Cele mai bune practici pentru Outlook

Folderele de căutare

Folderele de căutare sunt utile pentru colectarea de informații de la foldere diferite de corespondență și RSS. Folderele de căutare pot fi utile mai ales atunci când trebuie să colectați informații salvate în foldere diferite - de exemplu, atunci când vă pregătiți pentru o întâlnire trimestrială.

Dacă primiți un volum mare de mesaje (mai mult de 200 de mesaje pe zi), folderele de căutare pot reprezenta o modalitate bună de a analiza corespondența de la expeditori diferiți.

Preferințe (opțional)

Preferințele oferă vizibilitate folderelor care, altfel, ar sta ascunse în lista de foldere de e-mail.

Preferințele, un subset al folderelor de e-mail, apar în partea de sus a panou de navigare. Utilizarea Preferințelor nu este obligatorie pentru ca acest sistem să funcționeze, dar, dacă aveți un ecran mic, este posibil să minimizați Panoul de navigare și să îndosariați cu succes în continuare mesajele, glisându-le în bara minimizată, să efectuați căutări uzuale și să navigați la Calendar, la Persoane de contact și la Activități.

Se consideră o practică recomandată să aveți următoarele foldere în Preferințe: Inbox, 1-Referință, Elemente trimise și Elemente șterse.

Începutul paginii

Semnalizare implicită

Se consideră o practică recomandată să setați semnalizarea Clic rapid la Azi (care este setarea implicită).

Începutul paginii

Pași rapizi opționali

În plus față de Pașii rapizi listați mai sus, în funcție de tipul locului de muncă al dvs. și de activitățile dvs. generale de zi cu zi, este posibil să doriți să creați următoarele tipuri de Pași rapizi:

După ce începeți să creați Pași rapizi, veți descoperi că pot exista și alte modalități de a optimiza numărul de clicuri necesare pentru a face ceva. De fiecare dată când se întâmplă să faceți ceva în mod repetat, încercați să creați un Pas rapid. Și, pe măsură ce proiectele se modifică, actualizați Pașii rapizi astfel încât să existe doar cele pentru lucrurile pe care le efectuați în realitate.

Începutul paginii

Ștergeți-l

Ștergeți mesajele pe care nu trebuie să le citiți. Dacă sunt mesaje nedorite, ștergeți-le.

Dacă nu doriți să mai primiți niciodată un mesaj ca parte a acestei conversații, ignorați-l.

Fă-o: Burghiu de două minute

Este uimitor câte se pot face în două minute. De exemplu, se poate răspunde la multe mesaje în două minute sau mai puțin. Dar dacă un mesaj necesită mai mult de două minute pentru a fi rezolvat, amânați-l. Pentru a înțelege ce înseamnă două minute, încercați să cronometrați singur.

După ce ați rezolvat mesajul, alegeți una dintre următoarele acțiuni:

• Ștergeți-l dacă este nesemnificativ.

• Îndosariați-l într-unul dintre folderele de referință (de exemplu, 1-Referință) utilizând un Pas rapid.

Pentru a păstra o înregistrare a lucrurilor pe care le-ați făcut, mai ales pentru a reflecta în jurul timpului revizuirilor anuale sau pentru pregătirea rapoartelor, utilizați Pasul rapid Terminat , care marchează, de asemenea, mesajele ca finalizate.

Delegați-l

Uneori primiți un mesaj destinat altei persoane pentru a fi gestionat. În aceste cazuri, răspundeți și includeți persoana căreia îi delegați mesajul în linia Către . Dacă vi se pare că faceți acest lucru des, luați în considerare crearea unui Pas rapid care răspunde și adaugă persoana delegată în linia Către .

Dacă doriți să urmăriți mai târziu, semnalizați-o pentru dvs. înainte de a trimite. În bara de To-Do, marcați activitatea cu categoria @Waiting .

Amânați-l

A spune nu

Atunci când vă examinați calendarul și lista de activități, fiți realist în privința lucrurilor care pot fi realizate. Uneori, acest lucru înseamnă a spune nu. Iată câteva modalități de a câștiga timp, spunând nu:

• Refuzați întâlnirile la care nu este nevoie să participați. Da, este posibil să faceți acest lucru.

• Ștergeți activitățile pe care nu trebuie să le efectuați sau pe care știți că nu le veți efectua.

• Trimiteți mesaje pentru a informa alte persoane că lucrați la un răspuns (și asigurați-vă că îl semnalizați pentru dvs. la trimitere). Este mai bine să anunțați pe cineva că veți răspunde la o dată realistă decât să faceți persoana să creadă că ați uitat de solicitare.

Gestionarea calendarului

Realitatea este că, dacă aveți o zi plină de întâlniri, aveți mai puțin timp pentru a efectua activități și a scrie mesaje, deci mutați activitățile în alte zile.

Dacă o activitate va dura mult timp sau dacă este ceva ce trebuie să faceți (spre deosebire de activitățile pe care decideți că nu trebuie să le efectuați), glisați-o din Lista de activități zilnice în calendar pentru a elibera timp.

Modalități de a crea activități

Pe măsură ce vă parcurgeți calendarul și activitățile, inevitabil, veți începe să vă gândiți la mai multe aspecte pe care trebuie să le efectuați. Iată câteva modalități de a crea activități în Outlook:

• Semnalizați mesajul.

• Tastați în caseta Tastați o nouă activitate din partea de sus a listei de activități.

• Utilizați comanda rapidă de la tastatură Ctrl+Shift+K pentru a crea o nouă activitate.

• Dacă sunteți la volan și este legal și sigur să faceți acest lucru, utilizați funcția Memo vocal de pe dispozitivul sau telefonul dvs. mobil pentru a vă înregistra activitățile și a le transcrie mai târziu în lista De făcut.

• Dacă vă aflați într-o întâlnire, luați notițe în OneNote. Elementele semnalizate din OneNote apar în lista de activități Outlook.

Modalități de a gestiona activitățile

Iată modalitățile care vă ajută să gestionați activitățile:

• Adăugați activități pe măsură ce vă vin, tastând în caseta Tastați o activitate nouă în bara de To-Do sau în partea de sus a listei De activități, într-un spațiu necompletat din Lista de activități zilnice sau selectând Activitate nouă în panglică.

