Eliminarea datelor ascunse și a informațiilor personale prin inspectarea documentelor, prezentărilor sau registrelor de lucru

Ce găsește și elimină Inspector document în documentele Word

Inspector document afișează mai mulți Inspectori diferiți care vă ajută să găsiți și să eliminați datele ascunse și informațiile personale din documentele Word înainte de partajare.

Pentru a găsi și a elimina rapid date și informații:

1. În Inspector document, selectați sau debifați opțiunile (așa cum este descris mai jos) pentru a le elimina sau salva.

2. Selectați Inspectare.

3. Revizuiți rezultatele inspecției și selectați Eliminare totală din orice elemente de șters.
   Pentru avertismente și informații despre eliminarea informațiilor, consultați Utilizarea Inspectorului document.

4. Selectați Reinspectare sau Închidere.

Tipuri de date ascunse și informații personale

Word documente pot conține următoarele tipuri de date ascunse și informații personale:

• Comentarii, marcaje de revizuire din modificările urmărite, versiuni și adnotări cu cerneală    Dacă ați colaborat cu alte persoane pentru a crea documentul, este posibil ca documentul să conțină elemente cum ar fi marcaje de revizuire din modificările urmărite, comentarii, adnotări în cerneală sau versiuni. Aceste informații pot permite altor persoane să vadă numele persoanelor care au lucrat la document, comentariile de la recenzenți și modificările efectuate în document, lucruri pe care poate că nu doriți să le partajați în afara echipei.

• Proprietăți document și informații personale    Proprietățile sau metadatele documentului includ detalii despre document, cum ar fi autorul, subiectul și titlul. Proprietățile documentului includ și informații care sunt întreținute automat de Microsoft 365 programe, cum ar fi numele persoanei care a salvat cel mai recent un document și data la care a fost creat un document. Dacă ați utilizat caracteristici specifice, este posibil ca documentul să conțină și alte tipuri de informații de identificare personală, cum ar fi anteturi de e-mail, informații de tip Trimitere pentru revizuire, rute de distribuire și nume de șabloane.

• Anteturile, subsolurile și inscripționările    Word documente pot conține informații în anteturi și subsoluri. În plus, este posibil să fi adăugat o inscripționare la documentul Word.

• Text ascuns    Word documentele pot conține text formatat ca text ascuns. Dacă nu știți dacă documentul conține text ascuns, puteți utiliza Inspector document pentru a-l căuta.

• Proprietăți server de documente    Dacă documentul a fost salvat într-o locație de pe un server de gestionare a documentelor, cum ar fi un site Spațiu de lucru pentru documente sau o bibliotecă bazată pe Windows SharePoint Services, documentul poate conține proprietăți de document suplimentare legate de această locație de pe server.

• Date XML particularizate    Documentele pot conține date XML particularizate care nu sunt vizibile direct în document. Inspector document poate găsi și elimina aceste date XML.

Găsirea și eliminarea datelor ascunse și a informațiilor personale cu Inspector document

1. Deschideți documentul Word pe care doriți să-l inspectați pentru date ascunse și informații personale.

2. Pe fila Fișier , selectați Salvare ca, apoi tastați un nume în caseta Nume fișier pentru a salva o copie a documentului original.

3. În copia documentului original, pe fila Fișier , selectați Informații.

4. Selectați Verificare probleme, apoi alegeți Inspectare document.

5. În caseta de dialog Inspector document, bifați casetele de selectare pentru a alege tipurile de conținut ascuns care doriți să fie inspectate.

6. Selectați Inspectare.

7. Examinați rezultatele inspectării în caseta de dialog Inspector document.

8. Selectați Eliminare totală de lângă rezultatele inspecției pentru tipurile de conținut ascuns pe care doriți să le eliminați din document.

   Important: 

   • Dacă eliminați conținutul ascuns din document, este posibil să nu reușiți să-l restaurați selectând Anulare.

   • Dacă doriți să eliminați datele ascunse și informațiile personale din documentele pe care le salvați în formatul Text OpenDocument (.odt), trebuie să rulați Inspector document de fiecare dată când salvați documentul în acel format.

Ce găsește și elimină Inspector document în documentele Excel

Acest tabel listează tipurile de date ascunse și informațiile personale pe care Inspector document le poate găsi și elimina din registrele de lucru.

Pentru a găsi și a elimina rapid date și informații:

1. În Inspector document, selectați sau debifați opțiunile (așa cum este descris mai jos) pentru a le elimina sau salva.

2. Selectați Inspectare.

3. Revizuiți rezultatele inspecției și selectați Eliminare totală din orice elemente de șters.
   Pentru avertismente și informații despre eliminarea informațiilor, consultați Utilizarea Inspectorului document.

4. Selectați Reinspectare sau Închidere.

Nu toate informațiile pot fi eliminate, pentru mai multe informații, consultați Informații pe care Inspector document le găsește, dar nu le poate elimina.

Găsirea și eliminarea datelor ascunse și a informațiilor personale

Inspector document vă ajută să găsiți și să eliminați datele ascunse și informațiile personale din registrele de lucru Excel.

1. Deschideți registrul de lucru pe care doriți să îl inspectați pentru date ascunse și informații personale.

2. Pe fila Fișier , selectați Salvare ca și tastați un alt nume în caseta Nume fișier pentru a salva o copie a registrului de lucru original.

3. În copia registrului de lucru original, pe fila Fișier , selectați Informații.

4. Selectați Verificare probleme, apoi alegeți Inspectare document.

5. În caseta Inspector document , bifați casetele cu tipurile de conținut ascuns care doriți să fie inspectate. Pentru mai multe informații despre inspectorii individuali, consultați Ce găsește și elimină Inspector document în documentele Excel.

6. Selectați Inspectare.

7. Examinați rezultatele inspecției în caseta Inspector document .

8. Selectați Eliminare totală de lângă rezultatele inspecției pentru tipurile de conținut ascuns pe care doriți să le eliminați din document.

   Important: 

   • Dacă eliminați conținutul ascuns din registrul de lucru, este posibil să nu reușiți să-l restaurați selectând Anulare.

   • Dacă eliminați rânduri, coloane sau foi de lucru ascunse din registrul de lucru care conțin date, prin eliminarea lor se pot modifica rezultatele calculelor sau ale formulelor din registrul de lucru. Dacă nu știți ce informații conțin rândurile, coloanele sau foile de lucru ascunse, închideți Inspector document, reafișați rândurile, coloanele sau foile de lucru ascunse, apoi examinați conținutul lor.

   • Inspectorii pentru Comentarii și adnotări, Proprietăți document și Informații personale și Anteturi și subsoluri nu se pot utiliza într-un registru de lucru care a fost salvat ca registru de lucru partajat (fila Revizuire, Partajare registru de lucru). Aceasta se datorează faptului că registrele de lucru partajate utilizează informații personale pentru a permite diverșilor utilizatori să colaboreze la același registru de lucru. Pentru a elimina aceste informații dintr-un registru de lucru partajat, puteți să copiați registrul de lucru, apoi să îi eliminați partajarea. Pentru a anula partajarea unui registru de lucru, pe fila Revizuire , selectați Partajare registru de lucru și debifați Se permit modificări simultane făcute de mai mulți utilizatori.

   • Dacă doriți să eliminați datele ascunse și informațiile personale din foile de calcul pe care le salvați în formatul Foaie de calcul OpenDocument (.ods), trebuie să rulați Inspector document de fiecare dată când salvați foaia de calcul în acest format.

