Următoarele lucruri pot afecta confidențialitatea fie prin punerea la dispoziția terților a informațiilor potențial sensibile, fie permițându-vă să controlați ce informații pot fi disponibile.
Fila Nou (Faceți clic pe fila Fișier , apoi faceți clic pe Nou) vă poate oferi asistență actualizată descărcată din Office.com pentru registrele de lucru care se bazează pe șabloane. De asemenea, puteți să trimiteți feedback despre șabloane și să furnizați o evaluare numerică pentru fiecare șablon pe care îl descărcați.
Atunci când deschideți un șablon sau un fișier bazat pe un șablon, persoanele de contact Excel (în funcție de setările de Ajutor online) Office.com. Acesta trimite ID-ul pentru acel șablon, programul și versiunea pe care le utilizați în prezent, împreună cu informațiile standard despre computer.
ID-ul șablonului este utilizat pentru a identifica șablonul original așa cum a fost descărcat de pe Office.com sau inclus în instalarea Excel. Acesta nu identifică în mod unic registrul de lucru. ID-ul este același pentru toți utilizatorii aceluiași șablon.
Dacă alegeți să creați o legătură la o imagine, un fișier, o sursă de date sau alt document pe hard disk sau pe un server, calea la acel fișier se salvează în registrul de lucru. În unele cazuri, linkul poate include numele de utilizator sau informațiile despre serverele din rețea. În cazul unei conexiuni de date, puteți alege să salvați un nume de utilizator sau o parolă în cadrul linkului de conexiune de date.
De asemenea, atunci când aplicați o schemă XML la un registru de lucru, o cale la schema XML pe care ați creat-o este salvată în registrul de lucru. În unele cazuri, această cale poate include numele dvs. de utilizator.
Atunci când creați o funcție de date de foaie sau un raport PivotTable dintr-o sursă de date externă, datele pe care le solicitați de la acea sursă sunt stocate ca parte a foii de lucru, împreună cu un identificator unic pentru sursa de date. De asemenea, este stocat numele de utilizator al persoanei care a reîmprospătat ultima dată memoria cache.
În funcție de modul în care ați configurat registrul de lucru sau raportul PivotTable, se poate afișa doar un subset de date stocate. Pentru a elimina toate aceste date stocate, eliminați conexiunea la sursa de date din funcțiile de date ale foii și eliminați toate pivoturile care fac referire la date.
Atunci când creați o diagramă în Excel, puteți filtra datele pe care le-ați selectat pentru diagramă, astfel încât să se afișeze doar o porțiune a datelor. Totuși, toate datele selectate sunt stocate împreună cu diagrama. Pentru a împiedica alte persoane să modifice diagrama sau să vizualizeze datele sale, atunci când o copiați într-un program Microsoft, lipiți diagrama ca bitmap. Dacă datele din diagramă provin dintr-o sursă de date externă, puteți proteja prin parolă diagrama, pentru a împiedica alte persoane să actualizeze diagrama cu cele mai recente date din sursa externă. Dacă diagrama se bazează pe datele din registrul de lucru, protejarea prin parolă a diagramei poate împiedica alte persoane să modifice datele care apar în diagramă.
Când imprimați un registru de lucru Excel, apoi salvați acel registru de lucru, Excel salvează calea către imprimantă împreună cu documentul. În unele cazuri, calea poate include un nume de utilizator sau un nume de computer.
Excel vă permite să adăugați și să editați text alternativ pentru tabele, forme, imagini, diagrame, ilustrații SmartArt și alte obiecte din registrele de lucru. Textul alternativ este salvat împreună cu registrul de lucru și poate conține informații personale adăugate de orice colaborator al prezentării. Pentru unele obiecte, cum ar fi imaginile pe care le inserați în registrul de lucru, textul alternativ implicit include calea de fișier pentru obiectul pe care îl inserați.
Textul alternativ poate fi utilizat de caracteristicile de accesibilitate, cum ar fi cititoarele de ecran. Textul alternativ este disponibil oricărei persoane care are acces la fișierul dvs.
Excel vă permite să accesați un Spațiu de lucru pentru documente în SharePoint. Un Spațiu de lucru pentru documente este un spațiu partajat în care puteți colabora cu alți membri ai echipei la unul sau mai multe registre de lucru.