• Eliminați activitățile pe care nu trebuie să le efectuați. Lista dvs. de activități este spațiul dvs. sacru- nu-l lăsați poluat, altfel, utilitatea sa se va pierde. Pentru mesajele semnalizate pe care doriți să le păstrați, selectați Eliminare din listă, în caz contrar, doar Ștergere.

• Marcați activitățile terminate ca terminate, pentru ca acestea să fie eliminate din bara De făcut.

• Faceți activitățile mai simplu de gestionat, modificând subiectul acestora dintr-un mesaj semnalizat. De exemplu, un mesaj semnalizat cu linia de subiect Nu pot modifica apartenența grupului prin tastatură trebuie redenumit Răspuns lui Ioan, care este următoarea acțiune pentru această activitate. Pentru a modifica subiectul activității, selectați elementul în bara de To-Do și tastați un subiect nou sau faceți clic dreapta, apoi selectați Redenumire activitate. Modificarea subiectului activității nu modifică subiectul mesajului. Doar subiectul pe care îl vedeți în lista de activități se modifică.

• Creați și atribuiți categorii de culori pentru a vă ajuta să identificați unde trebuie să fiți pentru a face pasul următor și a face ca unele activități să iasă în evidență.

• Rearanjați-vă activitățile pentru a grupa activități similare, cum ar fi activitățile cu aceeași categorie. Pentru a muta o activitate, selectați activitatea în lista de activități și glisați-o. Astfel, este posibil să lucrați simultan la activități similare.

• Glisați activitățile în Lista de activități zilnice și în bara De făcut până în ziua când intenționați să efectuați activitatea. Pentru activitățile care vor necesita un timp, glisați activitățile în calendar pentru a dedica un timp efectuării acestor activități.

Deși este bine să fiți organizat, nu petreceți mult timp stabilind priorități și gestionându-vă lista de activități. Procesul de gestionare a listei de activități nu ar trebui să vă ocupe viața!

Utilizați-vă calendarul: creați rezervări pentru gestionarea timpului

Rețineți: mereu e mai mult de făcut și mai puțin timp pentru a face totul.

Ca parte a unei gestionări bune a timpului, aveți nevoie de timp pentru a vă gestiona mesajele, rezervările și activitățile și a reflecta asupra a ceea ce trebuie să faceți.

Puteți programa această oră pentru dvs., cu rezervări și întâlniri obișnuite în calendar. Calendarul ar trebui tratat ca plan real pentru timpul dvs.: dacă l-ați planificat, atunci acesta este scopul pe care v-ați angajat să îl faceți în acel moment.

Dedicați timp pentru:

• Gestionarea mesajelor. Alocarea unui timp pentru a gestiona mesajele este deosebit de importantă dacă primiți numeroase mesaje. Chiar dacă aveți reguli configurate astfel încât doar mesajele importante să apară în Inbox, tot este necesar un timp pentru a gestiona aceste mesaje.

• Efectuați o examinare zilnică și săptămânală a activităților și rezervărilor. Uitați-vă la calendar și la activități și evaluați-vă rezervările și activitățile în funcție de priorități. Dacă aveți un calendar ocupat, acesta este momentul pentru:

• Ștergerea rezervărilor conflictuale, pentru că nu puteți fi în două locuri în același timp.

• Programarea timpului când faceți un lucru.

• Reflectarea asupra a ceea ce faceți, indiferent dacă este vorba de o folosire utilă a timpului și dacă setați prioritățile corecte.

• Întâlniți-vă în mod regulat cu managerul dvs. Întâlnirile obișnuite cu managerul dvs. vă pot ajuta să explicați la ce lucrați și să resetați prioritățile acolo unde este necesar. Pentru a configura o întâlnire obișnuită sau recurentă, selectați Recurență .

Începutul paginii

Revizie săptămânală

Analizând întreaga imagine a timpului dvs. și a activităților dvs. vă va ajuta să acordați prioritate lucrului important în locul activităților mai puțin urgente. Acesta vă va ajuta să-l clar pentru alții ceea ce poate și nu poate fi realist de așteptat de tine pentru a realiza. Revizuirea săptămânii trecute și a săptămânii viitoare este, de asemenea, un mod util de a vă ajuta să vă pregătiți pentru o întâlnire săptămânală cu managerul sau să vă ajutați să pregătiți un mesaj de e-mail de stare.

Unde să vă desfășurați lucrul

După ce ați procesat mesajele, cel mai bun loc de a lucra în Outlook (a răspunde la mesaje etc.) este în Activități. Comutând la Activități, nu veți fi deranjat de mesajele care sosesc în Inbox.

Procesarea în masă a activităților

Pe măsură ce procesați lista de activități și calendarul, efectuați activitățile similare împreună. De exemplu, dacă aveți doar câteva minute, efectuați toate apelurile telefonice (dacă aveți doar câteva). Gestionați activitățile ce necesită efort (pentru unele, aceasta poate însemna să răspundeți la mesaje) atunci când aveți mai multă energie. Gestionați activitățile ce nu necesită multă energie, cum ar fi citirea mesajelor de stare, mai târziu în timpul zilei sau în orice alt moment când nu aveți multă energie. Cu ajutorul „procesării în masă” a activităților, veți efectua progrese simultan în toate proiectele dvs.

O modalitate de a procesa în masă activitățile este să schimbați aranjamentul de la Aranjare după: Data de început la Aranjate după: Categorii. Pentru a face acest lucru, selectați titlul Aranjați după, apoi selectați Categorii.

Terminarea activităților

Pe măsură ce vă terminați activitățile, marcați-le ca terminate. Outlook păstrează automat lista de activități finalizate. Acesta poate fi un rezumat util cu ceea ce ați realizat. Dacă nu trebuie să păstrați o înregistrare a activității sau mesajului, ștergeți-l sau eliminați semnalizarea.

Lucrul offline

Dacă aveți multe de făcut, gândiți-vă să treceți offline pentru a întrerupe fluxul permanent de mesaje de intrare deranjante.

Când comutați între lucrul online și offline, toate conturile de e-mail din profilul dvs. Outlook se modifică.

