Introducere: Migrarea datelor Access la Dataverse

1. Porniți Access, selectați Cont, comutare cont. Se deschide caseta de dialog Cont.

2.  Asigurați-vă că sunteți conectat la Access cu aceleași acreditări pe care le utilizați în Power Apps. În funcție de mediul dvs., poate fi necesar să introduceți informații de securitate suplimentare, cum ar fi o autentificare secundară sau un cod PIN.
   
   Notă     Dacă nu utilizați același cont pentru Access și Power Apps, migrarea nu reușește din cauza problemelor de permisiuni.

3. Deschideți baza de date Access pe care doriți să o migrați.
   
   Sfat     Asigurați-vă că toate obiectele Access deschise sunt închise, deoarece o blocare poate împiedica migrarea tabelului.

4. Faceți clic dreapta pe un tabel în panoul de navigare și selectați Export > Dataverse. 

5. În caseta de dialog Export obiecte, selectați toate tabelele pe care doriți să le exportați și debifați toate tabelele pe care nu doriți să le exportați.

6. Selectați OK.
   
   

7. În caseta de dialog Export date în Mediu de distribuire a datelor , selectați un URL de instanță din lista furnizată de Serviciul de descoperire globală.
   
   Notă     În Power Apps, un URL de instanță reprezintă o anumită sesiune a unui mediu Power Apps. Nu trebuie confundat cu un URL de pagină web. O componentă a șirului, "crm.dynamics" este o reportare din versiunile anterioare de Power Apps.
   
   
   
   Pentru mai multe informații, consultați Start: configurarea unui mediu Dataverse.

Următorul pas este să luați decizii importante despre modul în care doriți să migrați. Observați că valorile implicite sunt cele mai comune. 

1. Pentru a exporta tabelele asociate din tabelele selectate, selectați Se exportă toate tabelele asociate.
   
   Notă     În acest moment, doar tabelele fiu directe sunt incluse atunci când alegeți să exportați tabele asociate. Dacă doriți să fie incluse toate relațiile, utilizați caseta de dialog Export obiecte pentru a selecta toate tabelele pe care doriți să le migrați.

2. Pentru a vizualiza aceste tabele, selectați Vedeți tabelele asociate. Apare caseta de dialog Tabele asociate .
   
   Relațiile între tabele sunt afișate într-o vizualizare ierarhică în două coloane: coloana din stânga afișează tabelele selectate, iar coloana din dreapta afișează tabelele asociate.
   
   

   Notă: În Access puteți crea o relație unu-la-mai-mulți, iar câmpul cheie străină din tabelul la care se face referire poate fi orice câmp. Dar, în Dataverse, câmpul cheie străină din tabelul la care se face referire trebuie să fie cheia primară a tabelului la care se face referire. Dacă cheia străină Access nu este o cheie primară în tabelul la care se face referire, operațiunea de export către Dataverse nu reușește. Pentru a exporta cu succes datele, asigurați-vă că cheia străină Access este cheia primară din tabelul la care se face referire.

3. Pentru a crea legături de tabel în Access pentru fiecare tabel Dataverse creat de operațiunea de export, selectați Legare la tabelul Dataverse după export.

4. Pentru a previzualiza rezultatele, selectați Deschideți URL-ul tabelului Dataverse când ați terminat.
   
   Această opțiune nu este disponibilă dacă exportați în Dataverse în Teams.

5. Pentru a seta în mod explicit un câmp drept coloană nume principal, selectați Selectare câmpuri nume principal, apoi alegeți un câmp din lista verticală. 
   
   Dacă nu specificați o coloană de utilizat, prima coloană text din stânga este utilizată ca coloană Nume principal. Dacă nu există o coloană text, se creează o coloană substituent nume principal cu valori nule.
   
   

6. Selectați Următorul.

Procesul de validare începe automat atunci când vedeți o casetă de dialog care afișează "Se execută validatorul..." în partea de sus. Dacă procesul de validare a reușit, un alt mesaj afișează "Validare terminată", apoi puteți selecta OK.