Tipuri de date ascunse și informații personale în Excel

Acestea sunt câteva dintre elementele care pot fi sursa datelor ascunse și a informațiilor personale din registrele de lucru Excel:

• Comentarii și adnotări cu cerneală    Este posibil ca registrul de lucru să conțină elemente, cum ar fi comentarii sau adnotări cu cerneală, dacă ați colaborat cu alte persoane pentru a crea registrul de lucru. Aceste informații pot permite altor persoane să vadă numele persoanelor care au lucrat la registrul dvs. de lucru, comentariile de la recenzenți și modificările efectuate în registrul dvs. de lucru.

• Proprietăți document și informații personale    Metadatele sau proprietățile documentului din Excel, la fel ca în alte aplicații Microsoft 365, includ detalii cum ar fi autorul, subiectul și titlul. Microsoft 365 păstrează automat numele persoanei care a salvat cel mai recent un registru de lucru, data la care a fost creat un document și locația documentului. Pot exista tipuri suplimentare de informații de identificare personală (PII), cum ar fi anteturi de e-mail, informații de trimitere pentru revizuire, rute de distribuire, proprietăți de imprimantă (de exemplu, cale imprimantă și cod de acces securizat pentru imprimare) și informații despre calea de fișier pentru publicarea paginilor web.

• Anteturi și subsoluri    Registrele de lucru pot include informații în anteturi și subsoluri.

• Rânduri, coloane și foi de lucru ascunse    Registrele de lucru pot avea rânduri, coloane și foi de lucru întregi care sunt ascunse. Dacă distribuiți o copie a unui registru de lucru ce include rânduri, coloane sau foi de lucru ascunse, alte persoane pot anula ascunderea acestora pentru a vedea datele pe care le conțin.

• Proprietăți server de documente    Registrele de lucru salvate într-o locație de pe un server de gestionare a documentelor, cum ar fi un site Spațiu de lucru pentru documente sau o bibliotecă bazată pe Windows SharePoint Services, pot conține proprietăți de document suplimentare legate de locația serverului.

• Date XML particularizate    Registrele de lucru pot avea date XML particularizate care nu sunt vizibile direct în document. Inspector document poate găsi și elimina aceste date XML.

• Conținut invizibil    Registrele de lucru pot avea obiecte ce nu sunt vizibile, deoarece sunt formatate ca invizibile.

• Linkuri externe    Registrele de lucru pot avea linkuri la date din alte registre de lucru (linkuri externe). Numele foilor de lucru care conțin date sunt salvate apoi cu registrele de lucru, dar pot să nu fie vizibile.

• Fișiere sau obiecte încorporate    Registrele de lucru pot avea fișiere încorporate (cum ar fi un document Microsoft 365 sau Text) sau obiecte încorporate (cum ar fi o diagramă sau o ecuație) care pot avea date care nu sunt vizibile.

• Macrocomenzi de cod VBA    Registrele de lucru pot avea macrocomenzi, module VBA, controale COM sau ActiveX, formulare de utilizator sau funcții definite de utilizator (UDF) ce pot conține date ascunse.

• Elemente care pot avea date memorate în cache    Registrele de lucru pot avea date memorate în cache pentru rapoarte PivotTable, PivotChart, slicere, cronologii și formule de cub ce pot să nu fie vizibile.

• Anchete Excel    Registrele de lucru pot avea întrebări ascunse Excel Anchetă care au fost introduse în Excel pentru web și salvate cu registrul de lucru, dar nu sunt vizibile acolo.

• Scenariile Managerului de scenarii    Registrele de lucru pot avea scenarii definite utilizând Managerul de scenarii. Aceste scenarii pot conține date ascunse sau memorate în cache.

• Filtre    Registrele de lucru pot avea filtre automate active sau filtre de tabel care pot determina salvarea datelor memorate în cache sau a datelor ascunse cu registrul de lucru.

• Nume ascunse    Registrele de lucru pot avea nume ascunse ce pot fi sursa datelor ascunse.

