lucru se aliniază cu coloanele afișate pe pagina Activități , faceți clic în lista de activități și lipiți datele din foaia de lucru. Numele vor fi asociate cu conturile, dacă este posibil, în coloana Atribuit către .
Pe măsură ce lucrați la proiect, puteți bifa caseta de selectare de lângă numele fiecărei activități atunci când activitatea se termină.
Dacă observați că aveți nevoie de mai mult control asupra activităților din lista de verificare simplă, puteți utiliza pașii din secțiunea următoare pentru a adăuga detalii la activități și a crea o listă planificată mai robustă.
Adăugarea unei liste planificate de activități
Dacă proiectul dvs. este oarecum complex, este posibil să descoperiți că o listă planificată de activități vă ajută să urmăriți lucrul într-un mod mai ușor de gestionat.
Pentru a adăuga o listă planificată de activități:
În Lansare rapidă pentru site, faceți clic pe Activități.
Pe pagina Activități , faceți clic pe Activitate nouă. Sau, pe fila Activități din panglică, faceți clic pe Element nou.
Notă
Dacă inițial ați creat o listă de verificare simplă de activități, dar proiectul a devenit ceva mai complex, puteți adăuga cu ușurință mai multe detalii la activitățile existente. Pentru a selecta o activitate, faceți clic pe spațiul din partea stângă a casetei de selectare pentru aceasta, apoi, pe fila Activități din panglică, faceți clic pe Editare element. Se deschide activitatea, astfel încât să puteți adăuga mai multe detalii de planificare.
Tastați un nume pentru activitate în caseta Nume activitate .
Tastați sau selectați o dată de început și o dată de sfârșit pentru activitate în casetele Data de început și Data scadentă . Dacă nu sunteți sigur de niciuna dintre aceste date, omiteți deocamdată aceste informații. Puteți să reveniți oricând mai târziu și să adăugați informații prin editarea activității.
Tastați numele sau adresa de e-mail a persoanei care doriți să lucreze la activitate în caseta Atribuit către .
Sfat
Un exemplu de bună practică este să atribuiți o singură persoană pentru fiecare activitate. Dacă trebuie să atribuiți mai multe persoane, pot apărea probleme cu marcarea activităților ca finalizate. Dacă Ana termină lucrul la activitate, are rost să o bifeze ca terminată pe pagina Activitățile mele. Totuși, acest lucru marchează activitatea ca terminată pentru toți cei desemnați, nu doar pentru Ann. Este posibil ca altă persoană implicată în activitate să aibă încă mult de lucru. Dacă decideți că tot este necesar să atribuiți mai multe persoane unei activități, puteți separa numele prin punct și virgulă (;).
Dacă lucrul la activitate a început deja, introduceți un procent în caseta % finalizat , pentru a indica aproximativ cât lucru a fost efectuat și ce a rămas de făcut.
Sfat
Acesta este un câmp foarte bun pe care membrii echipei proiectului îl pot actualiza în mod regulat. Aceasta vă poate ajuta să înțelegeți cum progresează lucrul la proiectul dvs. și dacă proiectul este pe cale să se termine la timp.
Tastați o scurtă descriere a activității în caseta Descriere , dacă doriți să oferiți mai multe detalii despre munca implicată. Acest lucru poate fi util pentru directorii sau alți participanți direct interesați care încearcă să vă înțeleagă proiectul.
Utilizați casetele și butoanele de lângă Predecesori pentru a indica ce activități din proiect trebuie finalizate înainte de a putea începe activitatea curentă.
De exemplu, să spunem că creați o activitate numită "Publicare comunicat de presă", care nu poate începe până când nu se termină activitatea "Scriere comunicat de presă". Selectați activitatea "Scrieți un comunicat de presă" din caseta din stânga, apoi faceți clic pe Adăugare pentru a o muta în caseta din dreapta. Acest lucru indică faptul că activitatea "Scriere comunicat de presă" este predecesoare (adică precedă) activității "Publicare comunicat de presă".Selectați nivelul de prioritate corespunzător din lista de priorități .
Selectați nivelul de stare corespunzător din lista Stare activitate .
Sfat
Acesta este alt câmp util pe care membrii echipei de proiect trebuie să-l actualizeze periodic. Acesta vă poate ajuta să rămâneți la curent cu blocajele de lucru, întârzierile de planificare și alte probleme critice de planificare.
Faceți clic pe Salvare.
Lucrul cu lista de activități
Când lucrați cu lista de activități, cele cu datele scadente listate cu roșu întârzie. După ce marcați o activitate întârziată ca terminată, bifând caseta de selectare de lângă activitate, data scadentă nu mai apare ca text roșu.
De asemenea, puteți comuta între diferite vizualizări ale listei de activități făcând clic pe linkurile de vizualizare de deasupra listei. Puteți alege dintre Toate activitățile, Calendar, Finalizate, Diagramă Gantt, Activități întârziate, Activitățile mele și Viitoare, puteți să modificați o vizualizare existentă sau să creați propria vizualizare a listei de activități. Dacă vizualizarea pe care doriți să o utilizați nu este listată deasupra listei de activități, faceți clic pe Clic pentru opțiuni suplimentare (...) lângă linkurile vizualizării și alegeți vizualizarea pe care doriți să o utilizați. Pentru mai multe informații despre crearea propriei vizualizări, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.
După ce adăugați activități detaliate în proiect, poate că doriți să: