OGrup Microsoft 365 simplifica partajarea fișierelor prin includerea unei biblioteci dedicate, care este locul principal pentru stocarea tuturor fișierelor de grup.
Atunci când creați un fișier sau un folder în biblioteca grupului, toți membrii grupului îl vor putea accesa. Atunci când adăugați membri noi la grup, inclusiv invitați (utilizatori externi), și aceștia vor putea accesa fișierele. În mod implicit, membrii grupului au acces pentru vizualizare/editare la fișiere, în timp ce restul persoanelor din organizație au acces pentru vizualizare.
Cu grupurile din Outlook, este simplu să colaborați și să partajați documente și alte fișiere cu membrii grupului.
-
Vizualizarea Recente afișează toate documentele de grup - Vizualizarea fișiere recente vă oferă acces la toate fișierele partajate cu grupul, inclusiv la fișierele partajate ca atașări de e-mail, la fișierele stocate în biblioteca de documente SharePoint a grupului și la fișierele partajate din OneDrive sau din alte biblioteci de documente SharePoint.
-
Elaborarea în comun și comunicarea rapidă a actualizărilor - Editați un document și răspundeți prin e-mail alăturat în Outlook. Nu este nevoie să comutați între contexte pentru a actualiza un document și a comunica despre modificări cu colegii dvs.
-
Accesați rapid e-mailul asociat unui fișier - accesați un fișier care a fost partajat cu dvs. prin e-mail în loc să defilați prin inboxul de grup.
Notă: Aceste caracteristici sunt disponibile doar persoanelor care utilizează un cont de la locul de muncă sau de la școală cu un abonament Microsoft 365 care se califică.
Partajarea fișierelor într-un grup înnoul Outlook
-
Deschideți noul Outlook.
-
Există două modalități de a vă găsi grupurile:
-
Selectați Grupuri în bara de aplicație aflată în partea stângă a ferestrei.
-
În lista de foldere de cutie poștală, selectați Accesați Grupuri
-
-
În panoul din stânga, sub Grupuri, selectați grupul în care doriți să partajați fișiere.
Atașarea unui fișier partajat la un mesaj de e-mail
-
Deschideți Outlook clasic. Există două modalități de a vă găsi grupul.
-
Din bara de navigare, selectați Mai multe aplicații > Grupuri. (Pentru a fixa, faceți clic dreapta pe
Din Grupuri Pagina de pornire, vă puteți vedea toate grupurile în același timp.
-
În lista de foldere de cutii poștale, sub Grupuri, selectați grupul dvs.
-
-
Din grupul dvs., începeți o conversație.
-
Selectați Atașare fișier.
-
Selectați sursa fișierului. Printre opțiuni se numără Fișiere recente, Locații web și Acest PC. Locațiile web includ OneDrive, site-uri SharePoint, fișiere de grup și alte surse.
-
Dacă optați pentru o locație web, selectați Atașare ca o copie sau Partajare ca link OneDrive. Atașarea ca o copie dă fiecărui destinatar propria copie a fișierului pentru revizuire. Partajarea unui link OneDrive permite membrilor grupului să vadă cele mai recente modificări și să elaborați în comun în timp real
-
Dacă selectați un fișier de pe PC, acesta este atașat ca o copie.
-
Accesarea fișierelor
Pentru a accesa fișierele din clientul Outlook pe web, faceți clic pe Fișiere în antetul grupurilor.
În această vizualizare veți vedea două secțiuni: Recente și Documente. Secțiunea Recente afișează primele 5 cele mai recente fișiere partajate în grup. Aceste fișiere includ atât fișierele care au fost partajate ca atașări în mesajele postate în Inboxul partajat, cât și fișierele partajate în grup din OneDrive sau SharePoint. Fișierele sunt sortate în ordine cronologică, în funcție de momentul când au fost partajate ultima oară prin e-mail, ultima modificare sau încărcare în bibliotecă. Secțiunea Documente afișează toate fișierele și folderele care există în site-ul Sharepoint de grup în structura de fișiere de folder similară.
