Planificarea versiunilor documentului, aprobarea conținutului și controalele de extragere din SharePoint

Despre versiune, aprobare conținut și extragere

SharePoint Server 2016 include următoarele caracteristici care vă pot ajuta să controlați documente într-o bibliotecă de documente:

• Versiunea este metoda prin care iterațiile succesive ale unui document sunt numerotate și salvate.

• Aprobarea conținutului este metoda prin care membrii de site care au permisiuni de aprobare controlează publicarea conținutului.

• Extragerea și arhivarea sunt metodele prin care utilizatorii pot controla mai bine atunci când este creată o nouă versiune a unui document și, de asemenea, comentează modificările efectuate atunci când verifică un document.

Configurați setările pentru caracteristicile de guvernanță a conținutului discutate în acest articol în bibliotecile de documente. Pentru a partaja aceste setări în biblioteci în soluția dvs., puteți crea șabloane de bibliotecă de documente care includ setările de guvernanță a conținutului. Acest lucru asigură faptul că noile biblioteci vor reflecta deciziile de guvernanță a conținutului.

Pentru mai multe informații despre versiune, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Planificarea versiunilor

Controlul implicit al versiunilor pentru o bibliotecă de documente depinde de șablonul de colecție de site-uri. Cu toate acestea, puteți configura controlul de versiune pentru o bibliotecă de documente, în funcție de cerințele specifice. Fiecare bibliotecă de documente poate avea un alt control de versiune care se potrivește cel mai bine tipului de documente din bibliotecă. SharePoint Server 2016 are trei opțiuni de versiune:

• Nicio versiune      Specifică faptul că nu se salvează versiuni anterioare de documente. Atunci când nu se utilizează versiuni, versiunile anterioare de documente nu se pot regăsi, iar istoricul documentelor nu este reținut, deoarece comentariile care însoțesc fiecare iterație a unui document nu sunt salvate. Utilizați această opțiune pentru bibliotecile de documente care conțin conținut neimportant sau conținut care nu se va modifica niciodată.

• Creați versiuni majore      Specifică faptul că versiunile numerotate de documente sunt păstrate utilizând o schemă de versiuni simple (cum ar fi 1, 2, 3). Pentru a controla efectul în spațiul de stocare, puteți specifica câte versiuni mai vechi să le păstrați, numărând înapoi de la versiunea curentă.

  În versiunea majoră, de fiecare dată când se salvează o nouă versiune a unui document, toți utilizatorii care au permisiuni la biblioteca de documente vor putea vizualiza conținutul. Utilizați această opțiune atunci când nu doriți să faceți diferența între proiectele de versiuni de documente și versiunile publicate. De exemplu, într-o bibliotecă de documente utilizată de un grup de lucru într-o organizație, versiunea majoră este o alegere bună dacă toate persoanele din echipă trebuie să poată vizualiza toate iterațiile fiecărui document.

• Creați versiuni majore și minore (Ciorne)      Specifică faptul că versiunile numerotate de documente sunt păstrate utilizând un sistem de versiuni majore și minore (cum ar fi 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Versiunile care se termină în .0 sunt versiuni majore și versiunile care se termină cu extensiile non-zero sunt versiuni minore. Versiunile anterioare majore și minore de documente sunt salvate împreună cu versiunile curente. Pentru a controla efectul în spațiul de stocare, puteți specifica câte versiuni principale anterioare să se păstreze, numărând înapoi de la versiunea curentă. De asemenea, puteți specifica numărul de versiuni principale păstrate ar trebui să includă versiunile lor minore respective. De exemplu, dacă specificați că versiunile minore ar trebui păstrate pentru două versiuni majore, iar versiunea majoră curentă este 4,0, atunci toate versiunile minore începând de la 3,1 vor fi păstrate.

  În versiuni majore și minore, orice utilizator care are permisiuni de citire poate vizualiza versiuni majore de documente. Puteți specifica ce utilizatori pot vizualiza și versiunile minore. De obicei, vă recomandăm să acordați permisiuni pentru a vizualiza și a lucra cu versiuni minore pentru utilizatorii care pot edita elemente și pentru a restricționa utilizatorii care au permisiuni de citire pentru a vizualiza doar versiunile principale.

  Utilizați versiuni majore și minore atunci când doriți să faceți diferența între conținutul publicat, care poate fi vizualizat de o audiență și un conținut de schiță care nu este încă pregătit pentru publicare. De exemplu, pe un site web resurse umane care descrie beneficiile organizaționale, utilizați versiuni majore și minore pentru a restricționa accesul angajaților la descrieri ale beneficiilor în timp ce se revizuiesc descrierile.

Planificarea aprobării conținutului

Utilizați aprobarea conținutului pentru a formaliza și a controla efectuarea de conținut disponibil pentru o audiență. De exemplu, o întreprindere care publică conținut ca unul dintre produsele sau serviciile sale poate necesita o revizuire legală și aprobare înainte de a publica conținutul.

