Creați o soluție de urmărire a activelor utilizând InfoPath și Excel

Activitatea 1: deschideți și particularizați șablonul de formular Tracker activ

Deoarece nu puteți publica un șablon de formular într-o listă de destinatari de e-mail dacă are un control de casetă text îmbogățit care conține imagini legate, trebuie să efectuați o mică modificare în formularul șablon eșantion pentru instrumentul de urmărire a activelor.

1. În meniul fișier , faceți clic pe Proiectare șablon formular.

2. În caseta de dialog Proiectare șablon formular , sub deschideți un șablon formular, faceți clic pe Particularizare eșantion.

3. În caseta de dialog Introducere , faceți clic pe instrument de urmărire a activelor eșantion, apoi, sub activități formular, faceți clic pe Proiectare formular.

4. Faceți clic dreapta pe controlul assetNotes , indicați spre proprietățile casetei text îmbogățit , faceți clic pe fila Afișare , apoi, sub Formatare disponibilă, debifați caseta de selectare imagini legate .

Activitatea 2: definirea opțiunilor de remitere

Următoarea activitate este să definiți opțiunile de remitere, astfel încât angajații să poată remite un fișier formular denumit în mod unic (. xml) la contul de e-mail al Creatorului decizional ca fișier atașat.

1. În meniul Instrumente , faceți clic pe Opțiuni remitere.

2. În caseta de dialog Opțiuni remitere , bifați caseta de selectare se permite utilizatorilor să trimită acest formular .

3. Faceți clic pe Trimitere date formular într-o singură destinație, apoi, în listă, faceți clic pe E-mail.

4. Faceți clic pe Adăugare.

   Apare Expertul conexiune de date .

5. În caseta către , tastați aliasul Creatorului decizional care va primi toate formularele trimise.

6. Pentru a specifica o linie de subiect unică, în caseta subiect :

   • Faceți clic pe inserare formulă .

   • Tastați următoarea formulă:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

• Faceți clic pe Verificare formulă, apoi faceți clic pe OK de două ori.

• În caseta Introducere , tastați un mesaj corespunzător sau adăugați instrucțiuni importante pentru această soluție.

• Faceți clic pe Următorul.

• Pe pagina următoare a expertului, faceți clic pe Trimitere date formular ca atașare, apoi bifați caseta de selectare atașați șablonul formular pentru a vă asigura că utilizatorii pot deschide formularul .

  Acest lucru vă ajută să vă asigurați că angajații au acces la fișierul șablon de formular (. xsn) în cazul în care nu îl pot accesa din locația rețelei.

• Pentru a specifica un nume de fișier unic pentru fiecare fișier de formular (. xml) în caseta nume atașare :

  1. Faceți clic pe inserare formulă .

  2. Tastați aceeași formulă ca cea de pe linia subiectului :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

1. Faceți clic pe Verificare formulă, apoi faceți clic pe OK de două ori.

• Faceți clic pe Următorul.

• Pe pagina următoare a expertului, în caseta Introduceți un nume pentru această conexiune de date , tastați un nume descriptiv pentru această conexiune de date remitere.

• Verificați dacă informațiile sunt corecte în secțiunea Rezumat , apoi faceți clic pe Terminare.

• Salvați formularul într-un folder de rețea publică accesibil pentru fabricantul de decizii și pentru toți angajații.

Începutul paginii

Activitatea 1: extragerea fișierului schemă din InfoPath

1. În InfoPath, deschideți fișierul șablon de formular pentru urmărirea activelor.

2. În meniul Instrumente , faceți clic pe Proiectare formular.

3. În meniul fișier , faceți clic pe Salvare ca fișiere sursă.

4. În caseta de dialog Răsfoire după folder , selectați un folder sau creați un folder nou în care doriți să stocați fișierul schemă.

Rețineți locația folderului în care sunt salvate toate fișierele sursă și numele fișierului schemă, în acest caz, myschema. xsd, care conține definiția schemei pentru datele XML din formular.

Activitatea 2: mapați fișierul schemă InfoPath în Excel

1. Creați un fișier Excel nou, apoi salvați-l într-o locație accesibilă Creatorului decizional.

2. În Excel, dacă fila dezvoltator nu este vizibilă, procedați astfel:

   1. Faceți clic pe butonul Microsoft Office , apoi pe Opțiuni Excel.

   2. În categoria popular , sub Opțiuni principale pentru lucrul cu Excel, bifați caseta de selectare Afișare filă Dezvoltator în panglică , apoi faceți clic pe OK.

      Notă: Panglica este o componentă a interfața utilizator Microsoft Office Fluent.

3. Pe fila Dezvoltator, în grupul XML, faceți clic pe Sursă.

   

   Se afișează panoul de activități sursă XML .

4. Faceți clic pe asocieri XML, apoi, în caseta de dialog Hărți XML , faceți clic pe Adăugare.

5. Pe un computer pe care rulează Windows Vista    

   1. În bara de adrese, faceți clic pe unitatea sau folderul care conține fișierul myschema. xsd pe care l-ați creat în pasul 2 al secțiunii, activitatea 1: extrageți fișierul schemă din InfoPath.

      Pe un computer care rulează Microsoft Windows XP    

   2. În lista privire în , faceți clic pe unitatea sau folderul care conține fișierul myschema. xsd pe care l-ați creat în pasul 2 al secțiunii, activitatea 1: extrageți fișierul schemă din InfoPath.

6. Faceți clic pe fișier, apoi faceți clic pe Deschidere.

7. Atunci când apare caseta de dialog mai multe rădăcini , faceți clic pe nodul rădăcină assetTracking definit în fișierul myschema. xsd, apoi faceți clic pe OK.

   Asocierea XML este afișată în panoul de activități sursă XML .