Încărcarea sau crearea fișierelor
Pentru a încărca un fișier nou în bibliotecă, faceți clic pe butonul Încărcare din bara de instrumente de deasupra antetului grupului. Pentru a crea un fișier sau un folder nou, utilizați butonul Nou din antetul de grup și alegeți din lista verticală.
Ștergerea sau redenumirea fișierelor
Puteți să ștergeți sau să redenumiți cu ușurință un fișier din vizualizarea Documente. Selectați fișierul pe care doriți să-l ștergeți sau să-l redenumiți în lista Documente și alegeți Ștergere sau Redenumire după cum este necesar din bara de instrumente aflată deasupra antetului grupului. Dacă fișierul a fost în vizualizarea Fișiere recente înainte de ștergere, fișierele recente se vor actualiza după ștergere pentru a reflecta modificarea.
Partajarea fișierelor
Este ușor să partajați fișiere din vizualizarea fișier în Outlook pe web. Dacă doriți să trimiteți unul dintre fișierele din fișierele recente ca atașare de e-mail, faceți clic pentru a deschide fișierul și, din panglică, puteți alege să-l partajați prin e-mail.
Dacă doriți să partajați unul dintre fișierele din secțiunea Documente, pur și simplu selectați fișierul și faceți clic pe Partajați bara de instrumente de deasupra antetului de grup pentru a-l partaja. Va apărea caseta de dialog de partajare familiară și puteți alege persoanele cu care să o partajați.
Lucrul cu atașările de e-mail
Noua experiență Fișiere include o modalitate puternică de a lucra cu fișierele atașate la un mesaj de e-mail. Atunci când un mesaj de e-mail este trimis în inboxul partajat al grupului, care conține o atașare Word, Excel sau PowerPoint pe care doriți să o editați și să o trimiteți înapoi autorului original:
-
Accesați Fișiere, deschideți fișierul și selectați Editare și răspuns din panglică.Fișierul va fi stocat în biblioteca de documente SharePoint a grupului și va fi deschis în versiunea online a aplicației Office relevante.
-
Un e-mail de răspuns poate fi trimis expeditorului inițial, cu un link la copia stocată a fișierului.
-
După ce ați terminat editarea, adăugați comentariile la mesajul de e-mail și faceți clic pe Trimitere.
Navigarea la biblioteca de documente SharePoint
Vizualizarea Fișiere vă permite să vedeți toate fișierele care există în site-ul SharePoint, dar dacă doriți să accesați site-ul SharePoint, puteți naviga la utilizând fișa de grup sau din antetul de grup. Alegeți ... din antetul Grupuri și selectați Site. Din site, selectați Documente pentru a accesa biblioteca de documente.
Consultați și
Atașarea unui fișier partajat la un mesaj de e-mail
-
Din grupul dvs., începeți o conversație.
-
În partea de jos a panoului de conversație, selectați
-
Selectați sursa fișierului. Printre opțiuni se numără OneDrive, fișierele de grup, computerul și alte surse.
-
Dacă selectați OneDrive, selectați Atașare ca o copie sau Partajare ca link OneDrive. Atașarea ca o copie dă fiecărui destinatar propria copie a fișierului pentru revizuire. Partajarea unui link OneDrive permite membrilor grupului să vadă cele mai recente modificări și să elaborați în comun în timp real
-
Dacă selectați un grup ca sursă, selectați fișierul pe care doriți să-l atașați.
-
Dacă selectați Computer ca sursă, selectați Atașare ca o copie sau Încărcare în fișierele de grup. Încărcarea în fișiere de grup permite membrilor grupului să vadă cele mai recente modificări și să elaborați în comun în timp real. Atașarea ca o copie dă fiecărui destinatar propria copie a fișierului pentru revizuire.