Informațiile pe care le găsește Inspector document, dar pe care nu le poate elimina

Inspector document detectează următoarele elemente care pot avea date care nu sunt vizibile în registrul de lucru. Acesta nu elimină elementele, deoarece ar putea determina funcționarea incorectă a registrului de lucru. Puteți să examinați fiecare element găsit și să determinați dacă doriți să îl eliminați manual sau să îl înlocuiți cu un element care nu are date ascunse, cum ar fi o imagine statică.

Informațiile pe care le găsește și le elimină Inspector document

Acest tabel listează tipurile de date ascunse și informații personale pe care Inspector document le poate găsi și elimina din prezentările PowerPoint.

Pentru a găsi și a elimina rapid date și informații:

1. În Inspector document, selectați sau debifați opțiunile (așa cum este descris mai jos) pentru a le elimina sau salva.

2. Selectați Inspectare.

3. Revizuiți rezultatele inspecției și selectați Eliminare totală din orice elemente de șters.
   Pentru avertismente și informații despre eliminarea informațiilor, consultați Utilizarea Inspectorului document.

4. Selectați Reinspectare sau Închidere.

Nu toate datele și informațiile ascunse se pot elimina cu Inspector document. Pentru mai multe informații, consultați Informații pe care Inspector document le găsește, dar nu le poate elimina.

Dacă organizația dvs. a particularizat Inspector document adăugând module Inspector, este posibil să reușiți să verificați prezentările pentru tipuri suplimentare de informații.

Găsirea și eliminarea datelor ascunse și a informațiilor personale

1. Deschideți prezentarea PowerPoint pe care doriți să o inspectați pentru date ascunse și informații personale.

2. Pe fila Fișier , selectați Salvare ca, apoi tastați un nume în caseta Nume fișier pentru a salva o copie a prezentării originale.

3. În copia prezentării originale, pe fila Fișier , selectați Informații.

4. Selectați Verificare probleme și alegeți Inspectare document.

5. În caseta de dialog Inspector document, bifați casetele de selectare pentru a alege tipurile de conținut ascuns care doriți să fie inspectate. Pentru mai multe informații despre inspectorii individuali, consultați Eliminarea datelor ascunse și a informațiilor personale prin inspectarea documentelor, prezentărilor sau registrelor de lucru.

6. Selectați Inspectare.

7. Examinați rezultatele inspectării în caseta de dialog Inspector document.

8. Selectați Eliminare totală de lângă rezultatele inspecției pentru tipurile de conținut ascuns pe care doriți să le eliminați din document.

   • Dacă eliminați conținutul ascuns din prezentare, este posibil să nu reușiți să-l restaurați selectând Anulare.

   • Dacă doriți să eliminați datele ascunse și informațiile personale din prezentările pe care le salvați în format Prezentare OpenDocument (.odp), trebuie să rulați Inspector document de fiecare dată când salvați prezentarea în acest format.

După ce utilizați Inspector document pentru a elimina informațiile personale, dacă modificați în continuare prezentarea, PowerPoint va continua să elimine automat informațiile personale atunci când salvați acest fișier. Totuși, dacă este încă necesară editarea în colaborare pentru această prezentare (de exemplu, trebuie să păstrați numele coautorului asociat comentariilor pe care le-a lăsat), puteți opri PowerPoint să elimine automat informațiile personale, făcând clic pe butonul "Modificare setare" din notificarea "Eliminare informații personale activată".

Tipuri de date ascunse și informații personale

PowerPoint prezentare poate salva mai multe tipuri de date ascunse și informații personale. Deși aceste informații pot să nu fie vizibile imediat, ele pot fi regăsite încă din prezentare.

Informațiile ascunse pot include datele pe care PowerPoint le adaugă pentru a vă permite să colaborați la crearea prezentării cu alte persoane. De asemenea, poate include informații pe care le desemnați explicit ca fiind ascunse.