Când accesați un Spațiu de lucru pentru documente, Excel descarcă date din site-ul Spațiu de lucru pentru documente pentru a vă oferi informații despre acel site. Printre aceste date se numără:
-
Numele site-ului
-
ADRESA URL sau adresa site-ului
-
Numele, adresele de e-mail și nivelurile de permisiune ale utilizatorilor site-ului
-
Liste documentelor, activităților și a altor informații disponibile de pe site
Excel stochează, de asemenea, o listă a site-urilor Spațiu de lucru pentru documente pe care le-ați vizitat pe computer, sub formă de module cookie. Această listă este utilizată pentru a vă oferi acces rapid la site-urile pe care le-ați vizitat înainte. Lista de site-uri pe care le-ați vizitat nu este accesată de Microsoft și nu este expusă la internet decât dacă alegeți să faceți lista disponibilă pe scară mai largă.
Serviciul de fax vă permite să trimiteți un fax prin internet și să organizați faxurile pe care le-ați trimis în Microsoft Outlook. Pentru a utiliza serviciul de fax, trebuie să vă înscrieți la un furnizor de servicii fax, separat de Microsoft, care procesează faxurile și le trimite prin internet. Microsoft nu colectează date de la caracteristica serviciului fax.
Când vă înregistrați pentru serviciul de fax, furnizorul de servicii fax creează un pachet de înregistrare care este stocat de furnizorul de servicii fax și de Excel. Pachetul constă din adresa site-ului Web al furnizorului de servicii fax și un "simbol" care confirmă accesul la furnizorul de servicii fax. Atunci când trimiteți un fax din Excel, acest pachet de înregistrare este adăugat la document.
De asemenea, puteți utiliza serviciul de fax pentru a calcula prețul unui fax fără a trimite de fapt faxul. Dacă alegeți să calculați prețul unui fax, Excel utilizează o conexiune criptată pentru a trimite simbolul de înregistrare, numărul de telefon la care trebuie trimis faxul și numărul de pagini ale faxului la furnizorul de servicii fax. Microsoft nu primește și nu stochează aceste informații.
Excel vă permite să solicitați informații despre un anumit termen sau o expresie de la mai mulți furnizori de conținut premium. Atunci când solicitați o căutare după un anumit cuvânt sau o expresie, Excel utilizează internetul pentru a trimite textul pe care l-ați solicitat, produsul software pe care îl utilizați în prezent, setările regionale la care este setat sistemul și informații de autorizare care indică faptul că aveți dreptul să descărcați informații de cercetare, dacă este necesar de la terț.
Excel trimite aceste informații la un serviciu furnizat de Microsoft sau de un furnizor terț pe care îl selectați. Acest serviciu returnează informații despre cuvântul sau expresia solicitată.
Frecvent, informațiile pe care le primiți includ un link la informații suplimentare de la site-ul Web al serviciului. Dacă faceți clic pe acest link, furnizorul serviciului poate adăuga un modul cookie în sistem pentru a vă identifica pentru tranzacții viitoare. Microsoft nu este responsabil pentru practicile de confidențialitate ale site-urilor web și serviciilor terțe. Microsoft nu primește și nu stochează niciuna dintre aceste informații decât dacă ați interogat un serviciu deținut de Microsoft.
Puteți dezactiva cercetarea și referințele efectuând următoarele:
Această setare poate fi restricționată de administratorul dvs. Dacă da, nu veți putea să-l activați sau să-l dezactivați pe cont propriu.
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Faceți clic pe Cont.
-
Sub Confidențialitate cont, faceți clic pe Gestionare setări.
-
Sub Servicii conectate opționale, debifați caseta de selectare Activați experiențe conectate opționale .
Important: Acest lucru va dezactiva toate serviciile conectate opționale, nu doar cercetarea și referințele.
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Faceți clic pe Opțiuni.
-
Faceți clic pe Centru de autorizare.
-
Faceți clic pe Setări Centru de autorizare.
-
Faceți clic pe Opțiuni de confidențialitate, apoi debifați caseta de selectare Se permite panoului de activități Cercetare să verifice și să instaleze servicii noi .
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Sub Ajutor, faceți clic pe Opțiuni.
-
Faceți clic pe Centru de autorizare.
-
Faceți clic pe Setări Centru de autorizare.
-
Faceți clic pe Opțiuni de confidențialitate, apoi debifați caseta de selectare Se permite panoului de activități Cercetare să verifice și să instaleze servicii noi .