-
Dacă alegeți o altă sursă, conectați-vă la acea sursă și urmați instrucțiunile.
-
Accesarea fișierelor
Pentru a accesa fișierele din clientul Outlook pe web, faceți clic pe Fișiere în antetul grupurilor.
În această vizualizare veți vedea fișierele care au fost încărcate în biblioteca de documente a grupului, veți vedea fișierele care au fost partajate ca atașări în mesajele postate în Inboxul partajat și fișierele partajate în grup din OneDrive sau SharePoint. Fișierele sunt sortate în ordine cronologică, în funcție de momentul când au fost partajate ultima oară prin e-mail, ultima modificare sau încărcare în bibliotecă. Nu puteți modifica această sortare, dar dacă doriți să vedeți fișierele în altă ordine cronologică, accesați biblioteca de documente SharePoint, făcând clic pe Răsfoire bibliotecă lângă colțul din dreapta sus.
Notă: . URL, . MSG și . Fișierele ASPX nu se vor afișa în vizualizarea bibliotecă de documente de grup. Pentru a vedea acele fișiere, accesați vizualizarea bibliotecă de documente SharePoint făcând clic pe Răsfoire bibliotecă în colțul din dreapta sus.
Pentru a încărca un fișier nou în bibliotecă, faceți clic pe linkul Încărcare din bara de instrumente aflată deasupra listei de fișiere. Dacă doriți să căutați în biblioteca de fișiere, tastați pur și simplu cuvintele cheie în caseta de căutare din colțul din stânga sus al ferestrei și apăsați enter.
Ștergerea sau redenumirea fișierelor
Pentru a șterge sau a redenumi un fișier, navigați mai întâi la biblioteca de documente SharePoint, făcând clic pe Răsfoire bibliotecă în colțul din dreapta sus. Faceți clic dreapta pe fișierul pe care doriți să-l ștergeți sau să-l redenumiți și alegeți Ștergere sau Redenumire după cum este necesar.
Lucrul cu atașările de e-mail
Noua experiență cu fișierele include o nouă modalitate puternică de a lucra cu fișierele atașate la e-mail. Atunci când un mesaj de e-mail este trimis în inboxul partajat al grupului, care conține o atașare Word, Excel sau PowerPoint pe care doriți să o editați și să o trimiteți înapoi la autorul inițial, accesați secțiunea Fișiere, faceți dublu clic pentru a deschide fișierul și selectați "Editare și răspuns" din panglică. Fișierul va fi stocat în biblioteca de documente SharePoint a grupului și va fi deschis în versiunea online a aplicației Office relevante. De asemenea, va fi trimis un e-mail de răspuns expeditorului inițial, cu un link la copia stocată a fișierului. După ce ați terminat editarea, adăugați comentariile la mesajul de e-mail și faceți clic pe Trimitere.
Navigarea la biblioteca SharePoint
În plus față de îmbunătățirile pe care le-am discutat mai sus, am simplificat și accesul direct la biblioteca de documente SharePoint. Atunci când vă aflați în secțiunea Fișiere din grupul dvs., veți vedea Răsfoire bibliotecă în partea din dreapta sus. Faceți clic pe aceasta și biblioteca de documente SharePoint pentru acest grup se va deschide în browser.
Publicarea fișierelor în biblioteca de grup
De fiecare dată când publicați un fișier în biblioteca de documente a grupului, acesta va fi accesibil tuturor membrilor grupului. Glisați-l pur și simplu din computer în biblioteca grupului. Consultați Încărcarea fișierelor într-o bibliotecă pentru mai multe informații.
Dacă fișierul pe care doriți să-l partajați se află deja în biblioteca de documente, puteți să îl păstrați acolo unde se află și să invitați grupul la acesta.
Consultați și
Aflați despre grupurile Microsoft 365
Asocierea, părăsirea sau urmărirea Grupuri în Outlook
Adăugarea, editarea și eliminarea membrilor Grupuri în Outlook
