Cum se creează un sondaj FindTime

FindTime este un program de completare Outlook pentru planificarea întâlnirilor. Organizatorul poate trimite mai multe opțiuni de timp prin FindTime și poate minimiza mesajele de e-mail înainte și înapoi în planificare.

Pentru a programa o întâlnire în Outlook cu FindTime:

1. Creați un e-mail nou sau selectați un mesaj de e-mail la care să răspundeți.

2. Listați persoanele necesare pentru întâlnire în Către și participanții opționali în Cc. 

3. În fila Pornire , selectați Răspundeți cu sondajul de întâlnire.
   
   

4. Selectați setările întâlnirii:
   
   

   • Durată: Selectați o durată din listă.

     • Selectați 8 ore pentru o întâlnire de o zi întreagă.

     • Selectați Particularizat în meniul vertical de timp pentru a vă seta propria oră. Durata maximă este de 23 de ore 59 de minute.

   • Ore de lucru: Verificați pentru a limita orele de întâlnire sugerate doar la zile și ore lucrătoare.

     Notă: Orele de lucru utilizate în mod implicit sunt preluate din setările organizatorului și nu reușesc aceste setări Exchange. Acestea sunt implicite între 8:00 și 17:00 dacă nu se găsesc setări.

   • Fus orar: Selectați meniul vertical de fus orar pentru a modifica fusul orar al întâlnirii.

     Note: 

     • Fusul orar utilizat este regăsit din setările organizatorului, dar puteți selecta unul nou din listă.

     • Ora de vară este luată în considerare, iar întâlnirile de după trecerea anuală afișează ora corectă

5. FindTime analizează programările participanților (dacă sunt disponibile) și sugerează ore de întâlnire potrivite.

   Notă: FindTime utilizează contulMicrosoft 365 de firmă pentru a vă accesa calendarul și calendarele participanților din organizația dvs. pentru a determina disponibilitatea. Calendarele care nu sunt asociate cu un cont Microsoft 365 nu sunt acceptate.

   Utilizați linkurile pentru a sorta opțiunile întâlnirii.

   

   • Disponibilitate: Listează mai întâi cele mai bune opțiuni (orele când toți participanții la întâlnire sunt liberi). Factorii utilizați pentru a determina cele mai bune opțiuni includ câți participanți sunt liberi, câți participanți obligatorii versus participanți opționali sunt liberi, dacă participanții în conflict au angajamente provizorii sau ocupate în calendarul lor.

   • Oră: Listează cronologic opțiunile.
     
     Notă: Puteți defila prin zile și luni utilizând săgețile. Zilele disponibile sunt subliniate cu verde. Verdele mai închis indică zilele cu cele mai multe opțiuni, iar culoarea verde și roșu mai deschise indică cele mai multe conflicte. Zilele de weekend sunt marcate ca disponibile dacă nu este selectată opțiunea Ore de lucru .

   • Pictogramele persoane arată dacă participanții la întâlnire sunt obligatorii și disponibilitatea lor.

     

     • Subliniat: Obligatoriu

     • Verde: disponibil

     • Galben: Poate fi ocupat

     • Roșu: Ocupat

     • Gri: necunoscut

   • Puteți utiliza pictogramele pentru a accesa mai multe informații.

     • Selectați pentru a deschide bara de stare a participantului.

     • Treceți cu mouse-ul peste pictograma fiecărei persoane sau pentru a vizualiza informațiile despre disponibilitatea persoanei.

     • Selectați pentru a vizualiza calendarul.

6. Selectați câteva ore de întâlnire potrivite.

   • Caseta de timp se schimbă în albastru atunci când este selectată.
     
     

     Notă: Sondajele care au 20 de sugestii sau mai puține au șanse mai mari de a ajunge la consens. 

7. Selectați Următorul.

8. Introduceți locația întâlnirii.

   • Întâlnirile online sunt activate în mod implicit. Bifați caseta de selectare Întâlnire online pentru a o dezactiva. 
     
     
     
     Atunci când este selectată întâlnirea online, FindTime va programa o întâlnireSkype for Business sauMicrosoft Teams. FindTime va utiliza oricare dintre aceste setări a fost setată de organizația dvs. ca canal implicit de întâlnire online. 

     Notă: Dacă ați salvat o setare deSkype for Business în tabloul de bord, FindTime o va utiliza în loc de Microsoft Teams. Dacă doriți să utilizațiMicrosoft Teams, ștergeți setarea deSkype for Business din tabloul de bord.

9. Selectați Setări sondaj și comutați opțiunile ACTIVAT/DEZACTIVAT .

   Notă: Puteți șterge în continuare orele de întâlnire selectate în acest moment, selectând X în lista Ore selectate .

   • Doresc să primesc o notificare despre actualizările sondajului: Veți primi un mesaj de e-mail de fiecare dată când un participant votează. Mesajul include starea curentă a sondajului și o opțiune de planificare.

   • Programați când participanții ajung la un consens: Un eveniment de calendar este programat automat dacă toți participanții obligatorii au votat în favoarea unei anumite opțiuni de oră. Dacă sunt disponibile mai multe opțiuni, va fi programată cea mai veche opțiune.

   • Rețineți orele selectate în calendarul meu: Un eveniment de încercare este plasat în calendar pentru fiecare opțiune de timp pe care o propuneți. Toate suspendările sunt eliminate atunci când întâlnirea este programată sau sondajul este anulat.

   • Sondaj de blocare pentru participanți: Participanții nu vor putea să sugereze ore noi sau să editeze alți participanți.

   • Se solicită participanților să își verifice identitatea: Pentru a contribui la prevenirea votării anonime, participanților li se va solicita să se autentifice înainte de votare.

   • Notificări prin e-mail în limba FindTime: Limba în care utilizați FindTime va fi utilizată pentru a trimite notificări prin e-mail asociate. În caz contrar, aceste notificări vor fi trimise în limba engleză.

10. Selectați Inserare în e-mail.

11. FindTime inserează orele de întâlnire sugerate în e-mail. Selectați Opțiuni editare pentru a modifica setările întâlnirii, dacă este necesar.

    Notă: Dacă efectuați modificări și reinserați orele întâlnirii, trebuie să ștergeți manual invitația inițială.

12. Selectați Trimitere pentru a trimite invitațiile la întâlnire și a începe procesul de votare.

13. Veți primi un link direct la pagina de votare a întâlnirii.