• Pe fila Trimitere/Primire , în grupul Preferințe , selectați Offline.

  

Comanda Offline este evidențiată atunci când lucrați offline.

Selectați opțiunea Offline evidențiată pentru a reveni la modul Online.

Începutul paginii

Cum se găsește un mesaj de la o anumită persoană

• Dacă doriți să găsiți un mesaj de la o anumită persoană, selectați caseta Căutare din orice folder, apoi, pe fila Căutare , selectați De la.

  

• Tastați numele persoanei.

  

Sau începeți prin a tasta numele în caseta Căutare , apoi apăsați tasta săgeată în jos pentru a selecta De la pentru a restrânge rezultatele.

Cum se găsește un mesaj cu o atașare

Pentru a găsi un mesaj cu o atașare, bifați caseta Căutare și, pe fila Căutare, selectați Are atașări.

Toți termenii de căutare se culesesc, așadar, dacă doriți să găsiți un mesaj de la o persoană cu atașări, selectați comenzile din panglică (De la, Are atașări) pentru a construi căutarea.

Pentru a găsi mesaje în întreaga cutie poștală

Uneori, este posibil să nu găsiți un mesaj căutând doar în folderul de referințe - poate fi un mesaj pe care l-ați trimis sau care a fost îndosariat greșit. În aceste cazuri, începeți prin a căuta în orice folder (Inbox, 1-Referință etc.), apoi selectați meniul vertical din caseta de căutare, apoi selectați Cutia poștală curentă.

De asemenea, puteți selecta Cutia poștală curentă pe fila Căutare .

Dacă suspectați că ceea ce căutați poate fi într-o solicitare de întâlnire acceptată (prin urmare, se află în calendar), încercați să selectați Toate elementele Outlook.

Dacă se întâmplă să efectuați adesea căutări în întreaga cutie poștală, aveți posibilitatea să setați ca domeniul de căutare implicit să fie întotdeauna Toate folderele, deplasându-vă la Vizualizarea Backstage.

1. Selectați fila Fișier , apoi selectați Opțiuni.

2. Selectați Căutare.

3. Sub Rezultate, selectați Cutia poștală curentă.

   

Pentru a opri căutarea

După ce ați găsit elementul pe care îl căutați și sunteți gata să treceți la următoarea activitate, selectați pictograma de închidere lângă caseta Căutare instantanee sau pe fila Căutare , în grupul Închidere , selectați Închidere căutare.

Reguli de bază pentru mesaje deosebite: ce trebuie făcut

• Citiți mesajul înainte de a-l trimite.

• Elaborați un subiect descriptiv și orientat către acțiune. De exemplu: Echipa de vânzări: trimiteți consiliului datele de retragere propuse, unde Echipa de vânzări este numele grupului și trimiteți constituie acțiunea. Alte prefixe utile sunt Pentru informare: și Acțiune necesară.

• Dacă este necesară o acțiune, enunțați ceea ce doriți în caseta Subiect.

• Schimbați subiectul mesajului dacă se modifică subiectul conversației.

• Mențineți toate mesajele scurte și la subiect.

• Organizați conținutul mesajului de la aspectele cele mai importante la cele mai puțin importante.

• Luați în considerare scrierea cu caractere aldine a informațiilor importante.

• Amplasați elementele de acțiune sau întrebările pe linii separate, pentru ca acestea să iasă în evidență și să fie observate.

• Scrieți cu caractere aldine numele persoanelor atunci când puneți întrebări. De exemplu: „Ioan: În ce stare se află proiectul?”

• Limitați numărul de persoane cărora le trimiteți un mesaj la cele care trebuie să îl citească.

• Puneți persoanele care trebuie să fie informate în linia Cc.

• Puneți persoanele care trebuie să răspundă sau să ia măsuri în linia Către.

• Utilizați o semnătură atunci când este cazul, dar păstrați o semnătură simplă, scurtă, profesionistă și, dacă este posibil, fără ilustrații.

• Dacă doriți un răspuns imediat, nu trimiteți un mesaj. Telefon sau trimiteți un mesaj instant.

• Dacă vă aflați într-o conversație de e-mail care are mai mult de zece mesaje fără o rezolvare, luați în considerare configurarea unei întâlniri pentru a discuta problema. E-mailul nu este întotdeauna un mediu eficient pentru rezolvarea problemelor complexe. Cu mesajul selectat, pe fila Pornire , în grupul Răspuns , selectați Întâlnire.

  

• Confirmați mesajele care necesită un răspuns mai amplu. Dacă sunteți prea ocupat pentru a da imediat un răspuns complet, informați expeditorul că analizați problema și că veți răspunde până la o anumită oră sau dată. Semnalizați-l pentru mai târziu.

• Utilizați importanță maximă mai rar.

  

• Dacă adresați o întrebare și sunt mai multe persoane care pot răspunde, alegeți o singură persoană, mai degrabă decât să trimiteți întrebarea unui grup.

Urmărire: semnalizarea la trimitere

Când trimiteți un mesaj unei persoane de la care aveți nevoie de un răspuns, procedați astfel:

• Semnalizați-l pentru dvs. la trimitere.

• Schimbați numele activității mesajului semnalizat în bara De făcut, pentru a începe cu Urmărire.

• Marcați-l prin categoria @Așteptare.

• Când efectuați acești trei pași, știți că următoarea acțiune este să trimiteți alt mesaj sau să așteptați un răspuns.

Reguli de bază pentru mesaje deosebite: ce nu trebuie făcut

• Nu utilizați foi de scris.

• Nu îl includeți pe managerul dvs. în fiecare mesaj trimis.

• Nu trimiteți un mesaj atunci când sunteți nervos. Este mai bine să îl scrieți, să îl salvați în folderul de schițe și să reveniți mai târziu la acesta.

• Nu vă așteptați la un răspuns rapid atunci când trimiteți mesaje lungi (mai mult de două paragrafe).

• Nu trimiteți un mesaj de urmărire la mai puțin de o zi după primul mesaj. Dacă nu primiți un răspuns în timp util, încercați să utilizați telefonul sau o aplicație de mesagerie, cum ar fi Microsoft Teams.