Excel vă permite să traduceți tot documentul sau o parte a acestuia utilizând un dicționar bilingv sau o traducere automată. Aveți posibilitatea să alegeți modul în care doriți să traduceți documentul.
Puteți să selectați sau să introduceți un cuvânt sau o expresie pe care doriți să o traduceți sau să traduceți întregul document, în orice caz, selectând opțiunea de traducere aplicabilă din panoul Cercetare și referință.
Dacă selectați sau introduceți un cuvânt sau o expresie pe care doriți să o traduceți, expresia pe care ați introdus-o este comparată cu un dicționar bilingv. Unele dicționare bilingve sunt incluse în software, iar altele sunt disponibile de la Office.com. Dacă un cuvânt sau o expresie pe care o introduceți nu se află în dicționarul bilingv inclus în software, cuvântul sau expresia sunt trimise necriptate către un serviciu de traducere Microsoft sau de la terți.
Dacă doriți să traduceți tot registrul de lucru, acesta este trimis necriptat către un serviciu de traducere Microsoft sau de la terți. La fel ca în cazul informațiilor trimise necriptate prin internet, poate fi posibil ca alte persoane să vadă cuvântul, expresia sau registrul de lucru pe care îl traduceți.
Dacă alegeți să utilizați unul dintre dicționarele disponibile pe Office.com sau un serviciu de traducere de la terți, Excel utilizează internetul pentru a trimite textul pe care l-ați solicitat, tipul de software pe care îl aveți și setările regionale și limba la care este setat sistemul. Pentru serviciile de traducere de la terți, Excel poate trimite, de asemenea, informații de autentificare memorate anterior în cache, indicând faptul că v-ați înregistrat anterior pentru acces la site-ul web.
Microsoft SharePoint oferă caracteristici de auditare care le permit administratorilor să păstreze o pistă de auditare fiabilă a modului în care utilizatorii lucrează cu un anumit conținut.
Atunci când administratorii SharePoint activează caracteristica Auditare, serverul înregistrează automat în baza de date de conținut SharePoint anumite acțiuni efectuate de utilizator. Printre aceste acțiuni se numără vizualizarea, editarea, arhivarea și extragerea. Pentru fiecare acțiune înregistrată, serverul înregistrează informațiile de identificare despre fișier, acțiune și ID-ul SharePoint al utilizatorului. Nu se trimit date la Microsoft ca parte a acestei caracteristici.
Această caracteristică este dezactivată în mod implicit și este disponibilă doar administratorilor site-urilor SharePoint unde este stocat conținutul.
Excel vă oferă posibilitatea de a trimite mesaje instant din programul propriu-zis și vă oferă posibilitatea de a fi avertizat atunci când utilizatorii sunt online sau când se efectuează anumite modificări la registre de lucru sau spații de lucru partajate.
Excel poate utiliza un client de mesagerie instant pentru a vă oferi posibilitatea de a vedea prezența online a altor persoane și de a le trimite mesaje. Excel include un control web care permite afișarea prezenței mesageriei instant într-o pagină web. Paginile Microsoft SharePoint utilizează acest control. Aceste pagini nu transmit datele de prezență înapoi la serverul Web.
Acest control Web se poate utiliza pentru a transmite date de prezență din programul de mesagerie instant pe serverul Web. În mod implicit, datele de prezență pot fi trimise doar către site-uri intranet, site-uri de încredere și site-uri de pe computerul local.
Excel utilizează formate de fișier bazate pe XML. Aceste formate de fișier XML sunt extensibile, ceea ce înseamnă că utilizatorii pot specifica scheme sau etichete suplimentare în fișiere. Un program de completare sau alt cod terț poate atașa, de asemenea, informații suplimentare despre metadate la aceste formate de fișier XML care nu pot fi vizualizate în Excel.
Puteți verifica metadatele care au fost asociate cu un fișier XML vizualizându-l într-un vizualizator de text.
În mod implicit, dacă salvați comentarii într-un fișier, Excel adaugă inițialele la fiecare comentariu. Aceste informații sunt disponibile apoi oricărei persoane care are acces la fișier.
Puteți elimina informațiile personale din aceste comentarii, efectuând următoarele:
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Faceți clic pe Informații.
-
Faceți clic pe Verificare probleme, apoi pe Inspectare document.
