Rezumat: Aflați despre elementele unei soluții de gestionare a documentelor și despre procesul de planificare a gestionării documentelor SharePoint 2013.
Acest articol conține o descriere de nivel înalt a diverselor elemente ale unei soluții de gestionare a documentelor care se bazează pe SharePoint Server 2016.
Gestionarea documentelor controlează ciclul de viață al documentelor din organizația dvs., cum sunt create, revizuite și publicate și cum sunt eliminate sau păstrate, în cele din urmă. Deși termenul "management" înseamnă că informațiile sunt controlate din partea de sus a organizației, un sistem eficient de gestionare a documentelor trebuie să reflecte cultura organizației care le utilizează. Instrumentele pe care le utilizați pentru gestionarea documentelor trebuie să fie suficient de flexibile pentru a vă permite să controlați strâns ciclul de viață al unui document, dacă acest lucru se potrivește culturii și obiectivelor întreprinderii dvs., dar și pentru a vă permite să implementați un sistem mai structurat, dacă se potrivește mai bine întreprinderii dvs.
Elementele unui sistem de gestionare a documentelor
O soluție eficientă de gestionare a documentelor specifică următoarele:
-
Ce tipuri de documente și alte tipuri de conținut pot fi create într-o organizație.
-
Ce șablon să utilizați pentru fiecare tip de document.
-
Ce metadate să furnizați pentru fiecare tip de document.
-
Unde să stocați un document în fiecare etapă a ciclului său de viață.
-
Cum să controlați accesul la un document în fiecare etapă a ciclului său de viață.
-
Cum se mută documentele în cadrul organizației pe măsură ce membrii echipei contribuie la crearea, revizuirea, aprobarea, publicarea și dispoziția documentelor.
SharePoint Foundation 2013 include caracteristici care implementează toate aceste aspecte ale gestionării documentelor. SharePoint Server 2016 include aceleași caracteristici și adaugă, de asemenea, următoarele:
-
Ce politici se aplică la documente, astfel încât acțiunile legate de documente să fie auditate, documentele sunt păstrate sau eliminate corespunzător și conținutul important pentru organizație este protejat.
-
Cum să gestionați documentele ca înregistrări corporative, care trebuie păstrate în conformitate cu cerințele legale și regulile corporative.
Pentru a vă asigura că lucrătorii care lucrează cu informații pot beneficia cu ușurință de aceste capacități fără a fi nevoie să pleacă de la operațiunile zilnice și instrumentele familiare, aplicațiile din sistemul Microsoft Office, cum ar fi Microsoft Outlook și Word, includ, de asemenea, caracteristici care acceptă fiecare etapă din ciclul de viață al unui document.
Procesul de planificare
Procesul de planificare a gestionării documentelor constă din următorii pași principali:
-
Identificarea rolurilor de gestionare a documentelor Asigurați-vă că planurile dvs. încorporează feedbackul de la participanții direct interesați cheie din organizație, că aveți cea mai bună echipă pentru a implementa soluția și că știți cine va participa la procesele de gestionare a documentelor.
-
Analizați utilizarea documentelor După ce identificați cine lucrează la documente, determinați tipurile de documente la care lucrează acestea și modul în care le utilizează. Pentru mai multe informații, consultați Identificarea utilizatorilor și analizarea utilizării documentelor (SharePoint Server 2010).
-
Planificarea organizației documentelor Puteți să organizați documente în colecții de site-uri, site-uri și biblioteci. SharePoint Server 2016 oferă o serie de caracteristici pentru a ajuta la organizarea și stocarea documentelor, de la site-uri specializate la biblioteci de documente structurate, pentru crearea rapidă de documente și colaborare rapidă. Într-o bibliotecă, puteți organiza conținutul în foldere și subfoldere. Pentru mai multe informații, consultați Planificarea bibliotecilor de documente (SharePoint Server 2010).
-
Planificarea mutări conținutului între locații Poate fi necesar să mutați sau să copiați un document de pe un site sau dintr-o bibliotecă pe altul în diferite etape ale ciclului său de viață. Pentru mai multe informații, consultați "Planificarea fluxuluide conținut " în Planificarea bibliotecilor de documente (SharePoint Server 2010).
-
Planificarea tipurilor de conținut Utilizați tipuri de conținut pentru a organiza informațiile despre documente, cum ar fi metadate, șabloane de documente și procese de flux de lucru. Acesta este un pas important pentru a vă ajuta să organizați documentele și să impuneți consistență în întreaga organizație. Pentru mai multe informații, consultați Planificarea tipurilor de conținut și a fluxurilor de lucru (SharePoint Server 2010).
-
Planificarea fluxurilor de lucru Atunci când planificați fluxuri de lucru pentru organizația dvs., puteți să controlați și să urmăriți modul în care se deplasează documentele de la un membru al echipei la altul pe măsură ce fiecare participant colaborează într-un ciclu de viață al unui document. SharePoint Server 2016 include fluxuri de lucru pentru activitățile comune ale echipei, cum ar fi revizuirea și aprobarea documentelor. SharePoint Server 2016 asemenea, acceptă crearea și instalarea fluxurilor de lucru particularizate. Pentru mai multe informații, consultați Planificarea tipurilor de conținut și a fluxurilor de lucru (SharePoint Server 2010).
-
Planificarea guvernării conținutului Puteți planifica gradul de control corespunzător, care se bazează pe tipul de conținut sau pe locația de stocare. De exemplu, poate fi necesar ca documentele dintr-o anumită bibliotecă să fie extrase înainte de a putea fi editate. Pentru mai multe informații, consultați Verificarea versiunilor, aprobarea conținutului și planificarea verificării la check-out (SharePoint Server 2010).
-
Planificarea politicilor Pentru fiecare tip de conținut, planificați politicile de gestionare a informațiilor pentru a vă asigura că documentele sunt auditate, păstrate și altfel gestionate în funcție de cerințele instituționale și legale ale organizației dvs. SharePoint Server 2016 include politicile care implementează auditarea, reținerea documentelor și codurile de bare (pentru a vă asigura că acel conținut imprimat poate fi corelat cu versiunile electronice corespunzătoare). Pentru mai multe informații, consultați Planificarea politicilor de gestionare a informațiilor (SharePoint Server 2010).
Notă: Politicile nu sunt disponibile în SharePoint Foundation 2013.