Urmăriți aceste mesaje:

Mesaj	Explicaţie
"Se regăsește lista de tabele din sursa OData"	Procesul de migrare a început.
"Se exportă obiectele selectate"	Tabelele selectate sunt în curs de migrare la Dataverse.
"Toate tabelele care nu au întâlnit o eroare au fost exportate cu succes."	Dacă apare o singură eroare într-un tabel, tabelul nu se exportă, altfel operațiunea de export a tabelului este finalizată. Pentru a continua, selectați Închidere.
"Se importă tabelele selectate și toate tabelele asociate"	În funcție de modul în care ați exportat tabelele, se creează tabele legate, tabelele originale sunt redenumite și mai multe tabele de sistem Dataverse sunt create și legate în Access.

În timpul procesului de validare, dacă există câmpuri neacceptate, Access identifică tipurile de date sau rândurile neacceptate care depășesc limitele și creează un tabel de erori de validare a coloanelor Dataverse care stochează în fiecare rând numele tabelului exportat și câmpurile neacceptate. Puteți alege să migrați toate tipurile de date acceptate și să alegeți să nu migrați tipurile de date neacceptat. Dacă alegeți să nu migrați, datele rămân în Access.

Ce se întâmplă cu tipurile de date neacceptate și cu limitele depășite

Dacă ați ales să legați tabele, confirmați că rezultatele sunt cele așteptate. Urmăriți acest mesaj "Se regăsește lista de tabele din mediul Dataverse". Tabelele originale rămân, dar numele lor sunt modificate. Tabelele legate ar trebui să aibă acum numele de tabel inițiale, astfel încât toate obiectele front-end să funcționeze în continuare la fel ca înainte. Cheia primară Access (Numerotare automată) se păstrează. Se adaugă o coloană nouă care corespunde cheii primare Dataverse (GUID), iar numele coloanei este numele tabelului.

De asemenea, Access adaugă tabele legate suplimentare din Dataverse denumite Teams, Users și Business Units. Aceste tabele de sistem conțin următoarele informații utile:

• Utilizatori      Adresa de e-mail, numele complet, telefonul, tipul de licență, unitatea de business și așa mai departe.

• Teams      Echipă, Nume echipă, Apartenență și așa mai departe.

• Unitate de business   Centru de cost, site Web, limită de credit și așa mai departe.

• MonedaDetalii despre monedă pentru toate monedele tranzacției, inclusiv valori precum cursul de schimb, numele, simbolul, codul și așa mai departe. Acest tabel apare doar dacă Access are un tip de date monedă pe care l-ați migrat la Dataverse.

Se recomandă să utilizați aceste informații suplimentare pentru a îmbunătăți soluția Access. Puteți să păstrați aceste tabele într-un formular sau să le adăugați la un raport. Pentru mai multe informații, consultați Tabelele și coloanele sistemului Dataverse. 

Este o idee bună să revizuiți și să confirmați procesul de migrare examinând fiecare tabel și câmp din mediul Dataverse. Numele tabelelor și câmpurilor de date trebuie să se potrivească cu numele de tabel și de coloană Access. Access deschide automat mediul Dataverse la primul tabel migrat.

Tabelele Access apar în Dataverse ca tabele cu un nume afișat și un tip de date corespunzătoare:

• Coloana "Nume afișat" ar trebui să listeze fiecare nume de câmp Access dintr-un tabel.

• Formatul pentru un câmp "Nume" are un prefix, un caracter de subliniere și numele tabelului, de exemplu, cr444_<nume de tabel>. Acest lucru se numește nume logic în Dataverse.

• Toate câmpurile Access migrate apar ca "Particularizat" sub coloana Tip, lângă GUID-ul generat automat și tipurile de date de câmp Dataverse existente.

Notă Dacă există deja un tabel Dataverse cu același nume ca numele tabelului Access exportat, se adaugă un număr la noul tabel Dataverse.

În mod implicit, Access setează prima coloană text (de la stânga la dreapta) ca nume principal Dataverse. Dacă un tabel nu are câmpuri text, Access adaugă o coloană text goală ca ultim câmp din tabel și setează câmpul respectiv ca nume principal Pentruverse date. de asemenea, puteți seta un anumit câmp ca nume principal. Această coloană este vizibilă în Access și Dataverse.

Pentru mai multe informații, consultați Lucrul cu orice date în Dataverse.