În mod implicit, atunci când efectuați modificări la un fișier cu caracteristica Urmărire modificări activată, numele de utilizator și/sau inițialele sunt stocate în registrul de lucru și asociate cu modificările pe care le efectuați. Aceste informații, inclusiv textul original și cel revizuit, sunt disponibile apoi oricărei persoane care are acces la fișierul dvs.
După ce aceste modificări au fost acceptate sau respinse, numele dvs. este eliminat. De asemenea, puteți elimina informațiile personale din aceste modificări, efectuând următoarele:
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Faceți clic pe Informații.
-
Faceți clic pe Verificare probleme, apoi pe Inspectare document.
În anumite situații, Excel vă stochează numele pentru a vă oferi o experiență mai bună atunci când utilizați unele caracteristici. De exemplu, numele dvs. este stocat în aceste locații:
-
Crearea câmpurilor
-
Proprietatea de fișier AuthorName
Puteți elimina numele dvs. din aceste câmpuri și proprietăți efectuând următoarele:
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Faceți clic pe Informații.
-
Faceți clic pe Verificare probleme, apoi pe Inspectare document.
Soluțiile Microsoft Office create de alte firme pot include, de asemenea, numele dvs. sau alte informații personale în proprietățile particularizate asociate fișierului.
Dacă utilizați Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc sau alte caracteristici care vă permit să vă conectați direct la altă sursă de date, informațiile de autorizare (ID utilizator și parolă) pot fi salvate în registrul de lucru. Pentru a modifica sau a șterge aceste informații de autorizare, va trebui să modificați proprietățile conexiunii utilizând metoda specifică metodei de conectare.
Înregistrarea macrocomenzilor vă permite să înregistrați o secvență de acțiuni, astfel încât să puteți reproduce acțiunile ulterior. Dacă alegeți să înregistrați o macrocomandă, numele de utilizator se salvează ca comentariu în cod atunci când se creează inițial macrocomanda. Puteți elimina manual numele de utilizator din această locație.
O semnătură digitală este o caracteristică opțională care vă poate ajuta să autentificați identitatea persoanei care v-a trimis un registru de lucru. O semnătură digitală este o valoare criptată unică a datelor din registrul de lucru pe care îl semnați. Atunci când trimiteți un registru de lucru cu o semnătură digitală, semnătura este trimisă destinatarului, împreună cu datele din registrul de lucru și un certificat digital de încredere de la dvs. (expeditorul). Certificatul digital este emis de o autoritate de certificare, cum ar fi VeriSign, și conține informații pentru a autentifica expeditorul și a verifica dacă nu s-a modificat conținutul original al registrului de lucru. Excel poate contacta automat autoritatea de certificare online pentru a verifica semnătura digitală.
Atunci când semnați un registru de lucru, vedeți o casetă de dialog care afișează informațiile incluse în semnătura digitală, cum ar fi data și ora sistemului, numărul de versiune al sistemului de operare, numărul de versiune Microsoft Office și numărul de versiune Excel.
Information Rights Management (IRM) vă permite să acordați anumitor utilizatori sau grupuri dreptul de a accesa și a modifica un registru de lucru. În ciuda unor asemănări, IRM nu este același lucru cu Protecția documentelor. IRM vă permite să setați permisiuni la întregul registru de lucru pentru acțiuni foarte specifice, cum ar fi imprimarea documentului sau redirecționarea documentului către alte persoane, precum și pentru citirea sau editarea registrului de lucru.
Când stocați un registru de lucru cu IRM activat, Excel salvează în registrul de lucru o listă cu fiecare utilizator care are drepturi la acel registru de lucru și care sunt permisiunile sale. Aceste informații sunt criptate, astfel încât numai proprietarii registrului de lucru să poată accesa aceste informații.
În plus, registrele de lucru cu IRM activat conțin licențe de conținut. O licență de conținut conține o adresă de e-mail, o permisiune și informații de autentificare. De fiecare dată când cineva încearcă să deschidă un registru de lucru cu IRM activat, Excel verifică licențele de conținut salvate în registrul de lucru în raport cu identitatea utilizatorului. Dacă utilizatorul nu a mai deschis niciodată registrul de lucru, Excel contactează un server IRM, verifică identitatea utilizatorului, descarcă o licență de conținut nouă pentru utilizator (cu condiția ca utilizatorul să aibă drepturile necesare) și salvează acea licență de conținut în registrul de lucru.
