Crearea unui spațiu de colaborare de proiect în SharePoint

SharePoint permite organizațiilor să găsească soluții la problemele uzuale de afaceri, utilizând părți web și aplicații gata făcute. Scenariile dvs. de afaceri unice vor determina tipul de părți web și de site care vor fi utilizate.

Revizuiți exemplul de articol de mai jos pentru a afla mai multe despre procesul de creare a site-ului. Utilizați articolele pentru a vedea cum diferitele tipuri de roluri și departamente din cadrul oricărei organizații pot lucra împreună pentru a răspunde nevoilor utilizatorilor și obiectivelor de afaceri. Înțelegeți etapele de creare a site-ului - planificarea, compilarea și gestionarea - și tipurile de activități din fiecare etapă. Apoi începeți să creați site-ul SharePoint.

Luați în considerare utilizarea și particularizarea șablonului de site de management de proiect pentru a începe rapid lucrul.

Mai multe resurse de inspirație:

Vedeți ce este posibil cu cartea de aspect SharePoint
Obțineți instrucțiuni de creare a site-urilor pas cu pas cu instrucțiuni ghidate
Citiți mai multe articole despre crearea de site-uri SharePoint

Scenariu: O echipă de produse trebuie să creeze un spațiu partajat și securizat pentru a stoca documente, a partaja actualizări de stare și a comunica

Megan este un manager de proiect, care este responsabil pentru conducerea unei echipe care lucrează la lansarea unui nou produs în următoarele 6 luni. Ea știe că are nevoie de un loc unde să stocheze documentele echipei, să colaboreze la conținut, să partajeze actualizări la știrile proiectului și să comunice cu echipa. În prezent, echipa lui Megan folosește e-mailul ca formă principală de comunicare și unele documente de proiect sunt stocate într-un loc partajat, dar nu pot fi accesate în siguranță în afara biroului sau pe un dispozitiv mobil.

Site de echipă nou:

Imagine cu un site de echipă cu un contor de timp, un articol de știri și Planner

Obiective scenariu:

Stabiliți un loc unificat pentru știri despre proiect, colaborare în echipă și comunicarea între proiecte
Activarea unor modalități mai eficiente de comunicare prin utilizarea conferințelor video și chatului în timp real
Unificați resursele echipei, cum ar fi un calendar de echipă, adresa de e-mail, OneNote și instrumentul de gestionare a activităților
Stocați în siguranță fișierele și folderele într-un singur loc, care poate fi accesat de la distanță pe orice dispozitiv

Pașii pentru a crea site-ul:

Planificarea site-ului - 1/2 zi

Megan începe prin brainstorming idei cu un alt manager de proiect, care a creat un site similar în trecut. Ea învață cel mai bun mod de a-și începe site-ul de proiect este să solicite echipei sale feedback despre modul în care preferă să comunice, să colaboreze și tipurile de caracteristici care vor fi cele mai valoroase pentru noul site de proiect. Megan identifică principalele priorități ale echipelor sale și începe să colecteze documente, imagini și alte tipuri de conținut.

Megan stabilește că un site de echipă SharePoint se va potrivi cel mai bine nevoilor echipei și proiectului său. Totuși, un site de echipă SharePoint nu permite chatul în timp real decât dacă integrați Microsoft Teams. Megan lucrează împreună cu administratorul entității găzduite SharePoint pentru a se asigura că Microsoft Teams este disponibil. Ea învață că organizația sa are deja permisiunea de a utiliza Microsoft Teams și tot ce trebuie să facă este să se asigure că site-ul său de echipă este conectat la un grup Office 365.

Acum, Megan este gata pentru a începe construirea ei Office 365 spațiu de proiect conectat și site-ul de echipă.

Construiți site-ul - 1/2 zi

Megan construiește un site de echipă SharePoint, conectează site-ul la un grup Office 365 și creează o echipă Microsoft conectată. Conectându-se la grup, aceasta oferă automat echipei sale acces la resurse partajate, cum ar fi un calendar de grup, OneNote, Planner și adresa de e-mail.

Utilizând partea web Planner, echipa poate urmări și partaja detalii despre progresul proiectului
Partea web Știri vă ajută să comunicați organizației actualizările și jaloanele proiectului
Echipa are acces ușor la disponibilitatea celorlalți, utilizând partea web Calendar de grup
Utilizarea părții web Linkuri rapide, linkurile interne utilizate frecvent sunt evidențiate pentru acces ușor
Integrarea echipelor Microsoft permite noi modalități de comunicare și colaborare cu chatul în timp real, conferințele video, opțiunile de înregistrare a întâlnirilor și stocarea resurselor partajate de pe site-ul de echipă SharePoint

Gestionare site - În curs de desfășurare

Săptămânal, Megan postează actualizări ale stării proiectului sub formă de postări de știri care pot fi căutate, afișate în partea web Știri și postate automat pe canalul Teams
Megan revizuiește site-ul de echipă semi-lunar, pentru a se asigura că termenele limită și știrile proiectului sunt actualizate
În cazul în care se lansează proiectul, Megan planurile de a revizui porțiuni ale conținutului site-ului și părți web pentru a ajusta la noul ritm de afaceri de sprijin de produs
Lunar, Megan găzduiește sesiuni Q&A live găzduite de Microsoft Stream și sincronizate automat cu fila Stream din canalul Teams

Rezultatele:

Le permite membrilor echipei să rămână conectați la actualizările cheie și să extindă conversațiile prin chat persistent și conferințe video
Productivitate sporită a echipei, permițând membrilor echipei să colaboreze la conținut în Teams sau SharePoint, unde ar putea lucra vreodată
A scăzut volumul întâlnirilor și al e-mailului înainte de lansarea site-ului de echipă, sporind gradul de conștientizare a informațiilor
S-a permis membrilor echipei de la distanță să lucreze mai eficient