Gestionarea zonelor de date externe și a proprietăților lor

O zonă de date externe este un nume definit sau un nume de tabel care definește locația datelor aduse într-o foaie de lucru. Atunci când vă conectați la date externe, Excel creează automat o zonă de date externe. Singura excepție de la această regulă este un raport PivotTable care este conectat la o sursă de date; un raport PivotTable nu utilizează o zonă de date externe. În Excel, puteți să formatați și să aranjați o zonă de date externe sau să o utilizați în calcule, la fel ca în cazul altor date.

Proprietăți zonă de date externe

O zonă de date externe are proprietăți suplimentare (a nu se confunda cu proprietățile de interogare sau de conexiune) pe care le puteți utiliza pentru a controla datele, cum ar fi păstrarea formatării celulelor și lățimea coloanei. Puteți modifica aceste proprietăți de zonă de date externe făcând clic pe Proprietăți în grupul Connections de pe fila Date. Apoi efectuați modificările efectuând următoarele:

• Pentru zonele de date externe create din Microsoft Query și Expertul conexiune de date, utilizați caseta de dialog Proprietăți date externe .

• Pentru zonele de date externe create dintr-un fișier text importat sau dintr-o interogare Web care regăsește date HTML, utilizați caseta de dialog Proprietăți zonă de date externe .

• Pentru zonele de date externe create dintr-o interogare Web care preia date XML, utilizați caseta de dialog Proprietăți asociere XML .

1. Selectați foaia de lucru în care doriți să căutați o zonă de date externe.

2. În bară de formule, faceți clic pe săgeata de lângă Caseta nume, apoi faceți clic pe numele zonei de date externe dorite.

1. Selectați Formule > Manager nume.

2. În caseta de dialog Manager nume , faceți clic pe numele zonei de date externe, apoi faceți clic pe Editare. Altă posibilitate este să faceți dublu clic pe nume.

3. În caseta de dialog Editare nume , tastați numele nou pentru referință în caseta Nume .

Puteți modifica interogarea subiacentă pentru o zonă de date externe care a fost creată din Microsoft Query, un fișier text importat, o interogare web sau Expertul conexiune de date.

1. Pe bara de formule, faceți clic pe săgeata de lângă Caseta nume și selectați numele zonei de date externe pe care doriți să o copiați.

   Pentru un tabel Excel, selectați numele zonei, apoi apăsați CTRL+A pentru a selecta anteturile de tabel.

   Dacă doriți să includeți etichete de coloană sau formule care nu fac parte din zona de date externe, selectați celulele care conțin etichetele de coloană sau formulele pe care doriți să le copiați. Faceți clic pe săgeata de lângă Caseta nume din bara de formule și faceți clic pe numele zonei de date externe pe care doriți să o copiați.

2. Selectați Pornire > Copiere.

3. Comutați la registrul de lucru în care doriți să lipiți zona de date externe.

4. Faceți clic pe celula din stânga sus a zonă de lipire.

   Pentru a vă asigura că date externe nu înlocuiește datele existente, asigurați-vă că foaia de lucru nu are date sub sau în partea dreaptă a celulei pe care faceți clic.

5. Pe fila Pornire, în grupul Clipboard, faceți clic pe Lipire.

Puteți controla cum să gestionați un set de date mai mic sau mai mare returnat în Excel atunci când se reîmprospătează datele.

1. Selectați Proprietăți> date .

2. În caseta de dialog Proprietăți zonă de date externe , sub Dacă numărul de rânduri din zona de date se modifică la reîmprospătare, faceți clic pe una dintre următoarele:

   • Inserarea celulelor pentru date noi, ștergerea celulelor neutilizate

     Note: 

     • Atunci când unul sau mai multe rânduri sunt adăugate în sursa de date, celulele aflate direct sub zona de date externe se deplasează în jos, dar celulele din partea dreaptă a zonei de date externe nu se deplasează.

     • Atunci când unul sau mai multe rânduri sunt șterse din sursa de date, celulele aflate direct sub zona de date externe se deplasează în sus, dar celulele din partea dreaptă a zonei de date externe nu se deplasează.

   • Inserarea de rânduri întregi pentru date noi, golirea celulelor neutilizate

     Note: 

     • Atunci când unul sau mai multe rânduri sunt adăugate în sursa de date, celulele aflate direct sub și la dreapta zonei de date externe se deplasează în jos.

     • Atunci când unul sau mai multe rânduri sunt șterse din sursa de date, celulele aflate direct sub și în partea dreaptă a zonei de date externe nu se deplasează.

   • Suprascrieți celulele existente cu date noi, goliți celulele neutilizate

     Note: 

     • Atunci când unul sau mai multe rânduri sunt adăugate în sursa de date, celulele aflate direct sub zona de date externe sunt suprascrise, dar celulele din partea dreaptă a zonei de date externe nu se deplasează.