PowerPoint prezentări pot conține următoarele tipuri de date ascunse și informații personale:

• Comentarii și adnotări cu cerneală    Dacă colaborați cu alte persoane pentru a crea prezentarea, prezentarea poate conține elemente cum ar fi comentarii sau adnotări în cerneală. Aceste informații pot permite altor persoane să vadă modificările efectuate și numele celor care au lucrat la prezentare, împreună cu comentariile recenzenților.

• Date de urmărire revizuire   Atunci când colaborați la un document partajat stocat în cloud, PowerPoint 2016 pentru Microsoft 365 stochează date despre cine a făcut modificări în document și când au fost efectuate modificările.

• Proprietăți document și informații personale    Proprietățile de document, cunoscute și ca metadate, includ detalii despre prezentare, cum ar fi autorul, subiectul și titlul. Proprietățile documentului includ și informații care sunt întreținute automat de Microsoft 365 programe, cum ar fi numele persoanei care a salvat cel mai recent un document și data la care a fost creat un document. Dacă ați utilizat anumite caracteristici, documentul poate conține, de asemenea, tipuri suplimentare de informații de identificare personală (IIP), cum ar fi anteturi de e-mail, informații de trimitere pentru revizuire, rute de distribuire și informații despre calea de fișier pentru publicarea paginilor web.

• Conținut invizibil pe diapozitiv    Prezentarea poate conține obiecte care nu sunt vizibile, deoarece sunt formatate ca invizibile.

• Conținut în afara diapozitivului    PowerPoint prezentările pot conține obiecte care nu sunt vizibile imediat, deoarece au fost glisate de pe diapozitiv în zona în afara diapozitivului. Acest conținut din afara diapozitivului poate include casete text, clipuri grafice, grafice și tabele.

• Note de prezentare    Secțiunea Note a unei prezentări PowerPoint poate conține text pe care nu doriți să-l partajați public, mai ales dacă notele au fost scrise numai pentru utilizarea persoanei care susține prezentarea.

• Proprietăți server de documente    Dacă prezentarea a fost salvată într-o locație de pe un server de gestionare a documentelor, cum ar fi un site Spațiu de lucru pentru documente sau o bibliotecă bazată pe Windows SharePoint Services, prezentarea poate conține proprietăți de document suplimentare legate de această locație de pe server.

• Date XML particularizate    Prezentările pot conține date XML particularizate care nu sunt vizibile în documentul propriu-zis. Inspector document poate găsi și elimina aceste date XML.

Informațiile pe care le găsește Inspector document, dar pe care nu le poate elimina

Inspector document detectează următoarele elemente care pot avea date care nu sunt vizibile în prezentare. Inspector document nu poate elimina aceste elemente pentru dvs., deoarece poate face ca prezentarea să nu funcționeze corect. Puteți să examinați fiecare element găsit și să determinați dacă doriți să îl eliminați manual sau să îl înlocuiți cu un element care nu are date ascunse, cum ar fi o imagine statică.

Inspector document și date cu caracter personal

Datele de urmărire a revizuirii, introduse în PowerPoint 2016 compilarea 8403 pentru utilizatorii Microsoft 365 Insider, ilustrează o limitare a Inspector document. De exemplu, Cipria și Linda colaborează la Prezentarea A în Microsoft 365. Datele de urmărire a revizuirii (adică numele de utilizator și orele când au făcut editări) sunt adăugate la prezentare. Dacă Mohammed deschide ulterior Presentation A într-o versiune anterioară de PowerPoint și rulează Inspector document în fișier pentru a elimina datele personale, Inspector document din versiunea respectivă de PowerPoint nu va putea să detecteze și să elimine datele de urmărire a revizuirii adăugate la prezentare de către versiunea mai nouă, Microsoft 365 de PowerPoint utilizată de Kelly și Linda. Mohammed nu poate elimina datele de urmărire a revizuirii fără a face upgrade la versiunea curentă de PowerPoint și apoi rulează Inspector document