Un proiect de document care așteaptă aprobarea conținutului se află în starea în așteptare. Atunci când un aprobator analizează documentul și aprobă conținutul, acesta devine disponibil pentru vizualizare de către utilizatorii care au permisiuni de citire. Un proprietar de bibliotecă de documente poate activa aprobarea conținutului pentru o bibliotecă de documente și, opțional, poate asocia un flux de lucru cu biblioteca pentru a rula procesul de aprobare.

Modul în care documentele sunt remise pentru aprobare variază în funcție de setările de versiune din biblioteca de documente:

• Nicio versiune      Dacă nu se utilizează controlul versiunilor și se salvează modificările la un document, starea documentului devine în așteptare. SharePoint Server 2016 păstrează versiunea anterioară a documentului, astfel încât utilizatorii care au permisiuni de citire să o poată vizualiza în continuare. După ce sunt aprobate modificările în așteptare, noua versiune a documentului este pusă la dispoziție pentru vizualizare de către utilizatorii care au permisiuni de citire și versiunea anterioară nu este reținută.

  Dacă nu se utilizează versiuni și se încarcă un document nou în biblioteca de documente, acesta este adăugat la bibliotecă în starea în așteptare și nu este vizualizat de utilizatorii care au permisiuni de citire până când este aprobat.

• Creați versiuni majore      Dacă se utilizează versiuni majore și se salvează modificările la un document, starea documentului devine în așteptare și versiunea majoră anterioară a documentului este pusă la dispoziție pentru vizualizare de către utilizatorii care au permisiuni de citire. După ce sunt aprobate modificările documentului, se creează o nouă versiune majoră a documentului și este pusă la dispoziția utilizatorilor care au permisiuni de citire, iar versiunea majoră anterioară este salvată în lista de istoric a documentului.

  Dacă se utilizează versiuni majore și se încarcă un document nou în biblioteca de documente, acesta este adăugat la bibliotecă în starea în așteptare și nu este vizualizat de utilizatorii care au permisiuni de citire până când acesta este omologat ca versiune 1.

• Creați versiuni majore și minore (Ciorne)      Dacă se utilizează versiuni majore și minore și se salvează modificările la un document, autorul are opțiunea de a salva o nouă versiune minoră a documentului ca schiță sau de a crea o nouă versiune majoră, care modifică starea documentului în așteptare. După ce sunt aprobate modificările documentului, se creează o nouă versiune majoră a documentului și este pusă la dispoziția utilizatorilor care au permisiuni de citire. În versiunea majoră și minoră, ambele versiuni majore și minore de documente sunt păstrate într-o listă de istoric a unui document.

  Dacă se utilizează versiuni majore și minore și se încarcă un document nou în biblioteca de documente, acesta poate fi adăugat la bibliotecă fie în starea de schiță ca versiunea 0,1, fie autorul poate solicita imediat aprobarea. În acest caz, starea documentului devine în așteptare.

Planificarea verificării și arhivarea

Puteți solicita utilizatorilor să consulte documente dintr-o bibliotecă de documente înainte să editeze documentele. Avantajele solicitării de extragere și de înregistrare includ următoarele:

• Control mai bun asupra creării versiunilor de document. Atunci când un document este extras, autorul poate salva documentul fără a-l verifica. Alți utilizatori ai bibliotecii de documente nu vor putea vedea aceste modificări și nu se creează o versiune nouă. O versiune nouă (vizibilă pentru alți utilizatori) este creată numai atunci când un autor verifică într-un document. Acest lucru oferă autorului mai multă flexibilitate și control.

• Captură mai bună a metadatelor. Atunci când un document este arhivat, autorul poate scrie comentarii care descriu modificările efectuate în document. Astfel, se creează o înregistrare istorică în curs a modificărilor efectuate în document.

Dacă soluția necesită ca utilizatorii să verifice și să extragă documente pentru a le edita, puteți utiliza caracteristici în Office 2016 aplicații client care acceptă aceste acțiuni. Utilizatorii pot să extragă documente, să anuleze verificările și să verifice documente din Office 2016 aplicații client.

Atunci când un document este extras, acesta este blocat pentru editare exclusivă de către utilizator. Atunci când utilizatorul salvează editări în acest fișier, modificările sunt încărcate și salvate pe server. Modificările sunt private pentru utilizator și nu sunt vizibile pentru alte persoane. Atunci când utilizatorul este gata să verifice documentul, cele mai recente modificări sunt vizibile pentru alte persoane și sunt publicate.

Din Office 2016 aplicații client, utilizatorii pot alege, de asemenea, să lase documente extrase pe server, modificând opțiunile de editare a conținutului.