• Nu utilizați confirmări de citire sau confirmări de expediere pentru fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Utilizați-le doar dacă nu sunteți sigur că destinatarii vor primi mesajul.

• Nu atașați semnalizări sau importanță maximă pentru fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Destinatarii vor învăța să-i ignore.

• Nu utilizați DOAR MAJUSCULE.

• Nu trimiteți atașări - trimiteți în schimb linkuri. Această regulă se aplică mai ales pentru solicitările de întâlnire, unde atașările pot contribui în mod semnificativ la aglomerarea serverului.

• Nu extindeți listele de distribuire. Extinderea listelor de distribuire face mesajele mai greu de citit și determină ca acestea să ajungă în foldere de corespondență greșite în cazul persoanelor care utilizează reguli.

• Nu folosi sarcasm. Umorul tău ar putea fi înțeles greșit.

• Nu scrieți ceva ce nu v-ați dori să citească toți cei din firma dvs. Nu se știe niciodată la cine poate ajunge mesajul.

• Nu utilizați fonturi cursive sau „amuzante” care sunt greu de citit.

• Nu utilizați fonturi de culoare roșie, deoarece sunt greu de citit și pot fi interpretate ca foarte importante.

• Nu utilizați Răspuns tuturor la un Grup de persoane de contact în care solicitați să fiți eliminat din listă. Niciodată.

Sfaturi pentru Grupurile de persoane de contact (denumite anterior Liste de distribuire)

Dacă răspundeți unui Grup de persoane de contact mare, urmați toate recomandările privind ce trebuie și nu trebuie făcut privind redactarea mesajelor.

Dacă aveți nevoie de mai multe informații sau investigați problema separat, răspundeți întregului Grup de persoane de contact, pentru a-i informa pe toți că răspundeți, apoi răspundeți separat persoanei. Asigurați-vă că răspundeți Grupului de persoane de contact după ce se rezolvă problema, informându-l despre rezolvare. Astfel, rezolvarea poate fi menționată de alte persoane din Grupul de persoane de contact.

Cum se utilizează comentariile în linie

Adăugarea de comentarii în linie la un mesaj pe care îl primiți reprezintă o metodă convenabilă de a răspunde la întrebări și a răspunde direct la probleme. Se consideră o practică recomandată să efectuați următoarele:

1. În mesajul dvs., menționați că faceți comentarii în linie. De exemplu, includeți „Vedeți comentarii suplimentare mai jos”.

2. Diferențiați-vă textul propriu de mesajul inițial. Printre sugestii se numără:

   • Modificați culoarea fontului.

   • Prefixați comentariile cu numele sau inițialele dvs. între paranteze, de exemplu, [Ioan Crisiarcu].

     

   • Modificați fontul în cursiv sau aldin sau ambele.

3. Nu ștergeți nimic din ceea nu este scris de dvs.

Dacă doriți doar să comentați asupra unei părți mici a unui mesaj mai lung, copiați acea secțiune a mesajului în răspuns, utilizând o altă culoare și prefixând citatul cu ghilimele, apoi tastați răspunsul dvs.

Când se utilizează Cci

Dacă adăugați numele unui destinatar în caseta Cci (copie carbon invizibilă) a unui mesaj, se va trimite o copie a mesajului către destinatar, dar numele acestuia nu va fi vizibil celorlalți destinatari ai mesajului.

Utilizați caracteristica Cci pentru a scoate persoanele suplimentare dintr-o conversație de e-mail atunci când acestea menționează că nu mai au nevoie de mesaje de e-mail suplimentare sau dacă subiectul conversației s-a schimbat.

De exemplu, dacă sunteți una dintre cele cinci persoane care primesc o întrebare și doriți să răspundeți la aceasta, mutați celelalte patru persoane în linia Cci și scrieți ceva de genul "Cci-ul lui Vlad, Iuliu, Iulia și Ioana. Iată răspunsul..." Mesajele viitoare vor fi apoi doar între dvs. și expeditorul inițial.

Nu utilizați Cci pentru a informa o parte terță (de exemplu, pe manager) în privința unui mesaj delicat. Este posibil ca destinatarul din Cci să nu realizeze că a primit un Cci și să răspundă tuturor, dezvăluind că a primit un mesaj Cci. Acest lucru poate fi interpretat drept comportament înșelător din partea dvs.

Mai degrabă decât să utilizați Cci pentru a informa o parte terță despre o problemă, redirecționați mesajul după ce îl trimiteți.

Începutul paginii

Când este recomandată stabilirea unei întâlniri?

Stabiliți o întâlnire atunci când:

• Un grup nou de persoane lucrează împreună pentru prima dată.

• Mai mult de 10 mesaje relativ lungi au tot circulat între câteva persoane.

• Sunt necesare discuții, brainstorming sau colaborare.

• Stabiliți o întâlnire atunci când este modalitatea cea mai eficientă de a merge mai departe și explicați clar care este obiectivul întâlnirii înainte de a organiza întâlnirea.

Pe cine să invitați

Doar persoanele care trebuie să se implice. Fiecare persoană suplimentară pe care o invitați la o întâlnire sporește complexitatea întâlnirii, făcând-o mai greu de controlat. Pe de altă parte, dacă trebuie luată o decizie, asigurați-vă că sunt prezente toate persoanele importante, altfel, întâlnirea va fi o pierdere de timp și resurse.

Cum se alege o oră de întâlnire

Alegeți o oră când pot veni toți, uitându-vă la informațiile de tip liber/ocupat ale invitaților din Calendar. Utilizați Asistent programare pentru a vedea disponibilitatea tuturor participanților la întâlnire.

Grila liber/ocupat afișează disponibilitatea participanților. O pereche de linii și o evidențiere arată începutul și sfârșitul propus ale întâlnirii.

Pentru a vizualiza Asistentul de programări atunci când compuneți o solicitare de întâlnire, pe fila Întâlnire , în grupul Afișare , selectați Asistent programare.

Panoul Instrument de găsire cameră conține ore sugerate pentru cea mai bună oră pentru întâlnire (când sunt disponibili cei mai mulți participanți). Pentru a selecta o oră de întâlnire, selectați o sugestie de oră în panoul Instrument de găsire cameră din secțiunea Ore sugerate sau alegeți o oră din grila liber/ocupat.