După ce ați migrat tabelele Access la Dataverse, puteți vizualiza tabelele și coloanele în Dataverse și Access în orice moment. Rețineți că în Dataverse, câmpurile sunt afișate în ordine alfabetică, nu în ordinea inițială în Access.

Dataverse/Power Apps        Pentru informații despre vizualizarea și lucrul cu tabelele în Dataverse, consultați Editarea unui tabel în Power Apps.

Notă     Dacă faceți clic dreapta pe un tabel legat migrat în Access, se deschide tabelul în portalul Power Apps Maker din browser.  În vizualizarea implicită a portalului Power Apps, câmpurile de sisteme nu sunt afișate, oferind o vizualizare mai simplă, care afișează coloanele migrate Access.

Dataverse for Teams       Există mai multe modalități de a vizualiza tabelele și coloanele:

• Creați o aplicație Power Rapidă pentru a vizualiza sau a actualiza datele.

• În meniul Generare, selectați Vedeți tot în "Elemente create pentru..." apoi faceți clic pe tabelul pe care doriți să-l vizualizați.

• Utilizați Proiectantul de tabele în Teams. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unui tabel în Teams.

Sfat    Poate fi util să marcați în document adresa URL a vizualizării de tabel pe care o preferați în browser.

Sfat      De asemenea, puteți vizualiza datele în Excel selectând comanda verticală Date, apoi selectând Editare în Excel. Pentru mai multe informații, consultați Editarea datelor din tabel în Excel. 

Pentru mai multe informații, consultați Tabelele și coloanele sistemului Dataverse. 

Secțiunile următoare oferă o prezentare generală suplimentară și informații conceptuale.

Înțelegerea cheilor primare și a numelor primare

Cheile primare sunt utilizate pentru a identifica rândurile de date dintr-o bază de date. Access și Dataverse au structuri cheie diferite. În timpul migrării, Dataverse și Access gestionează automat coordonarea dintre cele două produse cu propriile chei unice și fără interacțiunea utilizatorului.

În timpul planificării și procesului de migrare, există două chei primare și un câmp principal suplimentar de care trebuie să țineți cont:

Numerotare automată Access     Access utilizează adesea tipul de date Numerotare automată, care incrementează automat un număr unic, drept cheie primară pentru tabel. Acest câmp este creat în Dataverse ca un câmp număr întreg cu formatul numerotare automată aplicat. În timpul migrării, numărul de început din Dataverse este setat să fie următorul număr secvențial bazat pe rândurile Access. Access continuă să utilizeze coloana Numerotare automată pentru a identifica rândurile de date, chiar dacă Dataverse utilizează o altă cheie.

Important     Dataverse creează câmpul Numerotare automată ca opțional, dar acest lucru este predefinit. Dataverse generează numărul său secvențial atunci când se salvează înregistrarea. Dacă această valoare este setată la obligatoriu, atunci clienții Dataverse vor necesita introducerea unei valori înainte de salvare, ceea ce împiedică generarea numerotării automate. În cazul în care câmpul este lăsat necompletat, se generează întotdeauna o numerotare automată.

GUID pentruversul de date Dataverse utilizează un tip de date Identificator unic global (GUID) drept cheie primară, care este creat automat ca identificator unic și este necesar în fiecare tabel. Dataverse nu necesită date importate pentru a avea o cheie primară, ci creează automat un GUID pentru dvs.

Nume principal deversare date Dataverse include, de asemenea, o altă coloană numită Nume principal. Acesta este un nume prietenos utilizat pentru a identifica rândurile ca alternativă la utilizarea unui GUID. Este necesar ca acest câmp să fie prezent și, în funcție de setările din clienții Power Platform, să solicite completarea acestei coloane. Puteți modifica manual această cerință. Numele principal nu este unic în mod implicit. De exemplu, un nume de client poate fi Numele principal care corespunde unui ID de client unic. Pot exista doi clienți cu numele "Jones", dar fiecare ar avea un ID de client unic.