8. Glisați elementul ns1: nod activ , care este un element XML repetabil, în locația foii de lucru unde doriți să apară tabelul Excel.

   

Activitatea 3: Particularizarea aspectului tabelului Excel

În mod implicit, Excel utilizează numele de elemente XML ca titluri de coloană pentru tabel. Cu toate acestea, puteți să modificați titlurile de coloană editând celulele antetului de coloană.

1. Pentru a modifica anteturile de coloană implicite, mențineți tabelul Excel selectat, găsiți următorul prefix de șir, ns1: Assetși eliminați-l. De exemplu, ar trebui să modificați ns1: omkt pentru a ID.

   

2. Pentru a ajusta lățimea coloanei, faceți clic pe butonul Selectare totală , apoi faceți dublu clic pe orice margine de titlu de coloană.

Începutul paginii

Activitatea 1: exportul formularelor din Outlook într-un folder Windows

1. În Outlook, selectați folderul care conține toate formularele pe care le-ați primit de la angajați, apoi apăsați CTRL + A pentru a selecta toate mesajele de e-mail de formular.

2. Faceți clic dreapta pe selecție, indicați spre acțiuni InfoPath, apoi faceți clic pe Export formulare.

3. În caseta de dialog Export formulare , selectați un folder și apăsați pe OK.

Activitatea 2: importul formularelor în Excel

1. În registrul de lucru Excel pe care l-ați creat în Pasul 2: mapați fișierul schemă și particularizați aspectul tabelului în Excel, selectați una dintre celulele asociate din tabelul Excel.

2. În fila dezvoltator , în grupul XML , faceți clic pe Import.

   

   Se afișează caseta de dialog Import XML .

3. Pe un computer pe care rulează Windows Vista    

   • În bara de adrese, faceți clic pe folderul care conține fișierele de date XML (. xml) create în activitatea 1: exportul formularelor din Outlook într-un folder Windows.

     Pe un computer care rulează Microsoft Windows XP    

   • În lista privire în , faceți clic pe folder care conține fișierele de date XML (. xml) create în activitatea 1: exportul formularelor din Outlook într-un folder Windows.

4. Alegeți una dintre următoarele:

   • Dacă fișierele sunt adiacente, apăsați SHIFT, apoi faceți clic pe primul și ultimul fișier din listă.

   • Dacă fișierele nu sunt adiacente, apăsați CTRL, apoi faceți clic pe fiecare fișier pe care doriți să-l importați în listă.

5. Faceți clic pe Import.

   

În mod implicit, Excel suprascrie toate datele existente în celulele mapate, acesta fiind rezultatul final dorit pentru această soluție de business. Cu toate acestea, un creator de decizii ar putea, de exemplu, importa datele de mai multe ori pentru a evalua progresul înainte de termenul limită programat.

Pentru mai multe informații, consultați conectarea la un fișier XML.

Activitatea 3: reîmprospătarea rapoartelor PivotTable și PivotChart

• Faceți clic pe o celulă din raportul PivotTable.

• Pe fila Opțiuni , în grupul date , faceți clic pe săgeata de lângă Reîmprospătare totală, apoi faceți clic pe Reîmprospătare.

  

Registrul de lucru Excel conține acum toate datele și rapoartele rezumative de care aveți nevoie pentru a vă ajuta să alocați bugetul pentru echipamente pentru anul următor. Bineînțeles, puteți face analize ulterioare în registrul de lucru Excel, dacă este necesar, cum ar fi sortarea, filtrarea sau formatarea condiționată a datelor.

Începutul paginii

Utilizarea unei liste SharePoint

Din InfoPath, puteți utiliza cu ușurință o listă SharePoint ca sursă de date doar în citire. Puteți face una din următoarele două lucruri:

• Din lista SharePoint, Exportați datele în Excel, care creează automat o conexiune de date în Excel.

• Din Excel, creați în mod explicit o conexiune de date la lista SharePoint.

După ce se creează o conexiune de date, puteți reîmprospăta datele din Excel pentru a regăsi date actualizate.

Puteți utiliza o listă SharePoint pentru a adăuga și a actualiza datele, pentru a utiliza un formular InfoPath pentru a afișa un element din listă (de exemplu, un element complex sau lung afișat cel mai bine pe verticală), apoi utilizați Excel pentru a analiza în continuare datele.

1. Afișați un singur element pentru o revizuire simplă în InfoPath.

2. adăugați și actualizați datele dintr-o listă SharePoint.

3. reîmprospătați și raportați la zi cu Excel.

Pentru mai multe informații, consultați adăugarea unei conexiuni de date la o bibliotecă de documente sau la o listă SharePoint

Utilizarea unei baze de date Access

Din InfoPath, puteți crea o conexiune citire/scriere la o bază de date Access. Din Excel, puteți crea în mod explicit o conexiune de date la baza de date Access pe care o puteți reîmprospăta pentru a regăsi date actualizate. Puteți chiar să definiți conexiunea pentru a reîmprospăta automat atunci când se deschide registrul de lucru sau să reîmprospătați periodic, cum ar fi la fiecare 5 minute.

Puteți utiliza o bază de date Access ca intermediar între InfoPath și Excel. Atunci când trimiteți un formular InfoPath la Access, actualizați baza de date Access. Atunci când reîmprospătați conexiunea de date în Excel, regăsiți datele actualizate din Access. De fapt, trimiteți date indirect de la InfoPath la un registru de lucru Excel.

1. afișați și remiteți un formular la o bază de date Access.

2. stocați datele într-o bază de date Access.

3. reîmprospătați și raportați la zi cu Excel.

Pentru mai multe informații, consultați proiectarea unui șablon formular care se bazează pe o bază de date Microsoft Access.

Începutul paginii