Notă: Dacă panoul Instrument de găsire cameră nu apare, pe fila Întâlnire , în grupul Opțiuni , selectați Instrument de găsire cameră.

Dacă descoperiți că creați cu regularitate întâlniri cu același grup de persoane, creați un grup în Panoul de navigare, astfel încât să puteți vedea mai ușor informațiile de tip liber/ocupat ale persoanelor. Aceste grupuri pot include și camere, ceea ce simplifică găsirea unei camere de întâlnire disponibile.

Pentru a crea un grup Calendar, procedați astfel:

• În Calendar, în panoul de navigare, defilați în jos la lista de calendare și faceți clic dreapta peCalendarele mele.

• Introduceți un nume pentru noul grup de calendare și selectați Enter.

• Faceți clic dreapta pe noul grup de calendare și selectați Adăugare calendar.

• Alegeți sursa, apoi selectați calendarele pe care doriți să le adăugați.

Când să vă întâlniți în persoană și când la distanță

Întâlniți-vă față în față dacă:

• Este prima dată când acest grup lucrează împreună.

• Se vor arăta sau transmite elemente non-electronice.

• Este o întâlnire de brainstorming.

• Este o întâlnire ce necesită colaborare intensă.

• Nu toată lumea are un telefon, o aplicație de conferințe online sau software-ul și echipamentul electronic corespunzător pentru întâlniri.

În caz contrar, luați în considerare utilizarea unei aplicații de întâlnire online, cum ar fi Microsoft Teams sau întâlnirea prin telefon.

Cum se gestionează documentele asociate

Atunci când vă pregătiți pentru o întâlnire, există adesea documente de partajat înaintea sau în timpul întâlnirii.

Dacă toți participanții sunt conectați la rețeaua de corporație, amplasați documentele pe un site SharePoint sau pe o unitate de rețea partajată.

Dacă vreunul dintre participanți nu face parte din firmă (de exemplu, un furnizor care nu are acces la intranet), luați în considerare utilizarea unui Spațiu de lucru SharePoint.

Nu trimiteți atașări în solicitările de întâlnire.

Pregătirea agendei: lăsați activitățile să vă ajute

• @Întâlnire este locul central pentru elementele din agendă   .

Creați o singură activitate, marcați-o cu categoria @Meeting și setați Data de început sau Data scadentă la data întâlnirii. Pe măsură ce se apropie data întâlnirii și apar puncte de discuție, adăugați comentarii, marcatori și gânduri la activitate pe măsură ce acestea apar pentru dvs. Această activitate va deveni agenda dvs. pentru întâlnire.

După întâlnire, marcați activitatea ca terminată și creați noi activități pentru elementele dvs. de acțiune.

• Dacă doriți să discutați despre un set de mesaje sau un singur mesaj…   

Dacă aveți un mesaj despre care doriți să discutați la o întâlnire, semnalizați mesajul respectiv pentru ziua întâlnirii și marcați-l prin categoria @Întâlnire.

Dacă aveți mai mult de trei mesaje de discutat, nu semnalizați fiecare mesaj, deoarece vor aglomera lista de activități. În schimb, creați o activitate nouă cu numele întâlnirii; faceți clic cu butonul din dreapta și glisați mesajele în activitate (copiindu-le pe parcurs). Marcați această activitate prin categoria @Întâlnire.

• Dacă doriți mai mult spațiu pentru gândurile dvs...   

Dacă colaborați cu alte persoane sau aveți nevoie doar de mai mult spațiu pentru gândurile dvs., luați în considerare utilizarea unui blocnotes OneNote, care poate fi partajat fie printr-un site SharePoint, fie pe un server local. OneNote oferă o experiență de luare de note mai bogată decât activitățile Outlook.

În timpul întâlnirii: cum se colaborează

Instrumentul pe care îl utilizați în timpul unei întâlniri pentru a colabora depinde de locația și de accesul participanților.

În cazul în care colaborați la un document și toți se află în aceeași cameră, utilizați caracteristicile Urmărire modificări și Comentarii din Word.

Dacă prezentați și unele persoane sunt la distanță, utilizați o întâlnire online și caracteristicile de chat ale Microsoft Teams sau pentru întâlniri mai puțin formale, alăturați-vă tuturor utilizând un chat în grup Microsoft Teams și partajați desktopul sau un al doilea monitor.

Dacă doriți să colaborați într-o manieră mai ad hoc, puteți utiliza OneNote pentru a lua notițe împreună într-un singur blocnotes. Dacă blocnotesul nu este unul partajat, trimiteți notele într-un mesaj, la sfârșitul întâlnirii.

Dacă scrieți note sau minute pentru întâlnire, puteți utiliza, de asemenea, OneNote pentru a insera detalii despre întâlnire din Outlook în note. După întâlnire, aveți posibilitatea să trimiteți participanților notele ca mesaj.

Cum se încheie o întâlnire recurentă

Când o serie de întâlniri s-au desfășurat, îl loc să anulați întâlnirea, ceea ce va elimina toate instanțele istorice ale întâlnirii, modificați modelul de recurență să se termine la ultima apariție a întâlnirii. Pentru a face acest lucru, selectați butonul Recurență și modificați data de sfârșit.

Când și cum se partajează calendarul

Poate că nu este necesar să partajați calendarul, deoarece toate persoanele din organizația dvs. pot vedea când sunteți liber sau ocupat, dar nu văd neapărat conținutul sau subiectul întâlnirilor și rezervărilor. Totuși, puteți partaja cu ușurință calendarul cu echipa dacă doriți ca aceasta să vă poată vedea toate întâlnirile și rezervările.

Poate că vă doriți ca altcineva să vă gestioneze calendarul, de exemplu, un asistent care poate accepta sau refuza întâlniri pentru dvs. În acest caz, aveți posibilitatea să vă delegați calendarul. Dacă vă delegați calendarul, alegeți o singură persoană: nu selectați ca toți să fie delegați pentru calendar. Dacă aveți mai mult de un delegat, pot apărea erori în calendar.