Proprietarii de registre de lucru au opțiunea de a evita salvarea licențelor de conținut în registrul de lucru. Totuși, dacă această licență de conținut nu este salvată în registrul de lucru, Excel trebuie să contacteze serverul IRM de fiecare dată când se deschide registrul de lucru. Dacă Excel nu este conectat la o rețea sau nu poate contacta serverul IRM, registrul de lucru nu se poate deschide.
Protecția registrului de lucru vă permite să vă protejați registrul de lucru Excel în diverse moduri, cum ar fi să le oferiți doar anumitor utilizatori drepturile de a edita, a face comentarii sau a citi registrul de lucru.
Atunci când utilizați Protecția registrului de lucru, vi se solicită să introduceți ID-urile de utilizator. Aceste ID-uri de utilizator pot fi sub formă de conturi de domeniu Windows NT (de exemplu, NUME DOMENIU\utilizator) sau adrese de e-mail Windows Live ID (de exemplu, someone@example.com). Aceste ID-uri de utilizator sunt stocate de fiecare dată când îi oferiți unui utilizator drepturile de a citi sau a modifica un interval de text.
Este posibil să protejați registrul de lucru Excel fără a utiliza o parolă. Dacă alegeți să protejați registrul de lucru fără o parolă, orice persoană care citește registrul de lucru poate vedea ID-urile de utilizator ale celor cărora li s-a acordat acces. De asemenea, dacă registrul de lucru este salvat ca XML sau HTML, ID-urile de utilizator sunt disponibile oricărei persoane care citește fișierul.
Dacă doriți să restricționați și mai mult accesul la ID-urile de utilizator, puteți alege să salvați acest fișier cu o parolă sau cu Information Rights Management (IRM). Doar dvs. și alte persoane cărora li s-a acordat acces puteți vedea aceste ID-uri de utilizator.
Atunci când deschideți anumite versiuni anterioare de fișiere Excel în Microsoft Office, validarea fișierelor Office verifică dacă structura de fișier corespunde specificațiilor de la Microsoft pentru acel format de fișier. Dacă fișierul nu reușește această validare, Microsoft Office îl deschide într-o Vizualizare protejată.
O copie a fiecărui fișier care nu trece de validarea fișierelor Office este salvată pe computer după ce ieșiți din Excel. Tehnologia Microsoft de raportare a erorilor vă întreabă periodic dacă sunteți de acord să trimiteți o copie a acestor fișiere la Microsoft. Pentru mai multe informații despre Tehnologia Microsoft de raportare a erorilor, inclusiv un angajament complet de respectare a confidențialității, consultați Angajamentul microsoft de respectare a confidențialității pentru raportarea erorilor.
Excel salvează automat copii ale registrului de lucru în timp ce le editați. Acest lucru vă ajută să recuperați registrele de lucru dacă închideți accidental un registru de lucru fără a salva modificările. Puteți alege să nu salvați automat copii ale registrelor de lucru, procedând astfel:
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Faceți clic pe Opțiuni.
-
Faceți clic pe Salvare.
-
Sub Salvare registre de lucru, debifați caseta de selectare Se păstrează ultima versiune recuperată automat dacă închid fără a salva .
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Faceți clic pe Opțiuni.
-
Faceți clic pe Salvare.
-
Sub Salvare registre de lucru, debifați caseta de selectare Se păstrează ultima versiune salvată automat dacă închid fără a salva .
-
Faceți clic pe fila Fișier.
-
Sub Ajutor, faceți clic pe Opțiuni.
-
Faceți clic pe Salvare.
-
Sub Salvare registre de lucru, debifați caseta de selectare Se păstrează ultimul fișier recuperat automat dacă închid fără a salva .
Puteți să accesați și să ștergeți ultimele versiuni salvate ale registrelor de lucru salvate anterior, făcând clic pe fila Fișier , pe Informații, apoi pe registrul de lucru dorit sub Versiuni. Puteți să accesați și să ștergeți ultimele versiuni salvate automat pentru registrele de lucru nou create, făcând clic pe fila Fișier , pe Informații, pe Gestionare versiuni, apoi pe Recuperare registre de lucru nesalvate. Excel șterge periodic registrele de lucru salvate automat dacă nu le deschideți și nu le utilizați. Pentru mai multe informații, consultați Recuperarea fișierelor Office.
