Utilizarea șablonului de site de management de proiect SharePoint

Mai întâi, urmați instrucțiunile despre cum să adăugați șablonul la un site nou sau existent.

Explorați conținutul de site prepopulat, părțile web și paginile și decideți ce particularizări de site vor fi necesare pentru a se alinia cu marca, vocea și obiectivul general al organizației dvs. de afaceri. 

Conținut șablon de site, listă și publicare de știri prepopulat:

• Pagină de pornire - oferă un loc de destinație pentru ca echipele să partajeze cu ușurință conținut, să colaboreze și să obțină actualizări pentru proiect

• Calendar - Afișează calendarul Outlook al echipei

• Project tracke r list - urmăriți toate progresele de lucru legate de proiectul viitor. Particularizați acest șablon de listă prin editarea câmpurilor text de listă.

• Lista de monitorizare a problemelor - urmăriți orice probleme care pot apărea în calea proiectului.  Particularizați acest șablon de listă prin editarea câmpurilor text de listă.

• Bibliotecă de documente - acces ușor și securizat la fișierele de proiect

• Coș de reciclare - oferă acces la conținutul legat de proiect abandonat recent 

• Șablon raport de stare - Utilizați acest șablon gata făcut pentru a publica cu ușurință rapoartele de stare ale proiectului pentru echipa dvs. Particularizați acest șablon de publicare de știri editând părți web Text și Imagine din listă.

După ce ați adăugat șablonul de site de management de proiect, este timpul să îl particularizați și să-l personalizați. 

Verificați starea proiectului și listele de monitorizare a problemelor - Utilizați partea web Erou pentru a menține membrii echipei la curent cu starea proiectului. Numărătoarea inversă până la lansarea proiectului - Utilizați partea web Contor inversă pentru a le spune membrilor echipei cât timp a mai rămas pentru a se pregăti pentru lansarea proiectului. Evidențierea resurselor utilizate frecvent - Utilizați partea web Bibliotecă de documente pentru a oferi acces rapid la resursele și fișierele echipei.  Revizuiți activitatea recentă de pe site-ul de echipă - Utilizați partea web Activitate site pentru a vizualiza conținutul vizualizat recent de alți membri ai echipei. Afișarea unei liste de planificări de proiect și termene limită - Utilizați partea web Evenimente pentru a crea o listă de termene limită importante pentru echipă. Partajați știrile și anunțurile echipei - Utilizați partea web Știri pentru a publica anunțurile echipei și oportunitățile evenimentului. Furnizați o listă de instrumente utilizate frecvent - Utilizați partea web Linkuri rapide pentru a simplificând colaborarea, compilând o listă de instrumente utilizate frecvent pentru proiect.  Oferiți acces la persoanele de contact cheie - Utilizați partea web Persoane pentru a lista punctele de contact principale pentru gestionarea proiectelor.

Particularizați aspectul site-ului, navigarea în site, părțile web și conținutul pentru a se potrivi nevoilor vizualizatorilor și ale organizației. Atunci când efectuați particularizări, asigurați-vă că site-ul este în modul de editare, selectând Editare în partea din dreapta sus a site-ului. Pe măsură ce lucrați, Salvați ca schiță sau Republicați modificările pentru a face editările vizibile pentru vizualizatori.

1. Utilizați partea web Erou pentru a evidenția starea proiectului

1. Începeți prin a selecta partea web Erou și alegeți Editare .

2. Apoi alegeți opțiunile Strat și Dală care se potrivesc cel mai bine nevoilor organizației.

Vedeți aspecte diferite și aflați mai multe despre editareapărții web Erou.

2. Utilizați partea web contor de numărătoare inversă pentru a le spune membrilor echipei cât timp a mai rămas

1. Începeți prin a selecta partea web Contorizare inversă și alegeți Editare .

2. Adăugați data și ora evenimentului. 

3. Selectați Formatul pentru afișarea cronometrului.

4. Adăugați un Apel la acțiune modificând textul suprapus și adăugați un link la mai multe informații.

5. Particularizați imaginea de fundal a părții web selectând Modificare, alegând o sursă de imagini și selectând Inserare.  

Aflați mai multe despre utilizarea părții web Contorizare inversă.

3. Utilizați partea web Bibliotecă de documente pentru a furniza acces rapid la resurse

1. Pentru a modifica vizualizarea sau sursa de foldere pentru partea web Bibliotecă de documente, selectați Editare .

2. Pentru a edita foldere, etichete și conținut din biblioteca de documente, navigați la bibliotecă în Conținut site. Efectuați editările, iar conținutul se va actualiza în partea web.

Aflați mai multe despre utilizarea părții web Bibliotecă de documente.

4. Utilizați partea web Activitate site pentru a rămâne la curent cu activitatea echipei

1. Începeți prin a selecta partea web Activitate site și selectați Editare parte web .

2. Introduceți un număr în caseta de instrumente de sub Afișați acest număr de elemente simultan.

Aflați mai multe despre utilizarea părții web Activitate site.

5. Utilizați partea web Evenimente pentru a urmări datele și termenele limită

1. Începeți prin a selecta partea web Evenimente și alegeți Editare .