Creați un calendar SharePoint pentru activitățile de grup la care au acces toți, în loc să vă partajați calendarul. De exemplu, creați un calendar pe un site SharePoint pentru a urmări programările concediilor grupului.

Trimiteți-vă calendarul într-un mesaj atunci când stabiliți întâlniri cu persoane care nu vă pot vedea informațiile de tip liber/ocupat, de exemplu, persoanele din afara firmei.

Începutul paginii

Când să utilizați persoane de contact Outlook într-un mediu de corporație

Chiar dacă lucrați pentru o firmă cu o listă globală de adrese, vor exista situații când doriți să păstrați o persoană de contact în Outlook. Creați persoane de contact pentru:

• Persoanele din afara firmei dvs.

• Persoanele pentru care doriți să rețineți ceva sau să adăugați informații despre acea persoană de contact, cum ar fi data nașterii.

• Persoanele pe care doriți să le sincronizați cu telefonul dvs. mobil, mai ales dacă telefonul dvs. nu este conectat la agenda corporației sau în situațiile când nu aveți conectivitate.

Când să creați un Grup de persoane de contact în Outlook

Creați grupuri de persoane de contact (denumite anterior liste de distribuire personale) în Outlook atunci când doriți să facilitați trimiterea mesajelor către un grup de persoane din afara corporației. Pentru toate grupurile din corporație, creați un Grup de persoane de contact public (întrebați-l pe administratorul IT cum să procedați).

Începutul paginii

Ce sunt Pașii rapizi?

Pașii rapizi vă oferă posibilitatea de a efectua mai multe acțiuni cu un singur clic. Acestea sunt un instrument util pentru a vă ajuta să păstrați un inbox curat și, în general, să fiți mai eficient în utilizarea Outlook. Oricând vă dați seama că efectuați aceiași pași în mod repetat în Outlook, încercați să creați un Pas rapid.

De ce se afișează Panoul de citire la dreapta și nu în partea de jos (sau dezactivat)?

Citirea unei coloane mai lungi cu text restrâns este mai simplă decât citirea unei secțiuni mai scurte, mai late de text. Aceasta deoarece este mai simplu să vă mișcați ochii în jos decât de la stânga la dreapta pe distanțe lungi, ceea ce vă poate face să vă mișcați capul și gâtul și să obosiți. Este mai bine să aveți Panoul de citire activat, pentru a nu fi necesar să deschideți fiecare mesaj și să îi citiți conținutul.

Ce să fac cu folderele de care nu mai am nevoie?

Lista de foldere din Panoul de navigare ar trebui rezervată pentru folderele pe care le utilizați adesea. Dacă este plină de foldere pe care nici măcar nu le recunoașteți, mutați întreaga corespondență în folderul de referință și ștergeți folderele existente.

Cum procedez pentru ca toate mesajele trimise doar mie să apară cu albastru?

1. Pe fila Vizualizare , în grupul Vizualizare curentă , selectați Setări vizualizare.

   

2. În caseta de dialog Setări complexe vizualizare , selectați Formatare condiționată.

   

3. În caseta de dialog Formatare condiționată , selectați Adăugare.

4. În caseta Nume , tastați Eu, apoi selectați Font.

5. În caseta de dialog Font , sub Culoare, selectați Albastru, apoi selectați OK.

6. În caseta de dialog Formatare condiționată , selectați Condiție.

7. În caseta de dialog Filtrare , bifați caseta de selectare Unde mă aflu de lângă Singura persoană din linia Către, apoi selectați OK în fiecare casetă de dialog deschisă.

   Notă: Puteți utiliza meniul vertical pentru a modifica condiția Unde mă aflu.

Când ar trebui să utilizez vizualizarea conversație?

Vizualizarea conversație este utilă atunci când:

• Vă verificați mesajele mai rar, prin urmare, aveți mai multe mesaje de vizualizat o dată.

• Aveți numeroase fire de mesaje cu multe discuții și răspunsuri.

• Trebuie să vedeți contextul legat de cine a răspuns cui.

• Primiți numeroase mesaje.

Prin vizualizarea mesajelor în vizualizarea conversație, vedeți cu ușurință ce conversații au avut cele mai multe discuții și răspunsuri. În aceste cazuri, poate doriți să citiți și să răspundeți doar la ultimul mesaj din conversație. De asemenea, aveți posibilitatea să selectați o întreagă conversație și să luați măsuri. De exemplu, poate exista o serie lungă de mesaje, iar ultimul mesaj să fie „Mulțumesc, acesta este răspunsul la întrebarea mea”, așa că puteți șterge întreaga conversație.

De asemenea, aveți posibilitatea să vedeți mesaje din alte foldere atunci când vă aflați în vizualizarea conversație, iar acest lucru este foarte de folos atunci când primiți un mesaj nou într-o conversație lungă - veți vedea întreaga desfășurare, inclusiv răspunsurile dvs.

Trebuie să păstrez împreună mesajele personale și de afaceri?

Reducerea numărului de locuri în care citiți mesajele nu înseamnă că trebuie să amestecați mesajele de serviciu cu cele personale. Practica recomandată este să utilizați conturi de e-mail separate pentru comunicațiile de serviciu și pentru cele personale. Totuși, trebuie să reduceți numărul de adrese de e-mail cu care vă confruntați. Din fericire, cu Outlook, puteți vizualiza mai multe conturi simultan. În plus față de contul de e-mail de la locul de muncă (Exchange Server), puteți adăuga alte conturi, cum ar fi Outlook.com sau Gmail la același profil în Outlook.

Cum mă ajută stările citit și necitit?

Stările Citit și Necitit din Outlook ajutor, afișându-vă rapid ce mesaje au fost citite cel puțin o dată și care nu au fost citite. Totuși, stările citit și necitit ale mesajelor pot fi declanșate cu ușurință doar trecând prin mesaje, așadar, nu sunt o înregistrare perfectă - doar un instrument.

Pentru a marca rapid un mesaj ca citit, apăsați comanda rapidă de la tastatură Ctrl+Q. Pentru a-l marca necitit, apăsați Ctrl+U.

De ce starea citit/necitit nu este suficientă?