Instrucțiuni pentru luarea deciziilor privind cheile primare

Cheia primară Access, cheia primară Dataverse și coloana Nume principal sunt create automat în mod implicit. Dar puteți să alegeți cum să gestionați cele trei chei primare. Iată câteva instrucțiuni care vă ajută să decideți:

Cheie       primară Dacă o cheie primară Access (Numerotare automată) este, de asemenea, o cheie de afaceri, cum ar fi un număr de componentă, atunci probabil doriți să o păstrați, deoarece este utilizată pentru a identifica obiectele din lumea reală. Dar dacă o cheie primară Access (Numerotare automată) este utilizată exclusiv pentru a crea relații, atunci ar putea fi înlocuită de o cheie primară Dataverse (GUID).

Note

• Uneori, un tabel Access conține o coloană Numerotare automată care nu este utilizată drept cheie primară. În acest caz, Dataverse îi efectuează conversia într-un câmp Număr întreg și capacitatea de a numerota automat este eliminată.

• Dataverse are și echivalentul unui câmp Numerotare automată Access, denumit câmp Numerotare automată, care este utilizat pentru a genera numere secvențiale și este stocat ca valoare șir. Acest câmp poate include, de asemenea, un prefix (cum ar fi un șir sau o dată) la număr, permițând flexibilitate în modul în care poate fi utilizat câmpul. Această coloană se bazează pe tipul de date SQL Server secvență automată. Pentru mai multe informații, consultați Numerotarea automată a coloanelor în Microsoft Dataverse.

Nume principal      Dataverse necesită existența unei coloane Nume principal. Un Nume principal trebuie să conțină valori șir. În timpul migrării, utilizatorii pot specifica ce coloană de text din Access doresc să utilizeze ca Nume principal. Dacă un utilizator nu specifică o coloană de utilizat, prima coloană text din stânga este utilizată ca coloană Nume principal. Dacă nu este prezentă nicio coloană text, se va adăuga o coloană nouă denumită Substituent nume principal, care va respecta cerința Dataverse. Această coloană este setată la Opțional și poate fi lăsată nepopulată.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei coloane de nume principal.

Compararea cheilor primare și a numelor primare

Descriere	Cheie primară Access	Cheie primară deversare date	Nume principal deversare date
Tip de date	Numerotare automată (sau orice coloană care poate fi indexată)	GUID	Şir
Conţinutul	Un număr simplu, secvențial	Numere și litere randomizate unice pentru mediu	Valori șir lizibile pentru oameni
Exemplu	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Un nume, cum ar fi "Jones". Un număr întreg, cum ar fi 234 sau o combinație, cum ar fi SalesOrder9071
Cerinţă	Utilizată adesea, dar nu este necesară	Fiecare tabel trebuie să aibă unul	Fiecare tabel trebuie să aibă unul
Modificabil	Un câmp Numerotare automată nu poate fi modificat, alte tipuri de câmpuri pot fi modificate	Nu	Da
Identificator unic	Întotdeauna	Întotdeauna	Doar ca tastă alternativă
Cheie compusă	Acceptat și combinat adesea cu Numerotare automată	Neacceptat	Neacceptat
Vizibilitate	De obicei, prima coloană de tabel	De obicei ascuns, dar se poate afișa.	Valori implicite pentru a fi vizibile
Indexare	Poate fi indexat. Pentru mai multe informații, consultați Crearea și utilizarea unui index pentru a îmbunătăți performanța.	Indexat automat	Indexat automat
Comentarii	Odată definite și introduceți date, nu puteți modifica niciun alt câmp într-un tip de date Numerotare automată.	Nu poate fi creat de un utilizator sau în timpul unei operațiuni de import de date.	Se utilizează, de asemenea, cu câmpurile generate automat în fișele de date, formularele bazate pe modele și cu căutările în crearea formularelor.

Note 

• Indexurile Access nu sunt convertite automat în indexuri Dataverse.

• Sub huse, Dataverse utilizează Azure SQL Server pentru a crea automat indexuri pe baza modelelor de utilizare a datelor. Indexurile pentru cheile primare și alternative sunt create întotdeauna, iar altele vor fi adăugate sau eliminate în funcție de modul în care vă utilizați datele.

Înțelegerea relațiilor Access și Dataverse

Este important să înțelegeți cum doriți să gestionați relațiile între tabele, împreună cu cheile primare. Pentru tabelele pe care le selectați pentru migrare, puteți alege să mutați automat toate tabelele asociate cu tabelele selectate sau să le ignorați în timpul migrării și pur și simplu să lăsați tabelele asociate în Access. În orice caz, puteți alege, de asemenea, să legați tabelele pe care le migrați pentru a menține relațiile curente în Access.