2. Selectați Sursa.

3. Apoi selectați Intervalul de date care ar trebui să se afișeze pe site. 

4. În continuare, selectați Aspect.

5. Selectați numărul maxim de elemente care trebuie listate în această parte Web. 

Aflați mai multe desprepartea web Evenimente.

6. Utilizați partea web Știri pentru a evidenția anunțurile echipei de proiect și oportunitățile evenimentului.

1. Începeți prin a selecta partea web Știri și alegeți Editare .

2. Apoi selectați sursa de știri care conține informațiile pe care doriți să le afișați.

3. Selectați Opțiunile Aspect, Vizualizare și Filtru care afișează cel mai bine membrii echipei organizației.

4. În secțiunea Organizare , determinați ordinea în care trebuie afișate știrile.

Aflați mai multe despre utilizarea părții web Știri.

7. Utilizați partea web Linkuri rapide pentru a compila o listă de instrumente utilizate frecvent pentru proiect.

1. Navigați la partea web Linkuri rapide și selectați linkul, apoi Editați .

2. Editați linkul, titlul, pictograma și descrierea, dacă este necesar..

3. Pentru a adăuga un link, selectați + Adăugați linkuri.

Vedeți diferite tipuri de aspecte și opțiuni de editare pentru partea web Linkuri rapide.

8. Utilizați partea web Persoane pentru a lista punctele de contact principale pentru proiecte

1. Începeți prin a șterge imaginea părții web Persoane.

2. Apoi adăugați partea web Persoane, selectând linia cu un cerc +, astfel:

   

3. Selectați Editare în partea web Persoane.

4. Introduceți numele unei persoane sau al unui grup, apoi selectați Salvare.

Aflați mai multe despre partea web Persoane.

Particularizați următoarele pagini din site: 

• Project tracke r list - urmăriți toate progresele de lucru legate de proiectul viitor. Particularizați acest șablon de listă prin editarea câmpurilor text de listă.

• Lista de monitorizare a problemelor - urmăriți orice probleme care pot apărea în calea proiectului.  Particularizați acest șablon de listă prin editarea câmpurilor text de listă.

• Șablon raport de stare - Accesați acest șablon în Setări , apoi în Conținut site. Utilizați acest șablon gata făcut pentru a publica cu ușurință rapoartele de stare ale proiectului pentru echipa dvs. Particularizați acest șablon de publicare de știri editând părți web Text și Imagine din listă.

Particularizarea aspectului și a navigării în site

Înainte de a vă partaja site-ul cu alte persoane, puneți ultimele retușuri pe site- ul dvs., asigurându-vă că utilizatorii pot găsi site-ul, pot naviga cu ușurință prin linkuri și pagini și pot accesa rapid conținutul de pe site.

• Editați bibliotecile de documente actualizând numele folderelor și încărcând resurse.

• Editați și particularizați navigarea în site.

• Modificați aspectul site-ului particularizând tema, sigla, aspectele de antet și aspectul site-ului.

• Adăugați sau eliminați pagini la acest site sau la navigarea în site pentru a include conținutul existent.

• Alegeți să asociați acest site cu un site hub din organizația dvs. sau adăugați acest site la o navigare de site hub existentă , dacă este necesar.

Partajați-vă site-ul cu alte persoane după ce ați particularizat site-ul, l-ați revizuit și ați publicat schița finală. 

1. Selectați Setări , apoi Permisiuni site.

2. Apoi selectați Invitați persoane, apoi selectați Adăugați membri la grup , apoi Adăugare pentru a acorda acces complet la conținutul site-ului de echipă, la resurse partajate, cum ar fi calendarul Outlook al echipei și drepturi de editare la site.

3. Apoi selectați Invitați persoane , apoi Partajați doar site-ul, apoi Salvați pentru a partaja site-ul, dar nu și resursele partajate sau drepturile de editare ale site-ului.

Aflați mai multe despre gestionarea setărilor site-ului de echipă, a informațiilor de site și a permisiunilor.

După ce creați și lansați site-ul, următoarea etapă importantă este menținerea conținutului site-ului. Asigurați-vă că aveți un plan pentru a menține la zi conținutul și părțile web. 

Cele mai bune practici de întreținere a site-ului:

• Plan pentru întreținerea site-ului - Stabiliți un program pentru revizuirea conținutului site-ului cât de des este necesar, pentru a vă asigura că tot conținutul este corect și relevant.

• Publicați cu regularitate știri - distribuiți cele mai recente anunțuri, informații și stare în cadrul organizației.  Aflați cum să adăugați o postare De știri pe un site de echipă sau pe un site de comunicare și cum să afișați altor persoane care vor publica anunțuri despre modul în care pot utiliza știrile SharePoint.

• Verificați linkurile și părțile web - Păstrați linkurile și părțile web actualizate pentru a vă asigura că beneficiați de întreaga valoare a site-ului.

• Utilizați analiza pentru a îmbunătăți implicarea - Vizualizați utilizarea site-ului utilizând raportul de date de utilizareîncorporat pentru a obține informații despre conținutul popular, vizitele pe site și multe altele.

• Revizuiți periodic setările site-ului : după ce ați creat un site în SharePoint, puteți efectua modificări la setări, informații despre site și permisiuni pentru site.