Unele persoane încearcă să utilizeze stările citit și necitit pentru a indica dacă un mesaj este element nou sau de referință. Dar starea necitit nu este de încredere, deoarece, imediat ce un mesaj pierde focalizarea (atunci când selectați un alt mesaj), acesta este marcat automat ca citit și mult prea des alte dispozitive (telefoane, de exemplu) marchează mesajele ca citite. Inevitabil, mesajele vor fi recitite și va trebui să vă dați seama ce acțiune este necesară. Utilizarea stării necitit/citit ca „linie” între aceste elemente din Inbox care sunt „activități” și cele care chiar nu au fost procesate tinde să eșueze atunci când primiți numeroase mesaje, dintre care unele nu vor fi citite niciodată, deoarece vă dați seama din subiect că nu trebuie să le citiți. Un plan mult mai eficient pentru Inbox este să parcurgeți mesajele și să decideți ce să faceți cu fiecare. Atunci ar trebui să iasă din Inbox - nu să rămână „necitite”.

De ce ar trebui să îmi îndosariez mesajele?

Se consideră o practică recomandată să aveți un depozit central pentru mesaje, pentru a le consulta și după ce le-ați rezolvat. Având un număr limitat de foldere în care să vă uitați (1-Referință și 2-Personal), nu trebuie să vă faceți griji în privința clasificării greșite a unui mesaj sau a necesității de a-l copia în mai multe foldere dacă acesta se aplică la mai multe subiecte sau proiecte.

Acest lucru nu înseamnă că nu este necesară navigarea prin mesaje care se referă la un anumit subiect sau proiect. Outlook oferă instrumente mai bune, cum ar fi categorii și foldere de căutare, astfel încât să puteți căuta eficient.

De ce ar trebui să am un singur folder de referință?

Având un singur folder, nu trebuie să vă gândiți ce folder conține anumite mesaje și știți că tot ce se află în acest folder este ceva la care v-ați uitat înainte și pe care doriți să îl păstrați.

A avea mai multe foldere înseamnă că, de fiecare dată când îndosariați un mesaj, sunteți obligat să decideți ce folder să utilizați. Acest lucru se complică și mai mult dacă există mai multe foldere potrivite pentru fiecare mesaj. Pentru că numeroase foldere sunt neutilizate atunci când există mai multe opțiuni, se creează dezordine.

Cu toate că pare mare lucru să vă lăsați toate mesajele în Inbox, există un cost ascuns de câte ori priviți mesajul și va întrebați „E ceva de care trebuie să mă ocup sau e doar pentru referință?”. De asemenea, e mult mai liniștitor să aveți Inboxul plin doar de mesaje noi. Inboxul este un loc pe care alte persoane îl pot manipula; ceea ce puneți în folderul de referințe depinde strict de dvs.

De ce am nevoie de foldere diferite pentru Grupurile de persoane de contact?

• Rate de arhivare diferite    Ar trebui să aveți foldere diferite pentru grupuri de persoane de contact diferite, în funcție de subiect și frecvența arhivării automate. De exemplu, dacă vă aflați într-un Grup de persoane de contact care discută unde vor lua masa de prânz, mesajele din folderul Prânzul zilei trebuie șterse zilnic. Un Grup de persoane de contact cu un subiect legat de serviciu trebuie arhivat mai puțin frecvent, de exemplu, anual.

• Gruparea eficientă a conversațiilor    Când aveți foldere separate pentru Grupuri de persoane de contact organizate pe subiecte, aveți posibilitatea să vedeți conversații întregi grupate împreună. Dacă este necesar, este posibil să căutați eficient într-un folder.

De ce am nevoie de foldere separate pentru Grupurile de persoane de contact și RSS?

Mesajele trimise la liste de distribuție mari și la fluxuri RSS vă pot aglomera cu ușurință Inboxul. Tratați aceste fluxuri de informații așa cum ați trata un ziar mare  - acesta poate conține un articol interesant sau util, însă v-ar lua destul timp să citiți tot ziarul. Lăsați regulile să vă ajute să citiți ceea ce vi se pare mai interesant și mai pertinent.

Ce Grupuri de persoane de contact trebuie să intre într-un folder în loc să intre în Inbox?

Candidații buni pentru o regulă și un folder de listă de distribuție sunt listele de distribuție care:

• Primesc numeroase mesaje.

• Sunt direcționate către numeroase persoane.

Mesajele la nivel de corporație cu știri importante (de exemplu, de la director) și mesajele de la departamentul IT legate de perioada de nefuncționare a serverului nu trebuie să intre într-un folder. Mesajele către un Grup de persoane de contact care cuprind doar ocazional conținut util sau interesant, indiferent de frecvență, ar trebui să aibă o regulă și un folder.

Cum configurez reguli pentru RSS?

Dacă vă abonați la mai multe fluxuri RSS, tratați-le la fel ca pe altă listă de distribuție. Mutați elementele RSS interesante (bazate pe cuvinte cheie) în Inbox; altfel, lăsați-le să fie îndosariate automat în foldere RSS.

Dar dacă am politici de retenție sau o Arhivă Exchange Server online?

Utilizați soluția organizației dvs. în locul Arhivării automate și, ca întotdeauna, urmați politica corporației. Dacă politica dvs. de corporație vă dictează că aveți mai multe foldere pentru fiecare tip de element, urmați acea politică.

De ce să utilizez reguli?

Pe măsură ce trece timpul, veți primi din ce în ce mai multe mesaje. Nu este posibil să citiți toate mesajele pe care le primiți  - și nici nu ar trebui să încercați. Mai bine citiți doar mesajele pe care le considerați importante. Regulile vă ajută să acordați prioritate mesajelor importante și să le minimizați pe cele care nu sunt prea relevante.

Ce date setează semnalizările

Ce trebuie să fac cu activitățile și corespondența semnalizată acum ceva ani din bara De făcut?

Dacă nu utilizați în mod constant activități sau semnalizări în vreun scop, selectați toate elementele, faceți clic cu butonul din dreapta, apoi selectați Ștergere. Această acțiune va șterge activitățile vechi și va elimina semnalizarea din mesajele și persoanele de contact semnalizate fără să șteargă elementele.