În timpul operațiunii de export al datelor, tabelele Access cu relații unu-la-mai-mulți pot fi create din nou ca relații unu-la-mai-mulți în Dataverse. La fel ca Access, Dataverse are și integritate referențială, cum ar fi actualizări în cascadă ale câmpurilor asociate și ștergeri în cascadă ale înregistrărilor asociate. Dacă baza de date Access are o diagramă de relații, aceasta se păstrează. Cu toate acestea, tabelele locale inițiale sunt înlocuite cu tabele legate noi.

Atât Access, cât și Dataverse acceptă o căutare între două tabele într-o relație unu-la-mai-mulți. În timpul procesului de migrare, căutările Access sunt create din nou în Dataverse, după cum arată următorul exemplu:

• Două tabele Access, Clienți și Comenzi, au chei primare CustomerID și OrderID bazate pe un tip de date Numerotare automată. Tabelul Comenzi din Access are o cheie străină care conține valorile din cheia primară Access din tabelul Clienți.

• În timpul operațiunii de export, ambele chei primare Access sunt păstrate și întreținute ca coloane Numerotare automată număr întreg, dar acestea nu sunt utilizate drept coloană cheie primară în tabelul Dataverse. Fiecare tabel are adăugată o nouă coloană GUID, care devine cheia primară în tabelul Dataverse.

• Se creează o căutare pentru cheia străină CustomerID în tabelul Orders (Comenzi) pentru a găsi cheia primară CustomerID corespunzătoare în tabelul Customers (Clienți). După ce tabelele migrează la Dataverse, dacă modificați coloana de căutare cheie străină adăugată recent la tabelul Comenzi, aceasta va actualiza, de asemenea, coloana originală cheie străină. Aplicația Access poate continua să utilizeze cheia străină Access în locul cheii străine Dataverse. Dacă cheia străină Access este modificată în tabelul legat din Access, va actualiza și cheia străină Dataverse. Cu toate acestea, cheia străină Access va fi doar în citire în Dataverse.

• În acest exemplu de relație unu-la-mai-mulți, cheia primară Comenzi nu este utilizată, dar, desigur, poate fi utilizată pentru alte relații.

Pentru mai multe informații, consultați Video: Crearea relațiilor cu Expertul căutareși Crearea unei relații între tabele utilizând o coloană de căutare.

Instrucțiuni pentru deciziile privind cheile și relația

Pentru a vă ajuta să decideți care este cea mai bună alegere pentru dvs., iată un rezumat al opțiunilor comune atunci când efectuați migrarea:

Migrarea datelor, dar ignorarea relațiilor      Decideți să eliminați coloana cheie primară Access (Numerotare automată), deoarece nu există alte tabele Access cu referințe sau relații care depind de aceasta și ar fi derutant să o aveți în tabelul Dataverse împreună cu cheia primară Dataverse (GUID).

Migrarea datelor și a relațiilor cu tabelele legate      Scenariul implicit este să păstrați cheia primară Access inițială (Numerotare automată), dar nu este utilizată ca cheie primară în Dataverse. Acum vă bazați pe cheia primară Dataverse (GUID) și o utilizați în tabelul Dataverse ca identificator unic. Access creează tabele legate pentru a păstra relațiile Access. Rețineți că nu puteți șterge cheia primară Dataverse (GUID).

Într-o relație, puteți edita valorile cheii străine (în Access sau în mediul Dataverse). De asemenea, puteți edita chei străine care fac referire la cheia primară Access dintr-un tabel legat Access și va actualiza automat cheia străină Dataverse care face referire la cheia primară Dataverse din tabelul extern.

Migrarea datelor fără tabele legate și crearea din nou a relațiilor în Dataverse      Deoarece tabelele nu mai sunt utilizate în Access, puteți să creați din nou relații în Dataverse utilizând cheia primară Dataverse (GUID), adăugând căutări de tip Dataverse și alegând un câmp text din fiecare tabel ca Nume principal în timpul procesului de migrare.