     • Atunci când unul sau mai multe rânduri sunt șterse din sursa de date, celulele aflate direct sub și în partea dreaptă a zonei de date externe nu se deplasează.

1. Selectați Proprietăți> date .

2. Sub Formatare și aspect date, alegeți una sau mai multe dintre următoarele variante:

   • Pentru a include numele câmpurilor ca primul rând, bifați caseta de selectare Includere nume câmpuri .

     Notă: Această casetă de selectare este disponibilă doar pentru o zonă de date externe căreia i se efectuează conversia dintr-un program Microsoft Office 2003 sau într-o zonă de date externă care este creată programatic.

   • Pentru a adăuga o coloană de numere de rând, bifați caseta de selectare Includere numere de rând .

     Notă: Această casetă de selectare nu este disponibilă pentru un fișier text importat, un fișier XML sau o interogare Web.

   • Pentru a păstra formatarea celulei pe care o aplicați, bifați caseta de selectare Se păstrează formatarea celulelor .

     Notă: Pentru o interogare web, această opțiune este debifată automat atunci când selectați Formatare HTML completă în caseta de dialog Opțiuni . Accesați caseta de dialog Opțiuni din caseta de dialog Editare interogare .

   • Pentru a păstra lățimile de coloană setate, bifați caseta de selectare Ajustare lățime coloană .

   • Pentru a păstra sortarea, filtrarea și aspectul coloanelor pe care le aplicați, bifați caseta de selectare Se păstrează sortarea/filtrarea/aspectul coloanelor .

     Notă: Această casetă de selectare nu este disponibilă pentru o interogare Web.

   • Pentru a păstra filtrarea coloanelor pe care o aplicați, bifați caseta de selectare Se păstrează filtrul de coloană .

     Notă: Această casetă de selectare este disponibilă doar pentru o interogare Web care se bazează pe date XML.

1. Introduceți o formulă într-o celulă adiacentă primului rând de date din zona de date externe.

   Notă: Primul rând de date poate fi primul sau al doilea rând din zona de date externe, în funcție de tipul în care primul rând conține anteturi.

2. Selectați celula și faceți dublu clic pe instrument de umplere pentru a copia formula pe toate rândurile din zona de date externe.

3. Faceți clic pe o celulă din zona de date externe.

4. Selectați Proprietăți> date .

5. În caseta de dialog Proprietăți zonă de date externe , bifați caseta de selectare Se completează formulele în jos în coloane adiacente datelor .

   Notă: Dacă zona de date externe se extinde atunci când reîmprospătare, Excel copiază doar acele formule care sunt imediat adiacente zonei de date externe sau în interiorul acestora.

Înghețarea unei zone de date externe păstrează datele, dar nu și interogarea subiacentă, astfel încât o zonă de date externe înghețată nu poate fi reîmprospătată.

1. Inserați un rând necompletat deasupra zonei de date externe, efectuând una dintre următoarele acțiuni:

   • Selectați o celulă deasupra căreia doriți să inserați rândul nou. Apoi, pe fila Pornire , în grupul Celule , faceți clic pe săgeata de lângă Inserare, apoi faceți clic pe Inserare rânduri foaie. Deoarece ați selectat o celulă, se inserează un rând nou deasupra rândului curent.

   • Faceți clic pe selectorul de rând al rândului deasupra căruia doriți să inserați un rând nou. Apoi, pe fila Pornire , în grupul Celule , faceți clic pe Inserare. Deoarece ați selectat un rând întreg, se inserează un rând nou deasupra rândului selectat.

2. Tastați etichetele pe care le doriți în celulele din rândul necompletat.

3. Faceți clic pe o celulă din zona de date externe.

4. Selectați Proprietăți> date .

5. În caseta de dialog Proprietăți zonă de date externe , sub Formatare și aspect date, debifați caseta de selectare Includere nume câmpuri , apoi faceți clic pe OK.

6. Pentru a elimina numele de câmpuri existente și a reîmprospăta zona de date externe, faceți clic pe o celulă din zona de date externe, apoi faceți clic pe Reîmprospătare date .

1. Faceți clic pe foaia de lucru care conține zona de date externe pe care doriți să o ștergeți.

2. Pe bara de formule, faceți clic pe săgeata de lângă Caseta nume, apoi faceți clic pe numele zonei de date externe pe care doriți să o ștergeți.

   Dacă zona de date externe este un tabel Excel, apăsați CTRL+A pentru a selecta întregul tabel.

3. Pentru a șterge zona de date externe, apăsați delete.

4. Pentru a șterge interogarea subiacentă, faceți clic pe Da atunci când Excel vă solicită acest lucru.