Ce trebuie să fac cu categoriile neutilizate?

Ștergeți toate categoriile pe care nu intenționați să le utilizați. Același set de categorii se aplică pentru toate elementele, așadar, dacă utilizați o categorie pentru persoanele de contact, păstrați-o.

Care este cea mai bună modalitate de a alege culorile?

Atunci când creați categorii de culori, aveți grijă ce alegeți. De exemplu, nu alegeți aceeași culoare pentru @telefon și @e-mail, însă alegeți culori similare (de exemplu, nuanțe de verde) pentru toate categoriile De discutat direct. În timp, veți avea posibilitatea să vă uitați în lista de activități și să determinați doar după culoare dacă o activitate poate fi efectuată în acel moment. De exemplu, dacă @Acasă este mov și vă aflați la serviciu, atunci nu este posibil să efectuați activități marcate cu mov.

De ce să programați timp pentru dvs.?

Programându-vă timpul în calendar, informațiile liber/ocupat vor fi actualizate, iar persoanele vor avea mai puține șanse să vă programeze pentru acel moment. Dacă aveți un calendar ocupat, acesta poate fi singurul mod în care vă puteți dedica timp pentru a vă face treaba.

De asemenea, vă ajută să îndepliniți sigur un anumit lucru - dacă menționați în calendar o anumită activitate, ar trebui să vă simțiți dator să efectuați activitatea respectivă în acel moment. Dacă cineva vă face o programare în timpul unei activități, asigurați-vă că reprogramați. Nu vă păcăliți singur!

Cum gestionez cele 10.000 de mesaje din Inbox?

Dacă aveți mai mult de 20 de elemente în Inbox, procesați mesajele din săptămână trecută, apoi selectați mesajele rămase și mutați-le în folderul 1-Referință. Da, este posibil să faceți acest lucru și vă veți simți grozav.

De ce primesc atât de multe mesaje?

Dacă vă simțiți copleșit de mesaje, înseamnă că primiți mai multe decât reușiți să gestionați și poate că e necesar să stabiliți reguli mai drastice. Încercați să analizați de unde vin mesajele, sortând mesajele după De la, apoi restrângând toate anteturile. Citiți mesaje de la Grupuri de persoane de contact de care nu aveți nevoie? Atunci creați o regulă. Dacă modificați vizualizarea, nu uitați să reveniți înapoi la cea inițială!

Am 10 minute: ce ar trebui să citesc mai întâi în Inbox?

Dacă nu aveți mult timp la dispoziție, de exemplu, între întâlniri, aveți posibilitatea să citiți mesajele cu albastru – mesajele trimise direct dvs. Adesea, aceste mesaje așteaptă să efectuați un pas următor și sunt cele mai importante.

Cât de des ar trebui să îmi citesc mesajele?

Pentru mulți dintre noi, citirea mesajelor este aproape o dependență. Petreceți 20 de minute dimineața citind mesajele, apoi vă îndreptați atenția către consultarea zilnică a listei de activități. Apoi începeți ziua efectiv! Limitarea timpului petrecut citind mesaje la o dată dimineața și o dată la sfârșitul zilei vă poate îmbunătăți considerabil productivitatea. Încercați asta timp de o săptămână și vă veți convinge.

Cum pot gestiona activități complicate?

Unele activități necesită mai mult spațiu pentru planificare. Pentru aceste activități, utilizați OneNote. De exemplu, dacă planificați un proiect cu mai mulți pași, activități imbricate etc., OneNote este un instrument mai adecvat.

Dacă doriți doar să rețineți câteva activități asociate, listați-le în corpul activității. Dacă există mesaje asociate, glisați-le în activitate.

Trebuie să păstrez împreună activitățile personale și de afaceri?

Dacă e posibil, păstrați activitățile personale și de afaceri într-un singur loc. Păstrarea unei singure liste reduce numărul de locuri în care este nevoie să căutați ceea ce trebuie făcut. Dacă aveți deja o singură listă, utilizați categoriile ca să separați activitățile personale de cele de serviciu și gestionați lista eficient. Activitățile personale sunt stocate pe serverul Exchange al companiei și pot fi vizibile pentru cei din departamentul IT, așa că menționați în listă doar activități personale adecvate.

De ce nu se recomandă memorarea în gând a activităților?

Nu funcționează păstrarea activităților în minte. Este eliberator să depindă de Outlook în loc de creierul suprataxat pentru a urmări sarcinile. Puteți opri petrecerea puterii cerebrale amintindu-vă de activitățile dvs. ("Bine, nu uitați să-i trimiteți lui Iulia un mesaj despre șabloane, să-i trimiteți lui Ioan un mesaj despre șabloane...") și să se concentreze pe activitatea la îndemână.

De ce să îmi păstrez activitățile în Outlook ?

De ce o listă de activități din Outlook funcționează mai bine decât o listă de hârtie:

• Listele de hârtie nu pot fi menținute automat la zi.

• Listele de hârtie nu pot fi rearanjate ușor.

• Puteți utiliza Outlook pe web pentru a vizualiza lista de activități de oriunde.

• Outlook se integrează cu OneNote și Microsoft SharePoint Server și cu dispozitivul mobil.

• Listele de hârtie se pot pierde cu ușurință.

Complex: cum creez un Folder de căutare pentru mesajele de e-mail?

Aveți acces simplu la un set de mesaje despre un anumit subiect pentru o întâlnire. Creați o categorie pentru întâlnire, apoi creați un Folder de căutare cu următoarele criterii: categoria <nume> și neterminat și dintr-o anumită perioadă de timp. Pe măsură ce primiți mesaje despre acel subiect, marcați-le cu categoria. Când vă întâlniți, marcați ca terminate mesajele pe care le-ați discutat.

Începutul paginii

Cărți și alte resurse

• Sistemul Getting Things Done (GTD), disponibil de la David Allen & Company

• Controlul total al zilei de lucru prin utilizarea Microsoft Outlook de Michael Linenberger

• Lifehacker Sfaturi și descărcări pentru lucru eficient

• Cum lucrează Bill Gates, revista Fortune 500, la CNNMoney.com

Începutul paginii